Propojení aplikace FileMaker s HubSpot CRM
Integrace různých systémů je v moderním podnikovém světě klíčová pro hladký průběh obchodních procesů. To je obzvláště důležité, pokud jde o propojení výkonného systému pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), jako je HubSpot, s přizpůsobeným řešením ERP založeným na systému FileMaker, jako je gFM-Business. Toto propojení umožňuje bezproblémovou spolupráci mezi týmy řízení prodeje, marketingu a provozu díky efektivní a transparentní výměně a synchronizaci dat.
Tento článek se zabývá různými způsoby propojení systému HubSpot CRM s platformou FileMaker a konkrétně se softwarem gFM Business ERP. Představené metody sahají od jednoduchých ručních exportů dat až po integrace API a middlewarová řešení, která umožňují flexibilní a efektivní synchronizaci obou systémů.
Obsah
Přehled systémů
HubSpot CRM
HubSpot CRM je výkonné cloudové softwarové řešení, které se používá především pro účely prodeje, marketingu a zákaznického servisu. Nabízí řadu nástrojů pro udržování kontaktů se zákazníky, správu prodejních procesů, plánování a automatizaci marketingových kampaní a správu dotazů zákaznického servisu. HubSpot nabízí otevřené rozhraní API, které umožňuje komplexní integraci s dalšími aplikacemi.
Claris FileMaker
FileMaker je flexibilní multiplatformní databázové řešení, které se často používá ve středně velkých firmách a malých podnicích. FileMaker umožňuje vytvářet databázová řešení na míru konkrétním požadavkům bez nutnosti hlubokých znalostí programování.
gFM-Business ERP Software
Software gFM-Business ERP je založen na FileMakeru a představuje komplexní podnikový software pro malé a střední podniky. Nabízí moduly pro CRM, správu zboží, účetnictví, řízení projektů a další. Vzhledem k tomu, že gFM-Business vychází ze systému FileMaker, existuje mezi těmito dvěma systémy úzké propojení.
FileMaker ERP u nás jako otevřená licence za jednorázovou kupní cenu
Vyžádat si informace
Cesty připojení mezi HubSpotem a FileMakerem
Existuje několik způsobů, jak propojit HubSpot s aplikací FileMaker a gFM Business. Od jednoduchých, ručních procesů exportu a importu až po automatizované integrace založené na rozhraní API. Volba připojení závisí na složitosti organizace a požadované úrovni automatizace.
Import/export CSV
Jednou z nejjednodušších forem integrace dat mezi službou HubSpot a aplikací FileMaker nebo gFM-Business je import a export CSV. Oba systémy podporují export a import souborů CSV, což umožňuje ruční přenos dat, jako jsou kontakty zákazníků nebo informace o prodeji, mezi oběma systémy.
Výhody:
- Jednoduchá implementace
- Nevyžaduje se znalost programování
- Připraveno k okamžitému použití
Nevýhody:
- Žádná synchronizace v reálném čase
- Potřeba manuální práce
- Potenciálně náchylné k chybám
Tato metoda je vhodná zejména pro společnosti, které potřebují synchronizovat data pouze příležitostně a nevyžadují integraci v reálném čase.
Integrace založená na rozhraní API
Pokročilejším a efektivnějším způsobem propojení HubSpotu s aplikacemi FileMaker a gFM Business je použití otevřeného rozhraní API HubSpotu. Rozhraní API umožňuje synchronizaci dat mezi oběma systémy v reálném čase pomocí vývoje vlastních skriptů nebo middlewaru, které výměnu dat automatizují.
Kroky k realizaci:
- Konfigurace přístupu k rozhraní API služby HubSpotNejprve je třeba nastavit přístup k rozhraní API ve službě HubSpot, aby byl umožněn přístup k datům v systému CRM. HubSpot poskytuje rozsáhlou dokumentaci a SDK pro usnadnění integrace.
- Integrace rozhraní FileMaker APIFileMaker nabízí vlastní možnosti rozhraní API, a to buď prostřednictvím rozhraní FileMaker Data API, nebo prostřednictvím ODBC/JDBC. Tato rozhraní API umožňují přístup k databázovým tabulkám z externích aplikací, včetně HubSpotu.
