Dnes jsme spustili naši přizpůsobitelnou službu gFM Business Software ERP ve zcela nové verzi 7. Naším cílem je nabídnout vám co nejlepší uživatelský zážitek s CRM, správa zboží a Faktura na Apple Mac, PC a iOS. V nové verzi našeho přizpůsobitelného softwaru ERP je hlavní nabídka centrem řízení mnoha důležitých každodenních obchodních procesů. Nové Funkční panel umožňuje uživatelsky definované zobrazení nových funkcí - přesně tak, jak se to každému uživateli nejlépe hodí do procesu. V nové verzi máte k dispozici přehled o všech artiklech s nedosaženou minimální skladovou zásobou, včetně objednávek od všech dodavatelů. Hlavní nabídka navíc obsahuje novou funkci pro sériové generování faktur z objednávek - volitelně také s automatickým odesláním faktury ve formátu PDF e-mailem.
Panel funkcí pro všechny nové funkce
V nové verzi obsahuje hlavní nabídka nový funkční pruh v záhlaví, ve kterém jsou umístěny všechny dostupné funkce hlavní nabídky, pro které musel uvolnit místo předchozí nápis "Hlavní nabídka". Všechna tlačítka na panelu funkcí lze přizpůsobit. Změňte funkce a jejich pořadí tak, aby co nejlépe vyhovovaly vašim pracovním postupům.
Kliknutím na ikonu tužky vpravo od tlačítek funkcí se otevře vyskakovací okno, ve kterém lze definovat všechny funkce a jejich pořadí. Pokud na ikonu najedete myší, zobrazí se informační text k příslušné funkci. Nastavení se ukládá pro každého uživatele zvlášť; ve výchozím nastavení se na panelu funkcí zobrazují všechny funkce pro každého uživatele.
Stále přehled o stavu zásob a objednávkách
V rejstříku [Inventář] hlavního menu jsme rozšířili funkce pro seznam položek s minimálním stavem zásob pod minimální stav zásob. Seznam nyní obsahuje funkce pro hromadné objednání položek od všech přiřazených dodavatelů. U každé položky se nyní zobrazuje aktuální zásoba (B), zadaná minimální zásoba (M), množství v zásobě (Z) a objednací množství zadané v seznamu zásob (V).
Na levé straně seznamu se nachází funkční tlačítko, které otevře vyskakovací okno obsahující všechny dodavatele přiřazené k položce. Funkční tlačítko se zobrazí pouze v případě, že položka obsahuje alespoň jednoho přiřazeného dodavatele. V levém sloupci nyní můžete zadat množství objednávky pro požadovaného dodavatele, které bude uchováno, dokud nebude vytvořena objednávka u tohoto dodavatele. Pokud bylo zadáno objednací množství pro zboží, tlačítko se změní na oranžové. Pokud objednávka nestačí k dosažení minimální skladové zásoby, tlačítko se změní na červené. Pokud byla pro daný artikl vytvořena objednávka, tlačítko se zbarví zeleně. Jakmile je zboží v objednávce zaúčtováno a je dosaženo minimální úrovně zásob, položka se v tomto seznamu již nezobrazuje.
Vytvoření hromadných objednávek několika článků
Seznam zásob obsahuje ve spodní části vyskakovací tlačítko. [Generovat objednávky]čímž se otevře okno se všemi položkami, v nichž bylo označeno množství zakázky. V tomto seznamu je nyní možné vybrat nebo zrušit výběr všech položek zvlášť pro danou zakázku. Po kliknutí na [Generovat objednávky] ve vyskakovacím okně se vygenerují nákupní objednávky pro všechny položky vybrané v tomto okně. Pro každého dodavatele se vytvoří pouze jedna objednávka bez ohledu na počet položek, které se mají od tohoto dodavatele objednat.
Sériová fakturace v hlavní nabídce
Díky sériové fakturaci lze faktury automaticky generovat z objednávek a v případě potřeby je zasílat e-mailem přímo zákazníkovi ve formátu PDF. Po kliknutí na funkční tlačítko této funkce se otevře dialogové okno, do kterého lze zadat číslo objednávky nebo číslo objednávky obchodu nebo je naskenovat pomocí snímače čárových kódů. Pokud je rozpoznáno platné číslo, v seznamu pod vstupním polem se objeví nový záznam.
