Ligar a FileMaker ao HubSpot CRM
A integração de diferentes sistemas é crucial para o bom funcionamento dos processos de negócio no mundo empresarial moderno. Isso é particularmente importante quando se trata de conectar um poderoso sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), como o HubSpot, com uma solução ERP personalizada baseada em FileMaker, como o gFM-Business. Esta ligação permite uma colaboração perfeita entre as equipas de vendas, marketing e gestão de operações, trocando e sincronizando dados de forma eficiente e transparente.
Este artigo analisa várias formas de ligar o sistema HubSpot CRM à plataforma FileMaker e, especificamente, ao software gFM Business ERP. Os métodos apresentados vão desde simples exportações manuais de dados a integrações de API e soluções de middleware que permitem uma sincronização flexível e eficiente dos dois sistemas.
Índice
Visão geral dos sistemas
HubSpot CRM
O HubSpot CRM é uma poderosa solução de software baseada na nuvem que é utilizada principalmente para fins de vendas, marketing e serviço ao cliente. Oferece uma variedade de ferramentas para manter contactos de clientes, gerir processos de vendas, planear e automatizar campanhas de marketing e gerir pedidos de informação do serviço de apoio ao cliente. O HubSpot oferece uma interface API aberta que permite uma integração abrangente com outras aplicações.
Claris FileMaker
A FileMaker é uma solução de base de dados flexível e multiplataforma que é frequentemente utilizada em empresas de média dimensão e pequenas empresas. A FileMaker permite a criação de soluções de bases de dados personalizadas para requisitos específicos sem a necessidade de conhecimentos profundos de programação.
gFM-Software ERP para empresas
O software gFM-Business ERP é baseado na FileMaker e é um software empresarial completo para pequenas e médias empresas. Oferece módulos para CRM, gestão de mercadorias, contabilidade, gestão de projectos e muito mais. Uma vez que o gFM-Business se baseia na FileMaker, existe uma ligação estreita entre estes dois sistemas.
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Caminhos de ligação entre o HubSpot e o FileMaker
Existem várias formas de ligar o HubSpot ao FileMaker e ao gFM-Business. Estas variam de processos simples e manuais de exportação e importação a integrações automatizadas baseadas em API. A escolha da ligação depende da complexidade da organização e do nível de automatização pretendido.
Importação/exportação de CSV
Uma das formas mais simples de integração de dados entre o HubSpot e o FileMaker ou o gFM-Business é a importação e exportação de CSV. Ambos os sistemas suportam a exportação e importação de ficheiros CSV, o que possibilita a transferência manual de dados, como contactos de clientes ou informações de vendas, entre os dois sistemas.
Vantagens:
- Implementação simples
- Não são necessários conhecimentos de programação
- Pronto para utilização imediata
Desvantagens:
- Sem sincronização em tempo real
- Trabalho manual necessário
- Potencialmente propenso a erros
Este método é particularmente adequado para empresas que apenas necessitam de sincronizar dados ocasionalmente e não requerem integração em tempo real.
Integração baseada em API
Uma forma mais avançada e eficiente de ligar o HubSpot ao FileMaker e ao gFM Business é utilizar a API aberta do HubSpot. A API permite que os dados sejam sincronizados em tempo real entre os dois sistemas, desenvolvendo scripts personalizados ou middleware que automatizam a troca de dados.
Passos para a implementação:
- Configurar o acesso à API para o HubSpotEm primeiro lugar, o acesso à API deve ser configurado com o HubSpot para permitir o acesso aos dados no CRM. A HubSpot fornece documentação extensa e SDKs para facilitar a integração.
- Integração FileMaker APIA FileMaker oferece as suas próprias opções de API, através da FileMaker Data API ou através de ODBC/JDBC. Estas APIs permitem o acesso a tabelas de bases de dados a partir de aplicações externas, incluindo o HubSpot.
