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Conectar FileMaker con Zapier

  • Conecte FileMaker con Zapier y utilice numerosos servicios en línea.
Consejos e instrucciones de FileMaker

8.3 Conectar FileMaker con Zapier

Zapier es una plataforma de automatización que permite conectar distintas apps y servicios y automatizar procesos sin necesidad de tener conocimientos de programación. Dado que FileMaker by Claris no dispone de integración directa con Zapier, es necesario utilizar métodos alternativos para conectar FileMaker a Zapier, como el uso de API de FileMaker o webhooks. Esta guía muestra paso a paso cómo utilizar Zapier junto con FileMaker para crear un flujo de trabajo automatizado. Como ejemplo, automatizaremos el envío de correos electrónicos a los clientes después de crear un nuevo registro en FileMaker.

1. requisitos

Antes de empezar, asegúrate de que cumples los siguientes requisitos:

  • Cuenta ZapierNecesitas una cuenta Zapier activa.
  • Licencia de FileMakerFileMaker Pro o FileMaker Server con API activada o Web Publishing Engine.
  • Webhooks de ZapierEste servicio Zapier se utiliza para recibir y responder a datos de FileMaker.
  • Base de datos FileMakerUna sencilla base de datos FileMaker con información de clientes y campos de correo electrónico.

2. configuración de la base de datos FileMaker

Cree una presentación y los campos correspondientes en su base de datos FileMaker que se utilizarán para la automatización:

  • Nombre del clienteCampo de texto para el nombre del cliente.
  • Correo electrónicoCampo de texto para la dirección de correo electrónico del cliente.
  • MensajeCampo de texto para el mensaje a enviar.
  • Estado del registro de datosCampo de texto que indica el estado del registro de datos (por ejemplo, "Correo electrónico enviado").

Cuatro plataformas FileMaker ERP para optimizar los procesos operativos.

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2. configuración de la base de datos FileMaker

Cree una presentación y los campos correspondientes en su base de datos FileMaker que se utilizarán para la automatización:

  • Nombre del clienteCampo de texto para el nombre del cliente.
  • Correo electrónicoCampo de texto para la dirección de correo electrónico del cliente.
  • MensajeCampo de texto para el mensaje a enviar.
  • Estado del registro de datosCampo de texto que indica el estado del registro de datos (por ejemplo, "Correo electrónico enviado").

3. configurar los webhooks de FileMaker

Para conectar FileMaker a Zapier, puede utilizar webhooks. Se trata de una solicitud HTTP que se envía desde FileMaker a Zapier cuando se produce un evento determinado (por ejemplo, cuando se crea un nuevo registro).

Pasos para configurar un webhook en FileMaker:

Crear guión de FileMaker:

Cree un script de FileMaker que se ejecutará en cuanto se cree o actualice un nuevo registro. Este script enviará el webhook a Zapier.

Ejemplo de guión:

Establecer variable [$url; valor: "https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/"]
Establecer variable [$data; Valor: 
JSONSetElement ( "{}" ;
    ["nombre"; nombre del cliente; JSONString] ;
    ["email"; dirección de correo electrónico; JSONString] ;
    ["message"; mensaje; JSONString]
)]

Insertar desde URL [Diálogo: Apagado; Destino: $response; $url; HTTP POST; $data]

En este script, se crea un objeto JSON con los valores de los campos "Nombre del cliente", "Dirección de correo electrónico" y "Mensaje" y se envía a la URL del webhook de Zapier.

Configurar webhook en Zapier:
  • Inicie sesión en su cuenta Zapier y cree un nuevo "Zap".
  • Seleccione "Webhook by Zapier" como aplicación desencadenante.
  • Seleccione la opción "Catch Hook" para crear un receptor de eventos webhook.

Zapier genera una URL única (por ejemplo, https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/) que usted utiliza en su script de FileMaker.

Webhook de prueba:

Ejecute el guión de FileMaker creando un nuevo registro o actualizando uno existente.