Tímto způsobem lze nejprve shromáždit libovolný počet objednávek v seznamu odchozích faktur a teprve poté je přidat kliknutím na tlačítko [Generovat faktury] mohou být vytvořeny společně a v případě potřeby odeslány přímo. V seznamu můžete pro každou položku v pravém sloupci zvlášť zvolit, zda má být vytvořená faktura odeslána přímo zákazníkovi e-mailem.
Všechny importy z online obchodu přímo v hlavní nabídce
Spusťte import objednávek, zboží nebo zákazníků přímo z hlavní nabídky pomocí funkčního tlačítka. Na panelu funkcí v hlavní nabídce jsou k dispozici následující funkce:
- Objednat dovoz z internetového obchodu
- Import zákazníků z internetového obchodu
- Import položky z internetového obchodu
Po kliknutí na jedno z uvedených funkčních tlačítek se otevře malé vyskakovací okno, ve kterém můžete vybrat požadovaný internetový obchod a poté spustit import z internetového obchodu.
Mezi dalšími známými z:
Seznam rezervací, deník a libovolný počet pokladen
Modul [Pokladní kniha] v modulu fakturace byl přepracován a nyní obsahuje samostatné karty pro seznam zaúčtování a deník. V seznamu zaúčtování lze všechny záznamy upravovat podle potřeby až do zaúčtování. Zaúčtované záznamy se automaticky přenášejí do deníku a nelze je tam již měnit.
Rozšířený dialog o rezervaci
Dialog pro zadávání příspěvků byl rozšířen. Pro debetní a kreditní účty lze nyní vybírat účty G/L, účty zákazníků a účty dodavatelů. Příslušná tlačítka jsou umístěna vlevo od obou polí [S], [D] a [K]. Kliknutím na jedno z tlačítek otevřete seznam pro výběr příslušného účtu. Obrázek poukazu lze nyní vložit také přímo do dialogu pro zaúčtování a uložit pro zaúčtování.
libovolný počet pokladen pro rezervaci hotovosti
gFM-Business 7 umožňuje v nastavení v části [Specifikace - Fakturace] vytvoření libovolného počtu pokladen. Kliknutím na tlačítko [Pokladny] otevře se vyskakovací dialog pro vytváření a správu pokladen. Při prvním vytváření pokladny zadejte název pokladny a částku peněz jako počáteční zůstatek.
Rezervace všech pokladen lze provést na adrese [Faktura - Pokladní kniha - Pokladna] lze vytvořit. Stejně jako v seznamu a deníku zaúčtování lze v horním řádku nad seznamem zobrazit aktuální pokladnu a libovolné časové období.
Klikněte na [+]v pravém horním rohu se zadávají nová zaúčtování pro vybranou pokladnu. Dialog pro zaúčtování je koncipován stejně jako dialog pro zaúčtování v seznamu zaúčtování a obsahuje také funkce pro výběr účtu G/L, účtu zákazníka a účtu dodavatele. Přímo v dialogu lze také vložit účtenku ve formátu PDF nebo obrázek do zaúčtování pokladny.
Denní uzávěrka pro nastavení pokladen
Ve spodní části detailu najdete tlačítko [Denní uzávěrka]tlačítko, které lze použít k uzavření pokladny na konci dne s příslušnou účtenkou. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí dialog s dotazem, zda má být vybraná pokladna uzavřena. Po potvrzení dialogu se vytiskne uzávěrka pokladny a všechna zaúčtování za daný den se automaticky zaúčtují do deníku, kde je již nelze měnit.
Klikněte na symbol tiskárny vpravo od pole [Denní uzávěrka] již vygenerovaný zůstatek hotovosti lze vytisknout znovu.
Nový rejstřík [Soubory] pro soubory související s rezervacemi
V novém rejstříku [Soubory] složku lze použít k uložení souborů souvisejících s vysíláním, které jsou automaticky zohledněny při exportu exportního balíčku DATEV. Zde uložené soubory se automaticky exportují do složky [Soubory] exportované pro daňového poradce. Můžete zde například ukládat výpisy z účtu, PayPal nebo kreditních karet, které jsou pro daňového poradce relevantní.
