FileMaker e Microsoft Outlook
L'integrazione di FileMaker con Microsoft Outlook consente alle aziende di ottimizzare i processi aziendali combinando la gestione dei dati e la comunicazione in un ambiente senza soluzione di continuità. Tale connessione comporta notevoli vantaggi, soprattutto per quanto riguarda l'automazione dell'invio di e-mail, la gestione dei contatti e le funzionalità del calendario. In questo rapporto esaminiamo i vari modi in cui FileMaker può essere collegato a Microsoft Outlook e spieghiamo i metodi e i plugin più comuni che aiutano a garantire una comunicazione perfetta tra i due sistemi.
1. panoramica della connessione tra FileMaker e Outlook
Microsoft Outlook è uno dei programmi di posta elettronica e calendario più diffusi al mondo e viene spesso utilizzato insieme a Microsoft 365 (ex Office 365). L'integrazione di Outlook con FileMaker consente di controllare le seguenti funzioni direttamente dal database FileMaker:
- Spedizione via e-mailInvio automatico o manuale di e-mail ai clienti in base alle voci del database (ad es. fatture, ordini).
- Gestione dei contattiSincronizzazione e manutenzione dei contatti tra FileMaker e Outlook.
- Integrazione del calendarioCreate e gestite appuntamenti, riunioni o promemoria in Outlook direttamente da FileMaker.
2. possibilità di integrare FileMaker con Microsoft Outlook
Esistono vari metodi e strumenti per collegare FileMaker a Outlook. Si va dalle funzioni native di FileMaker ai plugin e alle API. Le opzioni più comuni sono
- Script FileMaker per l'invio di e-mail tramite Outlook
- Plugin FileMaker specifici per Outlook
- Utilizzo di Microsoft Graph API (basato su cloud)
- Connessione tramite strumenti di automazione come Zapier o Integromat (Make)
2.1 Script FileMaker per l'invio di e-mail tramite Outlook
Uno dei modi più semplici e nativi per collegare FileMaker con Outlook è quello di utilizzare gli script di FileMaker per controllare l'invio di e-mail tramite Outlook.
Funzioni e-mail native: FileMaker offre la possibilità di inviare e-mail direttamente dal database. A tale scopo, utilizzate il comando di script Inviare e-mail. Nella configurazione, è possibile selezionare Outlook come client di posta predefinito, consentendo a FileMaker di accedere direttamente a Outlook.
Esempio di script:
Inviare e-mail [ Inviare tramite client di posta elettronica; A: Clienti::E-mail; Oggetto: "La sua fattura"; Messaggio: "Gentile cliente, le allego la sua fattura attuale"; Allegato: Fatture::PDF; ]
Questo script invia un'e-mail all'indirizzo di posta elettronica memorizzato nel campo cliente, imposta un oggetto predefinito e aggiunge la fattura corrispondente come allegato. Outlook viene aperto come client di posta elettronica e l'utente può controllare e modificare l'e-mail prima che venga inviata.
VantaggiQuesto metodo è facile da implementare, non richiede plugin aggiuntivi e utilizza il client Outlook già installato. È ideale per piccole automazioni.
LimitazioniLa soluzione nativa è relativamente limitata, in quanto non supporta funzionalità avanzate come la gestione del calendario o automazioni complesse (ad esempio, catene di e-mail, e-mail di risposta automatiche). Inoltre, richiede una conferma manuale da parte dell'utente.
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2.2 Plugin di FileMaker specifici per Outlook
Un'opzione più ampia e professionale per integrare FileMaker e Outlook è l'uso di plugin. Questi offrono una maggiore flessibilità ed estendono in modo significativo le funzionalità native di FileMaker. Esistono diversi plugin sviluppati appositamente per collegare FileMaker a Outlook.
Esempio: Plugin e-mail 360Works
Il 360Works Email Plugin è un potente strumento che estende le funzionalità di posta elettronica direttamente in FileMaker. Oltre all'invio e alla ricezione di e-mail, il plugin supporta anche l'integrazione con Outlook per sincronizzare contatti, calendari e funzioni e-mail estese.
