Kurz-Tipp: Feldwerte in allen Datensätzen gleichzeitig ändern.

Bei FileMaker, gFM-Business und auch bei anderen Softwareprodukten kommt es zuweilen vor, dass Funktionen durch den Benutzer nicht auf den ersten Blick erkannt werden, weil sie beispielsweise einen sperrigen Namen tragen oder eine konsistente Bedienung voraussetzen. Bei der Funktion [Feldinhalt ersetzen] könnten diese beiden Kriterien möglicherweise zutreffen – und das, obwohl sich hinter diesem Namen eine sehr leistungsfähige Funktion verbirgt, mit der sich Feldwerte in allen aufgerufenen Datensätzen gleichzeitig ändern lassen. Dabei kann es sich sowohl um konstante Werte als auch um berechnete oder fortlaufende Werte handeln. Der Befehl, der in der Menüleiste unter [Datensätze > Feldinhalt ersetzen] aufgerufen werden kann, steht nur dann zur Verfügung, wenn ein Datenbankfeld aktiv ist – also sich der Cursor innerhalb des Feldes befindet oder ein Auswahlfeld entsprechend aktiviert wurde. Die Änderungen betreffen ausschließlich das ausgewählte Feld in allen aufgerufenen Datensätzen. Soll die Feldänderung nur in einer Teilmenge aller Datensätze vorgenommen werden, muß also zunächst eine entsprechende Selektion durchgeführt werden.

1. Auswahl des gewünschten Feldes, in dem Änderungen vorgenommen werden sollen

2. Auswahl der Funktion [Datensätze > Feldinhalt ersetzen] in der Menüleiste

3. Auswahl der gewünschten Ersetzungsmethode.

a) Ersetzen durch: [Feldinhalt].

Mit dieser Option wird der Feldinhalt in allen aufgerufenen Datensätzen durch den Inhalt des Feldes im aktuell aufgerufenen Datensatz ersetzt.

b) Durch fortl. Nummern ersetzen

Ersetzen Sie die Feldwerte des gewählten Feldes in allen aufgerufenen Datensätzen  durch eine fortlaufende Nummer mit beliebigem Intervall. Optional können Sie die fortlaufende Nummer in den Eingabeoptionen (zu finden in den Felddefinitionen) aktualisieren, so dass der Wert in den Eingabeoptionen künftig automatisch ab dem dann aktuellen Wert weitergezählt wird.

c) Durch berechnetes Ergebnis ersetzen

Mit dieser Option können Sie den Inhalt des gewählten Feldes in allen aufgerufenen Datensätzen durch ein individuell berechnetes Ergebnis ersetzen. Nach Auswahl dieser Option öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem eine beliebige Formel erstellt werden kann.

Im unteren Eingabefeld geben Sie nun wie gewohnt eine Formel ein, um die Feldwerte des gewählten Feldes in allen aufgerufenen Datensätzen durch ein berechnetes Ergebnis zu ersetzen. Im gezeigten Beispiel würde mit der Formel

Kunden_Standardadresse::Ort

also der Ort aus der Standardadresse des jeweiligen Datensatzes eingefügt werden. Alle Berechnungen beziehen sich auf den jeweiligen Datensatz, in dem der Feldwert ersetzt wird.

Im Feldauswahlbereich an der linken Seite des Dialogs werden in FileMaker standardmäßig die Felder des aktuellen Layouts angezeigt – über das Popupmenü lassen sich alle weiteren Tabellenauftreten auswählen. Selbstverständlich lassen sich alle in FileMaker verfügbaren Funktionen, Custom Functions und Plugin-Funktionen für die Berechnung der Feldwerte einsetzen.

Nach Bestätigung des Formeleditors mit der Schaltfläche [OK] erscheint wieder der Dialog [Feldinhalt ersetzen]. Erst nach weiterer Bestätigung durch die Schaltfläche [Ersetzen], die sich NICHT mit der Return- oder Enter-Taste bestätigen lässt, startet das Ersetzen der Feldinhalte im ausgewählten Feld in allen aufgerufenen Datensätzen. Je nach Umfang der Berechnungen, Anzahl der aufgerufenen Datensätze, Geschwindigkeit der Netzwerkverbindung und weiteren Faktoren kann das Ersetzen von Feldwerten über große Datenbestände durchaus längere Zeit in Anspruch nehmen.

Markus Schall

Markus Schall entwickelt seit 1994 individuelle Datenbanken, Schnittstellen und Geschäftsanwendungen auf Basis von Claris FileMaker. Er ist Claris-Partner, FMM-Award-Gewinner 2011 und Entwickler der ERP-Software gFM-Business. Zudem ist er Buchautor und Gründer des M. Schall Verlags.

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