Zehn Tipps und Tricks für die Arbeit mit gFM-Business.

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die man einfach wissen muß, um die tägliche Arbeit mit dem Computer einfacher zu machen. Eine Unternehmenssoftware dient dazu, möglichst viele Daten des Unternehmens strukturiert zu speichern und verfügt aus diesem Grund meist über eine relativ hohe Komplexität. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen zehn kurze Tipps und Tricks vor, die Ihre Arbeit mit dem FileMaker-basierten CRM-, Fakturierung- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business erleichtern.

Öffnen Sie während der Arbeit im Handumdrehen neue Fenster, rufen Sie Programmfunktionen aus unterschiedlichen Menüs auf, erstellen Sie auf einfache Weise komplexe Suchabfragen, ersetzen Sie Daten auch mit berechneten Werten in beliebig vielen Datensätzen gleichzeitig oder erstellen Sie Staffelpreise mit Hilfe von Preisgruppen in der Artikelverwaltung. Mit den Tipps und Tricks aus diesem Beitrag arbeiten Sie schneller und effektiver mit gFM-Business. Einige der folgenden Tipps sind universell und lassen sich auch in anderen FileMaker-Lösungen verwenden. 

Neues Fenster mit gedrückter Shift-Taste öffnen (Light/Professional)

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten gerade mit der gFM-Business Unternehmenssoftware und haben gerade eine komplexere Suchabfrage erstellt. Einen Moment später klingelt das Telefon, und ein Kunde benötigt eine Auskunft zu einigen in gFM-Business gespeicherten Daten. Damit Sie Ihre soeben erstellte Suchabfrage nicht wieder verlassen müssen, können Sie mit dem Symbol [Neue Instanz], das sich rechts in der oberen Navigationsleiste befindet, ein neues Fenster öffnen. Im neuen Fenster steht Ihnen eine komplett neue Instanz von gFM-Business zur Verfügung, in der Sie navigieren, suchen oder beliebige Funktionen ausführen können. Ihre zuvor erstellte Suchabfrage befindet sich dabei nach wie vor im ersten Fenster von gFM-Business. Wenn der Kunde wieder aufgelegt hat und die Informationen von Ihnen erhalten hat, können Sie das neue Fenster einfach wieder schließen und befinden sich wieder in der zuvor erstellten Suchabfrage.

Noch einfacher öffnen Sie ein neues Fenster, indem Sie mit gedrückter [Shift]-Taste (Großschreibung) auf eine beliebige Navigationsschaltfläche klicken. Die Zielmaske der von Ihnen geklickten Schaltfläche öffnet sich dann automatisch in einem neuen Fenster. Diese Funktion kann auch im Hauptmenü und in Einträgen aus Datenportalen verwendet werden.

Markierungen in Radiobuttons mit Shift-Taste entfernen

Manche Felder in gFM-Business werden als sogenannte Radiobuttons angezeigt. Hierbei handelt es sich um Selektionsfelder, bei denen aus mehreren Werten nur ein Wert angegeben werden kann. Ist bereits ein Wert aktiv und wird daraufhin ein anderer Wert angeklickt, ist daraufhin nur der neue Wert aktiv, der alte Wert ist dann wieder inaktiv. Doch was tun Sie, wenn das Feld gar keinen Wert mehr enthalten soll, ein aktiver Wert also entfernt werden soll, ohne daß ein anderer Wert aktiv wird? Klicken Sie in diesem Fall den aktiven Wert mit gedrückter [Shift]-Taste (Großschreibung) an. Der aktive Wert wird daraufhin entfernt, ohne daß ein anderer Wert im Feld aktiv wird. Das Feld ist daraufhin leer.

Funktionen und Favoriten in gFM-Business

gFM-Business bietet in jedem Modul eine Reihe an Funktionen, mit denen die entsprechenden Daten be- oder verarbeitet werden können. In der Kundenverwaltung finden sich beispielsweise Funktionen wie „Neuer Kunde“, „Neues Angebot“, „Neue Rechnung“ sowie viele weitere Funktionen. Alle Funktionen können entweder über die Funktionsschaltfläche ganz links in der unteren Funktionsleiste oder in der Menüleiste unter dem Menüpunkt [Funktionen] aufgerufen werden.

Für die am häufigsten verwendeten Funktionen können in gFM-Business Light und Professional auf jeder Maske bis zu fünf Favoriten-Schaltflächen platziert werden. Da diese Schaltflächen für jeden Benutzer separat definiert werden können, befindet sich die Konfiguration der Favoriten-Schaltflächen unter dem Menüpunkt [Einstellungen > Benutzer > Schaltflächen]. Wählen Sie rechts oben über der Layoutliste den gewünschten Benutzer aus, für den Sie die Schaltflächen definieren möchten. Daraufhin können Sie für jedes Layout (Computer oder iPad) bis zu fünf Schaltflächen definieren, über die entsprechende Funktionen mit einem Mausklick aufgerufen werden können.

