Leitfaden zur Einführung einer neuen ERP-Software

Welche Daten befinden sich in einer ERP-Software?

Ganz allgemein lässt sich diese Frage nicht beantworten, weil es viele entsprechende Softwareprogramme auf dem Markt gibt und jede ERP-Software ihren eigenen Schwerpunkt setzt, auch in Bezug auf die verwalteten Daten. In der Regel enthält eine ERP-Software ein CRM (Customer Relationship Management) zur Verwaltung von Kunden, Adressen, Kontakten und Terminen, eine Produktverwaltung sowie eine Faktura, um Angebote, Rechnungen und andere Belege zu schreiben. Viele ERP-Systeme verfügen auch über weitere Datenbankmodule wie z.B. ein Projektmanagement, Dokumentmanagement oder auch ein Kassenbuch für die Buchhaltung.

Umstieg von alter Software oder neues System?

Wenn ein neues ERP-System eingeführt wird, stellt sich grundsätzlich zunächst die Frage, ob Daten aus einem alten oder anderen System übernommen werden sollen oder nicht. Im Verlauf der späteren Prozessanalyse wird sich außerdem für einzelne Prozesse herausstellen, ob diese im Unternehmen schon vorher vorhanden waren oder ob es sich um neue Prozesse handelt. Bei der Entwicklung neuer Prozesse ist in der Regel der Rahmen an Freiheit etwas größer, weil bei der Implementierung älterer Prozesse diese meist an den schon vorhandenen Prozess angelehnt werden. 

Checklisten zur Einführung einer neuen ERP-Software

Im folgenden haben wir einige Checklisten erstellt, nach denen eine strukturierte Einführung einer neuen ERP-Software möglich ist. Je mehr Fragen vorab geklärt werden können, desto reibungsloser geht eine Einführung oder ein Umstieg von einem anderen System vonstatten.

Denken Sie bitte auch daran, Ihre Mitarbeiter rechtzeitig mit der neuen Software vertraut zu machen, denn diese sollten künftig mit der Software arbeiten. Es hat sich in der Vergangenheit als hilfreich erwiesen, wenn es schon während der Planungsphase mindestens einen Mitarbeiter gibt, der sich intensiver mit der Materie auseinandersetzt.

Checkliste für Rahmenbedingungen

Zunächst sollte eine Checkliste für die Einführung der neuen ERP-Software erstellt werden, in der grundsätzliche Punkte festgehalten werden:

• Nutzung der Software auf dem Einzelplatz oder im Netzwerk mit mehreren Benutzern?
• Freigabe im Netzwerk mit FileMaker Server oder mit FileMaker Pro*?
• Wenn FileMaker vorhanden ist, sind alle Versionen mindestens Version 17?
• Ermöglichen die Betriebssystemversionen der Computer die Installation der jeweils erforderlichen FileMaker-Version?
• Für FileMaker Server muss ein dedizierter Computer (Mac, Windows, Linux) verfügbar sein.
• Verfügt der Server über das von FileMaker Server benötigte Betriebssystem?
• Soll ein Zugriff über das Internet möglich sein? Wenn ja:
  • Unterstützt Ihr Router dynamisches DNS und Portweiterleitungen?
  • Wie groß ist die Bandbreite Ihres Internetzugangs, an den der Server angeschlossen ist?
• Welches SSL-Zertifikat soll mit FileMaker Server für die Datenverschlüsselung eingesetzt werden?
• Schalten Sie auf dem FileMaker Server möglichst alle automatischen Updates ab und installieren Sie diese von Zeit zu Zeit manuell. Installieren Sie keine „Hilfs-Tools“ wie „MacKeeper“ oder Ähnliches.
• Für beste Performance sollten sowohl Server als auch alle Clients per Kabel mit dem Netzwerk verbunden werden. Verwenden Sie möglichst mindestens einen Gigabit-Switch.

* Sharing-Funktion wurde von Claris für künftige Versionen abgekündigt.

Checkliste für Funktionen der ERP-Software

Im nächsten Schritt sollte eine Checkliste angefertigt werden, in der es um die Funktionen innerhalb der ERP-Software geht. Um ein Gefühl für ggf. fehlende Felder oder Funktionen zu erhalten, laden Sie am Besten eine Demoversion der ERP-Software herunter und schauen sich die Software genau an. Eine ERP-Software muß zur Philosophie und zu den Prozessen des Unternehmens passen, daher ist es wichtig, dass Sie sich Ihre gewünschte ERP-Software vor dem Kauf im Detail ansehen. Dabei erhalten Sie automatisch einen Blick für eventuell für Ihre Zwecke fehlende Komponenten.

• Anschauen der neuen ERP-Software als Testversion, Ausprobieren der Funktionen.
• Suchen nach evtl. fehlenden Feldern oder Funktionen für die eigenen Prozesse.
• Ausdrucken von gewünschten Dokumenten mit Testdaten. Schauen Sie sich die Drucklayouts an und notieren Sie, welche Änderungen ggf. vorgenommen werden müssen.
• Soll ein Onlineshop angebunden werden?
  • Wenn ja: Ist es ein WooCommerce-, Shopware- oder Gambio-Shop?
  • Wenn nein: Verfügt Ihr Onlineshop-System über eine REST-API?
• Sollen Etiketten o.Ä. mit Etikettendruckern erstellt werden? Sind Drucklayouts in diesem Format vorhanden?
• Sollen Daten aus alten oder anderen Systemen in die neue ERP-Software übernommen werden? Wenn ja, siehe Checkliste für die Datenübernahme.
• Prozessanalyse: Wenn Sie komplexere neue Prozesse integrieren möchten, empfehlen wir, zunächst eine Prozessanalyse durchzuführen, bei dem der Ablauf des Prozesses in einfachen Stichworten notiert wird. Sie können dazu unser PDF-Formular im Rahmen dieses Leitfadens nutzen. 

Checkliste für die Datenübernahme

Wenn Daten aus einer alten Software oder aus anderen Softwaresystemen in die neue ERP-Software übernommen werden sollen, ist es ratsam, auch hierfür die folgenden Fragen vorab zu klären:

• Welche Daten können aus der anderen Software exportiert werden?
• In welchem Format werden die Daten aus der anderen Software exportiert? Stimmen Umlaute, Sonderzeichen usw. in der Exportdatei?
• Müssen die exportierten Daten ggf. neu formatiert oder exportiert werden, bevor sie in die neue ERP-Software importiert werden können?
• Sollen Daten regelmäßig wiederkehrend importiert werden? Wenn ja:
• Ist ein direkter Zugriff auf das andere System möglich, z.B. FileMaker, SQL oder ODBC?
• Kann die andere Software Exportdateien automatisch in einem Verzeichnis ablegen?
• Sollen auch andere Daten außer Kontaktadressen und Artikel importiert werden?

Die gFM-Business ERP-Software unterstützt als Standardfunktion den Import von Kontaktadressen im CRM und von Produktdaten in der Artikelverwaltung aus Dateien und Onlineshops. Sollen auch andere Daten wie z.B. Belegdaten in der Faktura importiert werden, muss hierfür mit FileMaker Pro manuell ein Datenimport durchgeführt werden.