Aujourd'hui, nous avons lancé notre gFM-Business personnalisable Logiciel ERP dans la toute nouvelle version 7. Notre ambition est de vous offrir la meilleure expérience utilisateur possible avec CRM, gestion des marchandises et Facturation sur Apple Mac, PC et iOS. La nouvelle version de notre logiciel ERP personnalisable fait du menu principal le centre de contrôle de nombreux processus opérationnels quotidiens importants. Une nouvelle Barre de fonctions permet de personnaliser l'affichage des nouvelles fonctions - exactement de la manière qui convient le mieux à chaque utilisateur. Dans la nouvelle version, vous avez un aperçu de tous les articles dont le stock minimum n'est pas atteint, y compris les commandes auprès de tous les fournisseurs. En outre, le menu principal contient une nouvelle fonction permettant de générer des factures en série à partir des commandes - avec, en option, l'envoi automatique de factures par e-mail sous forme de fichier PDF.
Barre de fonctions pour toutes les nouvelles fonctions
Dans la nouvelle version, le menu principal contient une nouvelle barre de fonctions dans la barre de titre, dans laquelle se trouvent toutes les fonctions disponibles du menu principal, au détriment de l'ancien libellé "Menu principal". Tous les boutons de la barre de fonctions peuvent être personnalisés. Modifiez les fonctions et leur ordre de manière à ce qu'ils correspondent le mieux à vos processus de travail.
Un clic sur le symbole du crayon à droite des touches de fonction ouvre une fenêtre popover dans laquelle toutes les fonctions et leur ordre peuvent être définis. Si l'on passe la souris sur un symbole, un texte d'information sur la fonction correspondante apparaît. Les paramètres sont enregistrés séparément pour chaque utilisateur. Par défaut, toutes les fonctions sont affichées dans la barre de fonctions pour chaque utilisateur.
Avoir toujours un œil sur les stocks et les commandes
Dans le registre [stock] du menu principal, nous avons étendu les fonctions de liste des articles dont le stock est inférieur au minimum requis. La liste contient désormais des fonctions permettant de commander des articles de manière groupée auprès de tous les fournisseurs attribués. Pour chaque article, le stock actuel (B), le stock minimum prédéfini (M), la quantité en cours d'approvisionnement (Z) et la quantité commandée inscrite dans la liste des stocks (V) sont désormais affichés.
Pour ce faire, une touche de fonction se trouve à gauche de la liste et permet d'ouvrir une fenêtre popover contenant tous les fournisseurs affectés à l'article. La touche de fonction ne s'affiche que si l'article contient au moins un fournisseur affecté. Dans la colonne de gauche, il est maintenant possible de saisir une quantité de commande chez le fournisseur souhaité, qui sera conservée jusqu'à la création d'une commande chez ce fournisseur. Si une quantité de commande a été saisie pour un article, le bouton se colore en orange. Si la commande n'est pas suffisante pour atteindre le stock minimum, le bouton devient rouge. Si une commande a été créée pour l'article, le bouton se colore en vert. Dès que la marchandise de la commande a été enregistrée et que le stock minimum a été atteint, l'article n'apparaît plus dans cette liste.
Créer des commandes groupées de plusieurs articles
La liste d'inventaire contient un bouton "popover" en bas. [Créer des commandes]La fenêtre qui s'ouvre contient toutes les entrées dans lesquelles les quantités commandées ont été marquées. Dans cette liste, toutes les entrées peuvent maintenant être sélectionnées ou désélectionnées séparément pour la commande. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer des commandes] dans la fenêtre popover, des commandes sont créées pour toutes les entrées sélectionnées dans cette fenêtre. Une seule commande est créée pour chaque fournisseur, indépendamment du nombre d'articles à commander chez ce fournisseur.
Facturation en série dans le menu principal
La création de factures en série permet de générer automatiquement des factures à partir de commandes et, si nécessaire, de les envoyer directement au client par e-mail sous forme de fichier PDF. Après avoir cliqué sur la touche de fonction correspondant à cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle un numéro de commande ou un numéro de commande de la boutique peut être saisi ou scanné à l'aide d'un lecteur de codes-barres. Si un numéro valide est reconnu, la liste sous le champ de saisie contient une nouvelle entrée.