- Vytváření skriptůPro vlastní integraci je třeba vytvořit skripty, které přenášejí data mezi službami HubSpot a FileMaker/gFM Business. To může zahrnovat výměnu kontaktů, potenciálních zákazníků nebo prodejních dat. K tomu lze použít různé programovací jazyky, například Python, JavaScript nebo PHP.
Výhody:
- Integrace dat v reálném čase
- Vysoká úroveň automatizace
- Méně ruční práce
Nevýhody:
- Vyžaduje znalosti programování
- Komplexní implementace
- Údržba požadovaných skriptů a rozhraní API
Middleware a integrační platformy
Další možností integrace je použití middlewaru nebo integračních platforem, jako jsou např. Zapier, Integromat, Claris Connect nebo značka. Tyto platformy nabízejí grafické uživatelské rozhraní pro vytváření pracovních postupů, které dokáží automaticky synchronizovat data mezi HubSpotem a FileMakerem/gFM Business bez nutnosti hlubších znalostí programování.
Postup:
Propojení systémů: Propojení mezi HubSpot a FileMakerem nebo gFM-Business je vytvořeno v middlewaru.
Vytváření pracovních postupů: Pracovní postupy se definují prostřednictvím grafického rozhraní, které například automaticky vytvoří odpovídající datový záznam v aplikaci FileMaker, když je v HubSpotu vytvořen nový lead.
Automatizace: Pracovní postupy probíhají automaticky na pozadí a zajišťují synchronizaci obou systémů.
Výhody:
- Nevyžaduje se znalost programování
- Grafické uživatelské rozhraní
- Automatizované procesy
Nevýhody:
- Závislost na poskytovatelích třetích stran
- Možné náklady na platformu
- Menší flexibilita než u přizpůsobených integrací API
Použití webových háčků
HubSpot podporuje webové háčky, které lze použít ke sledování událostí v HubSpotu a odesílání automatických oznámení nebo aktualizací dat do jiných systémů, například FileMakeru nebo gFM-Business. To vyžaduje implementaci koncového bodu webhook v aplikaci FileMaker, který reaguje na příchozí požadavky.
Postup:
Konfigurace webových háčků v aplikaci HubSpot: HubSpot lze nakonfigurovat tak, aby při výskytu určitých událostí (např. nový lead nebo aktualizované kontaktní informace) odeslal požadavek HTTP na zadaný koncový bod.
Nastavení koncového bodu webhooku v aplikaci FileMaker: V aplikaci FileMaker lze vytvořit serverový skript, který přijme požadavek na webový háček a provede odpovídající akce, například vytvoří nebo aktualizuje záznam v databázi.
Výhody:
- Přenos dat v reálném čase
- Vysoký stupeň automatizace
Nevýhody:
- Vyžaduje určitou míru programování
- Složité řešení problémů při nesprávné konfiguraci webhooku
Rychlokurz FileMakeru
Rychlý a efektivní FileMaker
učení ve 20 kapitolách.
Zúčastněte se zdarma
Výzvy v oblasti integrace
Integrace HubSpotu a FileMakeru/gFM-Business může představovat určitou výzvu, zejména pokud jde o složité datové struktury nebo výměnu velkého množství dat.
Kompatibilita dat
Jedním z problémů integrace je, že datové modely obou systémů nemusí být přímo kompatibilní. Například některá pole v HubSpotu nemusí mít stejný datový typ jako ve FileMakeru nebo mohou chybět odpovídající ekvivalenty polí. To často vyžaduje dodatečné konverze dat nebo úpravy struktury databáze.
Ověřování a zabezpečení
Vzhledem k tomu, že mezi systémy dochází k výměně citlivých údajů o zákaznících, je třeba dbát na bezpečné ověřování a šifrování. To je důležité zejména u integrací založených na API nebo při použití webhooků.
Řešení problémů a údržba
Integrace založené na rozhraní API vyžadují pravidelné monitorování a údržbu, aby bylo zajištěno, že se data vyměňují správně a nedochází k chybám synchronizace. Změny rozhraní API zapojených systémů mohou rovněž vyžadovat úpravy integračních skriptů.
