FileMaker a Microsoft Outlook
Integrace aplikace FileMaker s aplikací Microsoft Outlook umožňuje společnostem optimalizovat jejich obchodní procesy spojením správy dat a komunikace v jednotném prostředí. Takové propojení přináší významné výhody, zejména v oblasti automatizace odesílání e-mailů, správy kontaktů a funkcí kalendáře. V této zprávě se podíváme na různé způsoby, jakými lze FileMaker propojit s Microsoft Outlook, a vysvětlíme běžné metody a zásuvné moduly, které pomáhají zajistit bezproblémovou komunikaci mezi oběma systémy.
1. přehled propojení mezi aplikací FileMaker a aplikací Outlook
Microsoft Outlook je jedním z nejpoužívanějších e-mailových a kalendářových programů na světě a často se používá ve spojení s Microsoft 365 (dříve Office 365). Integrace aplikace Outlook s aplikací FileMaker umožňuje ovládat následující funkce přímo z databáze FileMaker:
- Odeslání e-mailemAutomatické nebo ruční odesílání e-mailů zákazníkům na základě záznamů v databázi (např. faktur, objednávek).
- Správa kontaktůSynchronizace a údržba kontaktů mezi aplikacemi FileMaker a Outlook.
- Integrace kalendářeVytváření a správa schůzek, jednání nebo připomínek v aplikaci Outlook přímo z aplikace FileMaker.
2. možnosti integrace aplikace FileMaker s aplikací Microsoft Outlook
Existují různé metody a nástroje pro propojení aplikace FileMaker s aplikací Outlook. Ty sahají od nativních funkcí FileMakeru až po zásuvné moduly a rozhraní API. Nejběžnější možnosti jsou
- Skripty FileMakeru pro odesílání e-mailů prostřednictvím aplikace Outlook
- Zásuvné moduly FileMaker specifické pro aplikaci Outlook
- Použití rozhraní Microsoft Graph API (cloudové)
- Připojení pomocí automatizačních nástrojů, jako je Zapier nebo Integromat (Make).
2.1 Skripty FileMakeru pro odesílání e-mailů prostřednictvím aplikace Outlook
Jedním z nejjednodušších a nejpřirozenějších způsobů propojení aplikace FileMaker s aplikací Outlook je použití skriptů FileMaker k řízení odesílání e-mailů prostřednictvím aplikace Outlook.
Nativní e-mailové funkce: FileMaker nabízí možnost odesílání e-mailů přímo z databáze. K tomu použijte příkaz skriptu Odeslat e-mail. V konfiguraci můžete jako výchozího poštovního klienta zvolit Outlook, čímž umožníte FileMakeru přímý přístup k aplikaci Outlook.
Příklad skriptu:
Odeslat e-mail [ Send via e-mail client; To: Customers::E-mail; Subject: "Your invoice"; Message: "Dear customer, please attached your current invoice."; Attachment: Invoices::PDF; ]
Tento skript odešle e-mail na e-mailovou adresu uloženou v poli zákazníka, nastaví předdefinovaný předmět a přidá příslušnou fakturu jako přílohu. Jako e-mailový klient se otevře aplikace Outlook a uživatel může e-mail před odesláním zkontrolovat a změnit.
VýhodyTato metoda se snadno implementuje, nevyžaduje žádné další moduly plug-in a využívá již nainstalovaného klienta aplikace Outlook. Je ideální pro malé automatizace.
OmezeníNativní řešení je poměrně omezené, protože nepodporuje pokročilé funkce, jako je správa kalendáře nebo komplexní automatizace (např. řetězce e-mailů, automatické odpovědi na e-maily). Vyžaduje také ruční potvrzení ze strany uživatele.
gFM-Business Open Source FileMaker Basis-ERP
Software pro rychlokurz
Stáhnout zdarma
2.2 Zásuvné moduly FileMaker specifické pro aplikaci Outlook
Rozsáhlejší a profesionálnější možností integrace aplikací FileMaker a Outlook je použití zásuvných modulů. Ty nabízejí větší flexibilitu a výrazně rozšiřují nativní funkce FileMakeru. Existuje několik zásuvných modulů, které byly speciálně vyvinuty pro propojení aplikace FileMaker s aplikací Outlook.
Příklad: 360Works Email Plugin
360Works Email Plugin je výkonný nástroj, který rozšiřuje e-mailové funkce přímo v aplikaci FileMaker. Kromě odesílání a přijímání e-mailů podporuje zásuvný modul také integraci s aplikací Outlook pro synchronizaci kontaktů, kalendářů a rozšířených e-mailových funkcí.
