Vandaag hebben we onze aanpasbare gFM Business gelanceerd ERP-software in de gloednieuwe versie 7. Ons doel is om je de beste gebruikerservaring te bieden met CRM, goederenbeheer en Factuur op Apple Mac, pc en iOS. De nieuwe versie van onze aanpasbare ERP-software maakt van het hoofdmenu het controlecentrum voor veel belangrijke dagelijkse bedrijfsprocessen. Een nieuwe Functiebalk maakt het mogelijk om de nieuwe functies door de gebruiker te laten definiëren - precies zoals het het beste past in het proces voor elke gebruiker. In de nieuwe versie heb je een overzicht van alle artikelen met een minimumvoorraad die nog niet bereikt is, inclusief bestellingen van alle leveranciers. Daarnaast bevat het hoofdmenu een nieuwe functie voor het serieel genereren van facturen uit bestellingen - optioneel ook met automatische factuurverzending als PDF-bestand per e-mail.
Functiebalk voor alle nieuwe functies
In de nieuwe versie bevat het hoofdmenu een nieuwe functiebalk in de titelbalk, waarin alle beschikbare functies van het hoofdmenu staan en waarvoor het vorige opschrift "Hoofdmenu" moest wijken. Alle knoppen in de functiebalk kunnen worden aangepast. Wijzig de functies en hun volgorde zodat ze het best bij je werkwijze passen.
Als je op het potloodpictogram rechts van de functieknoppen klikt, wordt een popovervenster geopend waarin alle functies en hun volgorde kunnen worden gedefinieerd. Als je met de muis over een pictogram beweegt, verschijnt er een informatietekst voor de betreffende functie. De instellingen worden voor elke gebruiker afzonderlijk opgeslagen; standaard worden alle functies voor elke gebruiker in de functiebalk weergegeven.
Voorraadniveaus en bestellingen altijd in beeld
In het register [Inventaris] van het hoofdmenu hebben we de functies voor de lijst met artikelen met een minimumvoorraad onder het minimumvoorraadniveau uitgebreid. De lijst bevat nu functies om artikelen te bestellen bij alle toegewezen leveranciers samen. De huidige voorraad (B), de opgegeven minimumvoorraad (M), de hoeveelheid in de voorraad (Z) en de bestelhoeveelheid die is ingevoerd in de voorraadlijst (V) worden nu voor elk artikel weergegeven.
Er is een functieknop aan de linkerkant van de lijst die een popover-venster opent met alle leveranciers die aan het item zijn toegewezen. De functieknop wordt alleen weergegeven als het item minstens één toegewezen leverancier bevat. In de linkerkolom kun je nu een bestelhoeveelheid invoeren voor de gewenste leverancier, die wordt vastgehouden totdat er een bestelling wordt aangemaakt bij deze leverancier. Als er een bestelhoeveelheid voor een artikel is ingevoerd, wordt de knop oranje. Als de bestelling niet voldoende is om de minimumvoorraad te bereiken, wordt de knop rood. Als er een bestelling is aangemaakt voor het artikel, kleurt de knop groen. Zodra de goederen van de bestelling zijn ingeboekt en de minimumvoorraad is bereikt, wordt het artikel niet meer in deze lijst weergegeven.
Collectieve bestellingen van meerdere artikelen maken
De voorraadlijst bevat een popover-knop onderaan [Genereer orders].Hiermee wordt een venster geopend met alle items waarin bestelhoeveelheden zijn geoormerkt. In deze lijst kunnen nu alle items afzonderlijk voor de bestelling worden geselecteerd of gedeselecteerd. Nadat u op de [Genereer orders]. in het popover-venster worden inkooporders aangemaakt voor alle items die in dit venster zijn geselecteerd. Er wordt slechts één inkooporder aangemaakt voor elke leverancier, ongeacht het aantal artikelen dat bij deze leverancier moet worden besteld.
Seriële facturering in het hoofdmenu
Met seriefacturatie kunnen facturen automatisch worden aangemaakt op basis van bestellingen en desgewenst rechtstreeks als PDF-bestand per e-mail naar de klant worden gestuurd. Nadat er op de functieknop voor deze functie is geklikt, wordt er een dialoogvenster geopend waarin een ordernummer of winkelordernummer kan worden ingevoerd of gescand met een barcodescanner. Als een geldig nummer wordt herkend, bevat de lijst onder het invoerveld een nieuwe invoer.