Prodloužené přijímání faktur za objednávky
V modulu [Objednávky] jsme přidali novou kartu [Podpůrné dokumenty] pod kterým lze pro každou objednávku uložit libovolný počet účtenek, jako jsou faktury nebo dodací listy. Chcete-li k objednávce přidat novou účtenku, klikněte na tlačítko [+]v pravém horním rohu. Tím se otevře vyskakovací dialog, do kterého lze pro každou účtenku zadat následující údaje:
- Typ dokladu (dodací list, faktura, jiné, Seznam hodnot editovatelné)
- Datum dokumentu
- Datum splatnosti
- Dodávka č.
- Faktura č.
- Rezervace a datum dodání
- Tři volná pole
- Kontejnerové pole pro obrázek dokumentu nebo PDF
Klikněte na tlačítko [Nový příjem] uloží se nový doklad pro vyvolanou zakázku.
Automatický export v exportním balíčku DATEV
Pokud jste v modulu [Pokladní kniha] účetního dokladu export rezervace typu "Exportní balíček DATEV" zde uložené dokumenty za zvolené období se automaticky uloží do složky [recheing] exportního balíčku.
Integrace služby OpenAI ChatGPT
gFM-Business 7 obsahuje systémovou integraci OpenAI ChatGPT pro automatické generování dokumentů, šablon, popisů článků nebo jiných textů pomocí umělé inteligence. Nastavení funkce ChatGPT najdete v části [Nastavení > Předvolby > Zařízení] pod Tlačítko Popover [OpenAI].
Abyste mohli funkci ChatGPT používat, musíte si nejprve vytvořit účet u OpenAI a klíč API pro ChatGPT. To provedete kliknutím na oranžovou ikonu nápovědy v pravém horním rohu vyskakovacího dialogu. V následujícím okně naleznete všechny informace a příslušné odkazy pro přihlášení do služby OpenAI a vygenerování klíče API.
Použití klíče API je zpoplatněno, ale účet si můžete dobít kreditní kartou za pouhých 5 amerických dolarů. Náklady na generované texty jsou velmi nízké, při našich testech jsme na účtu použili pouze dva eurocenty. S námi zvolenou variantou "GPT-3.5 Turbo" stojí 1 000 tokenů 0,0015 amerických dolarů.
Dokumenty a šablony AI ve správě dokumentů
V modulu [Korespondence] Při vytváření nového dokumentu nebo nové šablony dokumentu je nová funkce [dokument AI] je k dispozici. Pokud byl v nastavení zadán klíč API pro ChatGPT, zobrazí se v dialogových oknech následující informace. [Nový dokument] a [Nová šablona dokumentu] symbol oranžové žárovky. Po kliknutí na ikonu se dialog pro vytvoření nového dokumentu rozšíří o funkci ChatGPT.
V terénu [Typ dokumentu] vybrat dokument, který má ChatGPT automaticky vygenerovat. V závislosti na vybraném typu dokumentu se nyní zobrazí další pole, jako např. [Důvod] nebo [Datum]které je třeba vyplnit. Klikněte na tlačítko [Nový dokument] ChatGPT automaticky vytvoří nový dokument.
Vkládání textů AI kamkoli do aplikace gFM Business
FileMaker znáte již desítky let jako Databázekterý lze použít pro přístup ke všem polím. Tohoto hesla se chceme držet i v budoucnu: Pokud byl v nastavení zadán klíč API pro ChatGPT, objeví se na panelu nástrojů další ikona. [AI-Text]. Tato ikona umožňuje vkládat automaticky generované texty do libovolného pole v softwaru gFM-Business ERP.
Chcete-li to provést, jednoduše umístěte kurzor do libovolného pole a klikněte na symbol [AI-Text] na panelu nástrojů. Otevře se dialogové okno, do kterého můžete zadat všechny údaje pro text AI. Po kliknutí na [Vložte text AI] vygenerovaný text se vloží do pole na předem definovanou pozici kurzoru. Tato funkce je k dispozici pouze v případě, že se kurzor nachází v textovém poli, jinak se zobrazí chybový dialog.