Eine weitere Maske zur Definition von Favoriten-Schaltflächen befindet sich im Bereich [Einstellungen > Erscheinungsbild > Schaltflächen]. Hier können Sie definieren, welche Schaltflächen bei der Erstellung neuer Benutzer in der Benutzerverwaltung automatisch vorgegeben werden sollen.

Automatische Dialog-Eingaben (Light/Professional)

Ähnlich wie Favoriten-Schaltflächen können auch automatische Eingaben in Dialogfenstern für jeden Benutzer separat vorgegeben werden. So können beispielsweise Angaben wie die Adressart, Ländercode, Lagerort oder auch die Anzahl bei der Erfassung neuer Positionen für jeden Benutzer definiert werden. Ruft der Benutzer einen Dialog auf, für den Werte vordefiniert wurden, werden diese entsprechenden Werte automatisch in den Dialog eingetragen.

Um automatische Dialog-Eingaben für einen Benutzer zu definieren, rufen Sie den Menüpunkt [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] auf. Wählen Sie rechts oben unter [Aktueller Benutzer] den gewünschten Benutzer aus, für den Sie die Schaltflächen definieren möchten. Daraufhin können Sie alle gewünschten automatischen Dialog-Eingaben für den Benutzer einrichten.

Eine weitere Maske zur Definition automatischer Dialog-Eingaben befindet sich im Bereich [Einstellungen > Vorgaben > Dialoge]. Hier können Sie definieren, welche automatischen Dialog-Eingaben bei der Erstellung neuer Benutzer in der Benutzerverwaltung automatisch vorgegeben werden sollen.

Feldinhalte in mehreren Datensätzen automatisch ersetzen

Die gFM-Business Unternehmenssoftware basiert auf dem Datenbanksystem FileMaker Pro und stellt daher besonders flexible Funktionen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise in der gesamten Datenbank beliebige Feldinhalte in allen aufgerufenen Datensätzen mit einer Funktion ändern. Stellen Sie sich vor, Sie möchten in allen Artikeln einer bestimmten Kategorie ein Freifeld mit einem bestimmten Wert versehen. Rufen Sie dazu einfach die gewünschten Artikel mit einer Suchabfrage auf die entsprechende Kategorie auf. Tragen Sie nun den gewünschten Wert in das Freifeld ein und lassen den Cursor nach der Eingabe im Feld stehen. Wählen Sie nun mit der Maus in der Menüleiste den Menüpunkt [Datensätze > Feldinhalt ersetzen] aus und bestätigen den Dialog mit der Schaltfläche [Ersetzen].

Achtung: Nutzen Sie diese Funktion immer mit Vorsicht und Bedacht, denn die Änderung wird in allen aufgerufenen Datensätzen durchgeführt und läßt sich nicht wieder rückgängig machen. Eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion finden Sie übrigens auch in unserem Artikel Feldwerte in allen Datensätzen gleichzeitig ändern.

Suchabfragen auf mehrere unabhängige Kriterien

Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihre Kunden aus den Postleitzahlbereichen 2xxxx, 4xxxx und 65xxx anschreiben. In diesem Fall müssen Sie eine Suchabfrage über drei verschiedene Postleitzahlenbereiche in jeweils dem gleichen Feld „Postleitzahl“ durchführen. Mit FileMaker ist dies ganz einfach: Starten Sie in der Übersichtsmaske des CRM den Suchenmodus, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche [Suchen] klicken. Tragen Sie nun in das Feld „Postleitzahl“ das erste Suchkriterium 2* ein (* ist ein Platzhalter für beliebige weitere Zeichen). Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf die Schaltfläche [Neu], um eine neue Abfrage zu öffnen. Tragen Sie daraufhin in das jetzt wieder leere Feld „Postleitzahl“ das zweite Suchkriterium 4* ein. Klicken Sie abermals auf die Schaltfläche [Neu], um die dritte Abfrage zu öffnen, in der Sie im Feld „Postleitzahl“ den Wert 65* eintragen. Wenn Sie nun die Suchabfrage durch Klick auf die Schaltfläche [Suchen] oder Drücken der Enter-Taste starten, erhalten Sie wie gewünscht alle Kunden aus den Postleitzahlbereichen 2xxxx, 4xxxx und 65xxx. Eine detailliertere Beschreibung der Möglichkeiten zur Selektion von Datensätzen finden Sie im Beitrag Datensätze selektieren, suchen und finden in gFM-Business.

