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Qu'est-ce qu'un logiciel d'agence ?
Une Logiciel d'agence permet aux agences de publicité et autres agences de classer clairement et de gérer de manière structurée toutes les données de l'entreprise telles que les projets, les contacts ou les pièces comptables. Il s'agit le plus souvent de soutenir les processus de travail répétitifs (workflows) de manière aussi optimale que possible par le logiciel d'agence et de gagner ainsi du temps et de réduire les coûts.
En stockant de manière structurée tous les contacts et les actions associées dans un historique, un logiciel d'agence peut améliorer la communication avec les clients ainsi que la qualité des services. Dans un logiciel d'agence, il est possible de relier entre elles toutes les données enregistrées, telles que les contacts, les adresses, les offres, les factures, les documents, les projets et bien d'autres données, afin d'associer par exemple les clients ou les services à des projets ou à des prestations. De cette manière, même les structures de données complexes peuvent être gérées et traitées de manière simple.
Les logiciels d'agence sont un domaine classique pour les logiciels basés sur FileMaker, qui fonctionnent sur Mac, Windows et, depuis quelques années, sur les appareils mobiles sous iOS. Les logiciels d'agence basés sur la plate-forme FileMaker sont utilisés par les agences de publicité, les agences de relations publiques, les agences de design et de marketing.
Fonctions d'un logiciel d'agence
Un logiciel d'agence est généralement modulaire et se compose dans de nombreux cas des modules suivants :
- CRM et gestion des contacts (gestion des clients, des adresses, des personnes de contact, des rappels, etc.)
- Facturation et gestion des marchandises (pièces comptables, livre de caisse, , Banking, SEPA)
- Gestion des articles (gestion des articles physiques et des services)
- Saisie des temps (saisie des services au niveau des clients et des employés)
- Gestion de projet (planification et gestion de n'importe quel projet en relation avec d'autres données du logiciel de l'agence)
- Gestion du temps (calendrier avec gestion des rendez-vous et fonctions de rappel)
- Gestion des documents (gestion des documents numériques et papier)
- Interfaces (p. ex. DATEV, SEPA, banque en ligne, installation téléphonique, scanner)
- Statistiques et évaluations (statistiques et évaluations relatives à l'entreprise et aux clients)
La flexibilité des logiciels d'agence peut varier d'un produit à l'autre. La plupart des programmes disponibles proposent au moins une personnalisation du logiciel sous la forme de données de base liées à l'entreprise et de l'enregistrement d'un logo d'entreprise ou d'un en-tête de lettre personnalisé. Certains programmes proposent également une personnalisation complète de toutes les mises en page d'impression, voire la possibilité de personnaliser et d'étendre l'ensemble du logiciel.
gFM-Business en tant que logiciel d'agence
Le logiciel d'entreprise gFM-Business contient toutes les fonctions et modules mentionnés ci-dessus pour pouvoir être utilisé comme logiciel d'agence. Le logiciel est basé sur la plate-forme FileMaker et peut être exécuté sur Mac, Windows et Apple iOS. Dans toutes les versions de gFM-Business, les modèles d'impression peuvent être entièrement modifiés, adaptés et étendus à l'aide de FileMaker Pro. Le logiciel peut être utilisé sur un poste de travail individuel ou en réseau avec plusieurs utilisateurs.
Gestion de projet dans gFM-Business
Saisie des temps, facturation des services
gFM-Business est également disponible sous forme de licence personnalisée et ouverte, afin de pouvoir adapter le logiciel aux processus d'exploitation individuels. Avec gFM-Business Custom, l'acheteur a la possibilité de personnaliser les masques d'écran et les vues de liste selon ses propres exigences. La licence ouverte comprend un compte d'administrateur qui permet de personnaliser et d'étendre l'ensemble du logiciel selon les besoins individuels.
gFM-Business en tant que logiciel d'agence
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