Zapier debería recibir el evento webhook y mostrarle una vista previa de los datos enviados desde FileMaker.

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4. configurar el envío de correos electrónicos con Zapier

Después de que Zapier haya recibido el webhook de FileMaker, se configura el siguiente paso en su Zap: Enviar un correo electrónico al cliente.

Seleccione el servicio de correo electrónico en Zapier:
  • Añade una nueva acción después del activador "Webhook by Zapier".
  • Selecciona "Gmail" (u otro servicio de correo electrónico como "Outlook" o "Mailjet") como aplicación.
  • Seleccione la acción "Enviar correo electrónico".
Configuración del correo electrónico:

Zapier le pedirá que introduzca la dirección del destinatario. Utilice aquí el campo "correo electrónico", que se transfirió desde el webhook de FileMaker.

Añade el nombre del cliente y el mensaje de los datos del webhook como contenido del correo electrónico.

Fase de prueba final:

Pruebe todo el flujo de trabajo creando un nuevo registro en FileMaker. FileMaker envía el webhook a Zapier y Zapier activa el envío del correo electrónico al cliente.

5. actualización de estado en FileMaker

Para asegurarse de que FileMaker sabe que el correo electrónico se ha enviado correctamente, puede configurar un paso adicional en Zapier que proporcione a la base de datos de FileMaker una actualización de estado.

  • Actualizar la base de datos FileMaker:
    • Al final de su zap, añada otra acción que envíe un comando HTTP POST a la API de FileMaker.
    • Para ello, utilice el comando API de datos de FileMaker para actualizar el estado del registro de datos correspondiente, por ejemplo, a "Correo electrónico enviado".

Puede configurar esto con una segunda acción de webhook en Zapier que se dirija directamente a FileMaker.

6. opciones de ampliación

Se pueden realizar muchas otras automatizaciones con Zapier y FileMaker, por ejemplo:

  • Notificaciones por SMSUtilice servicios como Twilio para enviar notificaciones SMS automáticas a los clientes cuando se produzcan determinados eventos en FileMaker.
  • Sincronización de CRMConecte FileMaker con sistemas CRM como Salesforce o HubSpot para sincronizar los datos de los clientes entre los sistemas.
  • Integración con Google SheetsExporte automáticamente datos de FileMaker a Google Sheets para crear informes o análisis.

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Preguntas frecuentes sobre FileMaker y Zapier

