Heute haben wir unsere anpassbare gFM-Business ERP-Software in der brandneuen Version 7 veröffentlicht. Unser Anspruch ist, Ihnen das beste Benutzererlebnis bei CRM, Warenwirtschaft und Faktura auf Apple Mac, PC und iOS zu bieten. Die neue Version unserer anpassbaren ERP-Software macht das Hauptmenü zur Schaltzentrale für viele wichtigen täglichen Betriebsprozesse. Eine neue Funktionsleiste erlaubt die benutzerdefinierte Anzeige der neuen Funktionen – genau so, wie es für jeden Benutzer am Besten in den Ablauf paßt. In der neuen Version haben Sie alle Artikel mit unterschrittenem Mindestbestand inklusive Bestellungen bei allen Lieferanten im Blick. Außerdem enthält das Hauptmenü eine neue Funktion zur seriellen Erzeugung von Rechnungen aus Aufträgen heraus – optional auch mit automatischem Rechnungsversand als PDF-Datei per E-Mail.
Funktionsleiste für alle neuen Funktionen
Das Hauptmenü enthält in der neuen Version in der Titelzeile eine neue Funktionsleiste, in der sich alle verfügbaren Funktionen des Hauptmenüs befinden, wofür der vorherige „Hauptmenü“-Schriftzug weichen mußte. Alle Tasten in der Funktionsleiste können benutzerdefiniert angepaßt werden. Verändern Sie die Funktionen und deren Reihenfolge genau so, wie sie am Besten zu Ihren Betriebsabläufen passen.
Ein Klick auf das Bleistiftsymbol rechts neben den Funktionstasten öffnet ein Popoverfenster, in dem alle Funktionen und deren Reihenfolge definiert werden können. Wird mit der Maus über ein Symbol gefahren, erscheint ein Infotext zur jeweiligen Funktion. Die Einstellungen werden separat für jeden Benutzer gespeichert, standardmäßig werden für jeden Benutzer alle Funktionen in der Funktionsleiste angezeigt.
Lagerbestände und Bestellungen immer im Blick
Im Register [Bestand] des Hauptmenüs haben wir die Funktionen zur Liste von Artikeln mit unterschrittenem Mindestbestand erweitert. Die Liste enthält nun Funktionen, um Artikel bei allen zugeordneten Lieferanten gesammelt zu bestellen. Zu jedem Artikel werden ab sofort der aktuelle Bestand (B), der vorgegebene Mindestbestand (M), die Menge im Zulauf (Z) und die eingetragene Bestellmenge in der Bestandsliste (V) angezeigt.
Dazu befindet sich am linken Rand der Liste eine Funktionstaste, mit dem ein Popoverfenster geöffnet wird, das alle dem Artikel zugeordneten Lieferanten enthält. Die Funktionstaste wird nur dann angezeigt, wenn der Artikel mindestens einen zugeordneten Lieferanten enthält. In der linken Spalte kann nun eine Bestellmenge beim gewünschten Lieferanten eingetragen werden, die bis zur Erzeugung einer Bestellung bei diesem Lieferanten vorgehalten wird. Wurde eine Bestellmenge zu einem Artikel eingetragen, färbt sich die Taste orange. Wenn die Bestellung nicht ausreichen würde, um den Mindestbestand zu erreichen, färbt sich die Taste rot. Wurde eine Bestellung für den Artikel erzeugt, färbt sich die Taste grün. Sobald die Ware der Bestellung eingebucht und der Mindestbestand erreicht wurde, wird der Artikel nicht mehr in dieser Liste angezeigt.
Sammelbestellungen mehrerer Artikel erzeugen
Die Bestandsliste enthält am unteren Rand eine Popovertaste [Bestellungen erzeugen], die ein Fenster mit allen Einträgen öffnet, in denen Bestellmengen vorgemerkt wurden. In dieser Liste können nun alle Einträge separat für die Bestellung an- oder abgewählt werden. Nach Klick auf die Taste [Bestellungen erzeugen] im Popoverfenster werden Bestellungen für alle in diesem Fenster markierten Einträge erzeugt. Dabei wird jeweils für jeden Lieferanten nur eine Bestellung erzeugt, unabhängig von der Anzahl der zu bestellenden Artikel bei diesem Lieferanten.
Serielle Rechnungserstellung im Hauptmenü
Mit der seriellen Rechnungserstellung können Rechnungen aus Aufträgen automatisiert erzeugt und bei Bedarf direkt als PDF-Datei per E-Mail an den Kunden versendet werden. Nach Klick auf die Funktionstaste zu dieser Funktion öffnet sich ein Dialogfenster, in das eine Auftragsnummer oder Shop-Bestellnummer eingetragen oder mit einem Barcodescanner gescannt werden kann. Wenn eine gültige Nummer erkannt wird, enthält die Liste unter dem Eingabefeld einen neuen Eintrag.
