Oggi abbiamo lanciato il nostro gFM Business personalizzabile Software ERP nella nuovissima versione 7. Il nostro obiettivo è quello di offrirvi la migliore esperienza d'uso con CRM, gestione della merce e Fattura su Apple Mac, PC e iOS. La nuova versione del nostro software ERP personalizzabile rende il menu principale il centro di controllo di molti importanti processi aziendali quotidiani. Un nuovo Barra delle funzioni consente di visualizzare le nuove funzioni in modo definito dall'utente, esattamente come si adatta al processo di ciascun utente. Nella nuova versione, è possibile avere una panoramica di tutti gli articoli con un livello minimo di scorte non raggiunto, compresi gli ordini di tutti i fornitori. Inoltre, il menu principale contiene una nuova funzione per la generazione seriale delle fatture dagli ordini, opzionalmente anche con l'invio automatico delle fatture in formato PDF via e-mail.
Barra delle funzioni per tutte le nuove funzioni
Nella nuova versione, il menu principale contiene una nuova barra delle funzioni nella barra del titolo, in cui si trovano tutte le funzioni disponibili del menu principale, per le quali la precedente scritta "Menu principale" ha dovuto lasciare il posto. Tutti i pulsanti della barra delle funzioni possono essere personalizzati. Modificate le funzioni e il loro ordine per adattarle al meglio alle vostre procedure operative.
Facendo clic sull'icona della matita a destra dei pulsanti delle funzioni, si apre una finestra popover in cui è possibile definire tutte le funzioni e la loro sequenza. Se si sposta il mouse su un'icona, appare un testo informativo sulla rispettiva funzione. Le impostazioni vengono salvate separatamente per ogni utente; per impostazione predefinita, tutte le funzioni vengono visualizzate nella barra delle funzioni per ogni utente.
Livelli di stock e ordini sempre in vista
Nel registro [Inventario] del menu principale, abbiamo ampliato le funzioni per l'elenco degli articoli con un livello minimo di scorte al di sotto del livello minimo di scorte. L'elenco contiene ora funzioni per ordinare gli articoli da tutti i fornitori assegnati collettivamente. Per ogni articolo vengono ora visualizzati la scorta attuale (B), la scorta minima specificata (M), la quantità in approvvigionamento (Z) e la quantità d'ordine inserita nell'elenco di magazzino (V).
Sul lato sinistro dell'elenco è presente un pulsante di funzione che apre una finestra popover contenente tutti i fornitori assegnati all'articolo. Il pulsante di funzione viene visualizzato solo se l'articolo contiene almeno un fornitore assegnato. Nella colonna di sinistra è possibile inserire una quantità d'ordine per il fornitore desiderato, che verrà mantenuta fino alla creazione di un ordine con questo fornitore. Se è stata inserita una quantità d'ordine per un articolo, il pulsante diventa arancione. Se l'ordine non è sufficiente a raggiungere il livello minimo di scorte, il pulsante diventa rosso. Se per l'articolo è stato creato un ordine, il pulsante diventa verde. Non appena la merce dell'ordine è stata contabilizzata e il livello minimo di scorta è stato raggiunto, l'articolo non viene più visualizzato in questo elenco.
Creare ordini collettivi di più articoli
L'elenco delle scorte contiene un pulsante popover in basso [Generare ordini]che apre una finestra con tutte le voci alle quali sono state assegnate quantità d'ordine. In questo elenco, tutte le voci possono essere selezionate o deselezionate separatamente per l'ordine. Dopo aver fatto clic sul pulsante [Generare ordini] nella finestra popover, gli ordini di acquisto vengono generati per tutte le voci selezionate in questa finestra. Per ogni fornitore viene creato un solo ordine di acquisto, indipendentemente dal numero di articoli da ordinare a questo fornitore.
Fatturazione seriale nel menu principale
Con la fatturazione seriale, le fatture possono essere generate automaticamente dagli ordini e, se necessario, inviate direttamente al cliente via e-mail in formato PDF. Facendo clic sul pulsante relativo a questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui è possibile inserire un numero d'ordine o un numero d'ordine del negozio o scansionarlo con uno scanner di codici a barre. Se viene riconosciuto un numero valido, l'elenco sotto il campo di immissione contiene una nuova voce.
