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¿Qué es un software de agencia?
Un Software para agencias permite a las agencias de publicidad y otras agencias organizar y gestionar de forma clara y estructurada todos los datos de la empresa, como proyectos, contactos o documentos contables. En la mayoría de los casos, el objetivo es apoyar los flujos de trabajo recurrentes de la forma más óptima posible con el software para agencias, ahorrando así tiempo y reduciendo costes.
Al almacenar todos los contactos y las acciones asociadas en un historial estructurado, el software para agencias puede mejorar la comunicación con los clientes y la calidad de los servicios. En el software para agencias, todos los datos almacenados, como contactos, direcciones, ofertas, facturas, documentos, proyectos y muchos otros datos, pueden vincularse entre sí, por ejemplo para asignar clientes o servicios a proyectos o servicios. De este modo, incluso las estructuras de datos más complejas pueden gestionarse y editarse fácilmente.
El software para agencias es un área clásica para el software basado en FileMaker que funciona en Mac, Windows y, desde hace algunos años, también en dispositivos móviles con iOS. El software para agencias basado en la plataforma FileMaker es utilizado por agencias de publicidad, agencias de relaciones públicas y agencias de diseño y marketing.
Funciones del software para agencias
El software para agencias suele tener una estructura modular y en muchos casos consta de los siguientes módulos:
- CRM y gestión de contactos (gestión de clientes, direcciones, personas de contacto, reenvíos, etc.)
- Facturación y gestión de mercancías (documentos contables, libro de caja, banca, SEPA)
- Gestión de artículos (Gestión de elementos físicos y de servicio)
- Registro de tiempo (Registro de servicios a nivel de clientes y empleados)
- Gestión de proyectos (Planificación y gestión de cualquier proyecto en relación con otros datos del software de la agencia)
- Gestión del tiempo (Calendario con funciones de gestión de citas y recordatorio)
- Gestión de documentos (Gestión de documentos digitales y en papel)
- Interfaces (por ejemplo, DATEV, SEPA, banca en línea, sistema telefónico, escáner)
- Estadísticas y análisis (Estadísticas y análisis relacionados con la empresa y los clientes)
La flexibilidad del software para agencias puede variar de un producto a otro. La mayoría de los programas disponibles ofrecen al menos una individualización del software en forma de datos maestros relacionados con la empresa y el almacenamiento de su propio logotipo o membrete. Algunos programas también ofrecen una personalización completa de todos los diseños de impresión o incluso la posibilidad de personalizar y ampliar todo el software.
gFM: software para empresas como agencia
El software empresarial gFM-Business contiene todas las funciones y módulos mencionados para su uso como software de agencia. El software se basa en la plataforma FileMaker y funciona en Mac, Windows y Apple iOS. En todas las versiones de gFM-Business, los diseños de impresión se pueden editar, personalizar y ampliar completamente mediante FileMaker Pro. El software puede utilizarse en una única estación de trabajo y en una red con varios usuarios.
Gestión de proyectos en gFM-Business
Registro de tiempos, facturación de servicios
gFM-Business también está disponible como licencia personalizada y abierta para que el software pueda adaptarse a los procesos empresariales individuales. Con gFM-Business Custom, el comprador tiene la opción de personalizar las máscaras de pantalla y las vistas de lista según sus propias necesidades. La licencia abierta incluye una cuenta de administrador con la que se puede adaptar y ampliar todo el software según las especificaciones individuales.
gFM: software para empresas como agencia
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