Někdy jde o maličkosti, které prostě potřebujete znát, abyste si usnadnili každodenní práci s počítačem. Jeden Podnikový software slouží k uložení co největšího množství firemních dat ve strukturované podobě, a proto je obvykle poměrně složitý. V tomto článku vám představíme deset krátkých tipů a triků, které vám usnadní práci se systémem založeným na platformě FileMaker. CRM-fakturace a Systém správy zboží gFM-Business.
Během práce můžete během okamžiku otevírat nová okna, vyvolávat funkce programu z různých nabídek, snadno vytvářet složité vyhledávací dotazy, nahrazovat data vypočtenými hodnotami v libovolném počtu datových záznamů současně nebo vytvářet odstupňované ceny pomocí cenových skupin v programu. Správa článků. Tipy a triky uvedené v tomto článku vám pomohou pracovat s aplikací gFM-Business rychleji a efektivněji. Některé z následujících tipů jsou univerzální a lze je použít i v jiných řešeních FileMaker.
Otevřete nové okno podržením klávesy Shift (Light/Professional).
Představte si, že pracujete s obchodním softwarem gFM-Business a právě jste vytvořili složitý vyhledávací dotaz. O chvíli později zazvoní telefon a zákazník potřebuje informace o některých údajích uložených v systému gFM-Business. Abyste nemuseli opouštět právě vytvořený vyhledávací dotaz, můžete použít funkci [Nová instance]která se nachází vpravo v horní části Navigační panel otevřít nové okno. V novém okně je k dispozici zcela nová instance aplikace gFM-Business, ve které můžete navigovat, vyhledávat nebo provádět libovolné funkce. Váš dříve vytvořený vyhledávací dotaz je stále v prvním okně aplikace gFM-Business. Jakmile zákazník zavěsí a obdrží od vás informace, můžete nové okno jednoduše zavřít a vrátit se k dříve vytvořenému vyhledávacímu dotazu.
Ještě jednodušší je otevřít nové okno podržením klávesy [Shift]-tlačítko (velká písmena) pro kliknutí na libovolné navigační tlačítko. Cílová maska tlačítka, na které jste klikli, se pak automaticky otevře v novém okně. Tuto funkci lze použít také v hlavní nabídce a v položkách z datových portálů.
Odstranění výběru v přepínačích pomocí klávesy Shift
Některá pole v systému gFM-Business se zobrazují jako tzv. přepínače. Jedná se o výběrová pole, ve kterých lze zadat pouze jednu hodnotu z několika hodnot. Pokud je hodnota již aktivní a poté kliknete na jinou hodnotu, je aktivní pouze nová hodnota a stará hodnota je poté opět neaktivní. Co však uděláte, pokud pole již nemá obsahovat žádnou hodnotu, tj. aktivní hodnota má být odstraněna, aniž by se jiná hodnota stala aktivní? V takovém případě klikněte na aktivní hodnotu pomocí příkazu [Shift]-key (velká písmena). Aktivní hodnota se pak odstraní, aniž by se v poli stala aktivní jiná hodnota. Pole je pak prázdné.
Funkce a oblíbené položky v gFM-Business
Systém gFM-Business nabízí v každém modulu řadu funkcí, pomocí kterých lze upravovat nebo zpracovávat příslušná data. V Řízení zákazníků najdete funkce jako "Nový zákazník", "Nová nabídka", "Nová faktura" a mnoho dalších funkcí. Všechny funkce jsou přístupné buď prostřednictvím tlačítka funkcí zcela vlevo ve spodní části okna, nebo pomocí tlačítka Funkční panel nebo na panelu nabídek pod položkou nabídky [Funkce] lze vyvolat.
Pro nejčastěji používané funkce lze na každou obrazovku v aplikacích gFM Business Light a Professional umístit až pět tlačítek oblíbených funkcí. Protože tato tlačítka lze definovat pro každého uživatele zvlášť, konfiguraci tlačítek oblíbených položek naleznete v položce nabídky [Nastavení > Uživatel > Tlačítka]. Vpravo nahoře nad seznamem rozložení vyberte požadovaného uživatele, pro kterého chcete definovat tlačítka. Poté můžete pro každé rozložení (počítač nebo iPad) definovat až pět tlačítek, pomocí kterých lze kliknutím myši vyvolat odpovídající funkce.