- Criar guiõesPara a integração efectiva, devem ser criados scripts que transfiram dados entre o HubSpot e o FileMaker/gFM Business. Isto pode incluir a troca de contactos, leads ou dados de vendas. Para tal, podem ser utilizadas várias linguagens de programação, como Python, JavaScript ou PHP.
Vantagens:
- Integração de dados em tempo real
- Elevado nível de automatização
- Menos trabalho manual
Desvantagens:
- Requer conhecimentos de programação
- Implementação complexa
- Manutenção de scripts e APIs necessários
Plataformas de middleware e integração
Outra opção para a integração é a utilização de plataformas de middleware ou de integração, tais como Zapier, Integromat, Claris Connect ou Make. Estas plataformas oferecem uma interface gráfica de utilizador para a criação de fluxos de trabalho que podem sincronizar automaticamente os dados entre o HubSpot e o FileMaker/gFM Business sem necessidade de conhecimentos profundos de programação.
Procedimento:
Ligação dos sistemas: É estabelecida uma ligação entre o HubSpot e o FileMaker ou o gFM-Business no middleware.
Criar fluxos de trabalho: Os fluxos de trabalho são definidos através da interface gráfica que, por exemplo, cria automaticamente um registo de dados correspondente no FileMaker quando é criado um novo lead no HubSpot.
Automatização: Os fluxos de trabalho são executados automaticamente em segundo plano e garantem que ambos os sistemas permanecem sincronizados.
Vantagens:
- Não são necessários conhecimentos de programação
- Interface gráfica do utilizador
- Processos automatizados
Desvantagens:
- Dependência de fornecedores terceiros
- Custos possíveis para a plataforma
- Menos flexibilidade do que com integrações de API personalizadas
Utilização de webhooks
O HubSpot suporta webhooks que podem ser usados para monitorizar eventos no HubSpot e enviar notificações automáticas ou actualizações de dados para outros sistemas, como o FileMaker ou o gFM-Business. Isso requer a implementação de um ponto de extremidade de webhooks no FileMaker que responde a solicitações recebidas.
Procedimento:
Configuração de webhooks no HubSpot: O HubSpot pode ser configurado para enviar um pedido HTTP para um ponto de extremidade especificado quando ocorrem determinados eventos (por exemplo, um novo lead ou informações de contacto actualizadas).
Configure o ponto de extremidade do webhook no FileMaker: Pode ser criado um script de servidor na FileMaker que recebe o pedido do webhook e executa as acções correspondentes, tais como criar ou atualizar um registo na base de dados.
Vantagens:
- Transmissão de dados em tempo real
- Elevado grau de automatização
Desvantagens:
- Requer um certo nível de programação
- Resolução de problemas complexos para configurações incorrectas de webhooks
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Desafios de integração
A integração da HubSpot e da FileMaker/gFM-Business pode colocar alguns desafios, especialmente quando se trata de estruturas de dados complexas ou da troca de grandes quantidades de dados.
Compatibilidade dos dados
Um desafio com a integração é que os modelos de dados dos dois sistemas podem não ser diretamente compatíveis. Por exemplo, determinados campos no HubSpot podem não ter o mesmo tipo de dados que no FileMaker ou os equivalentes de campo correspondentes podem estar em falta. Isto requer frequentemente conversões de dados adicionais ou ajustes à estrutura da base de dados.
Autenticação e segurança
Uma vez que os dados sensíveis dos clientes são trocados entre os sistemas, há que ter o cuidado de garantir a segurança da autenticação e da encriptação. Isto é particularmente relevante para integrações baseadas em API ou quando se utilizam webhooks.
Resolução de problemas e manutenção
As integrações baseadas em API requerem monitorização e manutenção regulares para garantir que os dados são trocados corretamente e que não ocorrem erros de sincronização. As alterações às API dos sistemas envolvidos podem também exigir ajustamentos aos guiões de integração.