In questo modo, è possibile raccogliere un numero qualsiasi di ordini in un elenco di fatture in uscita prima di aggiungerli facendo clic sul pulsante [Generare fatture] possono essere create collettivamente e inviate direttamente, se necessario. Nell'elenco è possibile selezionare separatamente per ogni voce della colonna di destra se la fattura creata deve essere inviata direttamente al cliente via e-mail.
Tutte le importazioni del negozio online direttamente nel menu principale
Avviare l'importazione di ordini di negozio, articoli o clienti direttamente dal menu principale con un pulsante funzione. Le seguenti funzioni sono disponibili nella barra delle funzioni del menu principale:
- Ordine di importazione dal negozio online
- Importazione di clienti dal negozio online
- Importazione di articoli dal negozio online
Dopo aver fatto clic su uno dei pulsanti di funzione menzionati, si apre una piccola finestra popover in cui è possibile selezionare il negozio online desiderato e avviare l'importazione dal negozio online.
Tra gli altri conosciuti da:
Lista di prenotazione, giornale e un numero qualsiasi di casse
Il modulo [Libro cassa] nel modulo di fatturazione è stato rivisto e ora contiene schede separate per l'elenco delle registrazioni e il giornale. Nell'elenco delle registrazioni, tutte le voci possono essere modificate come richiesto fino alla registrazione. Le voci prenotate vengono trasferite automaticamente nel giornale e non possono più essere modificate.
Estensione del dialogo di prenotazione
La finestra di dialogo per l'inserimento delle registrazioni è stata ampliata. È ora possibile selezionare i conti G/L, i conti clienti e i conti fornitori per i conti di addebito e di accredito. I pulsanti corrispondenti si trovano a sinistra di entrambi i campi. [S], [D] e [K]. Facendo clic su uno dei pulsanti si apre un elenco per la selezione del rispettivo conto. L'immagine di un buono può ora essere inserita direttamente nella finestra di registrazione e salvata per la registrazione.
Un numero qualsiasi di registratori di cassa per le prenotazioni in contanti
gFM-Business 7 permette nelle impostazioni di [Specifiche - Fatturazione] la creazione di un numero qualsiasi di registratori di cassa. Facendo clic sul pulsante [Registratori di cassa] si apre una finestra di dialogo a comparsa per la creazione e la gestione dei registratori di cassa. Quando si crea il registratore di cassa per la prima volta, è necessario inserire un nome per il registratore di cassa e una somma di denaro come saldo iniziale.
Le prenotazioni per tutti i registratori di cassa possono essere effettuate su [Fattura - Libro cassa - Registratore di cassa] possono essere creati. Come per l'elenco delle registrazioni e il giornale, nella riga superiore dell'elenco è possibile visualizzare la cassa corrente e qualsiasi periodo di tempo.
Fare clic sul pulsante [+]nell'angolo in alto a destra, vengono inserite nuove registrazioni per il registratore di cassa selezionato. La finestra di dialogo delle registrazioni è stata progettata come la finestra di dialogo delle registrazioni nell'elenco delle registrazioni e contiene anche le funzioni di selezione del conto G/L, del conto cliente e del conto fornitore. È inoltre possibile inserire una ricevuta direttamente nella finestra di dialogo come PDF o immagine in una registrazione di cassa.
Chiusura giornaliera per l'allestimento dei registratori di cassa
Nell'area dei dettagli inferiore si trova il pulsante [Chiusura giornaliera]che può essere utilizzato per chiudere una cassa alla fine della giornata con il relativo scontrino. Dopo aver fatto clic sul pulsante, viene visualizzata una finestra di dialogo che chiede se la cassa selezionata deve essere chiusa. Dopo aver confermato il dialogo, viene stampata la chiusura della cassa e tutte le voci del giorno vengono automaticamente registrate nel giornale, dove non possono più essere modificate.
Cliccare sul simbolo della stampante a destra del simbolo [Chiusura giornaliera] un saldo di cassa già generato può essere stampato nuovamente.
Nuovo registro [File] per i file rilevanti per la prenotazione
Nel nuovo registro [File] La cartella può essere utilizzata per salvare i file rilevanti per l'invio che vengono automaticamente presi in considerazione durante l'esportazione del pacchetto di esportazione DATEV. I file salvati qui vengono esportati automaticamente nella cartella [File] esportati per il consulente fiscale. Ad esempio, è possibile salvare gli estratti conto del proprio conto corrente, di PayPal o delle carte di credito che sono rilevanti per il consulente fiscale.
