Hoy hemos lanzado nuestro gFM Business personalizable Software ERP en la nueva versión 7. Nuestro objetivo es ofrecerle la mejor experiencia de usuario con CRMgestión de mercancías y Factura en Apple Mac, PC e iOS. La nueva versión de nuestro software ERP personalizable convierte el menú principal en el centro de control de muchos procesos empresariales diarios importantes. Un nuevo Barra de funciones permite la visualización definida por el usuario de las nuevas funciones, exactamente como mejor se adapte al proceso de cada usuario. En la nueva versión, dispone de una vista general de todos los artículos con un nivel de existencias inferior al mínimo, incluidos los pedidos de todos los proveedores. Además, el menú principal contiene una nueva función para la generación en serie de facturas a partir de los pedidos - opcionalmente también con envío automático de la factura como archivo PDF por correo electrónico.
Barra de funciones para todas las nuevas funciones
En la nueva versión, el menú principal contiene una nueva barra de funciones en la barra de título, en la que se encuentran todas las funciones disponibles del menú principal, para las que hubo que dejar paso al anterior rótulo "Menú principal". Todos los botones de la barra de funciones pueden personalizarse. Cambie las funciones y su orden para adaptarlas mejor a sus procedimientos operativos.
Al hacer clic en el icono del lápiz situado a la derecha de los botones de función, se abre una ventana emergente en la que pueden definirse todas las funciones y su secuencia. Si pasa el ratón por encima de un icono, aparece un texto informativo sobre la función correspondiente. Los ajustes se guardan por separado para cada usuario; por defecto, todas las funciones se muestran en la barra de funciones para cada usuario.
Niveles de existencias y pedidos siempre a la vista
En el registro [Inventario] del menú principal, hemos ampliado las funciones para la lista de artículos con un nivel mínimo de existencias por debajo del nivel mínimo de existencias. La lista contiene ahora funciones para pedir artículos a todos los proveedores asignados de forma colectiva. Ahora se muestran para cada artículo las existencias actuales (B), las existencias mínimas especificadas (M), la cantidad en el suministro (Z) y la cantidad de pedido introducida en la lista de existencias (V).
En la parte izquierda de la lista hay un botón de función que abre una ventana emergente con todos los proveedores asignados al artículo. El botón de función sólo se muestra si el artículo contiene al menos un proveedor asignado. En la columna de la izquierda, ahora puede introducir una cantidad de pedido para el proveedor deseado, que se mantendrá hasta que se cree un pedido con este proveedor. Si se ha introducido una cantidad de pedido para un artículo, el botón se vuelve naranja. Si el pedido no es suficiente para alcanzar el nivel mínimo de existencias, el botón se volverá rojo. Si se ha creado un pedido para el artículo, el botón se colorea de verde. En cuanto se haya contabilizado la mercancía del pedido y se haya alcanzado el nivel mínimo de existencias, el artículo dejará de aparecer en esta lista.
Crear pedidos colectivos de varios artículos
La lista de existencias contiene un botón emergente en la parte inferior [Generar pedidos]que abre una ventana con todas las entradas en las que se han marcado cantidades de pedido. En esta lista, todas las entradas pueden seleccionarse o deseleccionarse por separado para el pedido. Tras hacer clic en el botón [Generar pedidos] en la ventana emergente, se generan pedidos de compra para todas las entradas seleccionadas en esta ventana. Sólo se crea un pedido de compra para cada proveedor, independientemente del número de artículos que deban pedirse a este proveedor.
Creación de facturas en serie en el menú principal
Con la facturación en serie, las facturas pueden generarse automáticamente a partir de los pedidos y enviarse directamente al cliente por correo electrónico en formato PDF si así lo desea. Tras pulsar el botón de esta función, se abre una ventana de diálogo en la que se puede introducir un número de pedido o de pedido de tienda o escanearlo con un lector de códigos de barras. Si se reconoce un número válido, la lista situada debajo del campo de entrada contiene una nueva entrada.