Auf diese Weise können beliebig viele Aufträge zunächst in einer Rechnungsausgangsliste gesammelt werden, ehe sie durch Klick auf die Taste [Rechnungen erzeugen] gesammelt erstellt und bei Bedarf direkt versendet werden können. In der Liste kann für jeden Eintrag in der rechten Spalte separat ausgewählt werden, ob die erstellte Rechnung direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden soll.
Alle Onlineshop-Importe direkt im Hauptmenü
Starten Sie den Import von Shopbestellungen, Artikeln oder Kunden direkt mit einer Funktionstaste aus dem Hauptmenü heraus. In der Funktionsleiste des Hauptmenüs stehen dazu folgende Funktionen zur Verfügung:
- Bestellungsimport aus Onlineshop
- Kundenimport aus Onlineshop
- Artikelimport aus Onlineshop
Nach Klick auf eine der genannten Funktionsschaltflächen öffnet sich ein kleines Popover-Fenster, in dem Sie den gewünschten Onlineshop auswählen und daraufhin den Import aus dem Onlineshop starten können.
Unter anderem bekannt aus:
Buchungsliste, Journal und beliebig viele Kassen
Das Modul [Kassenbuch] im Faktura-Modul wurde überarbeitet und enthält nun getrennte Register für die Buchungsliste und das Journal. In der Buchungsliste können alle Einträge bis zur Buchung beliebig bearbeitet werden. Gebuchte Einträge werden automatisch in das Journal übertragen und können dort nicht mehr verändert werden.
Erweiterter Buchungsdialog
Für die Erfassung von Buchungen wurde der Buchungsdialog erweitert. Für Soll- und Haben-Konto können nun jeweils Sachkonten, Debitorenkonten und Kreditorenkonten ausgewählt werden. Dazu befinden sich links neben beiden Feldern die entsprechenden Schaltflächen [S], [D] und [K]. Mit Klick auf eine der Tasten öffnet sich eine Liste zur Auswahl des jeweiligen Kontos. Ab sofort kann auch ein Belegbild direkt im Buchungsdialog eingefügt und zur Buchung gespeichert werden.
Beliebig viele Kassen für Bargeld-Buchungen
gFM-Business 7 erlaubt in den Einstellungen unter [Vorgaben – Faktura] die Erstellung beliebig vieler Kassen. Mit Klick auf die Schaltfläche [Kassen] öffnet sich ein Popover-Dialog zur Anlage und Verwaltung der Kassen. Bei der Erstanlage tragen Sie einen Namen für die Kasse und einen Geldbetrag als Erstbestand ein.
Buchungen für alle Kassen können unter [Faktura – Kassenbuch – Kasse] erstellt werden. Wie in der Buchungsliste und im Journal kann in der oberen Zeile über der Liste die aktuelle Kasse sowie ein beliebiger Zeitraum angezeigt werden.
Mit Klick auf das [+]-Symbol in der rechten oberen Ecke werden neue Buchungen für die ausgewählte Kasse erfasst. Der Buchungsdialog wurde genauso gestaltet wie der Buchungsdialog in der Buchungsliste und enthält ebenfalls die Auswahlfunktionen für Sachkonto, Debitorenkonto und Kreditorenkonto. Auch in einer Kassenbuchung kann direkt im Dialog ein Beleg als PDF oder Bild eingefügt werden.
Tagesabschluss für eingerichtete Kassen
Im unteren Detailbereich befindet sich die Schaltfläche [Tagesabschluss], mit dem eine Kasse zum Ende eines Tages mit entsprechendem Beleg abgeschlossen werden kann. Nach Klick auf die Taste erscheint zunächst ein Abfragedialog, ob die ausgewählte Kasse abgeschlossen werden soll. Nach Bestätigung des Dialogs wird ein Kassenabschluss gedruckt, und alle Buchungen des Tages werden automatisch in das Journal gebucht, wo sie danach nicht mehr verändert werden können.
Mit Klick auf das Drucker-Symbol rechts neben der Taste [Tagesabschluss] kann ein bereits erzeugter Kassenabschluss erneut ausgedruckt werden.
Neues Register [Dateien] für buchungsrelevante Dateien
Im neuen Register [Dateien] können buchungsrelevante Dateien gespeichert werden, die beim Export des DATEV-Exportpakets automatisch berücksichtigt werden. Die hier gespeicherten Dateien werden beim Export für den jeweiligen Monat automatisch in den Ordner [Dateien] für den Steuerberater exportiert. Speichern Sie hier zum Beispiel Kontoauszüge Ihres Kontos, von PayPal oder Kreditkarten, die relevant für Ihren Steuerberater sind.
