Parfois, ce sont les petites choses qu'il faut simplement savoir pour rendre le travail quotidien avec l'ordinateur plus facile. Un Logiciel d'entreprise sert à stocker de manière structurée le plus grand nombre possible de données de l'entreprise et dispose pour cette raison généralement d'une complexité relativement élevée. Dans cet article, nous vous présentons dix petits trucs et astuces qui vous aideront à travailler avec le système d'information basé sur FileMaker. CRM-de facturation et de Système de gestion des marchandises Faciliter l'utilisation de gFM-Business.
Pendant que vous travaillez, ouvrez de nouvelles fenêtres en un clin d'œil, appelez des fonctions du programme à partir de différents menus, créez facilement des requêtes de recherche complexes, remplacez également des données par des valeurs calculées dans autant d'enregistrements que vous le souhaitez en même temps ou créez des prix échelonnés à l'aide de groupes de prix en Gestion des articles. Les conseils et astuces de cet article vous permettront de travailler plus rapidement et plus efficacement avec gFM-Business. Certaines des astuces suivantes sont universelles et peuvent également être utilisées dans d'autres solutions FileMaker.
Ouvrir une nouvelle fenêtre en maintenant la touche Shift enfoncée (Light/Professional)
Imaginez que vous êtes en train de travailler avec le logiciel d'entreprise gFM-Business et que vous venez de créer une requête de recherche plus complexe. Quelques instants plus tard, le téléphone sonne et un client a besoin d'informations sur certaines données enregistrées dans gFM-Business. Pour ne pas avoir à quitter la requête que vous venez de créer, vous pouvez cliquer sur l'icône [Nouvelle instance]qui se trouve en haut à droite de l'écran. Barre de navigation s'ouvre une nouvelle fenêtre. Dans la nouvelle fenêtre, vous disposez d'une toute nouvelle instance de gFM-Business dans laquelle vous pouvez naviguer, rechercher ou exécuter n'importe quelle fonction. La requête de recherche que vous avez créée auparavant se trouve toujours dans la première fenêtre de gFM-Business. Une fois que le client a raccroché et a reçu les informations de votre part, vous pouvez simplement fermer la nouvelle fenêtre et vous retrouver dans la requête de recherche créée précédemment.
Il est encore plus facile d'ouvrir une nouvelle fenêtre en appuyant sur la touche [Shift]-(en majuscules) sur n'importe quel bouton de navigation. Le masque cible du bouton sur lequel vous avez cliqué s'ouvre alors automatiquement dans une nouvelle fenêtre. Cette fonction peut également être utilisée dans le menu principal et dans les entrées provenant de portails de données.
Supprimer les marques dans les boutons radio avec la touche Shift
Certains champs de gFM-Business sont affichés sous forme de boutons radio. Il s'agit de champs de sélection pour lesquels une seule valeur peut être indiquée parmi plusieurs. Si une valeur est déjà active et que l'on clique ensuite sur une autre valeur, seule la nouvelle valeur est active, l'ancienne valeur est alors à nouveau inactive. Mais que faire si le champ ne doit plus contenir de valeur du tout, c'est-à-dire si une valeur active doit être supprimée sans qu'une autre valeur ne devienne active ? Dans ce cas, cliquez sur la valeur active en maintenant la touche [Shift]-(en majuscules). La valeur active est alors supprimée, sans qu'une autre valeur ne devienne active dans le champ. Le champ est alors vide.
Fonctions et favoris dans gFM-Business
gFM-Business propose dans chaque module une série de fonctions permettant de traiter ou d'exploiter les données correspondantes. Dans la Gestion des clients on trouve par exemple des fonctions telles que "Nouveau client", "Nouvelle offre", "Nouvelle facture" ainsi que de nombreuses autres fonctions. Toutes les fonctions peuvent être activées soit en cliquant sur le bouton de fonction tout à gauche dans la partie inférieure de l'écran, soit en cliquant sur le bouton de commande. Barre de fonctions ou dans la barre de menu sous l'option de menu [Fonctions] peuvent être appelés.
Pour les fonctions les plus utilisées, il est possible de placer jusqu'à cinq boutons favoris sur chaque masque de gFM-Business Light et Professional. Comme ces boutons peuvent être définis séparément pour chaque utilisateur, la configuration des boutons favoris se trouve sous le point de menu [Paramètres > Utilisateur > Boutons]. En haut à droite de la liste des modèles, sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez définir des boutons. Vous pouvez ensuite définir jusqu'à cinq boutons pour chaque layout (ordinateur ou iPad), qui permettent d'accéder aux fonctions correspondantes en un clic de souris.
