A veces son las pequeñas cosas las que hay que saber para facilitar el trabajo diario con el ordenador. Un Software para empresas se utiliza para almacenar la mayor cantidad posible de datos de la empresa de forma estructurada y, por lo tanto, suele ser relativamente complejo. En este artículo, presentamos diez breves consejos y trucos que harán que su trabajo con el sistema basado en FileMaker CRM-facturación y Sistema de gestión de mercancías gFM-Business.
Abrir nuevas ventanas mientras se trabaja en un abrir y cerrar de ojos, llamar a funciones del programa desde distintos menús, crear fácilmente consultas de búsqueda complejas, sustituir datos por valores calculados en cualquier número de registros de datos simultáneamente o crear precios escalonados con ayuda de grupos de precios en el Gestión de artículos. Los consejos y trucos de este artículo le ayudarán a trabajar de forma más rápida y eficaz con gFM-Business. Algunos de los siguientes consejos son universales y también se pueden utilizar en otras soluciones de FileMaker.
Abrir una nueva ventana manteniendo pulsada la tecla Mayús (Light/Professional)
Imagine que está trabajando con el software empresarial gFM-Business y acaba de crear una compleja consulta de búsqueda. Un momento después suena el teléfono y un cliente necesita información sobre algunos datos almacenados en gFM-Business. Para evitar tener que salir de la consulta de búsqueda que acaba de crear, puede utilizar la función [Nueva instancia]que se encuentra a la derecha en la parte superior Barra de navegación abrir una nueva ventana. En la nueva ventana, está disponible una instancia completamente nueva de gFM-Business en la que puede navegar, buscar o ejecutar cualquier función. Su consulta de búsqueda creada anteriormente sigue estando en la primera ventana de gFM-Business. Una vez que el cliente haya colgado y recibido la información de usted, puede simplemente cerrar la nueva ventana y volver a la consulta de búsqueda creada anteriormente.
Es aún más fácil abrir una nueva ventana manteniendo pulsada la tecla [Turno]-button (mayúsculas) para hacer clic en cualquier botón de navegación. La máscara de destino del botón sobre el que ha hecho clic se abre automáticamente en una nueva ventana. Esta función también puede utilizarse en el menú principal y en las entradas de los portales de datos.
Eliminar selecciones en botones de radio con la tecla Mayúsculas
Algunos campos de gFM-Business se muestran como botones de radio. Se trata de campos de selección en los que sólo se puede especificar un valor de entre varios. Si un valor ya está activo y a continuación se hace clic en otro valor, sólo se activa el nuevo valor y el antiguo vuelve a estar inactivo. Pero, ¿qué hacer si el campo ya no debe contener ningún valor, es decir, si hay que eliminar un valor activo sin que se active otro? En este caso, haga clic en el valor activo con el botón [Turno]-clave (mayúsculas). El valor activo se elimina sin que se active otro valor en el campo. El campo queda vacío.
Funciones y favoritos en gFM-Business
gFM-Business ofrece en cada módulo una serie de funciones con las que se pueden editar o procesar los datos correspondientes. En el Gestión de clientes encontrará funciones como "Nuevo cliente", "Nueva oferta", "Nueva factura" y muchas otras funciones. Puede acceder a todas las funciones a través del botón de función situado en el extremo izquierdo de la parte inferior Barra de funciones o en la barra de menús, en la opción [Funciones] pueden ser llamados.
Para las funciones más utilizadas, en gFM Business Light y Professional pueden colocarse hasta cinco botones de favoritos en cada pantalla. Como estos botones pueden definirse por separado para cada usuario, la configuración de los botones de favoritos se encuentra en la opción de menú [Configuración > Usuario > Botones]. En la parte superior derecha, encima de la lista de disposiciones, seleccione el usuario para el que desea definir los botones. A continuación, puede definir hasta cinco botones para cada disposición (ordenador o iPad), que pueden utilizarse para llamar a las funciones correspondientes con un clic del ratón.
