Lançámos hoje a nossa solução personalizável gFM Business Software ERP na nova versão 7. O nosso objetivo é oferecer-lhe a melhor experiência de utilização com CRMgestão de mercadorias e Fatura em Apple Mac, PC e iOS. A nova versão do nosso software ERP personalizável faz do menu principal o centro de controlo de muitos processos empresariais diários importantes. Um novo Barra de funções permite a visualização definida pelo utilizador das novas funções - exatamente como melhor se enquadra no processo de cada utilizador. Na nova versão, o utilizador tem uma visão geral de todos os artigos com um nível de stock mínimo abaixo do mínimo, incluindo encomendas de todos os fornecedores. Além disso, o menu principal contém uma nova função para a geração em série de facturas a partir de encomendas - opcionalmente, também com envio automático de facturas como ficheiro PDF por correio eletrónico.
Barra de funções para todas as novas funções
Na nova versão, o menu principal contém uma nova barra de funções na barra de título, na qual estão localizadas todas as funções disponíveis do menu principal, para as quais a anterior inscrição "Menu principal" teve de dar lugar. Todos os botões da barra de funções podem ser personalizados. Altere as funções e a sua ordem para melhor se adequar aos seus procedimentos operacionais.
Clicando no ícone de lápis à direita dos botões de função, abre-se uma janela popover na qual todas as funções e a sua sequência podem ser definidas. Se passar o rato sobre um ícone, aparece um texto informativo para a respectiva função. As definições são guardadas separadamente para cada utilizador; por defeito, todas as funções são apresentadas na barra de funções para cada utilizador.
Níveis de stock e encomendas sempre à vista
No registo [Inventário] do menu principal, alargámos as funções da lista de artigos com um nível mínimo de existências abaixo do nível mínimo de existências. A lista contém agora funções para encomendar artigos a todos os fornecedores atribuídos coletivamente. O stock atual (B), o stock mínimo especificado (M), a quantidade no fornecimento (Z) e a quantidade da encomenda introduzida na lista de stocks (V) são agora apresentados para cada item.
Há um botão de função no lado esquerdo da lista que abre uma janela popover contendo todos os fornecedores atribuídos ao item. O botão de função só é exibido se o item contiver pelo menos um fornecedor atribuído. Na coluna da esquerda, pode agora introduzir uma quantidade de encomenda para o fornecedor pretendido, que será mantida até que seja criada uma encomenda com este fornecedor. Se tiver sido introduzida uma quantidade de encomenda para um item, o botão fica cor de laranja. Se a encomenda não for suficiente para atingir o nível mínimo de stock, o botão fica vermelho. Se tiver sido criada uma encomenda para o artigo, o botão fica verde. Assim que as mercadorias da encomenda tiverem sido registadas e o nível mínimo de stock tiver sido atingido, o artigo deixa de ser apresentado nesta lista.
Criar encomendas colectivas de vários artigos
A lista de stocks contém um botão pop-up na parte inferior [Gerar encomendas].que abre uma janela com todas as entradas nas quais as quantidades da ordem foram marcadas. Nesta lista, todas as entradas podem agora ser selecionadas ou desmarcadas separadamente para a ordem. Depois de clicar no botão [Gerar encomendas]. na janela popover, os pedidos de compra são gerados para todas as entradas selecionadas nesta janela. Apenas um pedido de compra é criado para cada fornecedor, independentemente do número de itens a serem pedidos a esse fornecedor.
Faturação em série no menu principal
Com a faturação em série, as facturas podem ser geradas automaticamente a partir de encomendas e enviadas diretamente para o cliente por correio eletrónico como um ficheiro PDF, se necessário. Depois de clicar no botão de função para esta função, abre-se uma janela de diálogo na qual pode ser introduzido um número de encomenda ou de encomenda de loja ou digitalizado com um leitor de códigos de barras. Se for reconhecido um número válido, a lista por baixo do campo de introdução contém uma nova entrada.