Propojení rozhraní API HubSpot s aplikací FileMaker nebo gFM-Business
Integrace HubSpot CRM se softwarem gFM Business ERP založeným na FileMakeru nabízí společnostem možnost efektivně propojit prodejní, marketingové a provozní procesy. Díky propojení prostřednictvím rozhraní API HubSpot a FileMaker Data API lze data mezi oběma systémy automaticky synchronizovat. Vzniká tak plynulý tok dat mezi CRM a ERP a minimalizují se manuální procesy.
Tento průvodce vysvětluje základní kroky propojení HubSpot CRM se softwarem FileMaker a gFM-Business ERP na základě použití rozhraní API obou systémů.
Předpoklady
Než začnete, ujistěte se, že jsou splněny následující požadavky:
- FileMaker Server (nebo FileMaker Pro Advanced) je nainstalován a nakonfigurován.
- Přístup ke službě HubSpot pomocí klíčů API nebo tokenů OAuth.
- Znalost rozhraní REST API a datových formátů JSON.
- Znalost programování v programu FileMaker Script a webových požadavků (cURL).
Krok 1: Nastavení přístupu k rozhraní API HubSpot
Nejprve potřebujete přístup k rozhraní HubSpot API, abyste mohli získávat data z HubSpot CRM nebo do něj odesílat data.
1.1 Vytvoření klíče API HubSpot
- Přihlaste se ke svému účtu HubSpot.
- Přejděte do Nastavení.
- V levém menu vyhledejte oddíl Integrace a klikněte na klíče API.
- Pokud ještě nemáte klíč API, vygenerujte si nový klíč API a zkopírujte jej pro pozdější použití. Případně můžete použít OAuth k vytvoření bezpečnějšího připojení API, což se doporučuje pro větší a bezpečnější aplikace.
1.2 Kontrola koncových bodů API
HubSpot poskytuje rozsáhlou dokumentaci API na adrese developers.hubspot.com/docs/api/overview. Mezi nejdůležitější koncové body patří:
- Kontakty: /contacts/v1/
- Společnost: /společnosti/v2/
- Nabídky: /deals/v1/
- Závazky: /angažmá/v1/
Tyto koncové body potřebujete k získání příslušných dat ze služby HubSpot nebo k odeslání dat do ní.
Krok 2: Připojení k aplikaci FileMaker
FileMaker nabízí rozhraní Data API, které umožňuje integraci externích webových služeb, například rozhraní API HubSpot. Prostřednictvím rozhraní FileMaker Data API můžete odesílat a přijímat požadavky REST a synchronizovat tak data.
2.1 Implementace volání API v aplikaci FileMaker
Pomocí funkce Vložit z adresy URL v aplikaci FileMaker můžete odesílat požadavky API do služby HubSpot a zpracovávat odpovědi.
Vytvoření požadavku API v aplikaci FileMakerVytvořte nový skript v aplikaci FileMaker, který používá funkci Vložit z adresy URL. Zde zadejte adresu URL rozhraní API společnosti HubSpot, koncový bod a klíč API.
Příklad požadavku GET na načtení kontaktních údajů:
Nastavit proměnnou [$url; hodnota: "https://api.hubapi.com/contacts/v1/lists/all/contacts/all?hapikey=IHR_HUBSPOT_API_KEY"]
Vložit z adresy URL [Výběr; Dialog: Vypnuto; Cíl: $response; $url]
Tento skript uloží odpověď JSON ze služby HubSpot do proměnné $response.
Zpracování dat JSON v aplikaci FileMaker: Pomocí funkce JSONGetElement aplikace FileMaker získáte z odpovědi JSON konkrétní data a zapíšete je do polí.
Příklad:
Nastavte proměnnou [$email; HodnotaJSONGetElement ( $response ; "contacts[0].properties.email.value" )]
Nastavit hodnotu pole [Contacts::Email; $email]
Uložení dat v aplikaci FileMaker: Získaná data můžete uložit do příslušných polí databáze gFM Business, např. kontakty, společnosti, obchody atd.
2.2 Odesílání dat do HubSpotu
Chcete-li přidat nebo aktualizovat data v aplikaci HubSpot (např. vytvořit nový kontakt), použijte požadavek POST. To vyžaduje odeslání dat JSON do rozhraní API HubSpot.
