Rechnungen schreiben mit der Faktura in gFM-Business

Erfahren Sie in dieser Video-Anleitung, wie Sie Rechnungen in der Faktura von gFM-Business schreiben oder aus einem vorhandenen Angebot, Auftrag oder Lieferschein erzeugen können.

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Das gFM-Business Rechnungsprogramm enthält eine integrierte Faktura, mit der Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen verwalten können. Wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten, können Sie das prinzipiell auf drei verschiedenen Wegen tun, und zwar entweder aus der Kundenverwaltung heraus, aus der Faktura heraus, oder Sie führen ein vorhandenes Angebot oder einen Auftrag als Rechnung weiter.

In diesem Video schreiben wir eine Rechnung zunächst aus der Kundenverwaltung heraus.

• Wenn Sie die gFM-Business ERP-Software gestartet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Kundenliste] für einen Überblick aller Kunden.
• Tragen Sie oben rechts im Feld “Schnellsuche” einen Suchbegriff ein, mit dem Sie den gewünschten Kunden finden und aufrufen können. Rufen Sie den Kunden daraufhin per Mausklick auf.
• Wählen Sie nun in der unteren Funktionsleiste die Funktion “Neue Rechnung” aus, entweder über die Funktionsschaltfläche oder, wenn vorhanden, über die entsprechende Favoriten-Schaltfläche. Es erscheint eine Dialogabfrage, ob Sie für den aufgerufenen Kunden eine neue Rechnung erstellen möchten. Nach Bestätigung des Dialogs wird eine neue Rechnung für den Kunden erstellt und die neue Rechnung im Faktura-Modul aufgerufen. Dabei wird automatisch die Kundennummer, die im Kunden hinterlegte Standardadresse, Lieferanten-Nr., Währung, Preisgruppe und Zahlungsart aus dem Kundendatensatz übernommen. Wurde im Kundendatensatz keine Währung hinterlegt, wird die Standard-Währung aus den Einstellungen in die Rechnung eingetragen.
• Um eine neue Rechnungsposition zu erstellen, klicken Sie auf das “Plus-Symbol” am rechten Rand über der Positionsliste. Tragen Sie die gewünschte Anzahl ein und wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Artikelverwaltung aus. Alle weiteren Angaben werden daraufhin automatisch eingetragen. Wenn es sich bei der Position um eine Alternativposition handeln soll, wählen Sie die entsprechende Option aus. Zum Hinzufügen der neuen Position klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Position]. Die neue Position wird daraufhin in die Rechnung eingefügt.

Wenn Sie über einen großen Artikelstamm verfügen, können Sie einen Artikel beim Hinzufügen auch per Volltextsuche finden. Klicken Sie dazu wieder auf das Plus-Symbol und wählen im Positions-Dialog nicht über das Popup-Menü einen Artikel aus, sondern klicken Sie auf den Funktionspfeil vor der Artikelnummer. Es öffnet sich daraufhin ein neues Fenster, das alle vorhandenen Artikel in einer Liste anzeigt. Durch Eintragen eines Suchbegriffs am oberen Rand können Sie die Liste der angezeigten Artikel entsprechend einschränken. Wenn Sie den Artikel nun direkt anklicken, wird das Fenster geschlossen und der Artikel in den Dialog zum Hinzufügen neuer Positionen eingefügt. Wenn Sie mehrere Artikel gleichzeitig in das Angebot einfügen möchten, tragen Sie vor den entsprechenden Artikeln die gewünschte Anzahl ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen]. Daraufhin werden alle Artikel in die Rechnung eingefügt, in denen Sie eine Anzahl eingetragen haben.

Die zweite Möglichkeit, eine neue Rechnung zu erstellen, ist direkt aus dem Faktura-Modul “Rechnungen” heraus. Klicken Sie dazu im Modul [Faktura – Rechnungen] auf das Symbol “Neu” in der Symbolleiste. Nach Bestätigung des Dialogs wird eine neue Rechnung erstellt. Um die Rechnung einem Kunden zuzuweisen, wählen Sie oben rechts unter [Kunden-Nr.] Ihren gewünschten Kunden aus. Der weitere Ablauf ist identisch zu den soeben erläuterten Vorgängen.

Wenn bereits ein Angebot oder ein Auftrag zum gewünschten Vorgang besteht, können Sie im entsprechenden Angebot oder Auftrag mit der Funktion [Rechnung erzeugen] eine neue Rechnung erstellen mit allen Positionen des vorherigen Belegs. Aus Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen können Sie nach Auswahl bestimmter Positionen auch Teilrechnungen erstellen.