Desta forma, qualquer número de encomendas pode ser primeiro recolhido numa lista de facturas emitidas antes de serem adicionadas clicando no botão [Gerar facturas]. podem ser criadas coletivamente e enviadas diretamente, se necessário. Na lista, é possível selecionar separadamente para cada entrada na coluna da direita se a fatura criada deve ser enviada diretamente para o cliente por correio eletrónico.
Todas as importações da loja virtual diretamente no menu principal
Inicie a importação de encomendas, artigos ou clientes diretamente do menu principal com um botão de função. As seguintes funções estão disponíveis na barra de funções do menu principal:
- Encomendar importação a partir da loja online
- Importação de clientes da loja virtual
- Importação de artigos da loja virtual
Depois de clicar num dos botões de função mencionados, abre-se uma pequena janela popover na qual pode selecionar a loja virtual desejada e, em seguida, iniciar a importação a partir da loja virtual.
Entre outros conhecidos de:
Lista de reservas, diário e qualquer número de caixas
O módulo [Livro de caixa] no módulo de faturação foi revisto e contém agora separadores distintos para a lista de lançamentos e o diário. Na lista de registo, todas as entradas podem ser editadas conforme necessário até ao registo. As entradas reservadas são automaticamente transferidas para o diário e já não podem ser alteradas aí.
Diálogo de reserva alargado
O diálogo de lançamento para a entrada de lançamentos foi alargado. As contas do Razão, contas de clientes e contas de fornecedores podem agora ser selecionadas para contas de débito e crédito. Os botões correspondentes estão localizados à esquerda de ambos os campos [S], [D] e [K]. Clique num dos botões para abrir uma lista e selecionar a respectiva conta. Uma imagem de vale pode agora também ser inserida diretamente na caixa de diálogo de lançamento e guardada para lançamento.
Qualquer número de caixas registadoras para reservas de dinheiro
O gFM-Business 7 permite que, nas definições, em [Especificações - Faturação]. a criação de qualquer número de caixas registadoras. Ao clicar no botão [Caixas registadoras]. abre-se uma caixa de diálogo popover para criar e gerir as caixas registadoras. Ao criar a caixa registadora pela primeira vez, introduza um nome para a caixa registadora e uma quantia de dinheiro como saldo inicial.
As reservas para todas as caixas registadoras podem ser efectuadas em [Fatura - Livro de caixa - Caixa registadora]. podem ser criados. Tal como na lista de lançamentos e no diário, a caixa registadora atual e qualquer período de tempo podem ser exibidos na linha superior acima da lista.
Clicar no botão [+]no canto superior direito, são introduzidos novos lançamentos para a caixa registadora selecionada. O diálogo de lançamento foi concebido da mesma forma que o diálogo de lançamento na lista de lançamentos e também contém as funções de seleção para a conta do Razão, conta de cliente e conta de fornecedor. Um recibo também pode ser inserido diretamente no diálogo como um PDF ou imagem num lançamento de caixa.
Fecho diário das caixas registadoras
Na área de pormenor inferior, encontrará o botão [Fecho diário].que pode ser utilizado para fechar uma caixa registadora no final do dia com o recibo correspondente. Depois de clicar no botão, aparece uma caixa de diálogo a perguntar se a caixa registadora selecionada deve ser fechada. Depois de confirmar o diálogo, é impresso um fecho de caixa e todos os lançamentos do dia são automaticamente lançados no diário, onde já não podem ser alterados.
Clique no símbolo da impressora à direita do [Fecho diário]. um saldo de caixa que já tenha sido gerado pode ser impresso novamente.
Novo registo [Ficheiros] para ficheiros relevantes para a inscrição
No novo registo [Ficheiros] pode ser utilizada para guardar ficheiros relevantes para o lançamento que são automaticamente tidos em conta ao exportar o pacote de exportação DATEV. Os ficheiros gravados aqui são automaticamente exportados para a pasta [Ficheiros] exportados para o consultor fiscal. Por exemplo, pode guardar aqui extractos de conta da sua conta, PayPal ou cartões de crédito que sejam relevantes para o seu consultor fiscal.