Hlavní funkce:
Odesílání a přijímání e-mailů prostřednictvím aplikace Outlook: Zásuvný modul umožňuje odesílat e-maily přímo prostřednictvím aplikace Outlook a importovat přijaté e-maily do aplikace FileMaker.
Synchronizace kontaktůSynchronizujte kontakty FileMakeru s kontakty v aplikaci Outlook.
Funkce kalendářeVytvářejte, upravujte a odstraňujte schůzky v aplikaci Outlook přímo z aplikace FileMaker.
Výhody: Není třeba používat cloudová řešení, protože zásuvný modul je nainstalován lokálně na serveru a klientovi FileMakeru. Rozsáhlé funkce včetně podpory příloh souborů, záznamů v kalendáři a správy kontaktů.
OmezeníPoužití zásuvných modulů vyžaduje instalaci u každého klienta, což může ve větších firmách způsobit administrativní zátěž. Kromě toho jsou zásuvné moduly zpoplatněny a musí být licencovány.
Další oblíbené pluginyKromě pluginu 360Works existují i další možnosti, například Dacons MailIt nebo BaseElements Plugin, které rovněž umožňují integraci s aplikací Outlook a nabízejí rozšířené možnosti e-mailu a kalendáře. V softwaru gFM-Business ERP je jako základ integrovaného e-mailového klienta použit plugin MailIt od společnosti Dacons.
2.3 Použití rozhraní Microsoft Graph API (cloudové)
Pro moderní a cloudové řešení lze použít rozhraní Microsoft Graph API. Toto rozhraní API umožňuje komunikaci se službami Microsoft 365, včetně aplikace Outlook, na velmi podrobné a flexibilní úrovni.
Výhody rozhraní Graph API:
- Cloudové řešení: Toto řešení nevyžaduje žádné místní instalace ani zásuvné moduly, protože komunikuje přímo s cloudem Microsoft 365.
- Komplexní funkce: Rozhraní Graph API umožňuje přístup ke všem funkcím aplikace Outlook, včetně e-mailu, kontaktů, kalendáře a úkolů.
- Možnosti automatizace: Můžete vytvářet složité pracovní postupy, které například automaticky odesílají e-maily na základě záznamů v databázi, vytvářejí schůzky v kalendáři nebo synchronizují kontaktní informace.
Příklad:
FileMaker se může obracet na webové služby, jako je Graph API, prostřednictvím příkazů Insert from URL a cURL, aby mohl odesílat e-maily, vytvářet schůzky nebo synchronizovat kontakty. K tomu je třeba implementovat klíče API a mechanismy ověřování OAuth.
OmezeníNastavení rozhraní Microsoft Graph API vyžaduje technické znalosti, pokud jde o volání API, mechanismy ověřování a práci s JSON. Je to dobrá volba pro organizace, které jsou již silně integrovány do cloudu Microsoft 365, ale pro menší týmy může být příliš složitá.
2.4 Připojení pomocí automatizačních nástrojů, jako je Zapier nebo Integromat (Make)
Dalším způsobem, jak propojit FileMaker a Outlook, je použití automatizačních platforem, jako je Zapier nebo Integromat (Make). Tyto služby umožňují vytvářet pracovní postupy mezi různými aplikacemi, aniž byste je museli sami programovat.
Příklad:
V nástroji Zapier můžete nastavit pracovní postup, který automaticky odešle e-mail do aplikace Outlook při vytvoření nového záznamu v aplikaci FileMaker. K tomu byste museli propojit FileMaker a Outlook se Zapierem prostřednictvím webových háčků.
Výhody: Snadné použití: Nejsou nutné žádné programátorské dovednosti, protože pracovní postupy se vytvářejí prostřednictvím vizuálního rozhraní. Flexibilita: Automatizace různých úloh, včetně odesílání e-mailů, synchronizace kalendáře a správy kontaktů.
OmezeníTato řešení jsou obvykle založena na předplatném a při rozsáhlém používání mohou být nákladná. Kromě toho je použití Zapieru nebo Make založeno na cloudu, což by mohlo představovat problém pro společnosti, které potřebují z bezpečnostních důvodů pracovat lokálně.
Rychlokurz FileMakeru
Rychlý a efektivní FileMaker
učení ve 20 kapitolách.
