Gids voor de introductie van nieuwe ERP-software

Welke gegevens worden opgeslagen in ERP-software?

Er is geen algemeen antwoord op deze vraag, want er zijn veel overeenkomstige softwareprogramma's op de markt en elke ERP-software legt zijn eigen focus, ook wat betreft de beheerde gegevens. In de regel bevat ERP-software een CRM (Customer Relationship Management) voor het beheren van klanten, adressen, contacten en afspraken, een productbeheersysteem en een Factuurom offertes, facturen en andere documenten te schrijven. Veel ERP-systemen hebben ook aanvullende databasemodules zoals een Projectbeheerdocumentbeheer of zelfs een Kasboek voor de boekhouding.

Overstappen van oude software of een nieuw systeem?

Wanneer een nieuw ERP-systeem wordt geïntroduceerd, is de eerste fundamentele vraag of er gegevens uit een oud of ander systeem moeten worden overgezet. In de loop van de daaropvolgende procesanalyse zal ook voor individuele processen duidelijk worden of ze al bestonden in het bedrijf of dat het nieuwe processen zijn. Bij het ontwikkelen van nieuwe processen is de ruimte voor vrijheid over het algemeen wat groter, omdat de implementatie van oudere processen meestal gebaseerd is op het bestaande proces. 

Checklists voor de introductie van nieuwe ERP-software

Hieronder hebben we een aantal checklists opgesteld die kunnen worden gebruikt om de introductie van nieuwe ERP-software te structureren. Hoe meer vragen vooraf kunnen worden opgehelderd, hoe soepeler de introductie of migratie vanuit een ander systeem zal verlopen.

Denk er ook aan om je werknemers tijdig vertrouwd te maken met de nieuwe software, aangezien er in de toekomst van hen verwacht wordt dat ze ermee werken. In het verleden is het nuttig gebleken om ten minste één werknemer te hebben die zich tijdens de planningsfase vertrouwd maakt met de software.

Checklist voor algemene voorwaarden

Ten eerste moet er een checklist worden opgesteld voor de introductie van de nieuwe ERP-software, waarin de basispunten worden vastgelegd:

• Gebruik van de software op één werkstation of Netwerk met meerdere gebruikers?
• Delen in het netwerk met FileMaker Server of met FileMaker Pro*?
• Als FileMaker beschikbaar is, zijn alle versies dan minimaal versie 17?
• Laten de besturingssysteemversies van de computers de installatie van de vereiste FileMaker-versie toe?
• Er moet een speciale computer (Mac, Windows, Linux) beschikbaar zijn voor FileMaker Server.
• Heeft de server het besturingssysteem dat FileMaker Server vereist?
• Moet toegang via internet mogelijk zijn? Zo ja:
  • Ondersteunt je router dynamische DNS en port forwarding?
  • Wat is de bandbreedte van je internettoegang waarop de server is aangesloten?
• Welk SSL-certificaat moet worden gebruikt met FileMaker Server voor gegevensversleuteling?
• Schakel indien mogelijk alle automatische updates op de FileMaker server uit en installeer ze van tijd tot tijd handmatig. Installeer geen "hulptools" zoals "MacKeeper" en dergelijke.
• Voor de beste prestaties moeten zowel de server als alle clients via een kabel op het netwerk worden aangesloten. Gebruik indien mogelijk minstens één gigabitswitch.

* De functie Delen is door Claris geannuleerd voor toekomstige versies.

Checklist voor ERP-softwarefuncties

De volgende stap is het opstellen van een checklist van de functies binnen de ERP-software. Om een gevoel te krijgen voor eventuele ontbrekende velden of functies, kun je het beste een demoversie van de ERP-software downloaden en de software van dichtbij bekijken. ERP-software moet passen bij de filosofie en processen van het bedrijf, dus het is belangrijk dat je de gewenste ERP-software in detail bekijkt voordat je het koopt. Zo krijg je automatisch een idee van de onderdelen die eventueel ontbreken voor jouw doeleinden.

• Bekijk de nieuwe ERP-software als een testversie, probeer de functies uit.
• Zoek naar ontbrekende velden of functies voor je eigen processen.
• Druk de vereiste documenten met testgegevens af. Bekijk de afdruklay-outs en noteer eventuele wijzigingen die moeten worden aangebracht.
• Moet een online winkel worden aangesloten?
  • Zo ja: Is het een WooCommerce-, Shopware- of Gambio-winkel?
  • Zo niet: Heeft jouw online shopsysteem een REST API?
• Moeten labels en dergelijke worden gemaakt met labelprinters? Zijn er afdruklay-outs beschikbaar in dit formaat?
• Moeten gegevens van oude of andere systemen worden overgezet naar de nieuwe ERP-software? Zo ja, bekijk dan de checklist voor gegevensoverdracht.
• Procesanalyse: Als u complexere nieuwe processen wilt integreren, raden wij u aan eerst een procesanalyse uit te voeren waarin de processtroom in eenvoudige trefwoorden wordt genoteerd. U kunt hiervoor ons PDF-formulier in deze gids gebruiken. 

Checklist voor gegevensoverdracht

Als gegevens van oude software of andere softwaresystemen moeten worden overgezet naar de nieuwe ERP-software, is het raadzaam om de volgende vragen vooraf op te helderen:

• Welke gegevens kunnen worden geëxporteerd vanuit de andere software?
• In welk formaat worden de gegevens geëxporteerd vanuit de andere software? Zijn umlauten, speciale tekens enz. correct in het exportbestand?
• Moeten de geëxporteerde gegevens opnieuw worden geformatteerd of geëxporteerd voordat ze in de nieuwe ERP-software kunnen worden geïmporteerd?
• Moeten gegevens op terugkerende basis worden geïmporteerd? Zo ja:
• Is directe toegang tot het andere systeem mogelijk, bijv. FileMaker, SQL of ODBC?
• Kan de andere software exportbestanden automatisch opslaan in een map?
• Moeten andere gegevens dan contactadressen en artikelen ook worden geïmporteerd?

De gFM Business ERP-software ondersteunt het importeren van contactadressen in de CRM en productgegevens in de Artikel beheer uit bestanden en online shops. Als andere gegevens, zoals documentgegevens, ook in de factuur moeten worden geïmporteerd, moet een gegevensimport handmatig worden uitgevoerd met FileMaker Pro.