Extensão da receção de facturas para encomendas
No módulo [Encomendas]. Adicionámos um novo separador ao [Documentos de apoio]. no qual podem ser guardados vários recibos, como facturas ou guias de remessa, para cada encomenda. Para adicionar um novo recibo a uma encomenda, clique no botão [+]no canto superior direito. Isto abre uma caixa de diálogo popover na qual podem ser introduzidos os seguintes dados para cada recibo:
- Tipo de documento (nota de entrega, fatura, outro...) Lista de valores editável)
- Data do documento
- Data de vencimento
- Nº de entrega.
- Fatura nº.
- Data de reserva e de entrega
- Três campos livres
- Campo de contentor para imagem de documento ou PDF
Clicar no botão [Novo recibo] o novo documento para a ordem chamada é guardado.
Exportação automática no pacote de exportação DATEV
Se estiver no módulo [Livro caixa]. do documento de faturação uma exportação de reserva do tipo "Pacote de exportação DATEV" os documentos guardados aqui para o período selecionado são automaticamente guardados na pasta [recheio] do pacote de exportação.
Integração do OpenAI ChatGPT
O gFM-Business 7 contém uma integração de todo o sistema do OpenAI ChatGPT para gerar automaticamente documentos, modelos, descrições de artigos ou quaisquer outros textos utilizando inteligência artificial. As definições para a função ChatGPT podem ser encontradas em [Definições > Preferências > Dispositivos] no âmbito do Botão popover [OpenAI].
Para poder utilizar a função ChatGPT, tem de criar primeiro uma conta no OpenAI e uma chave de API para o ChatGPT. Para o fazer, clique no ícone laranja de ajuda no canto superior direito da caixa de diálogo popover. Na janela seguinte, encontrará todas as informações e as ligações correspondentes para iniciar sessão no OpenAI e gerar uma chave de API.
A utilização da chave API é paga, mas pode carregar a sua conta com um cartão de crédito por apenas 5 dólares americanos. Os custos dos textos gerados são muito baixos, para os nossos testes utilizámos apenas dois cêntimos de euro na nossa conta. Com a variante "GPT-3.5 Turbo" que escolhemos, 1.000 tokens custam 0,0015 dólares americanos.
Documentos e modelos de IA na gestão de documentos
No módulo [Correspondência]. Ao criar um novo documento ou um novo modelo de documento, a nova função [documento AI]. está disponível. Se tiver sido introduzida uma chave API para o ChatGPT nas definições, aparece o seguinte nas caixas de diálogo [Novo documento]. e [Novo modelo de documento]. um símbolo de uma lâmpada cor de laranja. Depois de clicar no ícone, a caixa de diálogo para criar um novo documento expande-se para incluir a função ChatGPT.
No terreno [Tipo de documento] para selecionar o documento que pretende que o ChatGPT gere automaticamente. Dependendo do tipo de documento selecionado, aparecerão campos adicionais, como [Motivo] ou [Data].que deve ser preenchido. Clicar no botão [Novo documento]. um novo documento é criado automaticamente pelo ChatGPT.
Inserir textos de IA em qualquer lugar no gFM Business
Há décadas que conhece a FileMaker como Base de dadosque pode ser utilizado para aceder a todos os campos. Queremos continuar a cumprir este lema no futuro: Se tiver sido introduzida uma chave API para o ChatGPT nas definições, aparecerá um ícone adicional na barra de ferramentas [AI-Text]. Este ícone permite-lhe inserir textos gerados automaticamente em qualquer campo do software gFM-Business ERP.
Para o fazer, basta colocar o cursor em qualquer campo e, em seguida, clicar no símbolo [AI-Text] na barra de ferramentas. Isto abre uma janela de diálogo na qual pode introduzir todos os detalhes do texto de IA. Depois de clicar no botão [Inserir texto AI]. o texto gerado é inserido no campo na posição do cursor previamente definida. Esta função só está disponível se o cursor estiver dentro de um campo de texto, caso contrário aparece uma caixa de diálogo de erro.
Definições para o OpenAI ChatGPT
Introduza a chave API gerada na caixa de diálogo popover das definições OpenAI no campo superior esquerdo. No campo [Criatividade]. é possível determinar o nível de criatividade. O domínio [Max Tokens] determina o número máximo de tokens que podem ser utilizados por pedido, sendo que o número de caracteres por token depende da tarifa OpenAI selecionada.