Ricevuta di fattura estesa per gli ordini
Nel modulo [Ordini] Abbiamo aggiunto una nuova scheda alla finestra [Documenti di supporto] in cui è possibile salvare un numero qualsiasi di ricevute, come fatture o bolle di consegna, per ogni ordine. Per aggiungere una nuova ricevuta a un ordine, fare clic sul pulsante [+]nell'angolo in alto a destra. Si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile inserire i seguenti dati per ogni ricevuta:
- Tipo di documento (bolla di consegna, fattura, altro), Elenco valori modificabile)
- Data del documento
- Data di scadenza
- Consegna no.
- Fattura n.
- Data di prenotazione e consegna
- Tre campi liberi
- Campo contenitore per l'immagine del documento o del PDF
Fare clic sul pulsante [Nuova ricevuta] il nuovo documento per l'ordine richiamato viene salvato.
Esportazione automatica nel pacchetto di esportazione DATEV
Se si è nel modulo [Libro cassa] del documento di fatturazione un'esportazione di prenotazione del tipo "Pacchetto di esportazione DATEV" i documenti salvati qui per il periodo selezionato vengono automaticamente salvati nella cartella [recheing] del pacchetto di esportazione.
Integrazione di OpenAI ChatGPT
gFM-Business 7 contiene un'integrazione a livello di sistema di OpenAI ChatGPT per generare automaticamente documenti, modelli, descrizioni di articoli o qualsiasi altro testo utilizzando l'intelligenza artificiale. Le impostazioni della funzione ChatGPT si trovano in [Impostazioni > Preferenze > Dispositivi] sotto il Pulsante Popover [OpenAI].
Per poter utilizzare la funzione ChatGPT, è necessario creare un account con OpenAI e una chiave API per ChatGPT. A tal fine, fare clic sull'icona arancione della guida in alto a destra del dialogo popover. Nella finestra seguente troverete tutte le informazioni e i link corrispondenti per accedere a OpenAI e generare una chiave API.
L'utilizzo della chiave API è a pagamento, ma è possibile ricaricare il proprio account con una carta di credito per soli 5 dollari USA. I costi per i testi generati sono molto bassi, per i nostri test abbiamo utilizzato solo due centesimi di euro sul nostro conto. Con la variante "GPT-3.5 Turbo" che abbiamo scelto, 1.000 token costano 0,0015 dollari USA.
Documenti AI e modelli AI nella gestione dei documenti
Nel modulo [Corrispondenza] Quando si crea un nuovo documento o un nuovo modello di documento, la nuova funzione [documento AI] è disponibile. Se nelle impostazioni è stata inserita una chiave API per ChatGPT, nelle finestre di dialogo appare quanto segue [Nuovo documento] e [Nuovo modello di documento] il simbolo di una lampadina arancione. Facendo clic sull'icona, la finestra di dialogo per la creazione di un nuovo documento si espande fino a includere la funzione ChatGPT.
Sul campo [Tipo di documento] per selezionare il documento che si desidera che ChatGPT generi automaticamente. A seconda del tipo di documento selezionato, appariranno altri campi, come ad esempio [Motivo] o [Data]che deve essere compilato. Cliccare sul pulsante [Nuovo documento] un nuovo documento viene creato automaticamente da ChatGPT.
Inserire testi AI in qualsiasi punto di gFM Business
Conoscete FileMaker da decenni come Databaseche può essere utilizzato per accedere a tutti i campi. Vogliamo continuare ad essere all'altezza di questo motto anche in futuro: Se nelle impostazioni è stata inserita una chiave API per ChatGPT, nella barra degli strumenti apparirà un'icona aggiuntiva. [AI-Text]. Questa icona consente di inserire testi generati automaticamente in qualsiasi campo del software ERP gFM-Business.
A tale scopo, è sufficiente posizionare il cursore in un campo qualsiasi e cliccare sul simbolo [AI-Text] nella barra degli strumenti. Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile inserire tutti i dettagli del testo AI. Dopo aver fatto clic sul pulsante [Inserire testo AI] il testo generato viene inserito nel campo nella posizione del cursore precedentemente definita. Questa funzione è disponibile solo se il cursore si trova all'interno di un campo di testo, altrimenti appare una finestra di errore.