De cette manière, un nombre quelconque de commandes peuvent être d'abord rassemblées dans une liste de factures émises avant d'être envoyées en cliquant sur le bouton [Créer des factures] peuvent être créées de manière groupée et envoyées directement si nécessaire. Dans la liste, il est possible de choisir séparément pour chaque entrée de la colonne de droite si la facture créée doit être envoyée directement au client par e-mail.
Toutes les importations de la boutique en ligne directement dans le menu principal
Démarrez l'importation de commandes de la boutique, d'articles ou de clients directement depuis le menu principal à l'aide d'une touche de fonction. Les fonctions suivantes sont disponibles à cet effet dans la barre de fonctions du menu principal :
- Importation de commandes depuis la boutique en ligne
- Importation de clients depuis la boutique en ligne
- Importation d'articles depuis la boutique en ligne
Après avoir cliqué sur l'un des boutons de fonction mentionnés, une petite fenêtre popover s'ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner la boutique en ligne souhaitée et lancer ensuite l'importation à partir de la boutique en ligne.
Connu, entre autres, de
Liste d'écritures, journal et autant de caisses que souhaité
Le module [Livre de caisse] dans le module de facturation a été remanié et contient désormais des onglets séparés pour la liste des écritures et le journal. Dans la liste des écritures, toutes les entrées peuvent être modifiées à volonté jusqu'à l'écriture. Les entrées comptabilisées sont automatiquement transférées dans le journal et ne peuvent plus y être modifiées.
Dialogue de réservation étendu
Le dialogue d'écriture a été étendu pour la saisie des écritures. Il est désormais possible de sélectionner des comptes généraux, des comptes clients et des comptes fournisseurs pour les comptes de débit et de crédit. Les boutons correspondants se trouvent à gauche des deux champs. [S], [D] et [K]. En cliquant sur l'un des boutons, une liste s'ouvre pour sélectionner le compte correspondant. Dès maintenant, il est également possible d'insérer une image de document directement dans le dialogue d'écriture et de l'enregistrer pour l'écriture.
Nombre illimité de caisses pour les écritures en espèces
gFM-Business 7 permet dans les paramètres sous [Préférences - Facturation] la création d'autant de caisses que souhaité. En cliquant sur le bouton [Caisses] une boîte de dialogue popover s'ouvre pour la création et la gestion des caisses. Lors de la première création, vous saisissez un nom pour la caisse et un montant d'argent comme première position.
Les réservations pour toutes les caisses peuvent être effectuées sous [Facturation - Livre de caisse - Caisse] peut être créé. Comme dans la liste des écritures et le journal, la ligne supérieure au-dessus de la liste peut afficher la caisse actuelle ainsi qu'une période quelconque.
En cliquant sur le [+]-dans le coin supérieur droit, de nouvelles écritures sont saisies pour la caisse sélectionnée. Le dialogue d'écriture a été conçu de la même manière que le dialogue d'écriture dans la liste des écritures et contient également les fonctions de sélection pour le compte général, le compte client et le compte fournisseur. Dans une écriture de caisse, il est également possible d'insérer directement dans le dialogue un justificatif sous forme de PDF ou d'image.
Clôture journalière pour les caisses établies
Dans la zone de détail inférieure se trouve le bouton [Clôture de la journée]Le bouton "Clôturer" permet de clôturer une caisse à la fin d'une journée avec le document correspondant. Après avoir cliqué sur le bouton, une boîte de dialogue apparaît pour demander si la caisse sélectionnée doit être clôturée. Après confirmation du dialogue, une clôture de caisse est imprimée et toutes les écritures de la journée sont automatiquement comptabilisées dans le journal, où elles ne peuvent plus être modifiées par la suite.
En cliquant sur l'icône de l'imprimante à droite du bouton [Clôture de la journée] permet de réimprimer une clôture de caisse déjà générée.
Nouveau registre [Fichiers] pour les fichiers relatifs à la comptabilité
Dans le nouveau registre [Fichiers] permet de sauvegarder des fichiers relatifs aux écritures qui seront automatiquement pris en compte lors de l'exportation du paquet d'exportation DATEV. Lors de l'exportation pour le mois concerné, les fichiers enregistrés ici sont automatiquement placés dans le dossier [Fichiers] pour le conseiller fiscal. Enregistrez ici par exemple les extraits de votre compte, de PayPal ou de cartes de crédit qui sont pertinents pour votre conseiller fiscal.