Erweiterter Rechnungseingang für Bestellungen
Im Modul [Bestellungen] der Faktura haben wir ein neues Register [Belege] hinzugefügt, unter dem zu jeder Bestellung beliebig viele Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine gespeichert werden können. Um zu einer Bestellung einen neuen Beleg hinzuzufügen, klicken Sie auf das [+]-Symbol in der rechten oberen Ecke. Daraufhin öffnet sich ein Popover-Dialog, in dem folgende Daten pro Beleg eingetragen werden können:
- Belegart (Lieferschein, Rechnung, Sonstiges, Werteliste editierbar)
- Belegdatum
- Fälligkeitsdatum
- Lieferungs-Nr.
- Rechnungs-Nr.
- Buchungs- und Lieferdatum
- Drei Freifelder
- Containerfeld für Belegbild oder PDF
Mit Klick auf die Taste [Neuer Beleg] wird der neue Beleg zur aufgerufenen Bestellung gespeichert.
Automatischer Export im DATEV Exportpaket
Wenn Sie im Modul [Kassenbuch] der Faktura einen Buchungsexport des Typs „DATEV Exportpaket“ durchführen, werden die hier gespeicherten Belege für den gewählten Zeitraum automatisch im Ordner [recheing] des Exportpakets gespeichert.
Integration von OpenAI ChatGPT
gFM-Business 7 enthält eine systemweite Integration von OpenAI ChatGPT, um Dokumente, Vorlagen, Artikelbeschreibungen oder beliebige andere Texte mittels künstlicher Intelligenz automatisch zu erzeugen. Die Einstellungen für die ChatGPT-Funktion finden Sie unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] unter der Popover-Taste [OpenAI].
Um die ChatGPT-Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst ein Konto bei OpenAI und einen API-Schlüssel für ChatGPT erstellen. Klicken Sie dazu auf das orangene Hilfesymbol am rechten oberen Rand des Popover-Dialogs. Im folgenden Fenster finden Sie alle Informationen und die zugehörigen Links, um die Anmeldung bei OpenAI durchzuführen und einen API-Schlüssel zu generieren.
Die Nutzung des API-Schlüssels ist kostenpflichtig, eine Aufladung Ihres Kontos ist mit Kreditkarte bereits ab 5 US-Dollar möglich. Die Kosten für generierte Texte sind sehr gering, für unsere Tests haben wir nur zwei Eurocent auf unserem Konto verbraucht. Bei der von uns gewählten Variante „GPT-3.5 Turbo“ kosten 1.000 Tokens 0,0015 US-Dollar.
AI-Dokumente und AI-Vorlagen im Dokumentmanagement
Im Modul [Korrespondenz] steht bei der Erstellung eines neuen Dokuments oder einer neuen Dokumentvorlage die neue Funktion [AI-Dokument] zur Verfügung. Wenn in den Einstellungen ein API-Schlüssel für ChatGPT eingetragen wurde, erscheint in den Dialogen [Neues Dokument] und [Neue Dokumentvorlage] ein orangefarbenes Glühlampen-Symbol. Nach Klick auf das Symbol erweitert sich der Dialog zur Erstellung eines neuen Dokuments um die ChatGPT-Funktion.
Wählen Sie im Feld [Dokumentart] das Dokument aus, das Sie von ChatGPT automatisch erzeugen lassen möchten. Je nach gewählter Dokumentart erscheinen nun weitere Felder wie z.B. [Grund] oder [Datum], die ausgefüllt werden müssen. Mit Klick auf die Taste [Neues Dokument] wird automatisch von ChatGPT ein neues Dokument erstellt.
AI-Texte überall in gFM-Business einfügen
Sie kennen FileMaker seit Jahrzehnten als Datenbank, mit der grundsätzlich auf alle Felder zugegriffen werden kann. Diesem Motto wollen wir auch in Zukunft gerecht werden: Wenn in den Einstellungen ein API-Schlüssel für ChatGPT eingetragen wurde, erscheint in der Symbolleiste ein weiteres Symbol [AI-Text]. Mit diesem Symbol können Sie in jedes Feld der gFM-Business ERP-Software automatisch generierte Texte einfügen.
Setzen Sie dazu einfach den Cursor in ein beliebiges Feld und klicken dann auf das Symbol [AI-Text] in der Symbolleiste. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle Angaben zum AI-Text eintragen können. Nach Klick auf die Taste [AI-Text einfügen] wird der generierte Text an der von Ihnen vorher definierten Cursorposition im Feld eingefügt. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sich der Cursor innerhalb eines Textfeldes befindet, ansonsten erscheint ein Fehlerdialog.
Einstellungen zu OpenAI ChatGPT
Tragen Sie im Popover-Dialog der OpenAI-Einstellungen im oberen linken Feld den generierten API-Schlüssel ein. Im Feld [Kreativität] können Sie den Level der Kreativität bestimmen. Das Feld [Max Tokens] bestimmt, wieviele Tokens pro Anfrage maximal verbraucht werden dürfen, wobei die Anzahl der Zeichen pro Token vom gewählten Tarif bei OpenAI abhängt.
