FileMaker-Hosting: Mit FileMaker unterwegs arbeiten.

filemaker_hosting_artikelbildFlexiblere Arbeitszeiten und ein anderer Lebenstil führen heute dazu, dass Menschen öfter von verschiedenen Orten aus arbeiten. Auch für kleinere Unternehmen stellt sich daher immer häufiger die Aufgabe, von unterwegs auf Daten zugreifen zu können. Genau für diese Aufgabe ist eine Datenbank auf FileMaker-Basis geradezu prädestiniert: Dank FileMaker Go kann sogar mit einem iPhone oder iPad problemlos von überall aus auf eine FileMaker-Datenbank zugegriffen werden. FileMaker bietet sogar verschiedene Wege an, gemeinsam mit FileMaker-Datenbanken von unterschiedlichen Standorten aus zu arbeiten. Wie das im Einzelnen funktioniert und welche Schritte für die Freigabe von Datenbanken auszuführen sind, erläutert dieser Artikel auf goFileMaker.

Entfernter Zugriff auf FileMaker-Datenbanken

Angenommen, Sie führen ein Familienunternehmen mit wenigen Angestellten, z.B. eine Weinhandlung. Seit Jahren erledigen Sie zahlreiche geschäftliche Aufgaben wie Bestellungen, Rechnungen usw. mit Hilfe leicht modifizierter FileMaker Pro Starter-Lösungen. Ihr Problem: Wenn Sie beispielsweise unterwegs bei französischen Winzern sind, befinden sich Ihre Dateien an Ihrem deutschen Geschäftssitz. Sie aber wollen diese Dateien sehen und auch gleich bearbeiten können. Was tun? Das Zauberwort heißt entfernter Zugriff (remote access). Welche Möglichkeit die für Sie richtige ist, hängt von Ihren Zielen und der Struktur Ihres Unternehmens ab.

FileMaker Hosting mit der goFileMaker Cloud.

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Peer-to-peer-Sharing von FileMaker-Datenbanken

Betrachten wir zunächst die einfachste Lösung. Nehmen wir an, Ihre Firma verfügt über rund zehn Geräte (Rechner, iPods/iPads), auf einigen befindet sich bereits ein FileMaker Pro-Client, und Sie möchten im Augenblick keine weiteren FileMaker-Lizenzen kaufen. Für diese Situation bietet FileMaker eine Peer-to-peer-Sharing genannte Kleingruppenlösung an: Mit wenigen Arbeitsschritten geben Sie Ihre Datenbank in Ihrem lokalen Netzwerk (LAN) frei und ermöglichen bis zu neun weiteren FileMaker- oder FileMaker Go-Clients Zugriff. Als „Reserve“ bleiben weitere fünf Zugriffsmöglichkeiten mit Hilfe des Instant Web Publishing (IWP – hierzu unten mehr) und einem Webbrowser. Die Stärke dieser Variante: sie verursacht keine zusätzlichen Kosten, gleichgültig, ob Sie mit iPad oder Laptop unterwegs sind. Problem: der Rechner, auf dem die Datenbank liegt – der Fachmann spricht auch vom „hostenden“ Rechner – muss immer laufen – was durchaus unerwünscht sein kann, wenn dies z.B. der Computer der Buchhaltung ist. Und Sie benötigen weitere Software wie Remote Desktop oder VPN zum entfernten Zugriff auf Ihr lokales Netzwerk.

Der Königsweg: Sharing mit dem FileMaker Server

Der „Königsweg“ von FileMaker ist das Hosten der Datenbanken auf einem eigens dafür bestimmten und permanent laufenden Hardware-Server mit Hilfe einer Software, des FileMaker Servers (FMS). Die Hardware darf für diesen Zweck sogar schon etwas älter sein, in vielen Fällen genügt bereits ein gebrauchter Apple Mac Mini. Diese Lösung bietet sich für jeden an, der alle Rechner, iPod/iPads usw. mit einem FileMaker-Client bzw. FileMaker Go ausstatten kann und möchte. Auch wer darüber nachdenkt, seine Kleingruppen-Lösung mit neuen Clients auszustatten, sollte sich überlegen, auf diesen Königsweg umzusteigen. Das Großartige: Einmal eingerichtet arbeiten Sie unterschiedslos mit allen Dateien, ob diese auf Ihrem Rechner sind oder in der Ferne auf einem Server gehostet. Nur dass im letzteren Falle auch Ihre Mitarbeiter gleichzeitig mit diesen Dateien arbeiten können. Nebenbei sorgt Filemaker Server auch noch für regelmäßige Datensicherungen.

Um entfernt zugreifen zu können, müssen einige Einstellungen an der Datei vorgenommen werden. Hierzu gehen Sie unter

Ablage > Verwalten > Sicherheit

zu dem Reiter „Erweiterte Zugriffsrechte“ und klicken „Zugriff über FileMaker-Netzwerk“ an; im nächsten Dialogfenster „Erweitertes Zugriffsrecht bearbeiten“ geben Sie an, welcher Berechtigungsset um dieses Zugriffsrecht erweitert werden soll. [Bild1]. Sicherheitsabfragen bestätigen, fertig. Im nächsten Schritt müssen Sie Ihrem FileMaker-Client einmalig mitteilen, wo sich der Server befindet, auf dem Ihre Dateien gehostet sind. Hierzu gehen Sie unter

Ablage > Remote öffnen > Remote-Datei öffnen

und klicken auf [Hinzufügen]. Im neuen Fenster geben Sie die (möglichst statische) IP-Adresse des Servers ein und bestätigen den Dialog [Bild2]. In Zukunft öffnen Sie und jeder Berechtigte die Dateien mit der Funktion Remote Öffnen und bearbeiten sie, als wären sie auf dem eigenen Rechner.