Entrée de facture étendue pour les commandes
Dans le module [Commandes] de la facturation, nous avons créé un nouvel onglet [Documents] sous lequel on peut enregistrer autant de documents que l'on veut pour chaque commande, comme des factures ou des bons de livraison. Pour ajouter un nouveau document à une commande, il suffit de cliquer sur l'icône de la commande. [+]-dans le coin supérieur droit. Une boîte de dialogue s'ouvre alors, dans laquelle les données suivantes peuvent être saisies par document :
- Type de document (bon de livraison, facture, autre.) Liste de valeurs éditable)
- Date du document
- Date d'échéance
- N° de livraison
- N° de facture
- Date de réservation et de livraison
- Trois champs libres
- Champ conteneur pour image de justificatif ou PDF
En cliquant sur le bouton [Nouveau document] le nouveau document relatif à la commande appelée est enregistré.
Exportation automatique dans le package d'exportation DATEV
Si vous êtes dans le module [Livre de caisse] de la facture une exportation d'écriture de type "Paquet d'exportation DATEV" les documents enregistrés ici pour la période sélectionnée sont automatiquement sauvegardés dans le dossier [rechiffrer] du paquet d'exportation.
Intégration d'OpenAI ChatGPT
gFM-Business 7 comprend une intégration d'OpenAI ChatGPT dans tout le système, afin de générer automatiquement des documents, des modèles, des descriptions d'articles ou tout autre texte à l'aide de l'intelligence artificielle. Vous trouverez les paramètres de la fonction ChatGPT sous [Paramètres > Préférences > Appareils] sous la Bouton popover [OpenAI].
Pour pouvoir utiliser la fonction ChatGPT, vous devez d'abord créer un compte chez OpenAI et une clé API pour ChatGPT. Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'aide orange en haut à droite de la boîte de dialogue popover. Dans la fenêtre suivante, vous trouverez toutes les informations et les liens correspondants pour effectuer l'inscription à OpenAI et générer une clé API.
L'utilisation de la clé API est payante, une recharge de votre compte est possible par carte de crédit à partir de 5 dollars US. Les coûts des textes générés sont très faibles, pour nos tests nous n'avons utilisé que deux centimes d'euros sur notre compte. Avec la variante "GPT-3.5 Turbo" que nous avons choisie, 1.000 tokens coûtent 0,0015 dollars américains.
Documents AI et modèles AI dans la gestion des documents
Dans le module [Correspondance] lors de la création d'un nouveau document ou d'un nouveau modèle de document, la nouvelle fonction [Document AI] est disponible. Si une clé API pour ChatGPT a été saisie dans les paramètres, il apparaît dans les boîtes de dialogue [Nouveau document] et [Nouveau modèle de document] une icône en forme d'ampoule orange. Après avoir cliqué sur cette icône, la boîte de dialogue de création d'un nouveau document s'étend à la fonction ChatGPT.
Sélectionnez dans le champ [Type de document] sélectionnez le document que vous souhaitez que ChatGPT génère automatiquement. Selon le type de document choisi, d'autres champs apparaissent alors, comme par exemple [raison] ou [date]qui doivent être remplies. En cliquant sur le bouton [Nouveau document] un nouveau document est automatiquement créé par ChatGPT.
Insérer des textes AI n'importe où dans gFM-Business
Vous connaissez FileMaker depuis des décennies en tant que Base de donnéesNous avons donc décidé d'utiliser une carte d'accès à tous les champs. Nous voulons continuer à respecter cette devise à l'avenir : Si une clé API pour ChatGPT a été saisie dans les paramètres, un autre symbole apparaît dans la barre d'outils [Texte AI]. Cette icône permet d'insérer des textes générés automatiquement dans n'importe quel champ du logiciel gFM-Business ERP.
Pour ce faire, il suffit de placer le curseur dans n'importe quel champ et de cliquer sur l'icône [Texte AI] dans la barre d'outils. Une fenêtre de dialogue s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez saisir toutes les données relatives au texte AI. Après avoir cliqué sur le bouton [Insérer texte AI] le texte généré est inséré dans le champ à la position du curseur que vous avez définie au préalable. Cette fonction n'est disponible que si le curseur se trouve à l'intérieur d'un champ de texte, sinon une boîte de dialogue d'erreur apparaît.