Funzioni principali:
Invio e ricezione di e-mail tramite Outlook: Il plugin consente di inviare e-mail direttamente tramite Outlook e di importare le e-mail ricevute in FileMaker.
Sincronizzazione dei contattiSincronizzare i contatti di FileMaker con quelli di Outlook.
Funzioni del calendarioCreare, modificare ed eliminare appuntamenti in Outlook direttamente da FileMaker.
Vantaggi: Non è necessario ricorrere a soluzioni basate su cloud, poiché il plugin viene installato localmente sul server FileMaker e sul client. Funzioni estese, tra cui il supporto per gli allegati ai file, le voci del calendario e la gestione dei contatti.
LimitazioniL'uso dei plugin richiede l'installazione su ogni cliente, il che può causare lavoro amministrativo nelle aziende più grandi. I plugin sono inoltre a pagamento e devono essere concessi in licenza.
Altri plugin popolariOltre al plugin 360Works, esistono altre opzioni come Dacons MailIt o BaseElements Plugin, che consentono l'integrazione con Outlook e offrono opzioni estese per la posta elettronica e il calendario. Nel software ERP gFM-Business, il plugin MailIt di Dacons è utilizzato come base per il client di posta elettronica integrato.
2.3 Utilizzo dell'API Microsoft Graph (basata su cloud)
L'API Microsoft Graph può essere utilizzata per una soluzione moderna e basata sul cloud. Questa API consente di comunicare con i servizi di Microsoft 365, compreso Outlook, a un livello molto dettagliato e flessibile.
Vantaggi dell'API Graph:
- Soluzione basata sul cloud: questa soluzione non richiede installazioni o plugin locali, in quanto comunica direttamente con il cloud Microsoft 365.
- Funzioni complete: L'API Graph consente di accedere a tutte le funzioni di Outlook, tra cui e-mail, contatti, calendario e attività.
- Opzioni di automazione: È possibile creare flussi di lavoro complessi che, ad esempio, inviano automaticamente e-mail in base alle voci del database, creano appuntamenti nel calendario o sincronizzano le informazioni dei contatti.
Esempio:
FileMaker può accedere a servizi Web come Graph API tramite i comandi Insert from URL e cURL per inviare e-mail, creare appuntamenti o sincronizzare i contatti. A tale scopo è necessario implementare chiavi API e meccanismi di autenticazione OAuth.
LimitazioniLa configurazione di Microsoft Graph API richiede competenze tecniche in termini di chiamate API, meccanismi di autenticazione e lavoro con JSON. È una buona opzione per le organizzazioni già fortemente integrate nel cloud Microsoft 365, ma potrebbe essere troppo complessa per i team più piccoli.
2.4 Connessione tramite strumenti di automazione come Zapier o Integromat (Make)
Un altro modo per collegare FileMaker e Outlook è utilizzare piattaforme di automazione come Zapier o Integromat (Make). Questi servizi consentono di creare flussi di lavoro tra diverse applicazioni senza doverli programmare personalmente.
Esempio:
È possibile impostare un flusso di lavoro in Zapier che invia automaticamente un'e-mail in Outlook quando viene creato un nuovo record in FileMaker. A tal fine, è necessario collegare FileMaker e Outlook a Zapier tramite webhook.
Vantaggi: Facilità d'uso: non sono richieste competenze di programmazione, poiché i flussi di lavoro vengono creati tramite un'interfaccia visiva. Flessibilità: Automatizza una serie di attività, tra cui l'invio di e-mail, la sincronizzazione del calendario e la gestione dei contatti.
LimitazioniQueste soluzioni sono solitamente basate su abbonamento e possono diventare costose se utilizzate in modo estensivo. Inoltre, l'uso di Zapier o Make è basato sul cloud, il che potrebbe rappresentare un problema per le aziende che hanno bisogno di lavorare in locale per motivi di sicurezza.
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3. utilizzare Microsoft Graph API per e-mail, appuntamenti e contatti.
L'API Microsoft Graph consente di accedere ai dati e ai servizi del cloud Microsoft 365, tra cui e-mail, calendari, contatti e altro ancora. È possibile integrare FileMaker con Microsoft Graph API per inviare e-mail, creare appuntamenti o sincronizzare i contatti.
