Inhaltsverzeichnis
- EPC QR-Einzahlungscode für Ihre Rechnungen
- Teilbestände aus Belegpositionen ausbuchen
- Bestandsverwaltung ohne negative Bestände
- Dienstleistungen zusammenfassend abrechnen
- Einstellbarer Fenstertyp für alle Auswahllisten
- Kassenbuch und DATEV in gFM-Business free und Basic
- Versionsprotokoll von gFM-Business 6.2
Heute haben wir die gFM-Business ERP-Software mit CRM, Warenwirtschaftssystem und Faktura in aktualisierter Version 6.2.0 veröffentlicht. Die neue Version enthält einige neue Funktionen sowohl in der Basic- als auch in der Professional-Variante. In beiden Versionen unterstützt die Software ab sofort EPR-QR-Codes auf Ihren Rechnungsformularen, damit Kunden den Code auf der Rechnung in ihrer Banking-Software einfach scannen können. Dies spart Ihren Kunden Tipparbeit und vermeidet Tippfehler bei der Eingabe der Bank- und Rechnungsdaten. Das Lagermanagement in gFM-Business Professional wurde erweitert, so dass sich ab sofort auch Teilmengen einer Belegposition aus einem Auftrag, Lieferschein oder einer Rechnung ausgebucht werden können. gFM-Business 6.2 ist ab sofort erhältlich und steht als Testversion zum kostenlosen Download bereit. Für Nutzer einer gFM-Business-6-Seriennummer ist das Update kostenlos.
EPC QR-Einzahlungscode für Ihre Rechnungen
gFM-Business Basic und Professional 6 .2 enthalten eine neue Funktion, mit der sich automatisch ein EPC-QR-Code für die Rechnung generieren läßt. Im Modul [Rechnungen] kann die Bankverbindung des eigenen Kontos angegeben werden, woraufhin automatisch auch ein EPC-Einzahlungscode generiert wird.
Den EPC-Einzahlungscode kann Ihr Kunde mit seiner Onlinebanking-App scannen, sofern unterstützt, so dass alle Kontodaten, Betrag und Verwendungszweck (Rechnung-ID) automatisch in die Überweisungsvorlage seiner Onlinebanking-App eingefügt werden. Dies vereinfacht die Vorgehensweise für Ihre Kunden, erspart Tipparbeit und vermeidet Tippfehler.
Ab gFM-Business 6.2 befindet sich der EPC-QR-Code auf dem Drucklayout [Rechnung]. Der EPC-Code in Textform wird in der Tabelle [Rechnungen] im Feld [EPC_Code] gespeichert, der QR-Code im Containerfeld [EPC_QR] Beide Felder können bei Bedarf auch nachträglich in bestehende Drucklayouts eingefügt werden.
Teilbestände aus Belegpositionen ausbuchen
Im Faktura-Modul können ab sofort auch Teilbestände aus Belegpositionen ausgebucht werden. Nach Aufruf der Funktion [Bestand ausbuchen] in einer Position erscheint ein Dialog, in dem eine Teilmenge der automatisch eingetragenen vollen Menge zum Ausbuchen der Position eingetragen werden kann. Nach Eintragen eines geringeren Werts wird nur die eingetragene Teilmenge aus dem Lagerbestand ausgebucht. Die Funktion [Alle Bestände ausbuchen] wirkt sich auf den gesamten Beleg aus und wurde nicht verändert. Diese Funktion bucht also immer alle vollen Bestände aus.
Nach Klick auf das Feld [Anzahl] einer Belegposition öffnet sich in Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen ab sofort ein Popoverfenster, in dem in der ersten Zeile die Anzahl für die Belegposition eingetragen werden kann. Die zweite Zeile enthält die Anzahl, die bereits aus der Position ausgebucht wurde. Dieses Feld ist bei vollständiger Ausbuchung grün, bei teilweiser Ausbuchung orange und ohne ausgebuchte Positionen rot gefärbt. Die letzte Zeile zeigt die Anzahl noch zu buchender Artikel, bis die Position vollständig aus dem Lagerbestand ausgebucht sein wird.
