Con una buona e adeguata Software ERP può aiutare un'azienda a lavorare in modo più efficiente su base giornaliera e a risparmiare molto tempo e denaro. Tuttavia, l'introduzione di un nuovo software ERP richiede una certa pianificazione preventiva per garantire che il nuovo software parta nel migliore dei modi. In questo articolo vi forniamo una guida pratica che contiene molti passi da considerare quando si introduce un nuovo software ERP.
Quali dati vengono memorizzati nel software ERP?
Non esiste una risposta generale a questa domanda, perché esistono molti programmi software corrispondenti sul mercato e ogni software ERP stabilisce il proprio obiettivo, anche per quanto riguarda i dati gestiti. Di norma, i software ERP contengono un CRM (Customer Relationship Management) per la gestione dei clienti, degli indirizzi, dei contatti e degli appuntamenti, un sistema di gestione dei prodotti e un sistema di gestione delle risorse umane. Fatturaper scrivere preventivi, fatture e altri documenti. Molti sistemi ERP dispongono anche di moduli di database aggiuntivi, come ad esempio un Gestione del progettogestione dei documenti o anche un Libro cassa per la contabilità.
Passare da un vecchio software o da un nuovo sistema?
Quando si introduce un nuovo sistema ERP, la prima domanda fondamentale è se i dati debbano essere trasferiti o meno da un vecchio sistema o da un altro. Nel corso della successiva analisi dei processi, sarà inoltre chiaro se i singoli processi esistevano già in azienda o se si tratta di nuovi processi. Quando si sviluppano nuovi processi, il margine di libertà è generalmente maggiore, poiché l'implementazione dei vecchi processi si basa di solito sul processo esistente.
Liste di controllo per l'introduzione di un nuovo software ERP
Di seguito abbiamo compilato alcune liste di controllo che possono essere utilizzate per strutturare l'introduzione di un nuovo software ERP. Più domande possono essere chiarite in anticipo, più agevole sarà l'introduzione o la migrazione da un altro sistema.
Ricordate inoltre di familiarizzare per tempo i vostri dipendenti con il nuovo software, dato che dovranno lavorarci in futuro. In passato, si è rivelato utile avere almeno un dipendente che si familiarizza con il software durante la fase di pianificazione.
Lista di controllo per le condizioni generali
In primo luogo, è necessario redigere una lista di controllo per l'introduzione del nuovo software ERP, in cui vengono registrati i punti fondamentali:
- L'uso del software su una singola stazione di lavoro o di Rete con più utenti?
- Condivisione in rete con FileMaker Server o con FileMaker Pro*?
- Se FileMaker è disponibile, tutte le versioni sono almeno alla versione 17?
- Le versioni del sistema operativo dei computer consentono l'installazione della versione di FileMaker richiesta?
- Per FileMaker Server deve essere disponibile un computer dedicato (Mac, Windows, Linux).
- Il server ha il sistema operativo richiesto da FileMaker Server?
- Dovrebbe essere possibile l'accesso via Internet? Se sì:
- Il router supporta il DNS dinamico e il port forwarding?
- Qual è la larghezza di banda dell'accesso a Internet a cui è collegato il server?
- Quale certificato SSL deve essere utilizzato con FileMaker Server per la crittografia dei dati?
- Se possibile, disattivate tutti gli aggiornamenti automatici sul server FileMaker e installateli manualmente di volta in volta. Non installate alcuno "strumento ausiliario" come "MacKeeper" o simili.
- Per ottenere le migliori prestazioni, sia il server che tutti i client devono essere collegati alla rete via cavo. Se possibile, utilizzare almeno uno switch gigabit.
* La funzione di condivisione è stata annullata da Claris per le versioni future.
Lista di controllo per le funzioni del software ERP
Il passo successivo consiste nel redigere una lista di controllo delle funzioni del software ERP. Per farsi un'idea di eventuali campi o funzioni mancanti, è meglio scaricare una versione demo del software ERP e osservarlo da vicino. Il software ERP deve corrispondere alla filosofia e ai processi dell'azienda, quindi è importante esaminare in dettaglio il software ERP desiderato prima di acquistarlo. Questo vi darà automaticamente un'idea di tutti i componenti che potrebbero mancare per i vostri scopi.
- Considerate il nuovo software ERP come una versione di prova e provatene le funzioni.
- Cercate i campi o le funzioni mancanti per i vostri processi.
- Stampate i documenti richiesti con i dati di prova. Osservate i layout di stampa e annotate le modifiche da apportare.
- Un negozio online deve essere collegato?
- Se sì: è un WooCommerce, Articoli per negozi- o Gambio-Negozio?
- Se no: il sistema del vostro negozio online ha un'API REST?
- Le etichette o simili devono essere create con stampanti di etichette? Sono disponibili layout di stampa in questo formato?
- I dati dei vecchi sistemi o di altri sistemi devono essere trasferiti al nuovo software ERP? In caso affermativo, consultare la lista di controllo per il trasferimento dei dati.
- Analisi del processo: se volete integrare nuovi processi più complessi, vi consigliamo di effettuare prima un'analisi del processo in cui il flusso del processo viene annotato con semplici parole chiave. A tale scopo, potete utilizzare il nostro modulo PDF contenuto in questa guida.
Lista di controllo per il trasferimento dei dati
Se i dati del vecchio software o di altri sistemi software devono essere trasferiti al nuovo software ERP, è consigliabile chiarire in anticipo le seguenti questioni:
- Quali dati possono essere esportati dall'altro software?
- In quale formato vengono esportati i dati dall'altro software? Le virgole, i caratteri speciali ecc. sono corretti nel file di esportazione?
- I dati esportati devono essere riformattati o esportati prima di poter essere importati nel nuovo software ERP?
- I dati devono essere importati su base ricorrente? Se sì:
- È possibile accedere direttamente all'altro sistema, ad esempio a FileMaker, SQL o ODBC?
- L'altro software può memorizzare automaticamente i file di esportazione in una directory?
- Devono essere importati anche dati diversi dagli indirizzi di contatto e dagli articoli?
Il software gFM Business ERP supporta l'importazione degli indirizzi dei contatti nel CRM e dei dati dei prodotti nel sistema di gestione delle risorse umane. Gestione degli articoli da file e negozi online. Se nella fattura devono essere importati anche altri dati, come quelli dei documenti, è necessario effettuare un'importazione manuale dei dati con FileMaker Pro.
La flessibilità dei processi operativi come vantaggio competitivo
Il gFM-Software ERP aziendale si basa sulla Codice basso Piattaforma FileMaker di Claris. Ciò significa che i nuovi processi o le modifiche ai processi esistenti o, ad esempio, i layout di stampa possono essere implementati direttamente nel software in esecuzione senza alcuna perdita di tempo. Ciò significa che la vostra azienda può reagire immediatamente ai nuovi requisiti o alle modifiche dei processi esistenti ed è sempre un passo avanti rispetto alla concorrenza.
gFM-Business è disponibile in varie fasi di espansione, che consentono di personalizzare i layout di stampa (tutte le versioni), i layout di schermo (personalizzati) e gli script di processo (licenza aperta) con Claris FileMaker Pro.