Op deze manier kan een willekeurig aantal bestellingen eerst worden verzameld in een lijst met uitgaande facturen voordat ze kunnen worden toegevoegd door te klikken op de knop [Genereer facturen]. kunnen gezamenlijk worden aangemaakt en indien gewenst direct worden verzonden. In de lijst kun je voor elk item in de rechterkolom afzonderlijk selecteren of de gemaakte factuur direct per e-mail naar de klant moet worden verzonden.
Alle online winkelimport direct in het hoofdmenu
Start het importeren van winkelorders, artikelen of klanten direct vanuit het hoofdmenu met een functieknop. De volgende functies zijn beschikbaar in de functiebalk van het hoofdmenu:
- Import bestellen in online winkel
- Importeren van klanten uit online winkel
- Item importeren uit online winkel
Nadat je op een van de genoemde functieknoppen hebt geklikt, wordt er een klein popover-venster geopend waarin je de gewenste online shop kunt selecteren en vervolgens het importeren vanuit de online shop kunt starten.
Onder andere bekend van:
Reserveringslijst, journaal en een willekeurig aantal kassa's
De module [Kasboek] in de facturatiemodule is herzien en bevat nu aparte tabbladen voor de boekingslijst en het journaal. In de boekingslijst kunnen alle boekingen naar wens worden bewerkt tot aan de boeking. Geboekte boekingen worden automatisch overgebracht naar het journaal en kunnen daar niet meer worden gewijzigd.
Uitgebreide boekingsdialoog
Het dialoogvenster voor het invoeren van boekingen is uitgebreid. G/L-rekeningen, klantenrekeningen en leveranciersrekeningen kunnen nu worden geselecteerd voor debet- en creditrekeningen. De bijbehorende knoppen bevinden zich links van beide velden [S], [D] en [K]. Klik op een van de knoppen om een lijst te openen voor het selecteren van de betreffende rekening. Een voucherafbeelding kan nu ook direct in het postingdialoogvenster worden ingevoegd en opgeslagen voor posting.
Een willekeurig aantal kassa's voor kasboekingen
gFM-Business 7 staat in de instellingen onder [Specificaties - Facturering]. het aanmaken van een willekeurig aantal kassa's. Door op de knop [Kassa's]. Er wordt een popover-dialoogvenster geopend voor het maken en beheren van de kassa's. Als je het kasregister voor de eerste keer aanmaakt, voer je een naam in voor het kasregister en een geldbedrag als beginsaldo.
Boekingen voor alle kassa's kunnen worden gemaakt op [Factuur - Kasboek - Kassa]. aangemaakt worden. Net als in de boekingslijst en het journaal kan het huidige kasregister en een willekeurige periode worden weergegeven op de bovenste regel boven de lijst.
Klik op de [+]symbool in de rechterbovenhoek worden nieuwe boekingen ingevoerd voor het geselecteerde kasregister. Het dialoogvenster voor boekingen is op dezelfde manier ontworpen als het dialoogvenster voor boekingen in de boekingslijst en bevat ook de selectiefuncties voor de G/L-rekening, klantrekening en leveranciersrekening. Een kassabon kan ook direct in het dialoogvenster worden ingevoegd als PDF of afbeelding in een kasboekboeking.
Dagelijkse afsluiting voor het opzetten van kassa's
In het onderste detailgebied vindt u de knop [Dagelijkse afsluiting]knop, die gebruikt kan worden om een kassa aan het einde van de dag af te sluiten met de bijbehorende kassabon. Nadat er op de knop is geklikt, verschijnt er een vraagdialoog waarin wordt gevraagd of de geselecteerde kassa moet worden afgesloten. Na bevestiging van het dialoogvenster wordt een kassasluiting afgedrukt en worden alle boekingen van die dag automatisch in het journaal geboekt, waar ze niet meer kunnen worden gewijzigd.
Klik op het printersymbool rechts van de [Dagelijkse afsluiting] een kassaldo dat al is gegenereerd, kan opnieuw worden afgedrukt.
Nieuw register [Bestanden] voor boekingsrelevante bestanden
In het nieuwe register [Bestanden] map kan worden gebruikt om posting-relevante bestanden op te slaan die automatisch worden meegenomen bij het exporteren van het DATEV exportpakket. De bestanden die hier worden opgeslagen, worden automatisch geëxporteerd naar de map [Bestanden] geëxporteerd voor de belastingadviseur. Je kunt hier bijvoorbeeld rekeningafschriften van je rekening, PayPal of creditcards opslaan die relevant zijn voor je belastingadviseur.
