Was ist eine ERP-Software?

ERP-SoftwareIm Zuge der Digitalisierung begegnet einem immer auch ERP-Software-Systeme. Wie diese Unternehmen helfen ihre Prozesse zu optimieren, zeigt Ihnen hier das auf ERP-Software spezialisierte Vergleichsportal erp.de.

Der Druck, die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten und zu digitalisieren, wächst. Und das in so gut wie allen Branchen. Kaum ein Unternehmen kann es sich in der heutigen Zeit leisten, verschwenderische Prozesse und ineffizienter Ressourcenverwendung als Alltag zu bezeichnen.

Um langfristig am Markt bestehen zu können, bedarf es einer schlanken Prozessstruktur und eines effizienten Ressourceneinsatzes. ERP-Software-Systeme unterstützen Unternehmen aller Branchen und Größen genau dabei. Wie, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer aufzeigen.

Dazu wollen wir zunächst einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer solchen Software eingehen, ehe wir dann einen etwas genaueren Blick auf die einzelnen Funktionen einer ERP-Software werfen.

Definition: ERP-Software

Hinter dem Begriff ERP verbirgt das das sogenannte Enterprise-Ressource-Planning. Im Kern geht es bei dieser unternehmerischen Aufgabe, sämtliche zur Verfügung stehenden Ressourcen, so optimal wie nur eben möglich auf die vorliegenden Prozesse zu planen.

Dabei soll gewährleistet werden, dass zu jedem Zeitpunkt, jeder Prozess mit der richten Menge an Ressourcen versorgt wird. Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang nicht nur Materialien, sondern auch Posten wie die Arbeitskraft, finanzielle Mittel, Immobilien oder Werkzeuge verstanden.

Alle Daten auf einer zentralen Datenbank

Eben sämtliche Betriebsmittel, über die ein Unternehmen verfügt. Eine ERP-Software bildet nun alle Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse im Unternehmen deutlich verschlanken, zusammenführen und teilweise sogar automatisieren.

Informationen schneller teilen

Durch die gemeinsame Nutzung der Daten, können Abteilungsgrenzen überwunden werden, was zum einen zum schnelleren Informationsfluss und zum anderen zu weniger Fehlern beiträgt. Eine ERP-Software ist aus verschiedenen Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab.

Die Module sind miteinander verbunden und ermöglichen so die unternehmensweite und medienbruchfreie Kommunikation. Werfen wir einen Blick auf ein paar der wichtigsten Module innerhalb einer ERP-Software.

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Das CRM-Modul (Customer-Relationship-Management) organisiert sämtliche Maßnahmen die ein Unternehmen zur Kundenbindung trifft. Dazu werden für alle Kunden spezielle Kundenakten angelegt. In diesen werden sämtliche Informationen und Interaktionen mit diesen hinterlegt. So haben alle Abteilungen Zugriff auf diese und arbeiten mit denselben Daten.

Davon profitiert zum Beispiel der Kundenservice direkt. Ruft ein Kunde mit einem bestimmten Anliegen im Unternehmen an, kann der Servicemitarbeiter einfach die Akte aufrufen und kann direkt einsehen, was die letzten Kontaktpunkte zum Kunden waren. Durch die Auswertung der Daten profitiert zudem auch der Vertrieb und das Marketing. Es kann deutlich besser und individueller auf die Wünsche der Kunden eingegangen werden.

Warehouse-Management-System (WMS)

Im ERP-System können alle ein- und ausgehenden Ressourcen hinterlegt und überwacht werden. Somit ist für jeden Akteur im Unternehmen immer klar ersichtlich, welche Materialen gerade auf Lager sind, welche knapp werden und welche nachbestellt werden müssen. So können Engpässe wie auch Überlagerungen vermieden werden.

Mit einem Warehouse-Management-System lassen sich alle Ressourcen direkt auf die Prozesse des Unternehmens verteilen und ein effizienter Materialfluss initiieren. Auch im Lager selbst kann das System mit diversen Funktionen unterstützen. So errechnet das System beispielsweise den besten Lagerplatz und die schnellste Route.

Projektmanagement

Viele Unternehmen arbeiten heute projektbezogen. Mit einem Projektmanagement-Modul lassen sich mehrere Projekte parallel planen und überwachen. In einer übersichtlichen Projekt-Pipeline kann der Status eines Projektes für alle Akteure immer in Echtzeit nachverfolgt werden. Auch lassen sich Ressourcen für jedes Projekt einfach und schnell berechnen.

Das System kann mit dem Lager abgleichen, was vorhanden und was nachbestellt werden muss und verrechnet dies mit der notwendigen Projektlaufzeit. So wird eine ganzheitliche Kalkulation des Projektes unter Berücksichtigung aller Faktoren einfach möglich. Auch die Personalplanung kann direkt mit einbezogen werden.

Human-Resource-Management (HRM)

Die Personalplanung nimmt in jedem Unternehmen einen großen Teil der Arbeit ein. Neben der Einsatzplanung sind Faktoren wie Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit, Krankheitstage usw. zu berücksichtigen. Das System kann mit vielen Automationen perfekte Einsatzpläne entwickeln. Das spart enorm viel Zeit ein.

Zudem können hier auch ein umfangreiches Weiterbildungsmanagement und ein Leistungsmanagement initiiert werden. Das System zeigt an, wann welcher Mitarbeiter welche Schulung machen sollte usw. Auch im Bereich des Bewerbungsmanagements hält dieses Modul diverse Automationen bereit, die die alltäglichen Prozesse deutlich schneller und sicherer gestalten können.

Finanzen

Nicht zu Letzt hilft eine ERP-Software auch im Rechnungswesen enorm weiter. Viele lästige Aufgaben, wie der Abgleich von Rechnungen oder die Buchhaltung können vom System in vielen Teilen automatisiert werden. Auch die Budgetierung einzelner Posten kann vom System unterstützt werden. Hier werden viele Ressourcen freigesetzt, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken und Schnittstellen zu Drittsystemen seit 1994. Mitglied der FileMaker Business Alliance und FileMaker Developers Subscription sowie FMM Experte, FMM Award 2011 Preisträger. Entwickler der FileMaker-basierten gFM-Business ERP-Software mit persönlicher Beratung aus Oldenburg.

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