Impostazioni per OpenAI ChatGPT
Inserire la chiave API generata nel dialogo a comparsa delle impostazioni di OpenAI nel campo in alto a sinistra. Nel campo [Creatività] è possibile determinare il livello di creatività. Il campo [Gettoni massimi] determina il numero massimo di token che possono essere utilizzati per ogni richiesta, mentre il numero di caratteri per token dipende dalla tariffa OpenAI selezionata.
Definire documenti e testi per ChatGPT
L'elenco sotto i campi di impostazione contiene tutti i documenti e i testi AI che sono stati impostati in gFM Business. Per ogni voce è possibile definire il tipo di documento (nome del documento di destinazione), il titolo, il tipo di campo e l'elenco opzionale dei valori per un massimo di quattro campi di input. Questi campi vengono successivamente interrogati dall'utente quando viene richiamata la funzione e la richiesta viene inviata a ChatGPT con queste informazioni.
Nel campo inferiore di una voce, durante la configurazione viene formulata automaticamente una richiesta da inviare a ChatGPT quando viene richiamata la funzione. La richiesta può essere ampliata in questo campo con ulteriori istruzioni, ad esempio la lunghezza o lo stile del testo. I segnaposto per il titolo e i campi sono integrati automaticamente nella domanda da gFM-Business.
Con il [+]-in alto a destra dell'elenco per creare un nuovo documento/testo AI. Dopo aver fatto clic sull'icona, viene creato un nuovo record di dati vuoto in cima all'elenco. Inserire quindi il tipo di documento e il modulo assegnato nella prima colonna. A questo punto, un testo AI appare solo nel modulo a cui è stato assegnato. Inserire quindi il titolo, il tipo di campo e, se necessario, un elenco di valori per un massimo di quattro campi di dialogo. Il nuovo documento o testo AI è disponibile per la selezione nel rispettivo modulo.
gFM-Business 7 contiene due nuove icone a forma di freccia a sinistra delle icone per passare dalla maschera alla vista elenco su tutte le maschere e le viste elenco nella barra delle funzioni inferiore. Questi pulsanti possono essere utilizzati per navigare avanti e indietro nei layout come in un browser Internet. Facendo clic sulla freccia di sinistra si torna alla schermata in cui ci si trovava prima di richiamare la schermata corrente.
Cronologia delle versioni di gFM-Business 7.0
- Barra dei tasti funzione personalizzata nel menu principale.
- Elenco delle scorte nel menu principale con assistente per gli ordini collettivi automatici.
- Creazione seriale di fatture da ordini e ordini di negozio nel menu principale.
- Tutte le importazioni del negozio online come pulsante funzione nel menu principale.
- Libro cassa in fattura suddiviso in lista di registrazione e giornale.
- Nuovo dialogo di postalizzazione con selezione diretta di conti G/L, conti clienti e conti fornitori e campo contenitore per il documento immagine.
- Gestione di un numero qualsiasi di registratori di cassa per tutti i clienti.
- Chiusura di cassa giornaliera automatizzata con voucher di chiusura.
- Gestione dei file rilevanti per la postalizzazione che vengono copiati automaticamente nella cartella di esportazione durante l'esportazione della postalizzazione "pacchetto di esportazione DATEV".
- Ricevuta di fattura estesa per gli ordini, gestione di un numero qualsiasi di documenti per ordine.
- Estensione del pacchetto di esportazione DATEV per includere le fatture in entrata e i file rilevanti per la postalizzazione.
- Integrazione a livello di sistema di OpenAI ChatGPT.
- Creazione automatica di documenti AI e modelli AI tramite ChatGPT nel modulo di gestione dei documenti.
- Inserire testi AI con ChatGPT in tutti i campi di gFM-Business.
- Navigazione in avanti e indietro di tutte le maschere e le viste elenco come nel browser.
- Corretto l'errore in cui il pulsante [Annulla] sotto [Fattura - Offerte] mancava.
- Funzione "Cancella fattura" in [Fattura - Fatture] esteso in modo che l'ID della fattura eliminata venga rimosso da tutti i documenti e gli articoli originali.
- Corretto un errore che causava la generazione di note di credito vuote come parte del pacchetto di esportazione DATEV.
- È stato risolto un problema a causa del quale i documenti immagine delle note di credito non venivano trasferiti correttamente nel record di registrazione.
