8.3 Connecter FileMaker à Zapier
Zapier est une plateforme d'automatisation qui permet de relier différentes applications et services entre eux et d'automatiser des processus sans avoir besoin de connaissances en programmation. Comme FileMaker de Claris ne dispose pas d'une intégration directe de Zapier, il faut utiliser des méthodes alternatives pour connecter FileMaker à Zapier, comme l'utilisation des API FileMaker ou des Webhooks. Ce guide montre étape par étape comment utiliser Zapier avec FileMaker pour créer un flux de travail automatisé. L'exemple utilisé est l'automatisation de l'envoi d'e-mails aux clients après la création d'un nouvel enregistrement dans FileMaker.
Table des matières
- 8.3 Connecter FileMaker à Zapier
- 1. conditions préalables
- 2. configurer la base de données FileMaker
- Quatre plateformes ERP FileMaker pour des processus opérationnels optimaux.
- 2. configurer la base de données FileMaker
- 3. configurer les hôtes Web FileMaker
- Cours accéléré FileMakerApprentissage rapide et efficace de FileMaker en 20 chapitres.
- 4. configurer l'envoi d'e-mails avec Zapier
- 5. mise à jour du statut dans FileMaker
- 6. possibilités d'extension
- Logiciel ERP FileMaker avec gestion des marchandises, CRM et facturation, adaptable de manière flexible.
- Foire aux questions sur FileMaker et le Zapier
- Résumé
1. conditions préalables
Avant de commencer, assurez-vous que vous remplissez les conditions suivantes :
- Compte Zapier: Vous devez avoir un compte Zapier actif.
- Licence FileMaker: FileMaker Pro ou FileMaker Server avec API activée ou moteur de publication Web.
- Webhooks de Zapier: Ce service Zapier est utilisé pour recevoir des données de FileMaker et y répondre.
- Base de données FileMaker: Une base de données FileMaker simple avec des informations sur les clients et des rubriques d'e-mail.
2. configurer la base de données FileMaker
Créez un modèle dans votre base de données FileMaker et les rubriques correspondantes qui seront utilisées pour l'automatisation :
- Nom du client: champ de texte pour le nom du client.
- Adresse électronique: champ de texte pour l'adresse e-mail du client.
- Message: champ de texte pour le message à envoyer.
- Statut de l'ensemble de données: champ de texte indiquant le statut de l'enregistrement (par exemple "e-mail envoyé").
Quatre plateformes ERP FileMaker pour des processus opérationnels optimaux.
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2. configurer la base de données FileMaker
Créez un modèle dans votre base de données FileMaker et les rubriques correspondantes qui seront utilisées pour l'automatisation :
- Nom du client: champ de texte pour le nom du client.
- Adresse électronique: champ de texte pour l'adresse e-mail du client.
- Message: champ de texte pour le message à envoyer.
- Statut de l'ensemble de données: champ de texte indiquant le statut de l'enregistrement (par exemple "e-mail envoyé").
3. configurer les hôtes Web FileMaker
Pour connecter FileMaker à Zapier, vous pouvez utiliser des webhooks. Il s'agit d'une requête HTTP envoyée par FileMaker à Zapier lorsqu'un événement spécifique se produit (par exemple, lorsqu'un nouvel enregistrement est créé).
Étapes à suivre pour configurer un hôte Web dans FileMaker :
Créer un script FileMaker :
Créez un script FileMaker qui sera exécuté dès qu'un nouvel enregistrement sera créé ou mis à jour. Ce script enverra le webhook à Zapier.
Exemple de script :
Définir la variable [$url ; valeur : "https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/"] Définir une variable [$data ; Valeur:
JSONSetElement ( "{}" ; ["name" ; Nom du client ; chaîne de caractères JSON] ; ["email" ; adresse électronique ; chaîne de caractères JSON] ; ["message" ; message ; chaîne de caractères JSON] )] Insérer depuis URL [Dialogue : Désactivé ; Destination : $response ; $url ; HTTP POST ; $data]
Dans ce script, un objet JSON est créé avec les valeurs des champs "Nom du client", "Adresse e-mail" et "Message" et envoyé à l'URL du webhook Zapier.
Configurer un webhook dans Zapier :
- Connectez-vous à votre compte Zapier et créez un nouveau "Zap".
- Sélectionnez "Webhook by Zapier" comme application déclencheuse.