Bestandsverwaltung ohne negative Bestände
Der Lagerbestand von gFM-Business wurde bisher so verwaltet, dass bei unzureichendem Bestand negative Lagerbestände erzeugt wurden. gFM-Business Professional 6.2 enthält die Möglichkeit, den Lagerbestand im positiven Bereich zu erzwingen und ohne negative Bestände zu arbeiten. Diese Option kann unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] im Bereich „Artikelbestand“ aktiviert werden:
Ist die Option [Kein negativer Bestand] aktiviert, können Lagerbestände aus Belegpositionen in den Faktura-Modulen [Aufträge], [Lieferscheine] und [Rechnungen] nur dann ausgebucht werden, wenn die entsprechenden Mengen am Lager verfügbar sind. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein Stoppdialog, daß der Bestand erst ausgebucht werden kann, wenn sich die benötigte Menge am gewählten Lagerort befindet. Ist nur eine Teilmenge am Lagerort vorhanden, kann maximal die am Lager verfügbare Menge ausgebucht werden.
Dienstleistungen zusammenfassend abrechnen
Dienstleistungen aus der Zeiterfassung im CRM oder Projektmanagement können auf dem Rechnungsbeleg wie bisher als Einzelpositionen oder ab gFM-Business 6.2 auch zusammenfassend berechnet werden. Auf der zusammenfassenden Rechnung erscheint jeder Artikel nur einmal als Position auf einer Rechnung.
Als Artikelbeschreibung für diesen Artikel kann unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] neben der Optionswahl ein beliebiger Text vorgegeben werden. Dabei kann [protokoll_nr] als Platzhalter verwendet werden, um die Leistungsprotokoll-Nr. in die Artikelbeschreibung aufzunehmen.
Unter [Faktura > Rechnungen] kann im Popover der Rechnungs-Nr. auch die ID des Leistungsprotokolls eingesehen werden. Ist die Rechnung mit einem Leistungsprotokoll verbnden, wird dieses beim E-Mail-Versand automatisch ebenfalls als Dateianhang an die E-Mail gehängt.
Einstellbarer Fenstertyp für alle Auswahllisten
Die in gFM-Business 6.0 neu eingeführten Auswahllisten wurden bisher als schwebende Fenster umgesetzt, befanden sich also immer im Vordergrund. Je nach Vorliebe des Benutzers können alle Auswahllisten nun auch alternativ als normale Fenster dargestellt werden. Für diese Einstellung haben wir eine neue Popovertaste [Auswahllisten] unter [Einstellungen > Vorgaben] hinzugefügt.
Kassenbuch und DATEV in gFM-Business free und Basic
Die Kompaktversionen gFM-Business free und Basic enthalten im Faktura-Modul ab Version 6.2 das Kassenbuch-Modul, in das Rechnungen und Gutschriften automatisch verbucht werden, sofern die verwendete Zahlungsart ein entsprechendes Buchungskonto enthält. In allen Zahlungsarten kann ab sofort das Buchungskonto angegeben werden, mit dem die Zahlungsart im Kassenbuch verbucht werden soll (z.B. Buchungskonto für Bankkonto, Kasse, usw.).
Vorgaben und Buchungskonten
Unter [Einstellungen > Vorgaben] kann in gFM-Business free und Basic ein Kontenplan mit allen Buchungskonten erstellt werden, die in gFM-Business verwendet werden sollen. Als Vorlagen enthält die Software die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 für Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften.
Im Bereich [Mehrwertsteuer & Vorsteuer] können die Buchungskonten für die Mehrwertsteuersätze und das Vorsteuerkonto angegeben werden. Außerdem können Artikel-Erlöskonten für vier Kategorien vergeben werden, standardmäßig eingeteilt in Inland, EU, Ausland und Erlöse 7%.
Automatische Buchung im Faktura-Modul
Im neuen Modul [Faktura > Kassenbuch] werden in gFM-Business free und Basic alle vorhandenen Buchungen in Listenform angezeigt und können über der Liste nach Zeiträumen oder nach beliebigen Suchbegriffen gefiltert werden. Rechnungen und Gutschriften werden beim Buchungsvorgang automatisch als Buchungssatz erzeugt, wenn die zugehörigen Buchungskonten in der verwendeten Zahlungsart des Belegs vorgegeben wurden.
Erfassen neuer Buchungsdatensätze
Mit Klick auf das [+]-Symbol oben rechts über der Buchungsliste öffnet sich ein Auswahlmenü, mit dem manuell eine neue Buchung erfasst werden kann. Im Einblendmenü kann folgende Funktion ausgewählt werden:
- Ausgabe buchen (Erfassung einer neuen Ausgabe)
- Einnahme buchen (Erfassung einer neuen Einnahme)
- Forderung buchen (Erfassung einer neuen Forderung)
- Manuelle Buchung erfassen
Je nach Auswahl werden die Kontenfelder im Dialog-Popover automatisch ausgefüllt. Mit Klick auf einen Listeneintrag wird die Buchung im unteren Bereich unter [Buchungsdetails] im Detail angezeigt.