Questa guida mostra come utilizzare l'API Microsoft Graph con FileMaker inviando richieste API tramite cURL. Riceverete anche uno script di esempio per l'invio di e-mail e la creazione di voci di calendario.
Prerequisiti:
- Account Microsoft 365 con l'autorizzazione appropriata per l'accesso a Microsoft Graph API.
- Registrazione di app Azure ADper ottenere i token di accesso per l'autenticazione.
- FileMaker Pro e conoscenza di base di JSON e cURL.
- Conoscenza di OAuth 2.0 per l'autenticazione.
Passo 1: registrazione dell'app in Azure AD
Per utilizzare l'API Microsoft Graph, è necessario registrare un'applicazione in Azure Active Directory (AD). In questo modo si otterranno l'ID cliente, l'ID tenant e il Client Secret necessari per l'autenticazione.
- Accedere al portale Azure e navigare in Azure Active Directory.
- Andare su Registrazioni app e cliccare su Nuova registrazione.
- Assegnare un nome all'applicazione e selezionare i tipi di account che possono accedere all'API.
- Alla voce URI di reindirizzamento è possibile aggiungere un URL fittizio (ad esempio, https://localhost).
- Dopo la registrazione, annotare l'ID dell'applicazione (ID client) e l'ID della directory (ID tenant).
- Andare in Certificati e segreti e creare un nuovo segreto cliente. Salvare il valore del segreto del client.
Passo 2: Generare il token OAuth 2.0
È necessario un token di accesso OAuth 2.0 per autenticare le chiamate API a Microsoft Graph. Utilizzare il seguente endpoint API per generare un token:
POST https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token
I parametri del corpo devono essere così:
client_id=YOUR_CLIENT_ID
ambito=https://graph.microsoft.com/.default
client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET
grant_type=client_credentials
Questa richiesta POST fornisce un token di accesso che può essere utilizzato nelle richieste cURL.
Fase 3: Invio di un'e-mail con FileMaker e Microsoft Graph API
Script FileMaker per il recupero del token
Per prima cosa è necessario recuperare il token e salvarlo in una variabile di FileMaker.
Impostare la variabile [$url; valore: "https://login.microsoftonline.com/YOUR_TENANT_ID/oauth2/v2.0/token"].
Impostare la variabile [$body; valore: "client_id=YOUR_CLIENT_ID&scope=https://graph.microsoft.com/.default&client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET&grant_type=client_credentials"].
Inserisci da URL [Selezione; Dialogo: Off; Target: $response; $url; cURL options: "-X POST -H 'Content-Type: application/x-www-form-urlencoded' -d " & $body]
Impostare la variabile [$access_token; Valore: JSONGetElement($response; "access_token")].
Script FileMaker per l'invio di un'e-mail
Dopo aver ricevuto il token di accesso, è possibile inviare un'e-mail utilizzando l'API Microsoft Graph.
Impostare la variabile [$url; valore: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/sendMail"].
Impostare la variabile [$email_body; Valore:
"{
'messaggio': {
Oggetto: "E-mail di prova da FileMaker",
'body': {
contentType": "Text",
content": "Questa è un'e-mail inviata da FileMaker utilizzando l'API Microsoft Graph.
},
toRecipients': [
{
'emailAddress': {
indirizzo': 'empfaenger@example.com'
}
}
]
},
saveToSentItems': 'true'
}"]
Inserisci da URL [Selezione; Dialogo: Off; Obiettivo: $url;
cURL options: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & " -H 'Content-Type: application/json' -d " & $email_body]
Questo script utilizza lo script paste-from-URL di FileMaker per inviare una richiesta POST all'API Microsoft Graph e inviare un'e-mail.
Esempio di script per la creazione di una voce di calendario
Il seguente script crea un nuovo appuntamento nel calendario dell'utente collegato.
Impostare la variabile [$url; valore: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events"].
Impostare la variabile [$event_body; Valore:
"{
Oggetto: "Riunione con FileMaker API",
'body': {
contentType": "HTML",
'content': 'Discussione sull'integrazione di FileMaker con Microsoft Graph API.