Uitgebreide factuurontvangst voor bestellingen
In de module [Orders] hebben we een nieuw tabblad toegevoegd aan de [Ondersteunende documenten] waaronder een willekeurig aantal ontvangstbewijzen zoals facturen of afleverbonnen kunnen worden opgeslagen voor elke bestelling. Om een nieuw ontvangstbewijs aan een bestelling toe te voegen, klikt u op de knop [+]pictogram in de rechterbovenhoek. Dit opent een popover-dialoogvenster waarin de volgende gegevens voor elke kassabon kunnen worden ingevoerd:
- Documenttype (leveringsbon, factuur, andere, Waardelijst bewerkbaar)
- Datum document
- Vervaldatum
- Levering nr.
- Factuurnr.
- Reservering en leveringsdatum
- Drie vrije velden
- Containerveld voor documentafbeelding of PDF
Klik op de knop [Nieuw ontvangstbewijs] het nieuwe document voor de opgeroepen bestelling wordt opgeslagen.
Automatisch exporteren in het DATEV-exportpakket
Als je in de module [Kasboek]. van het factureringsdocument een boekingsexport van het type "DATEV exportpakket". de documenten die hier zijn opgeslagen voor de geselecteerde periode worden automatisch opgeslagen in de map [recheing] van het exportpakket.
Integratie van OpenAI ChatGPT
gFM-Business 7 bevat een systeembrede integratie van OpenAI ChatGPT voor het automatisch genereren van documenten, sjablonen, artikelbeschrijvingen of andere teksten met behulp van kunstmatige intelligentie. De instellingen voor de ChatGPT-functie zijn te vinden onder [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. onder de Popover-knop [OpenAI].
Om de ChatGPT-functie te kunnen gebruiken, moet je eerst een account aanmaken bij OpenAI en een API-sleutel voor ChatGPT. Klik hiervoor op het oranje Help-pictogram rechtsboven in de popover-dialoog. In het volgende venster vind je alle informatie en de bijbehorende links om in te loggen bij OpenAI en een API-sleutel te genereren.
Er zijn kosten verbonden aan het gebruik van de API-sleutel, maar je kunt je account al voor 5 dollar opwaarderen met een creditcard. De kosten voor gegenereerde teksten zijn erg laag, voor onze tests gebruikten we slechts twee eurocent op ons account. Met de "GPT-3.5 Turbo"-variant die we kozen, kosten 1.000 tokens 0,0015 US dollar.
AI-documenten en AI-sjablonen in documentbeheer
In de module [Correspondentie] Bij het maken van een nieuw document of een nieuwe documentsjabloon wordt de nieuwe functie [AI-document] beschikbaar is. Als een API-sleutel voor ChatGPT is ingevoerd in de instellingen, verschijnt het volgende in de dialogen [Nieuw document] en [Nieuw documentsjabloon] een oranje gloeilampsymbool. Nadat u op het pictogram hebt geklikt, wordt het dialoogvenster voor het maken van een nieuw document uitgebreid met de functie ChatGPT.
In het veld [Document type] om het document te selecteren dat ChatGPT automatisch moet genereren. Afhankelijk van het geselecteerde documenttype verschijnen er nu extra velden, zoals [Reden] of [Datum].die moet worden ingevuld. Klik op de knop [Nieuw document] wordt er automatisch een nieuw document aangemaakt door ChatGPT.
AI-teksten overal in gFM Business invoegen
U kent FileMaker al tientallen jaren als Databasewaarmee je toegang hebt tot alle velden. Dit motto willen we ook in de toekomst blijven waarmaken: Als er een API-sleutel voor ChatGPT is ingevoerd in de instellingen, verschijnt er een extra pictogram in de werkbalk [AI-Tekst]. Met dit pictogram kunt u automatisch gegenereerde teksten invoegen in elk veld van de gFM-Business ERP-software.
Plaats hiervoor de cursor in een willekeurig veld en klik op het symbool [AI-Tekst] in de werkbalk. Dit opent een dialoogvenster waarin je alle details voor de AI-tekst kunt invoeren. Nadat je op de [AI-tekst invoegen] de gegenereerde tekst wordt ingevoegd in het veld op de cursorpositie die je eerder hebt gedefinieerd. Deze functie is alleen beschikbaar als de cursor in een tekstveld staat, anders verschijnt er een foutmelding.
Instellingen voor OpenAI ChatGPT
Voer de gegenereerde API-sleutel in het popover-dialoogvenster van de OpenAI-instellingen in het veld linksboven in. In het veld [Creativiteit] kun je het niveau van creativiteit bepalen. Het veld [Max Tokens] bepaalt het maximum aantal tokens dat mag worden gebruikt per verzoek, waarbij het aantal tekens per token afhangt van het geselecteerde OpenAI-tarief.