Paramètres de OpenAI ChatGPT
Dans la boîte de dialogue popover des paramètres OpenAI, saisissez la clé API générée dans le champ supérieur gauche. Dans le champ [Créativité] vous pouvez déterminer le niveau de créativité. Le champ [Max Tokens] détermine le nombre maximal de jetons qui peuvent être consommés par requête, le nombre de caractères par jeton dépendant du tarif choisi chez OpenAI.
Définir des documents et des textes pour ChatGPT
Dans la liste sous les champs de paramétrage se trouvent tous les documents AI et les textes AI qui ont été configurés dans gFM-Business. Pour chaque entrée, il est possible de définir le type de document (nom du document cible) ainsi qu'un titre, un type de champ et une liste de valeurs optionnelles pour quatre champs de saisie au maximum. Ces champs seront demandés ultérieurement à l'utilisateur lors de l'appel de la fonction et la demande sera faite à ChatGPT avec ces indications.
Dans le champ inférieur d'une entrée, une demande est automatiquement formulée lors de la configuration, qui doit être transmise à ChatGPT lors de l'appel de la fonction. La demande peut être complétée dans ce champ par n'importe quelle autre instruction, par exemple la longueur du texte ou le style du texte. Les caractères de remplacement pour les titres et les champs sont automatiquement intégrés dans la question par gFM-Business.
Avec le [+]-en haut à droite de la liste, vous pouvez créer un nouveau document AI/texte AI. Après avoir cliqué sur l'icône, un nouvel enregistrement vide est créé en haut de la liste. Indiquez ensuite dans la première colonne le type de document et le module attribué. Un texte AI n'apparaît que dans le module auquel il a été attribué à cet endroit. Saisissez ensuite le titre, le type de champ et, le cas échéant, une liste de valeurs pour quatre boîtes de dialogue au maximum. Le nouveau document AI ou le texte AI est alors disponible dans le module correspondant.
gFM-Business 7 contient sur tous les masques et vues de liste dans la barre de fonctions inférieure deux nouveaux symboles fléchés à gauche des symboles permettant de passer de la vue masque à la vue liste. Ces boutons permettent de naviguer en arrière et en avant dans les mises en page, comme dans un navigateur Internet. Ainsi, en cliquant sur la flèche vers la gauche, vous revenez au masque sur lequel vous vous trouviez avant d'appeler le masque actuel.
Historique des versions de gFM-Business 7.0
- Barre de touches de fonction personnalisée dans le menu principal.
- Liste des stocks dans le menu principal avec assistant pour les commandes groupées automatiques.
- Création en série de factures à partir des commandes et des commandes de la boutique dans le menu principal.
- Toutes les importations de la boutique en ligne comme touche de fonction dans le menu principal.
- Livre de caisse dans Facturation divisé en liste d'écritures et journal.
- Nouveau dialogue de comptabilisation avec sélection directe des comptes généraux, des comptes clients et des comptes fournisseurs ainsi que champ conteneur pour document image.
- Gestion d'un nombre illimité de caisses pour tous les mandants.
- Clôture quotidienne automatisée de la caisse avec justificatif de clôture.
- Gestion des fichiers relatifs aux écritures qui sont automatiquement copiés dans le dossier d'exportation lors de l'exportation des écritures "Package d'exportation DATEV".
- Entrée de facture étendue pour la commande, gestion d'un nombre quelconque de documents par commande.
- Extension du package d'exportation DATEV aux factures entrantes et aux fichiers relatifs aux écritures comptables.
- Intégration de OpenAI ChatGPT dans tout le système.
- Création automatique de documents AI et de modèles AI à l'aide de ChatGPT dans le module de gestion des documents.
- Insertion de textes AI avec ChatGPT dans tous les champs de gFM-Business.
- Navigation vers l'avant et vers l'arrière de tous les masques et de toutes les vues de liste comme dans le navigateur.
- Correction d'une erreur où la touche [Annuler] sur [Facturation - Offres] manquait.
- Fonction "Supprimer la facture" sous [Facturation - Factures] étendu pour que l'ID de la facture supprimée soit supprimée dans tous les documents et postes d'origine.
- Correction d'une erreur lors de laquelle des notes de crédit vides étaient créées dans le cadre du package d'exportation DATEV.
- Correction d'un bug où les documents d'image des notes de crédit n'étaient pas correctement transférés dans le jeu d'écritures.