  • ¿Cómo puedo conectar FileMaker con Zapier?
    • La conexión directa entre FileMaker y Zapier requiere el uso de la API de datos de FileMaker o las funciones de webhook en Zapier. La API de datos de FileMaker permite enviar y recibir datos desde y hacia FileMaker mediante solicitudes HTTP, mientras que Zapier automatiza los flujos de trabajo mediante activadores y acciones.
  • ¿Qué es Zapier y cómo puede ayudar a FileMaker?
    • Zapier es una plataforma que permite conectar aplicaciones y crear flujos de trabajo automatizados llamados Zaps. Al integrar FileMaker con Zapier, puedes automatizar tareas como la sincronización de datos entre FileMaker y otras apps como Google Sheets, Trello, Slack y muchas más.
  • ¿Qué necesito para conectar FileMaker a Zapier?
    • Necesita una instancia en ejecución de FileMaker Server con la API de datos de FileMaker activada. También deberá proporcionar las credenciales de la API (nombre de usuario, contraseña, URL de la base de datos y token) para conectar FileMaker a Zapier. Debe configurar una cuenta en el sitio de Zapier para crear Zaps.
  • ¿Puedo exportar datos de FileMaker a Zapier?
    • Sí, puede exportar datos desde FileMaker a través de la API de datos de FileMaker. Se crea un Zap que se activa, por ejemplo, cuando se realizan cambios o se crea un nuevo registro en FileMaker y reenvía los datos a otra app como Google Sheets o MailChimp.
  • ¿Puedo importar datos de Zapier a FileMaker?
    • Sí, puede importar datos de Zapier a FileMaker mediante webhooks o la API de datos de FileMaker. Por ejemplo, un Zap puede activar una acción que cree automáticamente nuevos registros en FileMaker o actualice los existentes cuando ocurra algo en otra aplicación como Trello o Salesforce.
  • ¿Qué datos puedo sincronizar entre FileMaker y Zapier?
    • Puede sincronizar casi cualquier tipo de datos que admita FileMaker, como contactos, pedidos, productos, citas o facturas. Zapier puede actuar como middleware para transferir estos datos entre FileMaker y cientos de otras aplicaciones.
  • ¿Cómo configuro la API de datos de FileMaker para la integración con Zapier?
    • En primer lugar, debe asegurarse de que la API de datos de FileMaker está activada en FileMaker Server. A continuación, cree credenciales de API y utilícelas en las llamadas de webhook de Zapier o en las solicitudes de publicación HTTP. A continuación, configure guiones en FileMaker que reciban y procesen solicitudes de API.
  • ¿Qué son los webhooks y cómo ayudan en la integración FileMaker-Zapier?
    • Los webhooks son solicitudes HTTP que una aplicación (Zapier) envía a otra (FileMaker) cuando se produce un evento específico. En la integración FileMaker-Zapier, los webhooks se pueden utilizar para sincronizar datos de forma inmediata o desencadenar acciones en FileMaker, por ejemplo, crear un nuevo registro cuando se produce una actualización en una app conectada.
  • ¿Puedo utilizar los flujos de trabajo en papel de FileMaker para varias aplicaciones al mismo tiempo?
    • Sí, un Zap puede incluir múltiples aplicaciones. Por ejemplo, podría extraer datos de FileMaker, guardarlos en Google Sheets y, a continuación, enviar una notificación en Slack. Zapier ofrece una forma flexible de orquestar flujos de trabajo entre distintas plataformas.
  • ¿Cómo puedo automatizar la sincronización de datos entre FileMaker y otras apps mediante Zapier?
    • Puede crear Zaps que sincronicen automáticamente los datos con otras apps cuando se realicen cambios en FileMaker. Por ejemplo, puedes configurar un Zap que importe automáticamente nuevos clientes potenciales de FileMaker a MailChimp o que cree nuevos pedidos de Salesforce en FileMaker.
  • ¿Qué precauciones de seguridad debo tomar al conectar FileMaker a Zapier?
    • Es importante proteger la API de datos de FileMaker con cifrado SSL para proteger la transmisión de datos. También debe configurar restricciones de acceso a la API para garantizar que solo las aplicaciones y los usuarios autorizados puedan acceder a los datos confidenciales. Asegúrese de realizar copias de seguridad seguras y periódicas de su base de datos de FileMaker.
  • ¿Es complicada la conexión entre FileMaker y Zapier?
    • Conectar FileMaker a Zapier requiere conocimientos básicos de API, webhooks y solicitudes HTTP, pero es factible. Zapier proporciona una plataforma fácil de usar que simplifica el proceso de automatización. Además, la API de datos de FileMaker ofrece formas flexibles de intercambiar datos de forma eficaz entre sistemas. Con la configuración adecuada, puede establecer flujos de trabajo automatizados que faciliten enormemente su trabajo.

Resumen

Al combinar Zapier y FileMaker, los usuarios alemanes pueden automatizar sus procesos empresariales de forma fácil y eficaz. Con la ayuda de los webhooks, los datos de FileMaker pueden integrarse en Zapier y, a continuación, reenviarse automáticamente a otros servicios como proveedores de correo electrónico, sistemas CRM o servicios SMS. Aunque FileMaker no ofrece integración nativa con Zapier, los Webhooks y la API de datos de FileMaker permiten una integración flexible y potente con otras herramientas. Esta solución es especialmente adecuada para empresas que desean automatizar procesos como el envío de correos electrónicos, las notificaciones o la sincronización de datos para ahorrar tiempo y recursos.

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