Zúčastněte se zdarma
3. použití rozhraní Microsoft Graph API pro e-maily, schůzky a kontakty
Rozhraní Microsoft Graph API umožňuje přístup k datům a službám v cloudu Microsoft 365, včetně e-mailů, kalendářů, kontaktů a dalších. Aplikaci FileMaker můžete integrovat s rozhraním Microsoft Graph API a odesílat e-maily, vytvářet schůzky nebo synchronizovat kontakty.
Tato příručka ukazuje, jak používat rozhraní Microsoft Graph API s aplikací FileMaker odesíláním požadavků API prostřednictvím protokolu cURL. Obdržíte také ukázkový skript pro odesílání e-mailů a vytváření záznamů v kalendáři.
Předpoklady:
- Účet Microsoft 365 s příslušným oprávněním pro přístup k rozhraní Microsoft Graph API.
- Registrace aplikací Azure ADzískat přístupové tokeny pro ověřování.
- FileMaker Pro a základní znalosti JSON a cURL.
- Znalost protokolu OAuth 2.0 pro ověřování.
Krok 1: Registrace aplikace v Azure AD
Chcete-li používat rozhraní Microsoft Graph API, musíte aplikaci zaregistrovat v Azure Active Directory (AD). Tím získáte Client ID, Tenant ID a Client Secret potřebné pro ověření.
- Přihlaste se na portál Azure a přejděte do služby Azure Active Directory.
- Přejděte do sekce Registrace aplikací a klikněte na možnost Nová registrace.
- Dejte aplikaci název a vyberte typy účtů, které mohou přistupovat k rozhraní API.
- V části Přesměrování URI můžete přidat fiktivní adresu URL (např. https://localhost).
- Po registraci si poznamenejte ID aplikace (ID klienta) a ID adresáře (ID nájemce).
- Přejděte do části Certifikáty a tajemství a vytvořte nové tajemství klienta. Uložte hodnotu klientského tajemství.
Krok 2: Generování tokenu OAuth 2.0
K ověření volání rozhraní API do aplikace Microsoft Graph potřebujete přístupový token OAuth 2.0. Pro vygenerování tokenu použijte následující koncový bod API:
POST https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token
Parametry těla musí vypadat takto:
client_id=YOUR_CLIENT_ID
rozsah=https://graph.microsoft.com/.default
client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET
grant_type=client_credentials
Tento požadavek POST vám poskytne přístupový token, který můžete použít v požadavcích cURL.
Krok 3: Odeslání e-mailu pomocí aplikace FileMaker a rozhraní Microsoft Graph API
Skript FileMakeru pro načtení tokenu
Nejprve je třeba získat token a uložit jej do proměnné FileMakeru.
Nastavit proměnnou [$url; hodnota: "https://login.microsoftonline.com/YOUR_TENANT_ID/oauth2/v2.0/token"]
Nastavit proměnnou [$body; hodnota: "client_id=YOUR_CLIENT_ID&scope=https://graph.microsoft.com/.default&client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET&grant_type=client_credentials"]
Vložit z adresy URL [Výběr; Dialog: cURL options: "-X POST -H 'Content-Type: application/x-www-form-urlencoded' -d " & $body]
Nastavit proměnnou [$access_token; Hodnota: JSONGetElement($response; "access_token")]
Skript FileMakeru pro odeslání e-mailu
Po obdržení přístupového tokenu můžete odeslat e-mail pomocí rozhraní Microsoft Graph API.
Nastavit proměnnou [$url; hodnota: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/sendMail"]
Nastavit proměnnou [$email_body; Hodnota:
"{
'message': {
'subject': 'Testovací e-mail z aplikace FileMaker',
'body': {
"contentType": "Text",
'content': 'Toto je e-mail odeslaný z aplikace FileMaker pomocí rozhraní Microsoft Graph API.
},
toRecipients': [
{
'emailAddress': {
"address": "empfaenger@example.com
}
}
]
},
'saveToSentItems': 'true'
}"]
Vložit z adresy URL [Výběr; Dialog: Cíl: $url;
cURL options: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $email_body]
Tento skript používá skript FileMaker paste-from-URL k odeslání požadavku POST na rozhraní Microsoft Graph API a odeslání e-mailu.
Příklad skriptu pro vytvoření záznamu v kalendáři
Následující skript vytvoří v kalendáři přihlášeného uživatele novou schůzku.
Nastavit proměnnou [$url; hodnota: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events"]
Nastavení proměnné [$event_body; Hodnota:
"{
'subject': 'Setkání s FileMaker API',
'body': {
"contentType": "HTML",
'content': 'Diskuse o integraci FileMakeru s Microsoft Graph API.