Další obrazovka pro definování tlačítek oblíbených položek se nachází v části [Nastavení > Vzhled > Tlačítka]. Zde můžete definovat, která tlačítka mají být automaticky přednastavena při vytváření nových uživatelů ve správě uživatelů.
Automatické zadávání dialogů (Light/Professional)
Podobně jako u tlačítek oblíbených položek lze i automatické položky v dialogových oknech zadat pro každého uživatele zvlášť. Pro každého uživatele lze například definovat takové údaje, jako je typ adresy, kód země, místo uložení nebo dokonce číslo při zadávání nových položek. Pokud uživatel vyvolá dialog, pro který byly předem definovány hodnoty, jsou tyto odpovídající hodnoty automaticky zadány v dialogu.
Chcete-li definovat automatické vstupy do dialogu pro uživatele, vyvolejte položku nabídky [Nastavení > Uživatel > Dialogy] na. Vyberte vpravo nahoře pod [Aktuální uživatel] a vyberte požadovaného uživatele, pro kterého chcete definovat tlačítka. Poté můžete pro uživatele nastavit všechny požadované položky automatického dialogu.
Další obrazovku pro definování automatických vstupů do dialogů najdete v okně [Nastavení > Předvolby > Dialogy]. Zde můžete definovat, které položky automatického dialogu se mají automaticky zadávat při vytváření nových uživatelů ve správě uživatelů.
Automatické nahrazování obsahu polí ve více datových záznamech
Podnikový software gFM-Business je založen na databázovém systému FileMaker Pro, a proto poskytuje mimořádně flexibilní funkce. Můžete například využít celý Databáze změnit obsah libovolného pole ve všech volaných datových záznamech pomocí funkce. Představte si, že chcete přiřadit konkrétní hodnotu volnému poli ve všech položkách určité kategorie. Chcete-li to provést, jednoduše vyvolejte požadované položky pomocí vyhledávacího dotazu pro příslušnou kategorii. Nyní zadejte do volného pole požadovanou hodnotu a po zadání ponechte kurzor v poli. Nyní pomocí myši vyberte položku nabídky [Záznamy > Nahradit obsah pole] a potvrďte dialog tlačítkem [Nahradit].
Pozor: Tuto funkci používejte vždy opatrně a obezřetně, protože změna se provede ve všech vyvolaných datových záznamech a nelze ji vrátit zpět. Podrobný popis této funkce najdete také v našem článku Změna hodnot polí ve všech datových záznamech současně.
Vyhledávací dotazy pro několik nezávislých kritérií
Představte si, že chcete psát svým zákazníkům z poštovních směrovacích čísel 2xxxx, 4xxxx a 65xxx. V tomto případě potřebujete provést vyhledávací dotaz ve třech různých oblastech PSČ, a to vždy ve stejném poli "PSČ". To je v aplikaci FileMaker velmi snadné: Na obrazovce přehledu CRM spusťte příkaz Režim vyhledáváníkliknutím na tlačítko na panelu nástrojů. [Hledat] klikněte. Nyní zadejte první vyhledávací kritérium do pole "PSČ". 2* (* je zástupný znak pro všechny ostatní znaky). Nyní klikněte na tlačítko na panelu nástrojů [Novinka]otevřít nový dotaz. Poté zadejte druhé vyhledávací kritérium do pole "PSČ", které je nyní opět prázdné. 4* tlačítko. Znovu klikněte na tlačítko [Novinka]a otevřete třetí dotaz, ve kterém do pole "Postcode" zadáte hodnotu "Postcode". 65* vstoupit. Pokud nyní spustíte vyhledávací dotaz kliknutím na tlačítko [Hledat] nebo stisknutím klávesy Enter, obdržíte podle potřeby všechny zákazníky z oblastí PSČ 2xxxx, 4xxxx a 65xxx. Podrobnější popis možností výběru datových záznamů najdete v článku Výběr, vyhledávání a nalezení datových záznamů v systému gFM-Business.
Použití předdefinovaných vyhledávacích dotazů
gFM-Business obsahuje v každém modulu řadu předdefinovaných vyhledávacích dotazů, které se v praxi často používají. Například v modulu CRM lze jediným kliknutím vyvolat zákazníky s obratem nebo bez obratu, akce nebo kontaktní osoby. K tomu stačí v režimu vyhledávání vybrat příslušný vyhledávací dotaz v nabídce funkcí na levé straně dolní funkční lišty. Zvolený vyhledávací dotaz se pak okamžitě spustí.