Příklad vytvoření nového kontaktu v HubSpotu:
Nastavte proměnnou [$url; Hodnota}, "https://api.hubapi.com/contacts/v1/contact?hapikey=YOUR_HUBSPOT_API_KEY"]
Nastavte proměnnou [$data; Hodnota: "{ 'properties': [ {'property': 'email', 'value': 'test@example.com' }, {'property': 'firstname', 'value': 'Max' }, {'property': 'lastname', 'value': 'Mustermann' } ] }"]
Vložit z adresy URL [Výběr; Dialog: Cíl: $response; URL: $url; cURL options: "-X POST -H 'Content-Type: application/json' -d " & $data]
Integrace s gFM-Business ERP
Software gFM-Business ERP je založen na FileMakeru, a proto může využívat stejné metody, které byly popsány pro obecnou integraci HubSpotu a FileMakeru.
Automatická synchronizace kontaktních údajů
Běžným případem použití integrace HubSpot a gFM-Business ERP je automatická synchronizace kontaktních údajů. Například při vytvoření nového kontaktu v HubSpotu by se měl automaticky přenést do systému gFM-Business ERP.
- Import dat ze služby HubSpotNapište skript, který bude pravidelně (např. podle plánu) odesílat požadavky API do HubSpotu a získávat nové nebo aktualizované kontakty a ukládat je do aplikace gFM-Business.
- Export dat do HubSpotuPři vytváření nových zákaznických nebo obchodních údajů v aplikaci gFM-Business lze odeslat požadavek POST na rozhraní API HubSpot a zaregistrovat je v HubSpotu.
Automatizace pracovních postupů
Pracovní postupy lze automatizovat integrací HubSpotu s gFM-Business ERP. Například nově vytvořený obchod v HubSpotu může automaticky spustit nový projekt v gFM-Business. K tomu je třeba naprogramovat webhook nebo požadavek API, který reaguje na určité události v HubSpotu a provede akci v systému gFM-Business ERP.
RESTful API s gFM-Business ERP a FileMaker Serverem
Více informací Automatizace a zpracování chyb
Automatizace volání API
Skripty API lze v systému FileMaker Server automatizovat nastavením plánů. Ty spouštějí skripty v pravidelných intervalech a udržují synchronizaci systémů. To je užitečné zejména pro aktualizaci kontaktů, nabídek a obchodů.
Řešení chyb
Důležitou součástí integrace rozhraní API je zpracování chyb. Ujistěte se, že váš skript reaguje na chyby vrácené rozhraním API společnosti HubSpot nebo FileMaker (např. neplatné klíče API, chyby serveru atd.). Použijte funkci Get (LastError) aplikace FileMaker a chyby odpovídajícím způsobem zpracujte.
Příklad:
If [Get ( LastErrorNo ) ≠ 0]
Zobrazit vlastní dialogové okno ["Chyba"; "Při požadavku API došlo k problému."].
End If
Použití middlewarových řešení
V případě složitějších požadavků na integraci nebo v případě, že není možný vlastní vývoj, lze k propojení HubSpotu a FileMakeru použít middlewarová řešení, jako je Zapier, Integromat nebo Workato. Tyto platformy nabízejí hotové konektory pro HubSpot a umožňují odesílat data do webhooků nebo API z FileMakeru.
Často kladené dotazy k FileMakeru a HubSpotu
- Jak mohu propojit FileMaker s HubSpot CRM?
- Aplikaci FileMaker můžete k HubSpot CRM připojit pomocí rozhraní API HubSpot. Za tímto účelem vytvoříte ve FileMakeru skripty, které budou odesílat požadavky API do HubSpotu za účelem načtení nebo aktualizace dat, jako jsou kontakty, nabídky nebo společnosti. Systémy lze vzájemně integrovat prostřednictvím rozhraní API.
- Co potřebuji k používání rozhraní API HubSpot v aplikaci FileMaker?
- K používání rozhraní API HubSpot potřebujete klíč API nebo token OAuth od společnosti HubSpot. Tato oprávnění umožňují FileMakeru přistupovat k datům na vašem účtu HubSpot a vyměňovat si informace.
- Jaká data mohu synchronizovat mezi aplikacemi FileMaker a HubSpot?
- Mezi aplikacemi FileMaker a HubSpot můžete synchronizovat mnoho různých typů dat, například kontakty, společnosti, nabídky, e-maily a úkoly. Tato data můžete načítat ze služby HubSpot nebo vkládat nové datové záznamy ze služby FileMaker do služby HubSpot.