},
"start": {
'dateTime': '2023-09-01T10:00:00',
timeZone': 'Standardní tichomořský čas'
},
'end': {
'dateTime': '2023-09-01T11:00:00',
timeZone': 'Standardní tichomořský čas'
},
"attendees": [
{
'emailAddress': {
"address": "teilnehmer@example.com
},
"type": "required
}
]
}"]
Vložit z adresy URL [Výběr; Dialog: Cíl: $url;
cURL options: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $event_body]
Tento skript vytvoří v kalendáři uživatele záznam o schůzce. Datum, čas a účastníky můžete upravit podle potřeby.
Příklad skriptu pro synchronizaci kontaktů
Tento skript ukazuje, jak lze synchronizovat kontakt ve službě Microsoft 365 se službou FileMaker.
Nastavit proměnnou [$url; hodnota: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/contacts"]
Nastavení proměnné [$contact_body; Hodnota:
"{
"givenName": "Max",
"příjmení": "Mustermann",
"emailAddresses": [
{
"address": "max.mustermann@example.com",
'name': 'Max Mustermann'
}
],
businessPhones': [
'+49 123 456789'
]
}"]
Vložit z adresy URL [Výběr; Dialog: Cíl: $url;
cURL options: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $contact_body]
Tento skript přidá do uživatelského účtu Microsoft 365 nový kontakt se jménem, příjmením, e-mailem a telefonním číslem.
FileMaker ERP s integrovaným e-mailovým klientem a synchronizací s kalendářem Apple.
Více informací
4. často kladené otázky týkající se FileMakeru a aplikace Microsoft Outlook
- Jak mohu propojit FileMaker s aplikací Microsoft Outlook?
- Aplikaci FileMaker můžete ke službě Microsoft Outlook připojit prostřednictvím rozhraní Microsoft Graph API nebo ovladačů ODBC. To umožňuje přístup k e-mailům, kontaktům a záznamům v kalendáři přímo z aplikace FileMaker.
- Jaká data mohu synchronizovat mezi aplikací FileMaker a Outlookem?
- Můžete synchronizovat e-maily, kontakty, položky kalendáře a úkoly. Tato data lze importovat z aplikace Outlook do aplikace FileMaker nebo zapisovat z aplikace FileMaker do aplikace Outlook.
- Jakou metodu ověřování používá rozhraní Microsoft Graph API pro aplikaci Outlook?
- Rozhraní Microsoft Graph API používá protokol OAuth 2.0. Chcete-li navázat připojení, musíte zaregistrovat aplikaci v Azure Active Directory a získat přístupový token s ID klienta a klientským tajemstvím.
- Mohu importovat e-maily z aplikace Outlook do aplikace FileMaker?
- Ano, můžete odeslat požadavek GET prostřednictvím rozhraní Microsoft Graph API a načíst e-mailová data z aplikace Outlook a uložit je do aplikace FileMaker. To vám umožní spravovat e-maily v rámci databáze FileMaker.
- Jak mohu odesílat e-maily přímo z aplikace FileMaker pomocí aplikace Microsoft Outlook?
- Můžete odeslat požadavek POST na rozhraní Microsoft Graph API a odesílat e-maily přímo z aplikace FileMaker prostřednictvím aplikace Outlook. Data e-mailu, jako je příjemce, předmět a zpráva, můžete přenášet ve formátu JSON.
- Mohu importovat kontakty z aplikace Outlook do aplikace FileMaker?
- Ano, kontakty aplikace Outlook můžete importovat do aplikace FileMaker prostřednictvím rozhraní Microsoft Graph API. Požadavek GET na koncový bod kontaktů umožňuje získat data kontaktů a uložit je do aplikace FileMaker.
- Jak integrovat kalendář aplikace Outlook do aplikace FileMaker?
- Data kalendáře můžete načíst prostřednictvím rozhraní Microsoft Graph API tak, že zadáte požadavek GET na koncový bod kalendáře. Záznamy kalendáře lze poté zobrazit nebo upravit v aplikaci FileMaker.
- Jak se vypořádat s omezeními API při propojení aplikace FileMaker a aplikace Outlook?
- Rozhraní Microsoft Graph API má limity API, které omezují počet požadavků za časovou jednotku. Ujistěte se, že vaše skripty odesílají pouze nezbytná volání API a že jste implementovali zpracování chyb, které reaguje na limity API.