- Sélectionnez l'option "Catch Hook" pour créer un récepteur d'événements Webhook.
Zapier génère une URL unique (par exemple https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/) que vous utilisez dans votre script FileMaker.
Tester le webhook :
Exécutez votre script FileMaker en créant un nouvel enregistrement ou en mettant à jour un enregistrement existant.
Zapier devrait recevoir l'événement Webhook et vous donner un aperçu des données envoyées par FileMaker.
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4. configurer l'envoi d'e-mails avec Zapier
Une fois que Zapier a reçu le Webhook de FileMaker, l'étape suivante est mise en place dans votre Zap : L'envoi d'un e-mail au client.
Sélectionner le service de messagerie dans Zapier :
- Ajoutez une nouvelle action après le déclencheur "Webhook by Zapier".
- Sélectionnez "Gmail" (ou un autre service de messagerie comme "Outlook" ou "Mailjet") comme application.
- Sélectionnez l'action "Send Email".
Configuration du courrier électronique :
Zapier vous demandera d'indiquer l'adresse du destinataire. Utilisez ici la rubrique "email" transmise depuis le webhook FileMaker.
Ajoutez le nom du client et le message des données du webhook comme contenu de l'e-mail.
Phase de test finale :
Testez l'ensemble du flux de travail en créant un nouvel enregistrement dans FileMaker. FileMaker envoie le webhook à Zapier et Zapier déclenche ensuite l'envoi de l'e-mail au client.
5. mise à jour du statut dans FileMaker
Pour vous assurer que FileMaker sait que l'e-mail a été envoyé avec succès, vous pouvez configurer une étape supplémentaire dans Zapier, qui fournira une mise à jour d'état à la base de données FileMaker.
- Mettre à jour la base de données FileMaker :
- Ajoutez une autre action à la fin de votre zap, qui enverra une commande HTTP POST à l'API FileMaker.
- Pour ce faire, utilisez la commande API FileMaker Data pour mettre à jour le statut de l'enregistrement correspondant, par exemple à "Envoyé par e-mail".
Vous pouvez mettre en place cela avec une deuxième action Webhook dans Zapier, qui s'adresse directement à FileMaker.
6. possibilités d'extension
De nombreuses autres automatisations peuvent être réalisées avec Zapier et FileMaker, comme par exemple
- Notifications par SMS: utiliser des services tels que Twilio pour envoyer des alertes SMS automatiques aux clients lorsque certains événements se produisent dans FileMaker.
- Synchronisation CRM: Connectez FileMaker à des systèmes CRM tels que Salesforce ou HubSpot pour synchroniser les données clients entre les systèmes.
- Intégration de Google Sheets: Exportez automatiquement les données FileMaker vers Google Sheets pour créer des rapports ou des analyses.
Logiciel ERP FileMaker avec gestion des marchandises, CRM et facturation, adaptable de manière flexible.
Plus d'informations Foire aux questions sur FileMaker et le Zapier
- Comment connecter FileMaker à Zapier ?
- La connexion directe entre FileMaker et Zapier nécessite l'utilisation de l'API FileMaker Data ou des fonctions Webhook de Zapier. L'API FileMaker Data permet d'envoyer et de recevoir des données de et vers FileMaker via des requêtes HTTP, tandis que Zapier automatise les flux de travail en utilisant des déclencheurs et des actions.
- Qu'est-ce que Zapier et comment peut-il aider FileMaker ?
- Zapier est une plateforme qui permet de relier des applications et de créer des flux de travail automatisés, appelés zaps. L'intégration de FileMaker avec Zapier permet d'automatiser des tâches telles que la synchronisation des données entre FileMaker et d'autres applications telles que Google Sheets, Trello, Slack et bien d'autres.
- De quoi ai-je besoin pour connecter FileMaker à Zapier ?
- Vous devez disposer d'une instance FileMaker Server en cours d'exécution avec l'API FileMaker Data activée. Vous devez également fournir des informations d'accès à l'API (nom d'utilisateur, mot de passe, URL de la base de données et jeton) pour connecter FileMaker à Zapier. Vous devez créer un compte sur le site Zapier pour pouvoir créer des Zaps.
- Puis-je exporter des données de FileMaker vers Zapier ?
- Oui, l'API FileMaker Data vous permet d'exporter des données depuis FileMaker. Vous créez un zap qui se déclenche par exemple en cas de modification ou de création d'un nouvel enregistrement dans FileMaker et qui transmet les données à une autre application, comme Google Sheets ou MailChimp.
