Avec une bonne et adéquate Logiciel ERP permet à une entreprise de travailler plus efficacement au quotidien et d'économiser beaucoup de temps et d'argent. L'introduction d'un nouveau logiciel ERP nécessite toutefois une certaine anticipation afin de garantir un démarrage aussi fluide que possible du nouveau logiciel. Dans cet article, nous vous proposons un guide pratique contenant de nombreuses étapes à respecter lors de l'introduction d'un nouveau logiciel ERP.
Quelles sont les données contenues dans un logiciel ERP ?
Il n'est pas possible de répondre à cette question de manière générale, car il existe de nombreux logiciels de ce type sur le marché et chaque logiciel ERP a ses propres priorités, notamment en ce qui concerne les données gérées. En règle générale, un logiciel ERP contient un CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion des clients, des adresses, des contacts et des rendez-vous, une gestion des produits ainsi qu'une Facturationpour écrire des offres, des factures et d'autres documents. De nombreux systèmes ERP disposent également d'autres modules de base de données, comme un Gestion de projet, la gestion des documents ou encore un Livre de caisse pour la comptabilité.
Passer de l'ancien logiciel à un nouveau système ?
Lors de l'introduction d'un nouveau système ERP, la première question qui se pose est de savoir si les données doivent être reprises ou non d'un ancien ou d'un autre système. Au cours de l'analyse ultérieure des processus, il apparaîtra en outre pour certains processus si ceux-ci existaient déjà auparavant dans l'entreprise ou s'il s'agit de nouveaux processus. Dans le cas du développement de nouveaux processus, le cadre de liberté est généralement un peu plus large, car lors de la mise en œuvre d'anciens processus, ceux-ci sont généralement calqués sur le processus déjà existant.
Listes de contrôle pour l'introduction d'un nouveau logiciel ERP
Nous avons établi ci-après quelques listes de contrôle permettant de structurer l'introduction d'un nouveau logiciel ERP. Plus les questions peuvent être clarifiées à l'avance, plus l'introduction ou le passage d'un autre système se déroulera sans problème.
Pensez également à familiariser à temps vos collaborateurs avec le nouveau logiciel, car ce sont eux qui devront travailler avec le logiciel à l'avenir. Par le passé, il s'est avéré utile qu'il y ait déjà au moins un collaborateur qui s'occupe plus intensivement de la matière pendant la phase de planification.
Liste de contrôle pour les conditions-cadres
Il convient tout d'abord d'établir une liste de contrôle pour l'introduction du nouveau logiciel ERP, dans laquelle les points fondamentaux sont consignés :
- Utilisation du logiciel en mode autonome ou en Réseau avec plusieurs utilisateurs ?
- Partage sur le réseau avec FileMaker Serveur ou avec FileMaker Pro* ?
- Si FileMaker est présent, toutes les versions sont au moins la version 17 ?
- Les versions des systèmes d'exploitation des ordinateurs permettent-elles l'installation de la version de FileMaker requise dans chaque cas ?
- Un ordinateur dédié (Mac, Windows, Linux) doit être disponible pour FileMaker Server.
- Le serveur dispose-t-il du système d'exploitation requis par FileMaker Server ?
- Un accès via Internet doit-il être possible ? Si oui
- Votre routeur prend-il en charge le DNS dynamique et la redirection de ports ?
- Quelle est la largeur de bande de votre accès Internet auquel le serveur est connecté ?
- Quel certificat SSL doit être utilisé avec FileMaker Server pour le cryptage des données ?
- Désactivez si possible toutes les mises à jour automatiques sur FileMaker Server et installez-les manuellement de temps en temps. N'installez pas d'"outils auxiliaires" tels que "MacKeeper" ou autres.
- Pour obtenir les meilleures performances, les serveurs et tous les clients doivent être connectés au réseau par câble. Utilisez si possible au moins un switch Gigabit.
* La fonction de partage a été annulée par Claris pour les versions futures.
Liste de contrôle des fonctions du logiciel ERP
L'étape suivante consiste à établir une liste de contrôle des fonctionnalités du logiciel ERP. Pour avoir une idée des éventuels champs ou fonctions manquants, le mieux est de télécharger une version de démonstration du logiciel ERP et de l'examiner de près. Un logiciel ERP doit correspondre à la philosophie et aux processus de l'entreprise, c'est pourquoi il est important que vous examiniez en détail le logiciel ERP souhaité avant de l'acheter. Vous aurez ainsi automatiquement un aperçu des composants éventuellement manquants pour vos besoins.
- Visualiser le nouveau logiciel ERP en version d'essai, tester les fonctions.
- Rechercher les éventuels champs ou fonctions manquants pour ses propres processus.
- Imprimer les documents souhaités avec des données de test. Examinez les mises en page d'impression et notez les modifications à apporter le cas échéant.
- Une boutique en ligne doit-elle être connectée ?
- Les étiquettes ou autres doivent-elles être créées avec des imprimantes d'étiquettes ? Existe-t-il des mises en page d'impression dans ce format ?
- Les données des anciens systèmes ou d'autres systèmes doivent-elles être reprises dans le nouveau logiciel ERP ? Si oui, voir la liste de contrôle pour le transfert des données.
- Analyse des processus : si vous souhaitez intégrer de nouveaux processus plus complexes, nous vous recommandons de procéder d'abord à une analyse des processus, en notant le déroulement du processus en quelques mots clés simples. Vous pouvez utiliser à cet effet notre formulaire PDF dans le cadre de ce guide.
Liste de contrôle pour la reprise des données
Si les données d'un ancien logiciel ou d'autres systèmes logiciels doivent être transférées dans le nouveau logiciel ERP, il est également conseillé de clarifier les questions suivantes au préalable :
- Quelles données peuvent être exportées depuis l'autre logiciel ?
- Dans quel format les données sont-elles exportées depuis l'autre logiciel ? Les caractères accentués, les caractères spéciaux, etc. sont-ils corrects dans le fichier d'exportation ?
- Les données exportées doivent-elles éventuellement être reformatées ou exportées avant d'être importées dans le nouveau logiciel ERP ?
- Les données doivent-elles être importées de manière récurrente ? Si oui
- Un accès direct à l'autre système est-il possible, par exemple FileMaker, SQL ou ODBC?
- L'autre logiciel peut-il placer automatiquement les fichiers d'exportation dans un répertoire ?
- Doit-on importer d'autres données que les adresses de contact et les articles ?
Le logiciel ERP gFM-Business supporte comme fonction standard l'importation d'adresses de contact dans le CRM et de données de produits dans la Gestion des articles à partir de fichiers et de boutiques en ligne. Si d'autres données, telles que les données de documents, doivent également être importées dans la facture, une importation de données doit être effectuée manuellement avec FileMaker Pro.
Des processus d'exploitation flexibles comme avantage concurrentiel
Le site Logiciel ERP gFM-Business se base sur la Code bas plateforme FileMaker de Claris. Cela signifie que les nouveaux processus ou les modifications apportées aux processus existants ou, par exemple, les mises en page d'impression peuvent être mis en œuvre directement dans le logiciel en cours d'exécution, sans perte de temps. Votre entreprise peut ainsi réagir immédiatement aux nouvelles exigences ou aux modifications des processus existants et garder une longueur d'avance sur la concurrence.
gFM-Business est disponible en différents niveaux d'extension qui permettent, avec Claris FileMaker Pro, de personnaliser les modèles d'impression (toutes les versions), les modèles d'écran (Custom) et les scripts de processus (licence ouverte).