- Jaké jsou výhody integrace aplikace FileMaker s aplikací Outlook?
- Integrace umožňuje centrální správu e-mailů, kontaktů a kalendářů v aplikaci FileMaker. To šetří čas a snižuje potřebu samostatných systémů, což zefektivňuje pracovní postupy.
- Existují alternativy k rozhraní Microsoft Graph API pro odesílání e-mailů v aplikaci FileMaker?
- Ano, e-maily můžete odesílat také přímo z aplikace FileMaker prostřednictvím protokolu SMTP bez použití aplikace Outlook. K tomu použijte příkaz "Odeslat příjemci e-mailu" ve FileMakeru, který využívá integrované možnosti e-mailu v systému.
- Co je 360Works Email Plugin a jak jej lze použít k odesílání e-mailů v aplikaci FileMaker?
- 360Works Email Plugin je zásuvný modul pro FileMaker, který nabízí rozšířené e-mailové funkce. Umožňuje odesílat e-maily prostřednictvím protokolu SMTP, načítat e-maily prostřednictvím protokolu IMAP a podporuje přílohy, e-maily HTML a mnoho dalšího.
- Jaké výhody nabízí 360Works Email Plugin ve srovnání s integrovanou e-mailovou funkcí FileMakeru?
- Zásuvný modul 360Works Email Plugin nabízí větší flexibilitu a pokročilé funkce, jako je přístup k IMAP pro načítání e-mailů, podpora e-mailů HTML, připojování více souborů a podrobné protokolování chyb. Je ideální pro náročnější požadavky na elektronickou poštu.
- Mohu použít 360Works Email Plugin k odesílání hromadných e-mailů?
- Ano, plugin 360Works Email Plugin je skvělý pro odesílání hromadných e-mailů. V aplikaci FileMaker můžete vytvářet skripty, které odesílají personalizované e-maily velkému počtu příjemců a automatizují proces odesílání.
- Mohu pomocí pluginu 360Works Email Plugin spravovat e-maily z různých účtů?
- Ano, zásuvný modul podporuje správu více e-mailových účtů. Můžete nakonfigurovat různé servery SMTP a nastavení IMAP pro odesílání nebo načítání e-mailů z různých účtů.
- Je integrace FileMakeru s Outlookem nebo zásuvným modulem e-mailu obtížná?
- Integrace prostřednictvím rozhraní Microsoft Graph API nebo zásuvného modulu 360Works Email Plugin vyžaduje znalost komunikace přes rozhraní API a skriptování FileMakeru, ale díky poskytnuté dokumentaci ji lze snadno implementovat. Obě řešení nabízejí výkonné možnosti efektivní integrace e-mailového provozu do aplikace FileMaker.
5. shrnutí
Integrace aplikace FileMaker s aplikací Microsoft Outlook nabízí řadu možností, jak zefektivnit obchodní procesy a zvýšit uživatelskou přívětivost. V závislosti na konkrétních požadavcích a technické infrastruktuře vaší společnosti si můžete vybrat z různých metod navázání spojení mezi oběma systémy:
- Pro jednoduchou integraci e-mailu často stačí nativní funkce "Odeslat poštu" v aplikaci FileMaker.
- Pro složitější požadavky a komplexní funkce jsou vynikající volbou zásuvné moduly, jako je například 360Works Email Plugin.
- Pro moderní cloudová řešení nabízí rozhraní Microsoft Graph API maximální flexibilitu a přístup k celému ekosystému Microsoft 365.
- Platformy pro automatizaci, jako je Zapier nebo Make, jsou vhodné pro uživatele, kteří chtějí vytvářet rychlé a vizuální pracovní postupy, aniž by se museli hlouběji seznamovat s programováním.
Volba správné metody nakonec závisí na konkrétních požadavcích a technických možnostech vaší organizace a také na tom, které funkce aplikace Outlook chcete integrovat do řešení FileMaker.
Pomocí rozhraní Microsoft Graph API můžete integrovat software FileMaker a gFM Business ERP se službami Microsoft 365 a odesílat e-maily, vytvářet záznamy v kalendáři a synchronizovat kontakty. Tyto příklady ukazují základy práce s rozhraním Microsoft Graph API a aplikací FileMaker pomocí příkazů cURL pro odesílání požadavků API a zpracování přijatých dat JSON. Pro zajištění bezproblémové integrace je klíčové důkladné nastavení OAuth 2.0 pro ověřování a dobré zpracování chyb.