Buchungen exportieren, DATEV-Export
Mit Klick auf das Symbol [Export] in der Symbolleiste öffnet sich ein Dialog-Popover, in dem Buchungsdatensätze als externe Datei exportiert werden können. Der Dialog bietet die Auswahl aus folgenden Dateiformaten:
- DATEV (EXTF/CSV) (Exportformat für DATEV-Systeme)
- MonkeyOffice (Exportformat für MonkeyOffice Software)
- Individueller Export (Individuelles Exportformat)
Nach Auswahl des individuellen Exportformats erscheint ein Dialog, in dem Sie die zu exportierenden Felder manuell auswählen können. Im Feld [Buchungen] wählen Sie aus, ob alle Buchungen oder nur ungebuchte Buchungen exportiert werden sollen. Die Option [Nach Export verbuchen] bewirkt, dass die Buchungsdatensätze nach dem Export automatisch einen aktiven Buchungsstatus erhalten, was am grün gefärbten Symbol vor dem Eintrag zu sehen ist.
Versionsprotokoll von gFM-Business 6.2
- Artikel/Faktura: Lagerbestand nicht in negativen Bereich – Bestand soll nicht in negativen Bereich gebucht werden, wenn nicht genügend Artikel da sind, sondern es sollen Teillieferungen möglich sein, also nur den Bestand buchen, der auch vorhanden ist.
- CRM/Kunden/Faktura: Dienstleistungen können auf dem Rechnungsbeleg wie bisher als Einzelpositionen oder neu zusammenfassend berechnet werden. Auf der zusammenfassenden Rechnung erscheint jeder Artikel nur einmal als Position auf einer Rechnung. Als Artikelbeschreibung kann unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] neben der Optionswahl ein beliebiger Text vorgegeben werden. Unter [Faktura > Rechnungen] kann im Popover der Rechnungs-Nr. auch die ID des Leistungsprotokolls eingesehen werden. Ist die Rechnung mit einem Leistungsprotokoll verbnden, wird dieses beim E-Mail-Versand automatisch ebenfalls als Dateianhang an die E-Mail gehängt.
- CRM: Kontextsensitive Funktionen im Modul [Aktionen] korrigiert.
- Einstellungen: Fehler bei Erstellung einer neuen Zahlungsart korrigiert, bei dem die Bezeichnung nicht in das Sprachfeld kopiert wurde.
- Einstellungen: Für alle Auswahllistenfenster kann unter [Einstellungen > Vorgaben] festgelegt werden, ob die Listenfenster als normale Fenster oder als schwebende Fenster geöffnet werden sollen.
- Faktura: gFM-Business 6.2 unterstützt das Ausbuchen von Teilmengen aus dem Lagerbestand in den Belegtypen „Auftrag“, „Lieferschein“ und „Rechnung“. Beim Ausbuchen erscheint ein Dialog zur Eingabe der Auszubuchenden Anzahl. Bei teilweise ausgebuchter Position werden die Felder „Lagerort“ und „Seriennummer“ gelb gefärbt. Mit Klick auf das Feld „Anzahl“ in einer Position erscheint ein Popover, das die Positions-Anzahl, Anzahl gebucht und Anzahl noch zu buchender Artikel enthält.
- Faktura: Integration von EPC Creditor Reference QR-Codes nach ISO 11649 in [Faktura > Rechnungen] und im Zahlungsteil des Drucklayouts „Rechnung“.
- Faktura: Fehler behoben, bei dem bei Belegwandlungen der Mehrwertsteuersatz der Versandkosten von einem Beleg in den anderen falsch übernommen wurde.
- Faktura: Fehler korrigiert, bei dem der Positionsabatt nicht aktualisiert wurde, nachdem die Anzahl einer Position geändert wurde.
- Faktura: Berechnung der Mehrwertsteuer im Modul [Anfragen] korrigiert.
- gFM-Business free/Basic: Neues Modul [Kassenbuch] im Modul [Faktura] mit automatischer Erzeugung von Buchungssätzen aus Rechnungen und Gutschriften sowie Datenexport in den Formaten DATEV und MonkeyOffice sowie im individuellen Datenformat.
Wettbewerbsvorteil mit optimalen Betriebsprozessen
Markus Schall entwickelt seit 1994 individuelle Datenbanken, Schnittstellen und Geschäftsanwendungen auf Basis von Claris FileMaker. Er ist Claris-Partner, FMM-Award-Gewinner 2011 und Entwickler der ERP-Software gFM-Business. Zudem ist er Buchautor und Gründer des M. Schall Verlags.