- Puis-je importer des données de Zapier dans FileMaker ?
- Oui, vous pouvez importer des données de Zapier dans FileMaker via des webhooks ou l'API FileMaker Data. Par exemple, un Zap peut déclencher une action qui crée automatiquement de nouveaux enregistrements dans FileMaker ou met à jour les enregistrements existants lorsque quelque chose se passe dans une autre application comme Trello ou Salesforce.
- Quelles données puis-je synchroniser entre FileMaker et Zapier ?
- Vous pouvez synchroniser presque tous les types de données pris en charge par FileMaker, comme les contacts, les commandes, les produits, les rendez-vous ou les factures. Zapier peut faire office d'intergiciel pour transférer ces données entre FileMaker et des centaines d'autres applications.
- Comment configurer l'API FileMaker Data pour l'intégration de Zapier ?
- Tout d'abord, vous devez vous assurer que l'API FileMaker Data est activée sur votre FileMaker Server. Ensuite, créez des identifiants d'accès à l'API et utilisez-les dans les appels Webhook ou les post-requests HTTP de Zapier. Vous configurez ensuite des scripts dans FileMaker qui reçoivent et traitent les requêtes API.
- Qu'est-ce que les webhooks et en quoi sont-ils utiles pour l'intégration FileMaker-Zapier ?
- Les webhooks sont des requêtes HTTP qu'une application (Zapier) envoie à une autre (FileMaker) lorsqu'un événement spécifique se produit. Dans l'intégration FileMaker-Zapier, les webhooks peuvent être utilisés pour synchroniser immédiatement des données ou déclencher des actions dans FileMaker, par exemple la création d'un nouvel enregistrement lors d'une mise à jour dans une application connectée.
- Puis-je utiliser les flux de travail papier FileMaker pour plusieurs applications à la fois ?
- Oui, un Zap peut englober plusieurs applications. Par exemple, vous pourriez récupérer des données dans FileMaker, les enregistrer dans Google Sheets, puis envoyer une notification dans Slack. Zapier offre un moyen flexible d'orchestrer des flux de travail sur différentes plateformes.
- Comment automatiser la synchronisation des données entre FileMaker et d'autres applications via Zapier ?
- Vous pouvez créer des zaps qui synchronisent automatiquement les données avec d'autres applications lorsque des modifications sont apportées à FileMaker. Par exemple, vous pouvez configurer un zap pour importer automatiquement les nouveaux prospects de FileMaker dans MailChimp ou pour créer de nouvelles commandes de Salesforce dans FileMaker.
- Quelles précautions de sécurité dois-je prendre lorsque je connecte FileMaker à Zapier ?
- Il est important de sécuriser l'API FileMaker Data à l'aide du cryptage SSL afin de protéger le transfert de données. Vous devez également mettre en place des restrictions d'accès à l'API afin de vous assurer que seules les applications et les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données sensibles. Veillez à effectuer des sauvegardes sûres et régulières de votre base de données FileMaker.
- La connexion de FileMaker à Zapier est-elle compliquée ?
- La connexion de FileMaker à Zapier nécessite une compréhension de base des API, des webhooks et des requêtes HTTP, mais elle est réalisable. Zapier fournit une plate-forme conviviale qui simplifie le processus d'automatisation. En outre, l'API FileMaker Data offre des possibilités flexibles pour échanger efficacement des données entre les systèmes. Avec une configuration adéquate, vous pouvez mettre en place des flux de travail automatisés qui facilitent considérablement votre travail.
Résumé
En combinant Zapier et FileMaker, les utilisateurs allemands peuvent automatiser leurs processus commerciaux de manière simple et efficace. Grâce à Webhooks, les données de FileMaker peuvent être intégrées à Zapier, puis transmises automatiquement à d'autres services tels que les fournisseurs d'e-mail, les systèmes CRM ou les services SMS. Bien que FileMaker ne propose pas d'intégration native à Zapier, Webhooks et l'API FileMaker Data permettent néanmoins une intégration flexible et puissante avec d'autres outils. Cette solution est particulièrement adaptée aux entreprises qui souhaitent automatiser des processus tels que l'envoi d'e-mails, les notifications ou la synchronisation des données, afin d'économiser du temps et des ressources.