},
'inizio': {
'dateTime': '2023-09-01T10:00:00',
timeZone': 'Ora solare del Pacifico'.
},
'end': {
'dateTime': '2023-09-01T11:00:00',
timeZone': 'Ora solare del Pacifico'.
},
'partecipanti': [
{
'emailAddress': {
indirizzo': 'teilnehmer@example.com'
},
tipo': 'obbligatorio'
}
]
}"]
Inserisci da URL [Selezione; Dialogo: Off; Obiettivo: $url;
cURL options: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & " -H 'Content-Type: application/json' -d " & $event_body]
Questo script crea una voce di calendario per una riunione nel calendario dell'utente. È possibile modificare la data, l'ora e i partecipanti a seconda delle esigenze.
Esempio di script per la sincronizzazione dei contatti
Questo script mostra come è possibile sincronizzare un contatto in Microsoft 365 con FileMaker.
Impostare la variabile [$url; valore: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/contacts"].
Impostare la variabile [$contact_body; Valore:
"{
Nome": "Max",
cognome': 'Mustermann',
Indirizzi e-mail': [
{
indirizzo": "max.mustermann@example.com",
nome": "Max Mustermann
}
],
businessPhones': [
'+49 123 456789'
]
}"]
Inserisci da URL [Selezione; Dialogo: Off; Obiettivo: $url;
cURL options: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & " -H 'Content-Type: application/json' -d " & $contact_body]
Questo script aggiunge un nuovo contatto con nome, cognome, e-mail e numero di telefono all'account Microsoft 365 dell'utente.
FileMaker ERP con client di posta elettronica integrato e sincronizzazione con Apple Calendar.
Ulteriori informazioni
4. domande frequenti su FileMaker e Microsoft Outlook
- Come posso collegare FileMaker a Microsoft Outlook?
- È possibile collegare FileMaker a Microsoft Outlook tramite l'API Microsoft Graph o i driver ODBC. Ciò consente di accedere alle e-mail, ai contatti e alle voci del calendario direttamente da FileMaker.
- Quali dati è possibile sincronizzare tra FileMaker e Outlook?
- È possibile sincronizzare e-mail, contatti, voci di calendario e attività. Questi dati possono essere importati da Outlook in FileMaker o scritti da FileMaker in Outlook.
- Quale metodo di autenticazione utilizza l'API Microsoft Graph per Outlook?
- L'API Microsoft Graph utilizza OAuth 2.0. Per stabilire una connessione, è necessario registrare un'applicazione in Azure Active Directory e ottenere un token di accesso con l'ID e il segreto del cliente.
- Posso importare le e-mail da Outlook a FileMaker?
- Sì, è possibile inviare una richiesta GET tramite l'API Microsoft Graph per recuperare i dati delle e-mail da Outlook e memorizzarli in FileMaker. Ciò consente di gestire le e-mail all'interno del database FileMaker.
- Come posso inviare e-mail direttamente da FileMaker con Microsoft Outlook?
- È possibile inviare una richiesta POST all'API Microsoft Graph per inviare e-mail direttamente da FileMaker tramite Outlook. È possibile trasmettere i dati delle e-mail, come il destinatario, l'oggetto e il messaggio, in formato JSON.
- Posso importare i contatti di Outlook in FileMaker?
- Sì, è possibile importare i contatti di Outlook in FileMaker tramite l'API Microsoft Graph. Una richiesta GET all'endpoint dei contatti consente di ottenere i dati dei contatti e di salvarli in FileMaker.
- Come posso integrare il calendario di Outlook in FileMaker?
- È possibile recuperare i dati del calendario tramite l'API Microsoft Graph effettuando una richiesta GET all'endpoint del calendario. Le voci del calendario possono quindi essere visualizzate o modificate in FileMaker.
- Come si fa a gestire i limiti dell'API quando si collegano FileMaker e Outlook?
- L'API Microsoft Graph ha dei limiti API che limitano il numero di richieste per unità di tempo. Assicurarsi che gli script inviino solo le chiamate API necessarie e che sia implementata la gestione degli errori per reagire ai limiti dell'API.
