Agentursoftware

Was ist eine Agentursoftware?

Eine Agentursoftware ermöglicht es Werbeagenturen und anderen Agenturen, alle Unternehmensdaten wie Projekte, Kontakte oder Buchhaltungsbelege übersichtlich zu ordnen und strukturiert zu verwalten. Dabei geht es zumeist darum, wiederkehrende Arbeitsabläufe (Workflows) möglichst optimal durch die Agentursoftware zu unterstützen und dadurch Zeit zu sparen und Kosten zu senken.

Durch die strukturierte Speicherung aller Kontakte und damit verbundenen Aktionen in einer Historie kann eine Agentursoftware die Kommunikation mit Kunden sowie die Qualität der Dienstleistungen verbessern. In einer Agentursoftware lassen sich alle gespeicherten Daten wie Kontakte, Adressen, Angebote, Rechnungen, Dokumente, Projekte und viele anderen Daten miteinander verknüpfen, um beispielsweise Kunden oder Dienstleistungen zu Projekten oder Leistungen zuzuordnen. Auf diese Weise lassen sich auch komplexe Datenstrukturen auf einfache Weise verwalten und bearbeiten.

Agentursoftware ist ein klassisches Gebiet für FileMaker-basierte Software, die auf Mac, Windows und seit einigen Jahren auch auf mobilen Geräten unter iOS lauffähig ist. Agentursoftware auf Basis der FileMaker-Plattform wird eingesetzt von Werbeagenturen, PR-Agenturen, Design- und Marketingagenturen.

Funktionen einer Agentursoftware

Eine Agentursoftware ist meist modular aufgebaut und besteht in vielen Fällen aus folgenden Modulen:

  • CRM und Kontaktmanagement (Verwaltung von Kunden, Adressen, Kontaktpersonen, Wiedervorlagen usw.)
  • Fakturierung und Warenwirtschaft (Buchhaltungsbelege, Kassenbuch, , Banking, SEPA)
  • Artikelverwaltung (Verwaltung von physischen- und Dienstleistungsartikeln)
  • Zeiterfassung (Erfassung von Dienstleistungen auf Kunden- und Mitarbeiterebene)
  • Projektmanagement (Planung und Verwaltung von beliebigen Projekten in Verbindung mit anderen Daten aus der Agentursoftware)
  • Zeitmanagement (Kalender mit Terminverwaltung und Erinnerungsfunktionen)
  • Dokumentmanagement (Verwaltung von digitalen- und Papierdokumenten)
  • Schnittstellen (z.B. DATEV, SEPA, Onlinebanking, Telefonanlage, Scanner)
  • Statistik und Auswertungen (Unternehmens- und kundenbezogene Statistiken und Auswertungen)

Die Flexibilität von Agentursoftware kann von Produkt zu Produkt variieren. Die meisten verfügbaren Programme bieten mindestens eine Individualisierung der Software in Form von unternehmensbezogenen Stammdaten und der Speicherung eines eigenen Firmenlogos oder Briefkopf an. Einige Programme bieten außerdem die vollständige Individualisierung aller Drucklayouts oder sogar die Möglichkeit zur Anpassung und Erweiterung der gesamten Software an.

gFM-Business als Agentursoftware

Die Unternehmenssoftware gFM-Business enthält alle oben genannten Funktionen und Module, um als Agentursoftware eingesetzt werden zu können. Die Software basiert auf der FileMaker-Plattform und ist auf Mac, Windows und Apple iOS lauffähig. In allen Versionen von gFM-Business können Drucklayouts unter Verwendung von FileMaker Pro vollständig bearbeitet, angepaßt und erweitert werden. Die Software kann am Einzelplatz und im Netzwerk mit mehreren Benutzern eingesetzt werden.

Projektverwaltung in gFM-Business

gFM-Business ist auch als Customizing- und offene Lizenz erhältlich, um die Software an individuelle Betriebsabläufe anpassen zu können. Mit gFM-Business Custom erhält der Käufer die Möglichkeit, Bildschirmmasken und Listenansichten nach eigenen Anforderungen anzupassen. Die offene Lizenz enthält ein Administratorkonto, mit dem die gesamte Software nach individuellen Vorgaben angepaßt und erweitert werden kann.

Mehr Informationen zur gFM-Business Unternehmenssoftware

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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