De este modo, se puede recopilar primero cualquier número de pedidos en una lista de facturas emitidas antes de añadirlos pulsando el botón [Generar facturas] pueden crearse colectivamente y enviarse directamente si es necesario. En la lista, puede seleccionar por separado para cada entrada de la columna de la derecha si la factura creada debe enviarse directamente al cliente por correo electrónico.
Todas las importaciones de la tienda online directamente en el menú principal
Inicie la importación de pedidos de tiendas, artículos o clientes directamente desde el menú principal con un botón de función. Las siguientes funciones están disponibles en la barra de funciones del menú principal:
- Importación de pedidos de la tienda en línea
- Importación de clientes de la tienda en línea
- Importación de artículos de la tienda en línea
Tras hacer clic en uno de los botones de función mencionados, se abre una pequeña ventana emergente en la que puede seleccionar la tienda en línea deseada y, a continuación, iniciar la importación desde la tienda en línea.
Entre otros conocidos de:
Lista de reservas, diario y cualquier número de cajas
El módulo [Libro de caja] en el módulo de facturación se ha revisado y ahora contiene pestañas separadas para la lista de contabilización y el diario. En la lista de contabilización, todas las entradas pueden editarse según sea necesario hasta la contabilización. Los asientos contabilizados se transfieren automáticamente al diario y ya no pueden modificarse allí.
Diálogo de reserva ampliado
Se ha ampliado el diálogo de contabilización para introducir contabilizaciones. Ahora pueden seleccionarse cuentas de mayor, cuentas de deudor y cuentas de acreedor para las cuentas de cargo y abono. Los botones correspondientes se encuentran a la izquierda de ambos campos [S], [D] y [K]. Haga clic en uno de los botones para abrir una lista en la que podrá seleccionar la cuenta correspondiente. Ahora también es posible insertar una imagen de comprobante directamente en el diálogo de contabilización y guardarla para su contabilización.
Cualquier número de cajas registradoras para reservas en efectivo
gFM-Business 7 permite en la configuración bajo [Especificaciones - Facturación] la creación de cualquier número de cajas registradoras. Pulsando el botón [Cajas registradoras] se abre un cuadro de diálogo emergente para crear y gestionar las cajas registradoras. Al crear la caja registradora por primera vez, introduzca un nombre para la caja registradora y una cantidad de dinero como saldo inicial.
Las reservas para todas las cajas registradoras pueden hacerse en [Factura - Libro de caja - Caja registradora] pueden crearse. Al igual que en la lista de contabilización y el diario, en la línea superior de la lista puede visualizarse la caja actual y cualquier período.
Haga clic en el botón [+]en la esquina superior derecha, se introducen nuevas contabilizaciones para la caja registradora seleccionada. El diálogo de contabilización se ha diseñado de la misma forma que el diálogo de contabilización de la lista de contabilización y también contiene las funciones de selección para la cuenta de mayor, la cuenta de deudor y la cuenta de acreedor. También se puede insertar un recibo directamente en el diálogo como PDF o imagen en una contabilización de caja.
Cierre diario de caja
En la zona inferior de detalles encontrará el botón [Cierre diario]que permite cerrar una caja al final del día con el recibo correspondiente. Tras pulsar el botón, aparece un diálogo de consulta en el que se pregunta si debe cerrarse la caja registradora seleccionada. Tras confirmar el diálogo, se imprime un cierre de caja y todas las contabilizaciones del día se contabilizan automáticamente en el diario, donde ya no pueden modificarse.
Haga clic en el símbolo de la impresora situado a la derecha del icono [Cierre diario] un saldo de caja ya generado puede imprimirse de nuevo.
Nuevo registro [Archivos] para los archivos relevantes para las reservas
En el nuevo registro [Archivos] puede utilizarse para guardar archivos relevantes para la contabilización que se tienen en cuenta automáticamente al exportar el paquete de exportación DATEV. Los archivos guardados aquí se exportan automáticamente a la carpeta [Archivos] exportados para el asesor fiscal. Por ejemplo, aquí puede guardar extractos de cuenta de su cuenta, PayPal o tarjetas de crédito que sean relevantes para su asesor fiscal.