Conectar a API da HubSpot com o FileMaker ou o gFM-Business
A integração do HubSpot CRM com o software gFM Business ERP, baseado em FileMaker, oferece às empresas a oportunidade de ligar eficazmente os processos de vendas, marketing e operacionais. Graças à ligação através da API da HubSpot e da API de dados da FileMaker, os dados podem ser sincronizados automaticamente entre os dois sistemas. Isto cria um fluxo de dados contínuo entre o CRM e o ERP e minimiza os processos manuais.
Este guia explica os passos básicos para ligar o HubSpot CRM ao FileMaker e ao software ERP gFM-Business, com base na utilização das APIs de ambos os sistemas.
Pré-requisitos
Antes de começar, certifique-se de que os seguintes requisitos são cumpridos:
- O FileMaker Server (ou FileMaker Pro Advanced) está instalado e configurado.
- Acesso ao HubSpot com chaves de API ou tokens OAuth.
- Conhecimento de APIs REST e formatos de dados JSON.
- Competências de programação em FileMaker Script e pedidos Web (cURL).
Passo 1: Configurar o acesso à API da HubSpot
Em primeiro lugar, é necessário aceder à API da HubSpot para extrair dados do HubSpot CRM ou enviar dados para o mesmo.
1.1 Criar a chave da API da HubSpot
- Inicie sessão na sua conta da HubSpot.
- Aceder a Definições.
- Localize a secção Integrações no menu do lado esquerdo e clique em Chaves de API.
- Gere uma nova chave de API se ainda não tiver uma e copie-a para uso posterior. Em alternativa, pode utilizar o OAuth para criar uma ligação à API mais segura, o que é recomendado para aplicações maiores e mais seguras.
1.2 Verificar os pontos de extremidade da API
A HubSpot oferece uma extensa documentação da API em developers.hubspot.com/docs/api/overview. Os pontos de extremidade mais importantes incluem:
- Contactos: /contactos/v1/
- A empresa: /empresas/v2/
- Ofertas: /deals/v1/
- Compromissos: /engagements/v1/
Precisa destes pontos finais para extrair os dados relevantes do HubSpot ou para enviar dados para o mesmo.
Passo 2: Ligar à FileMaker
A FileMaker oferece uma API de dados que possibilita a integração de serviços web externos, como a API da HubSpot. Pode enviar e receber pedidos REST através do FileMaker Data API para sincronizar dados.
2.1 Implementação de chamadas API na FileMaker
Use a função Inserir da URL no FileMaker para enviar solicitações de API ao HubSpot e processar as respostas.
Criar pedido API na FileMakerCrie um novo script no FileMaker que use a função Inserir da URL. Insira o URL da API da HubSpot, o ponto de extremidade e a chave da API aqui.
Exemplo de um pedido GET para obter dados de contacto:
Definir variável [$url; valor: "https://api.hubapi.com/contacts/v1/lists/all/contacts/all?hapikey=IHR_HUBSPOT_API_KEY"]
Inserir a partir de URL [Seleção; Diálogo: Desligado; Destino: $response; $url]
Este script salva a resposta JSON do HubSpot na variável $response.
Processamento de dados JSON na FileMakerUtilize a função JSONGetElement da FileMaker para extrair dados específicos da resposta JSON e escrevê-los em campos.
Exemplo:
Definir a variável [$email; ValorJSONGetElement ( $response ; "contacts[0].properties.email.value" )]
Definir o valor do campo [Contacts::Email; $email]
Guardar dados no FileMaker: Pode guardar os dados extraídos nos campos correspondentes da base de dados gFM Business, por exemplo, contactos, empresas, negócios, etc.
2.2 Enviar dados para o HubSpot
Para adicionar ou atualizar dados no HubSpot (por exemplo, criar um novo contacto), utilize um pedido POST. Isso requer o envio de dados JSON para a API do HubSpot.