Vordefinierte Suchabfragen nutzen

gFM-Business enthält in jedem Modul eine Reihe an vordefinierten Suchabfragen, die in der Praxis häufig genutzt werden. Beispielsweise lassen sich im CRM-Modul mit einem Klick Kunden mit oder ohne Umsatz, Aktionen oder Kontaktpersonen aufrufen. Wählen Sie dazu einfach im Suchenmodus die entsprechende Suchabfrage im Funktionsmenü am linken Rand der unteren Funktionsleiste aus. Die gewählte Suchabfrage wird daraufhin sofort gestartet.

Staffelpreise mit Preisgruppen definieren (Light/Professional)

In gFM-Business können für jeden Artikel kundenbezogene Preise und Staffelpreise sowie auch eine Mischung beider Preismodelle gespeichert werden. Um für einen oder mehrere Artikel Staffelpreise zu definieren, richten Sie zunächst unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] eine entsprechende Preisgruppe ein, z.B. „Standard“ oder „Staffelpreis“.

Rufen Sie nun in der Artikelverwaltung den gewünschten Artikel auf und wählen unter [Preise & Kalkulation] das Register [Preisgruppen] aus. Tragen Sie daraufhin alle Staffelpreise ein, indem Sie jeweils die gleiche Preisgruppe auswählen und entsprechende Werte in den Feldern „Ab Menge“ und „Preis“ eintragen. Im CRM können Sie unter [Kunden > Übersicht > Details] für jeden Kunden eine Standard-Preisgruppe vorgeben, die bei der Erstellung von Belegen für diesen Kunden automatisch berücksichtigt wird.

Produktvarianten mit Artikelattributen abbilden (Light/Professional)

In gFM-Business können beliebige Artikelattribute und Prodktoptionen vorgegeben werden, um damit Produktvarianten abbilden zu können. Als Händler für Kleidung können Sie auf diese Weise beispielsweise verschiedene Größen oder Farben definieren, die Sie den Produkten zuweisen können. Dazu müssen zunächst unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] entsprechende Produktoptionen und passende Optionswerte definiert werden. Unter einer Produktoption versteht man den Oberbegriff einer Variante, also z.B. „Größe“ oder „Farbe“. Um verschiedene Größen abbilden zu können, erstellen Sie also zunächst eine Produktoption [Größe]. Um für diese Produktoption verschiedene Größen anzulegen, klicken Sie in der gewünschten Produktoption auf die Schaltfläche [+] und tragen im folgenden Dialog den Namen für die Produktoption, also z.B. „S“ ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Größen wie „M“, „L“, „XL“ usw., bis Sie alle gewünschten Größenangaben definiert haben.

In der Artikelverwaltung können Sie nun unter [Artikel > Artikelattribute] beliebig viele Attribute für die Speicherung von Produktvarianten erfassen. Dabei können Sie für jedes Attribut weitere Daten angeben wie den Lagerbestand, ein Mehr- oder Mindergewicht sowie einen Mehr- oder Minderpreis in Bezug zum Hauptartikel. Weitere Tipps zur Artikelverwaltung in gFM-Business finden Sie in diesem Beitrag.

Selektieren der nächsten x Datensätze

Manchmal möchte man eine bestimmte Anzahl der nächsten Datensätze in eine Selektion bekommen, ausgehend vom aktuellen Datensatz. Klicken Sie dazu einfach in der Symbolleiste auf das Symbol [ausschl.] und tragen Sie in den folgenden Dialog die Anzahl der Datensätze ein, die Sie ausgehend vom aktuellen Datensatz aufrufen möchten. Nachdem Sie den Dialog bestätigt haben, sind alle Datensätze, die Sie selektieren möchten, aus der aktuellen Ergebnismenge ausgeschlossen. Klicken Sie nun einmal auf das Symbol [umkehr.], das sich rechts neben dem zuerst geklickten Symbol befindet. Nun befinden sich alle x Datensätze in Ihrer Ergebnismenge, die Sie im ersten Schritt im Dialog [Datensätze ausschliessen] angegeben haben.

Online-Hilfesystem in gFM-Business

Jede Maske in gFM-Business enthält am rechten Rand in der Symbolleiste das Symbol [Hilfe]. Durch Klick auf dieses Symbol öffnet sich das Online-Hilfesystem von gFM-Business direkt im jeweiligen Kontext. Klicken Sie also beispielsweise in der Fakturierung unter „Rechnungen“ auf das Hilfe-Symbol, öffnet sich ein neues Fenster mit der Onlinehilfe von gFM-Business zur Erstellung von Rechnungen in der Fakturierung. Auf jeder Seite der Dokumentation steht in der linken Spalte ein Inhaltsverzeichnis zur Verfügung, über das jedes Kapitel direkt aufgerufen werden kann.