Recepción ampliada de facturas de pedidos
En el módulo [Pedidos] hemos añadido una nueva pestaña al [Documentos de apoyo] en el que se puede guardar cualquier número de recibos, como facturas o albaranes, para cada pedido. Para añadir un nuevo recibo a un pedido, haga clic en el botón [+]en la esquina superior derecha. Se abre un cuadro de diálogo emergente en el que se pueden introducir los siguientes datos para cada recibo:
- Tipo de documento (albarán, factura, otros, Lista de valores editable)
- Fecha del documento
- Fecha de vencimiento
- Nº de entrega
- Nº de factura
- Fecha de reserva y entrega
- Tres campos libres
- Campo contenedor para imagen de documento o PDF
Pulse el botón [Nuevo recibo] se guarda el nuevo documento de la orden llamada.
Exportación automática en el paquete de exportación DATEV
Si se encuentra en el módulo [Libro de caja] del documento de facturación una exportación de reserva del tipo "Paquete de exportación DATEV" los documentos guardados aquí para el periodo seleccionado se guardan automáticamente en la carpeta [recheing] del paquete de exportación.
Integración de OpenAI ChatGPT
gFM-Business 7 contiene una integración en todo el sistema de OpenAI ChatGPT para generar automáticamente documentos, plantillas, descripciones de artículos o cualquier otro texto utilizando inteligencia artificial. La configuración de la función ChatGPT se encuentra en [Ajustes > Preferencias > Dispositivos] bajo el Botón desplegable [OpenAI].
Para poder utilizar la función ChatGPT, primero debe crear una cuenta con OpenAI y una clave API para ChatGPT. Para ello, haga clic en el icono naranja de ayuda situado en la parte superior derecha del cuadro de diálogo emergente. En la siguiente ventana encontrará toda la información y los enlaces correspondientes para iniciar sesión en OpenAI y generar una clave API.
El uso de la clave API tiene un coste, pero puedes recargar tu cuenta con una tarjeta de crédito por tan sólo 5 dólares estadounidenses. Los costes de los textos generados son muy bajos, para nuestras pruebas sólo utilizamos dos céntimos de euro en nuestra cuenta. Con la variante "GPT-3.5 Turbo" que elegimos, 1.000 tokens cuestan 0,0015 dólares estadounidenses.
Documentos de IA y plantillas de IA en la gestión de documentos
En el módulo [Correspondencia] Al crear un nuevo documento o una nueva plantilla de documento, la nueva función [documento AI] está disponible. Si se ha introducido una clave API para ChatGPT en la configuración, aparecerá lo siguiente en los cuadros de diálogo [Nuevo documento] y [Nuevo modelo de documento] una bombilla naranja. Tras hacer clic en el icono, el cuadro de diálogo para crear un nuevo documento se amplía para incluir la función ChatGPT.
Sobre el terreno [Tipo de documento] para seleccionar el documento que desea que ChatGPT genere automáticamente. Dependiendo del tipo de documento seleccionado, aparecerán ahora campos adicionales, tales como [Razón] o [Fecha]que debe rellenar. Haga clic en el botón [Nuevo documento] ChatGPT crea automáticamente un nuevo documento.
Insertar textos AI en cualquier lugar de gFM Business
Conoce FileMaker desde hace décadas como Base de datoscon el que se puede acceder a todos los campos. Queremos seguir haciendo honor a este lema en el futuro: Si se ha introducido una clave API para ChatGPT en los ajustes, aparecerá un icono adicional en la barra de herramientas [AI-Texto]. Este icono le permite insertar textos generados automáticamente en cualquier campo del software ERP gFM-Business.
Para ello, basta con situar el cursor en cualquier campo y hacer clic en el símbolo [AI-Texto] en la barra de herramientas. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá introducir todos los detalles del texto AI. Después de hacer clic en el botón [Insertar texto AI] el texto generado se inserta en el campo en la posición del cursor que haya definido previamente. Esta función sólo está disponible si el cursor se encuentra dentro de un campo de texto, de lo contrario aparece un diálogo de error.