Otra pantalla para definir los botones de favoritos se encuentra en la sección [Ajustes > Apariencia > Botones]. Aquí puede definir qué botones deben preconfigurarse automáticamente cuando se crean nuevos usuarios en la administración de usuarios.
Entrada automática de diálogos (Light/Professional)
Al igual que los botones de favoritos, las entradas automáticas en las ventanas de diálogo también pueden especificarse por separado para cada usuario. Por ejemplo, pueden definirse para cada usuario detalles como el tipo de dirección, el código de país, el lugar de almacenamiento o incluso el número al introducir nuevos elementos. Si el usuario llama a un cuadro de diálogo para el que se han predefinido valores, estos valores correspondientes se introducen automáticamente en el cuadro de diálogo.
Para definir entradas de diálogo automáticas para un usuario, active la opción de menú [Ajustes > Usuario > Diálogos] en. Seleccione arriba a la derecha bajo [Usuario actual] para seleccionar el usuario deseado para el que desea definir los botones. A continuación, puede configurar todas las entradas de diálogo automáticas deseadas para el usuario.
Otra pantalla para definir entradas de diálogo automáticas se encuentra en la sección [Ajustes > Preferencias > Diálogos]. Aquí puede definir qué entradas de diálogo automáticas deben especificarse automáticamente al crear nuevos usuarios en la administración de usuarios.
Sustituir automáticamente el contenido de los campos en varios registros de datos
El software empresarial gFM-Business se basa en el sistema de bases de datos FileMaker Pro, por lo que ofrece funciones especialmente flexibles. Por ejemplo, puede utilizar toda la Base de datos cambiar el contenido de cualquier campo en todos los registros de datos llamados con una función. Imagine que desea asignar un valor específico a un campo libre en todos los artículos de una categoría concreta. Para ello, simplemente llame los artículos deseados con una consulta de búsqueda de la categoría correspondiente. Ahora introduzca el valor deseado en el campo libre y deje el cursor en el campo después de la entrada. Seleccione con el ratón la opción de menú [Registros > Reemplazar contenido del campo] y confirme el diálogo con el botón [Reemplazar].
Atención: Utilice siempre esta función con cuidado y precaución, ya que el cambio se realiza en todos los registros de datos llamados y no se puede deshacer. También puede encontrar una descripción detallada de esta función en nuestro artículo Modificar simultáneamente los valores de los campos en todos los registros de datos.
Consultas de búsqueda para varios criterios independientes
Imagine que desea escribir a sus clientes de las áreas de código postal 2xxxx, 4xxxx y 65xxx. En este caso, necesita realizar una consulta de búsqueda en tres áreas de código postal diferentes en el mismo campo "Código postal" en cada caso. Esto es muy fácil con FileMaker: En la pantalla general de CRM, inicie la función Modo de búsquedahaciendo clic en el botón de la barra de herramientas. [Buscar] pulse. Introduzca ahora el primer criterio de búsqueda en el campo "Código postal". 2* (* es un marcador de posición para cualquier otro carácter). Ahora haga clic en el botón de la barra de herramientas [Nuevo]para abrir una nueva consulta. A continuación, introduzca el segundo criterio de búsqueda en el campo "Código postal", que ahora vuelve a estar vacío. 4* botón . Pulse de nuevo el botón [Nuevo]para abrir la tercera consulta, en la que se introduce el valor "Código postal" en el campo "Código postal". 65* Intro. Si ahora inicia la consulta de búsqueda haciendo clic en el botón [Buscar] o pulsando la tecla Intro, recibirá todos los clientes de las áreas de código postal 2xxxx, 4xxxx y 65xxx que desee. Encontrará una descripción más detallada de las opciones de selección de registros de datos en el artículo Seleccionar, buscar y encontrar registros de datos en gFM-Business.