Un autre masque pour définir les boutons favoris se trouve dans la zone [Paramètres > Apparence > Boutons]. Vous pouvez définir ici quels boutons doivent être automatiquement prédéfinis lors de la création de nouveaux utilisateurs dans la gestion des utilisateurs.
Saisie automatique des dialogues (Light/Professional)
Tout comme les boutons favoris, les saisies automatiques dans les boîtes de dialogue peuvent être définies séparément pour chaque utilisateur. Ainsi, des indications telles que le type d'adresse, le code du pays, le lieu de stockage ou encore le nombre lors de la saisie de nouvelles positions peuvent être définies pour chaque utilisateur. Si l'utilisateur appelle une boîte de dialogue pour laquelle des valeurs ont été prédéfinies, ces valeurs correspondantes sont automatiquement saisies dans la boîte de dialogue.
Pour définir des entrées de dialogue automatiques pour un utilisateur, appelez l'élément de menu [Réglages > Utilisateur > Dialogues] sur le site. Sélectionnez en haut à droite sous [Utilisateur actuel] sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez définir les boutons. Vous pouvez ensuite définir toutes les entrées de dialogue automatiques souhaitées pour l'utilisateur.
Un autre masque permettant de définir des entrées de dialogue automatiques se trouve dans la zone [Paramètres > Préférences > Dialogues]. Vous pouvez définir ici les entrées de dialogue automatiques qui doivent être prédéfinies automatiquement lors de la création de nouveaux utilisateurs dans la gestion des utilisateurs.
Remplacer automatiquement le contenu des champs dans plusieurs enregistrements
Le logiciel d'entreprise gFM-Business est basé sur le système de base de données FileMaker Pro et met donc à disposition des fonctions particulièrement flexibles. Ainsi, vous pouvez par exemple, dans l'ensemble Base de données modifier le contenu de n'importe quel champ dans tous les enregistrements appelés à l'aide d'une fonction. Imaginez que vous souhaitiez attribuer une certaine valeur à un champ libre dans tous les articles d'une certaine catégorie. Pour ce faire, il vous suffit d'appeler les articles souhaités en effectuant une recherche sur la catégorie correspondante. Saisissez maintenant la valeur souhaitée dans le champ libre et laissez le curseur dans le champ après la saisie. Sélectionnez maintenant avec la souris dans la barre de menu l'élément de menu [Enregistrements > Remplacer le contenu des champs] et confirmez le dialogue en cliquant sur le bouton [Remplacer].
Attention ! Utilisez toujours cette fonction avec prudence et circonspection, car la modification est effectuée dans tous les enregistrements appelés et ne peut pas être annulée. Vous trouverez d'ailleurs une description détaillée de cette fonction dans notre article Modifier les valeurs des champs dans tous les enregistrements en même temps.
Requêtes de recherche sur plusieurs critères indépendants
Imaginez que vous souhaitiez écrire à vos clients des zones de code postal 2xxxx, 4xxxx et 65xxx. Dans ce cas, vous devez effectuer une requête de recherche sur trois plages de codes postaux différentes, chacune dans la même rubrique "Code postal". Avec FileMaker, c'est très simple : dans le masque de vue d'ensemble du CRM, démarrez le Mode de recherchePour ce faire, cliquez sur le bouton de la barre d'outils [Chercher] cliquer sur le bouton. Saisissez maintenant le premier critère de recherche dans le champ "Code postal". 2* (* est un caractère de remplacement pour n'importe quel autre caractère). Cliquez maintenant dans la barre d'outils sur le bouton [Nouveau]pour ouvrir une nouvelle requête. Saisissez ensuite le deuxième critère de recherche dans le champ "Code postal", qui est à nouveau vide. 4* pour l'activer. Cliquez à nouveau sur le bouton [Nouveau]pour ouvrir la troisième requête, dans laquelle vous pouvez saisir la valeur "Code postal" dans le champ "Code postal". 65* dans le champ de saisie. Si vous lancez maintenant la recherche en cliquant sur le bouton [Rechercher] ou en appuyant sur la touche Entrée, vous obtiendrez comme vous le souhaitez tous les clients des zones de code postal 2xxxx, 4xxxx et 65xxx. Vous trouverez une description plus détaillée des possibilités de sélection des enregistrements dans l'article Sélectionner, chercher et trouver des enregistrements dans gFM-Business.