Configuración de OpenAI ChatGPT
Introduzca la clave API generada en el cuadro de diálogo emergente de la configuración de OpenAI en el campo superior izquierdo. En el campo [Creatividad] puede determinar el nivel de creatividad. El campo [Max Tokens] determina el número máximo de tokens que se pueden utilizar por solicitud, siendo el número de caracteres por token dependiente de la tarifa OpenAI seleccionada.
Definir documentos y textos para ChatGPT
La lista debajo de los campos de configuración contiene todos los documentos AI y textos AI que se han configurado en gFM Business. Para cada entrada se puede definir el tipo de documento (nombre del documento de destino), así como un título, un tipo de campo y una lista opcional de valores para un máximo de cuatro campos de entrada. Estos campos son consultados posteriormente por el usuario cuando se llama a la función y la solicitud se envía a ChatGPT con esta información.
En el campo inferior de una entrada se formula automáticamente durante la configuración una consulta que se enviará a ChatGPT cuando se llame a la función. La consulta puede ampliarse en este campo con cualquier otra instrucción, por ejemplo, la longitud o el estilo del texto. Los marcadores de posición para el título y los campos son integrados automáticamente en la pregunta por gFM-Business.
Con el [+]-en la parte superior derecha de la lista para crear un nuevo documento AI/texto AI. Tras hacer clic en el icono, se crea un nuevo registro de datos vacío en la parte superior de la lista. A continuación, introduzca el tipo de documento y el módulo asignado en la primera columna. Un texto AI sólo aparece en el módulo al que ha sido asignado en este punto. A continuación, introduzca el título, el tipo de campo y, si es necesario, una lista de valores para un máximo de cuatro campos de diálogo. A continuación, el nuevo documento AI o texto AI estará disponible para su selección en el módulo correspondiente.
gFM-Business 7 contiene dos nuevos iconos de flecha a la izquierda de los iconos para cambiar de vista de máscara a vista de lista en todas las máscaras y vistas de lista de la barra de funciones inferior. Estos botones se pueden utilizar para navegar hacia atrás y hacia adelante a través de los diseños de la misma manera que en un navegador de Internet. Haz clic en la flecha izquierda para volver a la pantalla en la que te encontrabas antes de acceder a la pantalla actual.
Historial de versiones de gFM-Business 7.0
- Barra de teclas de función personalizada en el menú principal.
- Lista de existencias en el menú principal con asistente para órdenes colectivas automáticas.
- Creación en serie de facturas a partir de pedidos y pedidos de tienda en el menú principal.
- Todas las importaciones de la tienda online como botón de función en el menú principal.
- Libro de caja en factura dividido en lista de contabilización y diario.
- Nuevo diálogo de contabilización con selección directa de cuentas de mayor, cuentas de deudor y cuentas de acreedor, así como campo contenedor para documento de imagen.
- Gestión de cualquier número de cajas para todos los clientes.
- Cierre de caja diario automatizado con comprobante de cierre.
- Gestión de los archivos relevantes para la contabilización que se copian automáticamente en la carpeta de exportación durante la exportación de contabilización del "paquete de exportación DATEV".
- Recepción ampliada de facturas de pedidos, gestión de cualquier número de documentos por pedido.
- Ampliación del paquete de exportación DATEV para incluir las facturas recibidas y los archivos relevantes para la contabilización.
- Integración en todo el sistema de OpenAI ChatGPT.
- Creación automática de documentos AI y plantillas AI mediante ChatGPT en el módulo de gestión de documentos.
- Inserte textos AI con ChatGPT en todos los campos de gFM-Business.
- Navegación hacia delante y hacia atrás de todas las máscaras y vistas de lista como en el navegador.
- Error corregido en el botón [Cancelar] en [Factura - Ofertas] faltaba.
- Función "Suprimir factura" en [Factura - Facturas] ampliado para que el ID de la factura eliminada se elimine de todos los documentos y partidas originales.
- Se ha corregido un error que provocaba la generación de notas de crédito vacías como parte del paquete de exportación DATEV.
- Se ha corregido un error por el que los documentos de imagen de las notas de crédito no se transferían correctamente al registro contable.
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del Premio FMM 2011 y desarrollador del software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador de la asociación M. Schall Editores.