Definir documentos e textos para o ChatGPT
A lista por baixo dos campos de definições contém todos os documentos AI e textos AI que foram configurados no gFM Business. Para cada entrada, pode ser definido o tipo de documento (nome do documento de destino), bem como um título, tipo de campo e lista de valores opcional para um máximo de quatro campos de entrada. Estes campos são posteriormente consultados pelo utilizador quando a função é chamada e o pedido é enviado para o ChatGPT com esta informação.
No campo inferior de uma entrada, é formulado automaticamente um pedido durante a configuração que deve ser enviado para o ChatGPT quando a função é chamada. O pedido pode ser alargado neste campo com quaisquer outras instruções, por exemplo, o comprimento do texto ou o estilo do texto. Os marcadores de posição para o título e os campos são automaticamente integrados na pergunta pelo gFM-Business.
Com o [+]-no canto superior direito da lista para criar um novo documento de IA/texto de IA. Depois de clicar no ícone, é criado um novo registo de dados vazio no topo da lista. Em seguida, introduza o tipo de documento e o módulo atribuído na primeira coluna. Nesta altura, um texto AI só aparece no módulo ao qual foi atribuído. De seguida, introduzir o título, o tipo de campo e, se necessário, uma lista de valores para um máximo de quatro campos de diálogo. O novo documento AI ou texto AI fica então disponível para seleção no respetivo módulo.
O gFM-Business 7 contém dois novos ícones de seta à esquerda dos ícones para mudar de máscara para vista de lista em todas as máscaras e vistas de lista na barra de funções inferior. Estes botões podem ser utilizados para navegar para trás e para a frente nos layouts, da mesma forma que num navegador da Internet. Clique na seta para a esquerda para voltar ao ecrã em que se encontrava antes de chamar o ecrã atual.
Histórico da versão do gFM-Business 7.0
- Barra de teclas de função personalizada no menu principal.
- Lista de existências no menu principal com assistente para encomendas colectivas automáticas.
- Criação em série de facturas a partir de encomendas e ordens de compra no menu principal.
- Todas as importações da loja virtual como um botão de função no menu principal.
- Livro caixa em fatura dividido em lista de lançamento e diário.
- Novo diálogo de lançamento com seleção direta de contas do Razão, contas de clientes e contas de fornecedores, bem como campo de contentor para documento de imagem.
- Gestão de qualquer número de caixas registadoras para todos os clientes.
- Automatização do fecho de caixa diário com o respetivo comprovativo.
- Gestão de ficheiros relevantes para o lançamento que são automaticamente copiados para a pasta de exportação durante a exportação do lançamento "DATEV export package".
- Faturação alargada para encomendas, gestão de qualquer número de documentos por encomenda.
- Extensão do pacote de exportação DATEV para incluir facturas recebidas e ficheiros relevantes para o lançamento.
- Integração do OpenAI ChatGPT em todo o sistema.
- Criação automática de documentos e modelos de IA utilizando o ChatGPT no módulo de gestão de documentos.
- Inserir textos de IA com ChatGPT em todos os domínios do gFM-Business.
- Navegação para a frente e para trás de todas as máscaras e vistas de lista como no browser.
- Erro corrigido onde o botão [Cancelar] sob [Fatura - Ofertas] estava a faltar.
- Função "Eliminar fatura" em [Fatura - Facturas] alargado para que o ID da fatura eliminada seja removido de todos os documentos e itens originais.
- Foi corrigido um erro que fazia com que fossem geradas notas de crédito vazias como parte do pacote de exportação DATEV.
- Foi corrigido um erro em que os documentos de imagem das notas de crédito não eram corretamente transferidos para o registo de lançamento.
Markus Schall tem vindo a desenvolver bases de dados personalizadas, interfaces e aplicações empresariais baseadas na Claris FileMaker desde 1994. É parceiro da Claris, vencedor do Prémio FMM 2011 e criador do software ERP gFM-Business. É também autor de livros e fundador da M. Schall Publishers.