Utiliser des requêtes de recherche prédéfinies
gFM-Business contient dans chaque module une série de requêtes de recherche prédéfinies qui sont souvent utilisées dans la pratique. Par exemple, dans le module CRM, les clients avec ou sans chiffre d'affaires, les actions ou les personnes de contact peuvent être appelés en un seul clic. Pour ce faire, il suffit de sélectionner en mode recherche la requête correspondante dans le menu de fonctions situé à gauche de la barre de fonctions inférieure. La requête sélectionnée est alors immédiatement lancée.
Définir des prix échelonnés avec des groupes de prix (Light/Professional)
Dans gFM-Business, il est possible d'enregistrer pour chaque article des prix spécifiques au client et des prix échelonnés, ainsi qu'un mélange des deux modèles de prix. Pour définir des prix échelonnés pour un ou plusieurs articles, vous devez d'abord créer un modèle de prix sous [Paramètres > Préférences > Articles] un groupe de prix correspondant, par exemple "Standard" ou "Prix échelonné".
Appelez maintenant l'article souhaité dans la gestion des articles et sélectionnez sous [Prix et calcul] le registre [Groupes de prix] dans le menu déroulant. Saisissez ensuite tous les prix échelonnés en sélectionnant à chaque fois le même groupe de prix et en saisissant les valeurs correspondantes dans les champs "À partir de la quantité" et "Prix". Dans le CRM, vous pouvez définir des prix de référence sous [Clients > Aperçu > Détails] définir pour chaque client un groupe de prix par défaut qui sera automatiquement pris en compte lors de la création de documents pour ce client.
Représenter les variantes de produits avec les attributs d'articles (Light/Professional)
Dans gFM-Business, il est possible de définir n'importe quel attribut d'article et option de produit afin de pouvoir représenter des variantes de produits. En tant que commerçant de vêtements, vous pouvez par exemple définir différentes tailles ou couleurs que vous pouvez attribuer aux produits. Pour ce faire, il faut d'abord créer une liste de produits sous [Paramètres > Préférences > Articles] les options de produits correspondantes et les valeurs d'options appropriées sont définies. Par option de produit, on entend le terme générique d'une variante, donc par exemple "taille" ou "couleur". Pour pouvoir représenter différentes tailles, vous créez donc d'abord une option de produit [Taille]. Pour créer différentes tailles pour cette option de produit, cliquez sur le bouton dans l'option de produit souhaitée [+] et saisissez dans la boîte de dialogue suivante le nom de l'option de produit, par exemple "S". Répétez cette procédure pour toutes les tailles telles que "M", "L", "XL", etc. jusqu'à ce que vous ayez défini toutes les indications de taille souhaitées.
Dans la gestion des articles, vous pouvez maintenant choisir sous [Articles > Attributs des articles] saisir autant d'attributs que vous le souhaitez pour enregistrer des variantes de produits. Pour chaque attribut, vous pouvez indiquer des données supplémentaires telles que le stock, un poids en plus ou en moins ainsi qu'un prix en plus ou en moins par rapport à l'article principal. Vous trouverez d'autres conseils sur la gestion des articles dans gFM-Business dans cet article.
Sélectionner les x enregistrements suivants
Parfois, on souhaite obtenir un certain nombre d'enregistrements suivants dans une sélection, en partant de l'enregistrement actuel. Pour ce faire, il suffit de cliquer dans la barre d'outils sur l'icône [exclu] et saisissez dans la boîte de dialogue suivante le nombre d'enregistrements que vous souhaitez appeler à partir de l'enregistrement actuel. Après avoir confirmé le dialogue, tous les enregistrements que vous souhaitez sélectionner sont exclus du jeu d'enregistrements trouvés actuel. Cliquez maintenant une fois sur le symbole [inversion]qui se trouve à droite de l'icône sur laquelle vous avez cliqué en premier. Tous les x enregistrements se trouvent maintenant dans votre jeu d'enregistrements trouvés, que vous avez sélectionnés dans la première étape de la fenêtre de dialogue. [Exclure des enregistrements] ont indiqué.
Système d'aide en ligne dans gFM-Business
Chaque masque dans gFM-Business contient sur le bord droit de la barre d'outils le symbole [Aide]. En cliquant sur cette icône, le système d'aide en ligne de gFM-Business s'ouvre directement dans le contexte correspondant. Par exemple, si vous cliquez sur l'icône d'aide sous "Factures" dans la facturation, une nouvelle fenêtre s'ouvre avec l'aide en ligne de gFM-Business pour la création de factures dans la facturation. Sur chaque page de la documentation, une table des matières est disponible dans la colonne de gauche et permet d'accéder directement à chaque chapitre.
Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur de la Logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.
