Průvodce zavedením nového softwaru ERP

Jaká data jsou uložena v softwaru ERP?

Na tuto otázku neexistuje obecná odpověď, protože na trhu existuje mnoho odpovídajících softwarových programů a každý software ERP má své vlastní zaměření, a to i s ohledem na spravovaná data. Software ERP zpravidla obsahuje CRM (Customer Relationship Management) pro správu zákazníků, adres, kontaktů a schůzek, systém pro správu produktů a systém pro správu dat. Fakturapsát cenové nabídky, faktury a další dokumenty. Mnoho systémů ERP má také další databázové moduly, např. Řízení projektuspráva dokumentů nebo dokonce Pokladní kniha pro účetnictví.

Přechod ze starého softwaru nebo nového systému?

Při zavádění nového systému ERP je první zásadní otázkou, zda je třeba přenést data ze starého nebo jiného systému. V průběhu následné analýzy procesů se také u jednotlivých procesů ukáže, zda již ve firmě existovaly, nebo zda se jedná o procesy nové. Při vývoji nových procesů je prostor pro volnost zpravidla poněkud větší, protože implementace starších procesů obvykle vychází z již existujícího procesu. 

Kontrolní seznamy pro zavedení nového softwaru ERP

V následujícím textu jsme sestavili několik kontrolních seznamů, které lze použít pro strukturování zavádění nového softwaru ERP. Čím více otázek se podaří předem objasnit, tím hladší bude zavedení nebo přechod z jiného systému.

Nezapomeňte také včas seznámit své zaměstnance s novým softwarem, protože se od nich očekává, že s ním budou v budoucnu pracovat. V minulosti se osvědčilo, že ve fázi plánování je alespoň jeden zaměstnanec, který se se softwarem seznamuje.

Kontrolní seznam pro obecné podmínky

Nejprve by měl být vypracován kontrolní seznam pro zavedení nového softwaru ERP, ve kterém jsou zaznamenány základní body:

• Používání softwaru na jedné pracovní stanici nebo Síť s více uživateli?
• Sdílení v síti pomocí aplikace FileMaker Server nebo s FileMakerem Pro*?
• Pokud je FileMaker k dispozici, jsou všechny verze alespoň verze 17?
• Umožňují verze operačních systémů počítačů instalaci požadované verze FileMakeru?
• Pro FileMaker Server musí být k dispozici vyhrazený počítač (Mac, Windows, Linux).
• Má server operační systém vyžadovaný systémem FileMaker Server?
• Měl by být možný přístup přes internet? Pokud ano:
  • Podporuje váš směrovač dynamický DNS a přesměrování portů?
  • Jaká je šířka pásma vašeho přístupu k internetu, ke kterému je server připojen?
• Který certifikát SSL by měl být použit se serverem FileMaker Server pro šifrování dat?
• Pokud je to možné, vypněte na serveru FileMaker všechny automatické aktualizace a čas od času je instalujte ručně. Neinstalujte žádné "pomocné nástroje", jako je například "MacKeeper" nebo podobné.
• Pro dosažení nejlepšího výkonu by měl být server i všichni klienti připojeni k síti kabelem. Pokud je to možné, použijte alespoň jeden gigabitový přepínač.

* Funkce sdílení byla společností Claris pro budoucí verze zrušena.

Kontrolní seznam funkcí softwaru ERP

Dalším krokem je sestavení kontrolního seznamu funkcí softwaru ERP. Abyste získali představu o chybějících polích nebo funkcích, je nejlepší stáhnout si demoverzi softwaru ERP a podrobně si jej prohlédnout. Software ERP musí odpovídat filozofii a procesům společnosti, proto je důležité, abyste si požadovaný software ERP před jeho koupí podrobně prohlédli. Automaticky tak získáte představu o všech součástech, které mohou pro vaše účely chybět.

• Prohlédněte si nový software ERP jako testovací verzi, vyzkoušejte si jeho funkce.
• Vyhledejte chybějící pole nebo funkce pro vlastní procesy.
• Vytiskněte požadované dokumenty s údaji o testu. Prohlédněte si rozvržení tisku a poznamenejte si případné změny, které je třeba provést.
• Měl by být internetový obchod připojen?
  • Pokud ano: Jedná se o WooCommerce-, Shopware- nebo Gambio-obchod?
  • Pokud ne: Má váš systém internetového obchodu rozhraní REST API?
• Měly by se štítky nebo podobné materiály vytvářet pomocí tiskáren štítků? Jsou k dispozici tiskové sestavy v tomto formátu?
• Měla by se do nového softwaru ERP přenášet data ze starých nebo jiných systémů? Pokud ano, podívejte se na kontrolní seznam pro přenos dat.
• Analýza procesů: Pokud chcete integrovat složitější nové procesy, doporučujeme nejprve provést analýzu procesů, ve které se tok procesů zaznamená jednoduchými klíčovými slovy. K tomuto účelu můžete použít náš PDF formulář v této příručce. 

Kontrolní seznam pro přenos dat

Pokud mají být do nového softwaru ERP přenesena data ze starého softwaru nebo jiných softwarových systémů, je vhodné si předem ujasnit následující otázky:

• Jaká data lze exportovat z jiného softwaru?
• V jakém formátu jsou data exportována z jiného softwaru? Jsou v exportním souboru správně uvedeny umlauty, speciální znaky atd.?
• Je třeba exportovaná data před importem do nového softwaru ERP přeformátovat nebo exportovat?
• Měla by se data importovat opakovaně? Pokud ano:
• Je možný přímý přístup do jiného systému, např. FileMaker, SQL nebo ODBC?
• Může jiný software automaticky ukládat exportní soubory do adresáře?
• Měly by se importovat i jiné údaje než kontaktní adresy a články?

Software gFM Business ERP podporuje import kontaktních adres v CRM a údajů o produktech v systému. Správa článků ze souborů a internetových obchodů. Pokud mají být do faktury importována i další data, například data z dokladů, je třeba provést import dat ručně pomocí programu FileMaker Pro.