Guia para a introdução de um novo software ERP

Que dados são armazenados no software ERP?

Não existe uma resposta geral a esta pergunta, uma vez que existem muitos programas de software correspondentes no mercado e cada software ERP define o seu próprio objetivo, também no que diz respeito aos dados geridos. Regra geral, o software ERP contém um CRM (Customer Relationship Management) para gerir clientes, endereços, contactos e marcações, um sistema de gestão de produtos e um sistema de Faturapara redigir orçamentos, facturas e outros documentos. Muitos sistemas ERP têm também módulos de base de dados adicionais, tais como Gestão de projectosgestão de documentos ou mesmo um Livro de caixa para a contabilidade.

Mudar de um software antigo ou de um novo sistema?

Quando um novo sistema ERP é introduzido, a primeira questão fundamental é se os dados devem ou não ser transferidos de um sistema antigo ou de outro sistema. No decurso da análise de processos subsequente, também se tornará claro para os processos individuais se eles já existiam na empresa ou se são novos processos. Ao desenvolver novos processos, a margem de liberdade é geralmente um pouco maior, uma vez que a implementação de processos mais antigos é geralmente baseada no processo existente. 

Listas de controlo para a introdução de um novo software ERP

De seguida, compilámos algumas listas de verificação que podem ser utilizadas para estruturar a introdução de um novo software ERP. Quanto mais questões puderem ser esclarecidas antecipadamente, mais fácil será a introdução ou a migração de outro sistema.

Lembre-se também de familiarizar os seus empregados com o novo software atempadamente, uma vez que se espera que trabalhem com ele no futuro. No passado, foi útil ter pelo menos um funcionário que se familiarizasse com o software durante a fase de planeamento.

Lista de controlo das condições gerais

Em primeiro lugar, deve ser elaborada uma lista de verificação para a introdução do novo software ERP, na qual são registados os pontos básicos:

• Utilização do software numa única estação de trabalho ou Rede com vários utilizadores?
• Partilha na rede com a FileMaker Servidor ou com a FileMaker Pro*?
• Se a FileMaker estiver disponível, todas as versões são, no mínimo, a versão 17?
• As versões do sistema operativo dos computadores permitem a instalação da versão necessária da FileMaker?
• Um computador dedicado (Mac, Windows, Linux) deve estar disponível para o FileMaker Server.
• O servidor tem o sistema operativo requerido pelo FileMaker Server?
• Deve ser possível o acesso através da Internet? Em caso afirmativo:
  • O seu router suporta DNS dinâmico e reencaminhamento de portas?
  • Qual é a largura de banda do seu acesso à Internet ao qual o servidor está ligado?
• Que certificado SSL deve ser utilizado com o FileMaker Server para encriptação de dados?
• Se possível, desactive todas as actualizações automáticas no servidor FileMaker e instale-as manualmente de vez em quando. Não instale quaisquer "ferramentas auxiliares" tais como o "MacKeeper" ou similares.
• Para um melhor desempenho, tanto o servidor como todos os clientes devem estar ligados à rede por cabo. Se possível, utilize pelo menos um comutador gigabit.

* A função de partilha foi cancelada pela Claris para versões futuras.

Lista de controlo das funções do software ERP

O passo seguinte consiste em elaborar uma lista de controlo das funções do software ERP. Para ter uma ideia dos campos ou funções em falta, é preferível descarregar uma versão de demonstração do software ERP e examiná-lo de perto. O software ERP tem de se adequar à filosofia e aos processos da empresa, pelo que é importante que analise em pormenor o software ERP pretendido antes de o comprar. Deste modo, ficará automaticamente com uma ideia dos componentes que podem estar em falta para os seus objectivos.

• Veja o novo software ERP como uma versão de teste, experimente as funções.
• Procure os campos ou funções em falta para os seus próprios processos.
• Imprima os documentos necessários com os dados de teste. Observe os esquemas de impressão e tome nota de quaisquer alterações que tenham de ser efectuadas.
• Uma loja virtual deve estar ligada?
  • Se sim: é um WooCommerce-, Artigos de loja- ou Gambio-loja?
  • Se não: O sistema da sua loja virtual tem uma API REST?
• As etiquetas ou similares devem ser criadas com impressoras de etiquetas? Os esquemas de impressão estão disponíveis neste formato?
• Os dados dos sistemas antigos ou de outros sistemas devem ser transferidos para o novo software ERP? Em caso afirmativo, consulte a lista de controlo para a transferência de dados.
• Análise do processo: Se pretender integrar novos processos mais complexos, recomendamos que efectue primeiro uma análise do processo, na qual o fluxo do processo é anotado em palavras-chave simples. Para o efeito, pode utilizar o formulário PDF deste guia. 

Lista de controlo para a transferência de dados

Se os dados do software antigo ou de outros sistemas de software tiverem de ser transferidos para o novo software ERP, é aconselhável esclarecer antecipadamente as seguintes questões:

• Que dados podem ser exportados do outro software?
• Em que formato são exportados os dados do outro software? Os tremas, os caracteres especiais, etc., estão corretos no ficheiro de exportação?
• Os dados exportados precisam de ser reformatados ou exportados antes de poderem ser importados para o novo software ERP?
• Os dados devem ser importados numa base recorrente? Em caso afirmativo:
• É possível o acesso direto ao outro sistema, por exemplo, FileMaker, SQL ou ODBC?
• O outro software pode armazenar automaticamente os ficheiros de exportação num diretório?
• Devem também ser importados outros dados para além dos endereços de contacto e dos artigos?

O software gFM Business ERP suporta a importação de endereços de contactos no CRM e de dados de produtos no Gestão de artigos de ficheiros e lojas online. Se outros dados, tais como dados de documentos, também tiverem de ser importados para a fatura, deve ser efectuada uma importação de dados manualmente com a FileMaker Pro.