Exemplo de criação de um novo contacto no HubSpot:
Definir variável [$url; Valor}, "https://api.hubapi.com/contacts/v1/contact?hapikey=YOUR_HUBSPOT_API_KEY"]
Definir variável [$data; Valor: "{ 'properties': [ {'property': 'email', 'value': 'test@example.com' }, {'property': 'firstname', 'value': 'Max' }, {'property': 'lastname', 'value': 'Mustermann' } ] }"]
Inserir a partir de URL [Seleção; Diálogo: Off; Target: $response; URL: $url; opções cURL: "-X POST -H 'Content-Type: application/json' -d " & $data]
Integração com o gFM-Business ERP
O software ERP gFM-Business baseia-se na FileMaker e pode, por conseguinte, beneficiar dos mesmos métodos descritos para a integração geral da HubSpot e da FileMaker.
Sincronização automática dos dados de contacto
Um caso de utilização comum para a integração do HubSpot e do gFM-Business ERP é a sincronização automática dos dados dos contactos. Por exemplo, quando é criado um novo contacto no HubSpot, este deve ser automaticamente transferido para o gFM-Business ERP.
- Importação de dados do HubSpotEscreva um script que envia regularmente (por exemplo, através de uma programação) pedidos de API ao HubSpot para extrair contactos novos ou actualizados e guardá-los no gFM-Business.
- Exportação de dados para o HubSpotQuando são criados novos dados de clientes ou empresas no gFM-Business, pode ser enviado um pedido POST para a API do HubSpot para os registar no HubSpot.
Automatização do fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho podem ser automatizados através da integração do HubSpot com o ERP gFM-Business. Por exemplo, um negócio recentemente criado no HubSpot pode acionar automaticamente um novo projeto no gFM-Business. Para tal, deve ser programado um webhook ou um pedido de API que reaja a determinados eventos no HubSpot e execute uma ação no gFM-Business ERP.
API RESTful com gFM-Business ERP e FileMaker Server
Mais informações Automatização e tratamento de erros
Automatização de chamadas API
Os scripts API podem ser automatizados no FileMaker Server através da configuração de horários. Estes executam os scripts em intervalos regulares e mantêm os sistemas sincronizados. Isto é particularmente útil para atualizar contactos, ofertas e negócios.
Tratamento de erros
Uma parte importante da integração da API é o tratamento de erros. Certifique-se de que seu script responde aos erros retornados pelas APIs do HubSpot ou do FileMaker (por exemplo, chaves de API inválidas, erros de servidor, etc.). Use a função Get (LastError) do FileMaker e processe os erros de acordo.
Exemplo:
Se [Get ( LastErrorNo ) ≠ 0]
Mostrar a própria caixa de diálogo ["Error"; "Houve um problema com o pedido de API."].
Fim Se
Utilização de soluções de middleware
Para requisitos de integração mais complexos ou se não for possível desenvolver internamente, podem ser utilizadas soluções de middleware como Zapier, Integromat ou Workato para ligar o HubSpot e a FileMaker. Estas plataformas oferecem conectores prontos para o HubSpot e possibilitam o envio de dados para webhooks ou APIs da FileMaker.
Perguntas frequentes sobre a FileMaker e a HubSpot
- Como posso ligar a FileMaker ao HubSpot CRM?
- Pode ligar o FileMaker ao HubSpot CRM utilizando a API do HubSpot. Para tal, cria scripts no FileMaker que enviam pedidos de API ao HubSpot para recuperar ou atualizar dados como contactos, negócios ou empresas. Os sistemas podem ser integrados uns com os outros através da API.
- O que preciso para usar a API da HubSpot no FileMaker?
- Precisa de uma chave de API ou de um token OAuth da HubSpot para poder utilizar a API da HubSpot. Estas autorizações permitem que o FileMaker aceda aos dados na sua conta da HubSpot e troque informações.
- Que dados posso sincronizar entre o FileMaker e o HubSpot?
- Pode sincronizar muitos tipos diferentes de dados entre a FileMaker e o HubSpot, tais como contactos, empresas, negócios, e-mails e tarefas. Pode recuperar estes dados do HubSpot ou inserir novos registos de dados do FileMaker no HubSpot.