Definieer documenten en teksten voor ChatGPT
De lijst onder de instellingenvelden bevat alle AI-documenten en AI-teksten die zijn ingesteld in gFM Business. Voor elk item kan het documenttype (naam van het doeldocument) en een titel, veldtype en optionele waardelijst voor maximaal vier invoervelden worden gedefinieerd. Deze velden worden later door de gebruiker opgevraagd wanneer de functie wordt aangeroepen en het verzoek wordt met deze informatie naar ChatGPT gestuurd.
In het onderste veld van een invoer wordt tijdens de setup automatisch een aanvraag geformuleerd die naar ChatGPT moet worden gestuurd als de functie wordt aangeroepen. De vraag kan in dit veld worden uitgebreid met eventuele verdere instructies, bijv. tekstlengte of stijl van de tekst. De plaatshouders voor de titel en velden worden automatisch door gFM-Business in de vraag geïntegreerd.
Met de [+]-icoon rechtsboven in de lijst om een nieuw AI-document/AI-tekst aan te maken. Nadat je op het icoon hebt geklikt, wordt er een nieuw leeg gegevensrecord aangemaakt bovenaan de lijst. Voer dan het documenttype en de toegewezen module in in de eerste kolom. Een AI-tekst verschijnt alleen in de module waaraan hij op dat moment is toegewezen. Voer dan de titel in, het veldtype en, indien nodig, een lijst met waarden voor maximaal vier dialoogvelden. Het nieuwe AI-document of AI-tekst is dan beschikbaar voor selectie in de respectievelijke module.
gFM-Business 7 bevat twee nieuwe pijlpictogrammen links van de pictogrammen voor het wisselen van masker- naar lijstweergave op alle maskers en lijstweergaven in de onderste functiebalk. Deze knoppen kunnen worden gebruikt om terug en vooruit te navigeren door lay-outs op dezelfde manier als in een internetbrowser. Door op de pijl naar links te klikken, kun je terugspringen naar het scherm waar je was voordat je het huidige scherm opriep.
Versiegeschiedenis van gFM-Business 7.0
- Aangepaste functietoetsenbalk in het hoofdmenu.
- Voorraadlijst in het hoofdmenu met assistent voor automatische verzamelbestellingen.
- Serieel facturen maken van bestellingen en winkelbestellingen in het hoofdmenu.
- Alle online winkelimport als functieknop in het hoofdmenu.
- Kasboek in factuur verdeeld in boekingslijst en journaal.
- Nieuw boekingsdialoogvenster met directe selectie van G/L-rekeningen, klantrekeningen en leveranciersrekeningen, evenals containerveld voor afbeeldingsdocument.
- Beheer van een willekeurig aantal kassa's voor alle klanten.
- Geautomatiseerde dagelijkse kasafsluiting met afsluitbon.
- Beheer van postingrelevante bestanden die automatisch naar de exportmap worden gekopieerd tijdens de "DATEV export package" postingexport.
- Uitgebreide factuurontvangst voor bestellingen, beheer van een willekeurig aantal documenten per bestelling.
- Uitbreiding van het DATEV-exportpakket met inkomende facturen en postingrelevante bestanden.
- Systeembrede integratie van OpenAI ChatGPT.
- Automatisch AI-documenten en AI-sjablonen maken met ChatGPT in de module voor documentbeheer.
- AI-teksten invoegen met ChatGPT in alle velden van gFM-Business.
- Voorwaartse en achterwaartse navigatie van alle maskers en lijstweergaven zoals in de browser.
- Fout gecorrigeerd waar de knop [Annuleren] onder [Factuur - Aanbiedingen]. ontbrak.
- Factuur verwijderen" functie onder [Factuur - Facturen]. uitgebreid zodat de factuur-ID van de verwijderde factuur wordt verwijderd uit alle originele documenten en items.
- Fout verholpen waardoor lege creditnota's werden gegenereerd als onderdeel van het DATEV exportpakket.
- Fout verholpen waarbij afbeeldingsdocumenten van creditnota's niet correct werden overgedragen naar de boekingsrecord.
Markus Schall ontwikkelt sinds 1994 databases, interfaces en bedrijfsapplicaties op maat op basis van Claris FileMaker. Hij is Claris-partner, FMM Award-winnaar 2011 en ontwikkelaar van de ERP-software gFM-Business. Hij is ook auteur van boeken en oprichter van de M. Schall Uitgevers.