- Quali sono i vantaggi dell'integrazione di FileMaker con Outlook?
- L'integrazione consente di gestire e-mail, contatti e calendari in modo centralizzato in FileMaker. Ciò consente di risparmiare tempo e di ridurre la necessità di sistemi separati, rendendo i flussi di lavoro più efficienti.
- Esistono alternative all'API Microsoft Graph per l'invio di e-mail in FileMaker?
- Sì, è possibile inviare e-mail direttamente da FileMaker via SMTP senza utilizzare Outlook. A tale scopo, utilizzate il comando "Invia al destinatario e-mail" di FileMaker, che utilizza le opzioni e-mail integrate nel sistema.
- Che cos'è il 360Works Email Plugin e come può essere utilizzato per inviare e-mail in FileMaker?
- 360Works Email Plugin è un plug-in per FileMaker che offre funzioni estese per la posta elettronica. Consente di inviare e-mail via SMTP, recuperare e-mail via IMAP e supporta allegati, e-mail HTML e molto altro.
- Quali vantaggi offre il 360Works Email Plugin rispetto alla funzione e-mail integrata di FileMaker?
- Il 360Works Email Plugin offre maggiore flessibilità e funzioni avanzate, come l'accesso IMAP per recuperare le e-mail, il supporto per le e-mail HTML, l'allegazione di più file e la registrazione dettagliata degli errori. È l'ideale per i requisiti di posta elettronica più impegnativi.
- Posso usare il 360Works Email Plugin per inviare e-mail di massa?
- Sì, il 360Works Email Plugin è ottimo per l'invio di e-mail di massa. È possibile creare script in FileMaker per inviare e-mail personalizzate a un gran numero di destinatari e automatizzare il processo di invio.
- Posso gestire le e-mail di diversi account con il plugin 360Works Email?
- Sì, il plugin supporta la gestione di più account e-mail. È possibile configurare diversi server SMTP e impostazioni IMAP per inviare o recuperare le e-mail da diversi account.
- L'integrazione di FileMaker con Outlook o con un plug-in di posta elettronica è difficile?
- L'integrazione tramite Microsoft Graph API o 360Works Email Plugin richiede la conoscenza della comunicazione API e dello scripting di FileMaker, ma è facile da implementare grazie alla documentazione fornita. Entrambe le soluzioni offrono opzioni potenti per integrare in modo efficiente il traffico e-mail in FileMaker.
5. riepilogo
L'integrazione di FileMaker con Microsoft Outlook offre una moltitudine di possibilità per rendere più efficienti i processi aziendali e aumentare la facilità d'uso. A seconda dei requisiti specifici e dell'infrastruttura tecnica della vostra azienda, potete scegliere tra vari metodi per stabilire una connessione tra i due sistemi:
- La funzione nativa "Invia posta" di FileMaker è spesso sufficiente per una semplice integrazione della posta elettronica.
- Per requisiti più complessi e funzioni complete, plugin come 360Works Email Plugin sono una scelta eccellente.
- Per le moderne soluzioni basate sul cloud, l'API Microsoft Graph offre la massima flessibilità e l'accesso all'intero ecosistema Microsoft 365.
- Le piattaforme di automazione come Zapier o Make sono adatte agli utenti che desiderano creare flussi di lavoro rapidi e visivi senza dover familiarizzare con la programmazione.
La scelta del metodo giusto dipende in ultima analisi dai requisiti specifici e dalle capacità tecniche della vostra organizzazione, nonché dalle funzioni di Outlook che desiderate integrare nella vostra soluzione FileMaker.
Con la Microsoft Graph API, è possibile integrare FileMaker e il software ERP gFM Business con i servizi di Microsoft 365 per inviare e-mail, creare voci di calendario e sincronizzare i contatti. Questi esempi mostrano le basi del lavoro con Microsoft Graph API e FileMaker, utilizzando i comandi cURL per inviare richieste API ed elaborare i dati JSON ricevuti. Una solida configurazione di OAuth 2.0 per l'autenticazione e una buona gestione degli errori sono fondamentali per garantire integrazioni senza problemi.