- Como posso configurar a comunicação API entre o FileMaker e o HubSpot?
- Para configurar a comunicação API, use o comando "Inserir a partir de URL" no FileMaker para enviar pedidos HTTP para a API da HubSpot. Especifica os pontos de extremidade, chaves de API e parâmetros necessários para solicitar ou atualizar dados específicos.
- Posso sincronizar o FileMaker e o HubSpot em tempo real?
- Sim, pode configurar a sincronização em tempo real programando chamadas API regulares da FileMaker para o HubSpot. A FileMaker pode então recuperar automaticamente dados do HubSpot ou enviar dados para o HubSpot assim que um registo for atualizado.
- Que métodos de autenticação são suportados pelo HubSpot?
- O HubSpot suporta a autenticação através de chaves de API e OAuth 2.0. A chave de API pode ser usada para integração básica, enquanto o OAuth 2.0 é recomendado para um acesso mais seguro e dependente do utilizador.
- Posso importar contactos do HubSpot para o FileMaker?
- Sim, pode importar contactos do HubSpot para a sua base de dados do FileMaker através da API. Para fazer isso, envie uma solicitação GET para o ponto de extremidade de contato do HubSpot e processe os dados JSON retornados para salvar os contatos no FileMaker.
- Como posso transferir contactos do FileMaker para o HubSpot?
- Para transferir contactos do FileMaker para o HubSpot, envie um pedido POST para o ponto de extremidade de contacto do HubSpot. Transfere as informações de contacto como dados JSON, que são depois guardados no HubSpot. Os scripts do FileMaker podem automatizar este processo.
- Posso usar dados do HubSpot para relatórios no FileMaker?
- Sim, é possível importar dados do HubSpot para o FileMaker e usá-los em relatórios. Através de consultas regulares à API, pode recuperar dados actuais sobre negócios, contactos e actividades no FileMaker e ligá-los aos seus próprios dados para criar relatórios abrangentes.
- Como posso lidar com os limites da API entre o FileMaker e o HubSpot?
- A HubSpot tem limites de API que variam consoante o plano. Para gerir estes limites, deve garantir que os scripts do FileMaker só enviam pedidos ao HubSpot quando necessário. Também pode intercetar mensagens de erro da API e ajustar os scripts para otimizar o número de chamadas à API.
- Quais são as vantagens de ligar a FileMaker ao HubSpot?
- A ligação entre a FileMaker e a HubSpot torna possível sincronizar dados de ambos os sistemas de forma eficiente. Pode manter melhor as relações com os clientes ao fundir vendas, marketing e apoio numa base de dados central, optimizando assim os seus processos empresariais.
Resumo
O sistema CRM da HubSpot pode ser ligado à FileMaker e ao software ERP gFM Business de várias formas, desde simples importações manuais de CSV a integrações API complexas e automatizadas. A escolha do método adequado depende dos requisitos específicos da empresa, dos recursos disponíveis e do nível de automatização pretendido.
Para as pequenas empresas com recursos técnicos limitados, uma integração CSV pode ser suficiente, ao passo que as empresas de maior dimensão ou as que têm grandes exigências de automatização e sincronização em tempo real podem beneficiar das vantagens de uma solução baseada em API ou suportada por middleware. Em qualquer caso, as organizações devem garantir que a solução de integração escolhida é segura, fiável e está alinhada com os seus processos empresariais específicos.
A ligação do HubSpot CRM ao software gFM Business ERP baseado em FileMaker através das APIs de ambos os sistemas abre um vasto leque de possibilidades para automatizar e otimizar os processos empresariais. A troca automatizada de dados entre os dois sistemas pode aumentar a eficiência, minimizar os erros e garantir um fluxo de informações sem problemas. Dependendo dos requisitos, a integração pode ser realizada através de scripts simples, middleware ou arquitecturas API complexas.