Dokumente und Texte für ChatGPT definieren
In der Liste unter den Einstellungsfeldern befinden sich alle AI-Dokumente und AI-Texte, die in gFM-Business eingerichtet wurden. Für jeden Eintrag kann die Dokumentart (Name des Zieldokuments) sowie ein Titel, Feldtyp und optionale Werteliste für bis zu vier Eingabefelder definiert werden. Diese Felder werden später bei Aufruf der Funktion vom Benutzer abgefragt und mit diesen Angaben die Anfrage an ChatGPT gestellt.
Im unteren Feld eines Eintrags wird bei der Einrichtung automatisch eine Anfrage formuliert, die bei Aufruf der Funktion an ChatGPT übermittelt werden soll. Die Anfrage kann in diesem Feld um beliebige weitere Anweisungen erweitert werden, z.B. Textlänge oder Stil des Textes. Die Platzhalter für Titel und Felder werden von gFM-Business automatisch in die Frage integriert.
Mit dem [+]-Symbol am rechten oberen Rand der Liste können Sie ein neues AI-Dokument/AI-Text erstellen. Nach Klick auf das Symbol wird ein neuer leerer Datensatz am oberen Ende der Liste erzeugt. Tragen Sie danach in der ersten Spalte die Dokumentart und das zugewiesene Modul ein. Ein AI-Text erscheint nur in dem Modul, dem es an dieser Stelle zugewiesen wurde. Tragen Sie danach Titel, Feldtyp und ggf. eine Werteliste für bis zu vier Dialogfelder ein. Daraufhin steht das neue AI-Dokument bzw. der AI-Text im jeweiligen Modul zur Auswahl zur Verfügung.
gFM-Business 7 enthält auf allen Masken und Listenansichten in der unteren Funktionsleiste zwei neue Pfeilsymbole links neben den Symbolen zur Umschaltung von Masken- auf Listenansicht. Mit diesen Tasten können Layouts wie in einem Internetbrowser zurück- und vorwärts navigiert werden. Springen Sie also mit Klick auf den Pfeil nach links zu der Maske zurück, auf der Sie sich vor Aufruf der aktuellen Maske befanden.
Versionshistorie von gFM-Business 7.0
- Benutzerdefinierte Funktionstastenleiste im Hauptmenü.
- Bestandsliste im Hauptmenü mit Assistent für automatische Sammelbestellungen.
- Serielle Erstellung von Rechnungen aus Aufträgen und Shopbestellungen im Hauptmenü.
- Alle Onlineshop-Importe als Funktionstaste im Hauptmenü.
- Kassenbuch in Faktura aufgeteilt in Buchungsliste und Journal.
- Neuer Buchungsdialog mit Direktauswahl von Sachkonten, Debitorenkonten und Kreditorenkonten sowie Containerfeld für Bildbeleg.
- Verwaltung beliebig vieler Kassen für alle Mandanten.
- Automatisierter täglicher Kassenabschluss mit Abschlussbeleg.
- Verwaltung buchungsrelevanter Dateien, die beim Buchungsexport „DATEV Exportpaket“ automatisch in den Exportordner kopiert werden.
- Erweiterter Rechnungseingang für Bestellung, Verwaltung beliebig vieler Belege pro Bestellung.
- Erweiterung des DATEV Exportpakets um Rechnungseingang und buchungsrelevante Dateien.
- Systemweite Integration von OpenAI ChatGPT.
- Automatische Erstellung von AI-Dokumenten und AI-Vorlagen mittels ChatGPT im Dokumentmanagement-Modul.
- Einfügen von AI-Texten mit ChatGPT in alle Felder von gFM-Business.
- Vor- und Zurück-Navigation aller Masken und Listenansichten wie im Browser.
- Fehler korrigiert, bei dem die Taste [Abbrechen] unter [Faktura – Angebote] fehlte.
- Funktion „Rechnung löschen“ unter [Faktura – Rechnungen] erweitert, dass in allen Ursprungsbelegen und Positionen die Rechnung-ID der gelöschten Rechnung entfernt wird.
- Fehler behoben, bei dem im Rahmen des DATEV-Exportpakets leere Gutschriften erzeugt wurden.
- Fehler behoben, bei dem Bildbelege von Gutschriften nicht korrekt in den Buchungssatz übertragen wurde.
Markus Schall entwickelt seit 1994 individuelle Datenbanken, Schnittstellen und Geschäftsanwendungen auf Basis von Claris FileMaker. Er ist Claris-Partner, FMM-Award-Gewinner 2011 und Entwickler der ERP-Software gFM-Business. Zudem ist er Buchautor und Gründer des M. Schall Verlags.