Definovat odstupňované ceny pomocí cenových skupin (Light/Professional)
V systému gFM-Business lze pro každou položku uložit ceny vázané na zákazníka, odstupňované ceny i kombinaci obou cenových modelů. Chcete-li definovat odstupňované ceny pro jednu nebo více položek, nastavte nejprve v položce [Nastavení > Předvolby > Články] odpovídající cenovou skupinu, např. "Standardní" nebo "Odstupňovaná cena".
Vyvolejte požadovaný článek ve správě článků a vyberte v části [Ceny a kalkulace] rejstřík [Cenové skupiny] z. Poté zadejte všechny odstupňované ceny výběrem stejné cenové skupiny a zadáním odpovídajících hodnot do polí "Od množství" a "Cena". V CRM můžete zadat [Zákazníci > Přehled > Podrobnosti] Zadejte standardní cenovou skupinu pro každého zákazníka, která se automaticky zohlední při vytváření dokladů pro tohoto zákazníka.
Mapování variant produktu s atributy zboží (Light/Professional)
V systému gFM Business lze zadat libovolné atributy zboží a možnosti produktu, aby bylo možné mapovat varianty produktu. Jako prodejce oblečení můžete například definovat různé velikosti nebo barvy, které můžete přiřadit produktům. K tomu je třeba nejprve definovat [Nastavení > Předvolby > Články] lze definovat odpovídající možnosti produktu a vhodné hodnoty možností. Varianta produktu je obecný výraz pro variantu, např. "velikost" nebo "barva". Aby bylo možné mapovat různé velikosti, je třeba nejprve vytvořit možnost produktu. [Velikost]. Chcete-li vytvořit různé velikosti pro tuto možnost produktu, klikněte na tlačítko v požadované možnosti produktu. [+] a v následujícím dialogu zadejte název možnosti produktu, např. "S". Tento postup opakujte pro všechny velikosti, např. "M", "L", "XL" atd., dokud nenadefinujete všechny požadované velikosti.
Ve správě položek můžete nyní přejít na [Článek > Atributy článku] Můžete zadat libovolný počet atributů pro uložení variant produktu. Ke každému atributu můžete zadat další údaje, například stav zásob, nadměrnou nebo malou hmotnost a nadměrnou nebo malou cenu ve vztahu k hlavní položce. Další tipy ke správě položek v systému gFM Business najdete v části tento článek.
Výběr dalších x datových záznamů
Někdy chcete získat určitý počet dalších datových záznamů ve výběru, počínaje aktuálním datovým záznamem. To provedete jednoduše kliknutím na ikonu na panelu nástrojů [mimo] a v následujícím dialogu zadejte počet datových záznamů, které chcete vyvolat z aktuálního datového záznamu. Po potvrzení dialogu se z aktuální výsledkové sady vyloučí všechny datové záznamy, které chcete vybrat. Nyní jednou klikněte na [obráceně]která se nachází napravo od ikony, na kterou jste klikli jako první. Váš soubor výsledků nyní obsahuje všech x datových záznamů, které jste vybrali v prvním kroku v části [Vyloučit datové záznamy] uvedli.
Online nápověda v systému gFM-Business
Každá maska v aplikaci gFM-Business obsahuje ikonu na pravé straně panelu nástrojů. [Nápověda]. Kliknutím na tuto ikonu se otevře systém online nápovědy gFM Business přímo v příslušném kontextu. Pokud například kliknete na ikonu nápovědy v části "Faktury" v aplikaci Fakturace, otevře se nové okno s online nápovědou gFM Business pro vytváření faktur v aplikaci Fakturace. Na každé stránce dokumentace je v levém sloupci uveden obsah, pomocí kterého lze přímo přistupovat k jednotlivým kapitolám.
Markus Schall vyvíjí od roku 1994 databáze, rozhraní a podnikové aplikace na míru založené na Claris FileMaker. Je partnerem společnosti Claris, držitelem ocenění FMM Award 2011 a vývojářem aplikace Software ERP gFM-Business. Je také autorem knih a zakladatelem organizace M. Schall Publishers.
