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O que é o software para agências?
Um Software de agência permite às agências de publicidade e outras agências organizar e gerir de forma clara e estruturada todos os dados da empresa, tais como projectos, contactos ou documentos contabilísticos. Na maioria dos casos, o objetivo é apoiar fluxos de trabalho recorrentes da melhor forma possível com o software da agência, poupando assim tempo e reduzindo custos.
Ao armazenar todos os contactos e acções associadas num histórico estruturado, o software para agências pode melhorar a comunicação com os clientes e a qualidade dos serviços. No software para agências, todos os dados armazenados, tais como contactos, endereços, ofertas, facturas, documentos, projectos e muitos outros dados podem ser ligados entre si, por exemplo, para atribuir clientes ou serviços a projectos ou serviços. Desta forma, mesmo estruturas de dados complexas podem ser facilmente geridas e editadas.
O software de agência é uma área clássica para o software baseado na plataforma FileMaker que funciona em Mac, Windows e, desde há alguns anos, também em dispositivos móveis com iOS. O software de agência baseado na plataforma FileMaker é utilizado por agências de publicidade, agências de relações públicas, agências de design e marketing.
Funções do software de agência
O software de agência tem normalmente uma estrutura modular e, em muitos casos, é composto pelos seguintes módulos
- CRM e gestão de contactos (Gestão de clientes, endereços, pessoas de contacto, reenvios, etc.)
- Faturação e gestão de mercadorias (documentos contabilísticos, livro de caixa, banco, SEPA)
- Gestão de artigos (Gestão de objectos físicos e de serviço)
- Registo de tempo (Registo dos serviços a nível dos clientes e dos trabalhadores)
- Gestão de projectos (Planeamento e gestão de quaisquer projectos em ligação com outros dados do software da agência)
- Gestão do tempo (Calendário com gestão de compromissos e funções de lembrete)
- Gestão de documentos (Gestão de documentos digitais e em papel)
- Interfaces (por exemplo, DATEV, SEPA, banco em linha, sistema telefónico, scanner)
- Estatísticas e análises (Estatísticas e análises relativas à empresa e aos clientes)
A flexibilidade do software para agências pode variar de produto para produto. A maioria dos programas disponíveis oferece pelo menos uma individualização do software sob a forma de dados principais relacionados com a empresa e o armazenamento do logótipo ou do papel timbrado da sua própria empresa. Alguns programas oferecem também a personalização total de todos os layouts de impressão ou mesmo a possibilidade de personalizar e alargar todo o software.
gFM-Software para agências
O software comercial gFM-Business contém todas as funções e módulos acima referidos para utilização como software de agência. O software é baseado na plataforma FileMaker e funciona em Mac, Windows e Apple iOS. Em todas as versões do gFM-Business, os layouts de impressão podem ser totalmente editados, personalizados e alargados utilizando a FileMaker Pro. O software pode ser utilizado numa única estação de trabalho e numa rede com vários utilizadores.
Gestão de projectos na gFM-Business
Registo de tempo, faturação de serviços
O gFM-Business também está disponível como licença aberta e personalizada, para que o software possa ser adaptado aos processos empresariais individuais. Com o gFM-Business Custom, o comprador tem a possibilidade de personalizar as máscaras de ecrã e as visualizações de lista de acordo com os seus próprios requisitos. A licença aberta inclui uma conta de administrador com a qual todo o software pode ser adaptado e expandido de acordo com as especificações individuais.
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