Con una buena y adecuada Software ERP puede ayudar a una empresa a trabajar más eficazmente en el día a día y ahorrar mucho tiempo y dinero. Sin embargo, la introducción de un nuevo software ERP requiere cierta planificación previa para garantizar que el nuevo software tenga el mejor comienzo posible. En este artículo, le ofrecemos una guía práctica que contiene muchos pasos a tener en cuenta a la hora de introducir un nuevo software ERP.
¿Qué datos se almacenan en el software ERP?
No existe una respuesta general a esta pregunta porque en el mercado hay muchos programas de software correspondientes y cada software ERP establece su propio enfoque, también en lo que respecta a los datos gestionados. Por regla general, el software ERP contiene CRM (Customer Relationship Management) para la gestión de clientes, direcciones, contactos y citas, un sistema de gestión de productos y un Facturapara redactar presupuestos, facturas y otros documentos. Muchos sistemas ERP también disponen de módulos adicionales de bases de datos, como un Gestión de proyectosgestión de documentos o incluso un Libro de caja para la contabilidad.
¿Procede de un software antiguo o de un sistema nuevo?
Cuando se introduce un nuevo sistema ERP, la primera pregunta fundamental es si deben transferirse datos de un sistema antiguo o de otro. En el transcurso del posterior análisis de los procesos, también se aclarará para cada uno de ellos si ya existían en la empresa o si se trata de procesos nuevos. Cuando se desarrollan procesos nuevos, el margen de libertad suele ser algo mayor, ya que la implantación de procesos antiguos suele basarse en el proceso existente.
Listas de comprobación para la introducción de un nuevo software ERP
A continuación, hemos recopilado algunas listas de comprobación que pueden utilizarse para estructurar la introducción de un nuevo software ERP. Cuantas más cuestiones puedan aclararse de antemano, más fluida será la introducción o la migración desde otro sistema.
Recuerde también familiarizar a sus empleados con el nuevo software a tiempo, ya que se espera que trabajen con él en el futuro. En el pasado, ha resultado útil contar con al menos un empleado que se familiarice con el software durante la fase de planificación.
Lista de control de las condiciones generales
En primer lugar, debe elaborarse una lista de comprobación para la introducción del nuevo software ERP, en la que se registren los puntos básicos:
- Uso del software en una única estación de trabajo o Red con varios usuarios?
- Compartir en red con FileMaker Servidor o con FileMaker Pro*?
- Si FileMaker está disponible, ¿todas las versiones son como mínimo la 17?
- ¿Permiten las versiones del sistema operativo de los ordenadores la instalación de la versión de FileMaker necesaria?
- Se debe disponer de un ordenador dedicado (Mac, Windows, Linux) para FileMaker Server.
- ¿Dispone el servidor del sistema operativo requerido por FileMaker Server?
- ¿Debe ser posible el acceso a través de Internet? En caso afirmativo:
- ¿Su router admite DNS dinámico y reenvío de puertos?
- ¿Cuál es el ancho de banda del acceso a Internet al que está conectado el servidor?
- ¿Qué certificado SSL se debe utilizar con FileMaker Server para el cifrado de datos?
- Si es posible, desactive todas las actualizaciones automáticas en el servidor FileMaker e instálelas manualmente de vez en cuando. No instale ninguna "herramienta auxiliar" como "MacKeeper" o similares.
- Para obtener el mejor rendimiento, tanto el servidor como todos los clientes deben estar conectados a la red por cable. Si es posible, utiliza al menos un conmutador gigabit.
* La función Compartir ha sido cancelada por Claris para futuras versiones.
Lista de comprobación de las funciones del software ERP
El siguiente paso es elaborar una lista de comprobación de las funciones del software ERP. Para hacerse una idea de los campos o funciones que faltan, lo mejor es descargar una versión demo del software ERP y examinarlo de cerca. El software ERP debe ajustarse a la filosofía y los procesos de la empresa, por lo que es importante que examine detalladamente el software ERP deseado antes de comprarlo. Esto le dará automáticamente una idea de cualquier componente que pueda faltar para sus propósitos.
- Vea el nuevo software ERP como una versión de prueba, pruebe las funciones.
- Busque los campos o funciones que falten para sus propios procesos.
- Imprima los documentos necesarios con los datos de las pruebas. Echa un vistazo a los diseños de impresión y toma nota de los cambios que haya que hacer.
- ¿Hay que conectar una tienda online?
- ¿Deben crearse etiquetas o similares con impresoras de etiquetas? ¿Existen diseños de impresión en este formato?
- ¿Deben transferirse datos de sistemas antiguos o de otro tipo al nuevo software ERP? En caso afirmativo, consulte la lista de comprobación para la transferencia de datos.
- Análisis de procesos: si desea integrar nuevos procesos más complejos, le recomendamos que realice primero un análisis de procesos en el que anote el flujo del proceso con palabras clave sencillas. Para ello puede utilizar nuestro formulario PDF de esta guía.
Lista de control para la transferencia de datos
Si se van a transferir datos del software antiguo o de otros sistemas informáticos al nuevo software ERP, es aconsejable aclarar de antemano las siguientes cuestiones:
- ¿Qué datos se pueden exportar desde el otro software?
- ¿En qué formato se exportan los datos desde el otro software? ¿Son correctas las diéresis, los caracteres especiales, etc. en el archivo de exportación?
- ¿Es necesario reformatear o exportar los datos exportados antes de importarlos al nuevo software ERP?
- ¿Deben importarse los datos de forma periódica? En caso afirmativo:
- ¿Es posible el acceso directo al otro sistema, por ejemplo FileMaker, SQL o ODBC?
- ¿Puede el otro software almacenar automáticamente los archivos de exportación en un directorio?
- ¿Deben importarse también otros datos además de las direcciones de contacto y los artículos?
El software gFM Business ERP admite la importación de direcciones de contacto en el CRM y de datos de productos en el Gestión de artículos de archivos y tiendas online. Si se desea importar también otros datos, como datos de documentos, en la factura, deberá realizarse una importación de datos manualmente con FileMaker Pro.
Procesos operativos flexibles como ventaja competitiva
En gFM-Software ERP para empresas se basa en el Código bajo plataforma FileMaker de Claris. Esto significa que los nuevos procesos o los cambios en los procesos existentes o, por ejemplo, los diseños de impresión pueden implementarse directamente en el software en funcionamiento sin pérdida de tiempo. De este modo, su empresa puede reaccionar inmediatamente ante nuevos requisitos o cambios en los procesos existentes y estar siempre un paso por delante de la competencia.
gFM-Business está disponible en varias fases de ampliación, que permiten la personalización de diseños de impresión (todas las versiones), diseños de pantalla (personalizados) y guiones de proceso (licencia abierta) con Claris FileMaker Pro.