Nastavení pro OpenAI ChatGPT
Vygenerovaný klíč API zadejte do vyskakovacího dialogu nastavení OpenAI v levém horním poli. V poli [Kreativita] můžete určit úroveň kreativity. Oblast [Maximální počet žetonů] určuje maximální počet tokenů, které lze použít na jeden požadavek, přičemž počet znaků na jeden token závisí na zvoleném tarifu OpenAI.
Definice dokumentů a textů pro ChatGPT
Seznam pod poli nastavení obsahuje všechny dokumenty AI a texty AI, které byly nastaveny v aplikaci gFM Business. U každé položky lze definovat typ dokumentu (název cílového dokumentu) a také název, typ pole a volitelný seznam hodnot až pro čtyři vstupní pole. Na tato pole se uživatel později dotazuje při volání funkce a požadavek je s těmito informacemi odeslán do ChatGPT.
Ve spodním poli položky se při nastavení automaticky formuluje požadavek, který se má odeslat do ChatGPT při volání funkce. Dotaz lze v tomto poli rozšířit o jakékoli další pokyny, např. délku textu nebo styl textu. Zástupné znaky pro nadpis a pole jsou do dotazu automaticky integrovány systémem gFM-Business.
S [+]-ikonou v pravém horním rohu seznamu vytvoříte nový dokument AI / text AI. Po kliknutí na ikonu se v horní části seznamu vytvoří nový prázdný datový záznam. Poté do prvního sloupce zadejte typ dokumentu a přiřazený modul. Text AI se zobrazí pouze v modulu, ke kterému byl v tomto okamžiku přiřazen. Poté zadejte název, typ pole a případně seznam hodnot až pro čtyři dialogová pole. Nový AI dokument nebo AI text je poté k dispozici pro výběr v příslušném modulu.
Aplikace gFM-Business 7 obsahuje dvě nové ikony se šipkami vlevo od ikon pro přepínání ze zobrazení masky do zobrazení seznamu na všech maskách a zobrazeních seznamu na dolním panelu funkcí. Pomocí těchto tlačítek lze přecházet zpět a vpřed v rozvrženích stejným způsobem jako v internetovém prohlížeči. Kliknutím na šipku vlevo můžete přejít zpět na obrazovku, na které jste byli před vyvoláním aktuální obrazovky.
Historie verzí gFM-Business 7.0
- Přizpůsobený panel funkčních kláves v hlavní nabídce.
- Seznam zásob v hlavní nabídce s asistentem pro automatické hromadné objednávky.
- Sériové vytváření faktur z objednávek a objednávek obchodu v hlavní nabídce.
- Všechny importy online obchodu jako funkční tlačítko v hlavní nabídce.
- Pokladní kniha ve faktuře rozdělená na seznam účtování a deník.
- Nový dialog pro zaúčtování s přímým výběrem účtů G/L, účtů zákazníků a účtů dodavatelů a pole kontejneru pro obrazový dokument.
- Správa libovolného počtu pokladen pro všechny klienty.
- Automatizovaná denní uzávěrka pokladny s uzávěrkovým poukazem.
- Správa souborů relevantních pro zaúčtování, které se automaticky zkopírují do složky pro export během exportu zaúčtování "DATEV export package".
- Rozšířený příjem faktur pro objednávky, správa libovolného počtu dokladů na objednávku.
- Rozšíření exportního balíčku DATEV o došlé faktury a soubory související se zaúčtováním.
- Celosystémová integrace služby OpenAI ChatGPT.
- Automatické vytváření AI dokumentů a AI šablon pomocí ChatGPT v modulu správy dokumentů.
- Vkládání textů AI pomocí ChatGPT do všech polí aplikace gFM-Business.
- Navigace vpřed a zpět ve všech zobrazeních masek a seznamů jako v prohlížeči.
- Oprava chyby v tlačítku [Zrušit] pod [Faktura - Nabídky] chyběla.
- Funkce "Smazat fakturu" v části [Faktura - Faktury] rozšířeno tak, aby ID smazané faktury bylo odstraněno ze všech původních dokladů a položek.
- Opravena chyba, která způsobovala generování prázdných dobropisů v rámci exportního balíčku DATEV.
- Opravena chyba, kdy se obrazové doklady dobropisů správně nepřenášely do záznamu o zaúčtování.