- Jak nastavím komunikaci API mezi aplikací FileMaker a HubSpot?
- Chcete-li nastavit komunikaci API, použijte příkaz "Vložit z adresy URL" v aplikaci FileMaker a odešlete požadavky HTTP na rozhraní API společnosti HubSpot. Zadáte požadované koncové body, klíče API a parametry pro vyžádání nebo aktualizaci konkrétních dat.
- Mohu synchronizovat FileMaker a HubSpot v reálném čase?
- Ano, synchronizaci v reálném čase můžete nastavit naprogramováním běžných volání API ze služby FileMaker do HubSpotu. FileMaker pak může automaticky načítat data ze služby HubSpot nebo odesílat data do HubSpot, jakmile je záznam aktualizován.
- Které metody ověřování podporuje HubSpot?
- HubSpot podporuje ověřování pomocí klíčů API a OAuth 2.0. Klíč API lze použít pro základní integraci, zatímco OAuth 2.0 se doporučuje pro bezpečnější přístup závislý na uživateli.
- Mohu importovat kontakty ze služby HubSpot do aplikace FileMaker?
- Ano, kontakty ze služby HubSpot můžete importovat do databáze FileMakeru prostřednictvím rozhraní API. Za tímto účelem odešlete požadavek GET na koncový bod kontaktů HubSpot a zpracujte vrácená data JSON a uložte kontakty do aplikace FileMaker.
- Jak mohu přenést kontakty z aplikace FileMaker do HubSpotu?
- Chcete-li přenést kontakty z aplikace FileMaker do služby HubSpot, odešlete požadavek POST na koncový bod kontaktů HubSpot. Informace o kontaktech přenesete jako data JSON, která se následně uloží do služby HubSpot. Skripty FileMakeru mohou tento proces automatizovat.
- Mohu použít data ze služby HubSpot pro sestavy v aplikaci FileMaker?
- Ano, data ze služby HubSpot můžete importovat do aplikace FileMaker a používat je v sestavách. Prostřednictvím pravidelných dotazů API můžete získat aktuální data o obchodech, kontaktech a aktivitách ve FileMakeru a propojit je s vlastními daty a vytvářet komplexní přehledy.
- Jak se vypořádat s omezeními rozhraní API mezi aplikacemi FileMaker a HubSpot?
- HubSpot má limity API, které se liší v závislosti na plánu. Abyste tyto limity zvládli, měli byste zajistit, aby vaše skripty FileMaker odesílaly požadavky na HubSpot pouze v případě potřeby. Můžete také zachytit chybová hlášení API a upravit skripty tak, abyste optimalizovali počet volání API.
- Jaké jsou výhody propojení aplikace FileMaker se službou HubSpot?
- Propojení mezi aplikacemi FileMaker a HubSpot umožňuje efektivní synchronizaci dat z obou systémů. Díky sloučení prodeje, marketingu a podpory v centrální databázi můžete lépe udržovat vztahy se zákazníky a optimalizovat tak své obchodní procesy.
Souhrn
Systém HubSpot CRM lze propojit se softwarem FileMaker a gFM Business ERP různými způsoby, od jednoduchých ručních importů CSV až po složité automatizované integrace API. Volba vhodného způsobu závisí na konkrétních požadavcích společnosti, dostupných zdrojích a požadované úrovni automatizace.
Malým společnostem s omezenými technickými zdroji může stačit integrace CSV, zatímco větší společnosti nebo společnosti s vysokými nároky na automatizaci a synchronizaci v reálném čase mohou využít výhod řešení založeného na rozhraní API nebo řešení podporovaného middlewarem. V každém případě by organizace měly zajistit, aby zvolené integrační řešení bylo bezpečné, spolehlivé a sladěné s jejich specifickými obchodními procesy.
Propojení HubSpot CRM se softwarem gFM Business ERP založeným na FileMakeru prostřednictvím rozhraní API obou systémů otevírá široké možnosti automatizace a optimalizace obchodních procesů. Automatizovaná výměna dat mezi oběma systémy může zvýšit efektivitu, minimalizovat chyby a zajistit plynulý tok informací. V závislosti na požadavcích lze integraci realizovat prostřednictvím jednoduchých skriptů, middlewaru nebo komplexních architektur API.