FileMaker Sicherheit: Erweiterte Zugriffsrechte verwalten

Bild 1: Dateien für den entfernten Zugriff freizugeben erfordert nur wenige Mausklicks

FileMaker-Hosting: Host-Favoriten erstellen

Bild2: Dem FileMaker-Client mitteilen, wo sich die gehostete Datei befindet

Gegen diesen Königsweg spricht bestenfalls, dass für jedes Gerät, von dem aus zugegriffen werden soll, ein FileMaker-Client bzw. ein FileMaker Go benötigt wird. Seit FileMaker 12 kann FileMaker Go für das iPhone und iPad kostenlos im iTunes App Store bezogen werden.

Nutzung der Instant Web Publishing Technologie

Sollte die Zahl der potentiellen Bearbeiter die Zahl der FileMaker-Clients deutlich übersteigen (z.B. zehn FileMaker-Clients bei dreißig Bearbeitern), bietet sich noch eine weitere Möglichkeit an. Hierbei wird eine eigentlich für andere Zwecke gedachte Technologie, das Instant Web Publishing (IWP), „zweckentfremdet“. IWP leistet gute Dienste dabei, mit einfachen Mitteln in einem Webbrowser FileMaker-Daten zu präsentieren, für die Bearbeitung von Daten über Browser ist zu bedenken, dass hier viele FileMaker-Funktionen nicht unterstützt werden. Speziell für die Bearbeitung mit IWP zu programmieren, rechnet sich somit nur bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern. Weniger komplexe  Fälle, wie etwa das Bereitstellen eines Anmelde- oder Bestellformulars lassen sich sicher vergleichsweise günstig realisieren. Viele Nutzer greifen auf eine recht einfache FileMaker-Funktionalität zu – das geht auch mit IWP gut.

Um IWP zu nutzen, benötigen Sie die Advanced-Version des FileMaker Servers, um Dateien für IWP freizugeben, müssen Sie unter den erweiterten Zugriffsrechten (s.o.) „Zugriff über Instant Web Publishing“ anklicken. Danach erscheint die Datei in Ihrem Browser weitgehend so, wie Sie sie in FileMaker sehen.

Synchronisierung mit FileMaker Go für iOS

Das häufiger erwähnte FileMaker Go, eine App, die FileMaker-Dateien auf iPod/iPad [http://www.datenunddenken.de/blog/?p=523] bringt, bietet neben der Option, online mit Dateien zu arbeiten, auch eine offline-Option – sicherlich interessant, wenn Sie häufiger in Landstrichen mit schlechter Web-Anbindung unterwegs sind. Hierzu legen Sie auf Ihrem iPod/iPad eine Kopie Ihrer Datei an, die Sie unterwegs bearbeiten können; bei nächster Gelegenheit synchronisieren Sie die Kopie wieder mit dem Original. Dies müssen Sie eigens anstoßen oder mit Hilfe eines FileMaker-Programmierers ein automatisches Update einbauen lassen. Die Einrichtung des Apps erfolgt bequem über iTunes.

Lizenzmodelle für freigegebene FileMaker-Datenbanken

Das für Sie richtige Hosting-Modell zu wählen erfordert natürlich auch wirtschaftliche Überlegungen. Grundsätzlich existieren drei Möglichkeiten: Sie kaufen die Software, um sie auf Ihrem eigenen Hardware-Server zu hostenSie mieten sie Sie lassen hosten. Ob Kaufen oder Mieten am sinnvollsten ist, sollten Sie mit dem Händler Ihres Vertrauens ausführlich besprechen, der mit Ihnen zusammen das günstigste Lizenzmodell aussuchen wird und dabei auch zeitlich begrenzte Aktionen im Auge hat.

Weder Kaufen noch Mieten? Auch gut, wenden Sie sich an Dienstleister, die FileMaker-Hosting anbieten: Ihre Dateien befinden sich dann auf dem Hardware-Server dieses Dienstleisters, der sie mit seinem eigenen FileMaker Server Advanced gegen Gebühr hostet und sich um alles kümmert – gerade für kleine Firmen eine interessante Alternative.

Interessante Anwendergeschichten von FileMaker-Kunden sind auf dem FileMaker-Blog Daten & Denken [http://www.datenunddenken.de/blog] verfügbar.

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Über den Autor

FileMaker GmbH
FileMaker, Inc. ist einer der weltweit führenden Anbieter von anwenderfreundlicher Datenbanksoftware für den professionellen Einsatz in Unternehmen. Zu den Millionen zufriedenen Kunden zählen private Anwender genauso wie kleine und mittelständische Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Behörden sowie vernetzte Arbeitsgruppen in den von Fortune in die Top 100 eingestuften Unternehmen.

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