Utilizar consultas de búsqueda predefinidas
gFM-Business contiene una serie de consultas de búsqueda predefinidas en cada módulo que se utilizan con frecuencia en la práctica. Por ejemplo, en el módulo CRM se puede acceder con un solo clic a clientes con o sin facturación, promociones o personas de contacto. Para ello, basta con seleccionar la consulta de búsqueda correspondiente en el menú de funciones situado a la izquierda de la barra de funciones inferior en el modo de búsqueda. La consulta de búsqueda seleccionada se inicia inmediatamente.
Definir precios escalonados con grupos de precios (Ligero/Profesional)
En gFM-Business pueden guardarse para cada artículo precios en función del cliente y precios escalonados, así como una mezcla de ambos modelos de precios. Para definir precios escalonados para uno o más artículos, primero configure lo siguiente en [Configuración > Preferencias > Artículos] un grupo de precios correspondiente, por ejemplo, "Estándar" o "Precio escalonado".
Ahora llame al artículo deseado en la gestión de artículos y seleccione en [Precios y cálculo] el registro [Grupos de precios] desde. A continuación, introduzca todos los precios escalonados seleccionando el mismo grupo de precios e introduciendo los valores correspondientes en los campos "Cantidad desde" y "Precio". En el CRM, puede introducir [Clientes > Visión general > Detalles] Especifique un grupo de precios estándar para cada cliente, que se tendrá en cuenta automáticamente al crear vales para este cliente.
Asignación de variantes de producto con atributos de artículo (Light/Professional)
En gFM Business se pueden especificar todos los atributos de los artículos y las opciones de los productos para asignar variantes a los productos. Como minorista de ropa, por ejemplo, puede definir diferentes tallas o colores que puede asignar a los productos. Para ello, primero debe definir [Configuración > Preferencias > Artículos] se pueden definir las opciones de producto correspondientes y los valores de opción adecuados. Una opción de producto es el término genérico para una variante, por ejemplo "talla" o "color". Para poder asignar diferentes tallas, primero se crea una opción de producto [Tamaño]. Para crear diferentes tamaños para esta opción de producto, haga clic en el botón de la opción de producto deseada. [+] e introduzca el nombre de la opción de producto en el siguiente cuadro de diálogo, por ejemplo "S". Repita este proceso para todas las tallas, como "M", "L", "XL", etc., hasta que haya definido todas las tallas deseadas.
En la gestión de artículos, ahora puede ir a [Artículo > Atributos del artículo] Puede introducir cualquier número de atributos para almacenar variantes de productos. Puede introducir datos adicionales para cada atributo, como el nivel de existencias, un peso en exceso o en defecto y un precio en exceso o en defecto en relación con el artículo principal. Encontrará más consejos sobre la gestión de artículos en gFM Business en este artículo.
Seleccionar los x registros siguientes
A veces se desea obtener un número determinado de los siguientes registros de datos de una selección, a partir del registro de datos actual. Para ello, basta con hacer clic en el icono de la barra de herramientas [excl.] e introduzca el número de registros de datos que desea llamar a partir del registro de datos actual en el siguiente diálogo. Una vez que haya confirmado el diálogo, todos los registros de datos que desee seleccionar quedarán excluidos del conjunto de resultados actual. A continuación, haga clic una vez en el botón [marcha atrás]que se encuentra a la derecha del icono que pulsó primero. Su conjunto de resultados contiene ahora todos los x registros de datos que seleccionó en el primer paso de la operación [Excluir registros de datos] han indicado.
Sistema de ayuda en línea en gFM-Business
Cada máscara de gFM-Business contiene el icono a la derecha de la barra de herramientas [Ayuda]. Al hacer clic en este icono se abre el sistema de ayuda en línea de gFM Business directamente en el contexto correspondiente. Por ejemplo, si hace clic en el icono de ayuda bajo "Facturas" en Facturación, se abre una nueva ventana con la ayuda en línea de gFM-Business para crear facturas en Facturación. En cada página de la documentación, hay un índice en la columna de la izquierda que puede utilizarse para acceder directamente a cada capítulo.
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del premio FMM Award 2011 y desarrollador de la. Software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador del M. Schall Editores.
