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Briefe und Serienbriefe schreiben in gFM-Business
Anleitung zum Schreiben von Briefen und Serienbriefen auf Basis individueller Dokumentvorlagen mit Platzhaltern für dynamische Daten mit dem Dokumentmanagement von gFM-Business.
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In diesem Einführungsvideo erfahren Sie, wie Sie eigene Dokumentvorlagen in gFM-Business erstellen können, um auf deren Basis Briefe und Serienbriefe an Kunden, Lieferanten oder Interessenten zu schreiben.
Nachdem Sie gFM-Business gestartet haben, befinden Sie sich im Hauptmenü der Software. Briefe, Serienbriefe, E-Mails und Newsletter sowie entsprechende Dokumentvorlagen werden im Modul “Korrespondenz” gespeichert, das im Hauptmenü von gFM-Business durch eine gelbe Farbe gekennzeichnet ist. Im Beispiel für dieses Einführungsvideo erstellen wir zunächst eine Dokumentvorlage, auf deren Basis wir im Anschluß einen Brief und einen Serienbrief erstellen. Selbstverständlich können Briefe und Serienbriefe für individuelle Mitteilungen auch ohne Nutzung einer Dokumentvorlage erstellt werden.
- Um eine neue Dokumentvorlage zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü unter dem gelb hinterlegten Bereich “Korrespondenz” die Schaltfläche “Vorlagen” an. Um eine neue Dokumentvorlage zu erstellen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol “Neu”.
- Tragen Sie im folgenden Dialog einen Dokumentnamen für die Vorlage sowie eventuell ein Drucklayout ein, mit dem die Vorlage gedruckt werden soll. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neue Vorlage] wird eine neue Dokumentvorlage mit dem angegebenen Namen erstellt.
Sie können nun damit beginnen, einen Betreff und Brieftext für Ihre Vorlage zu erstellen. Um in einem Dokument dynamische Daten zu verwenden, stehen mehr als 40 Platzhalter zur Verfügung, die Sie in den Betreff oder den Brieftext einfügen können. Um einen Platzhalter einzufügen, setzen Sie den Cursor an die entsprechende Position und wählen anschließend im gelb hinterlegten Feld “Platzhalter” den gewünschten Platzhalter aus. Platzhalter mit dem Präfix “e-“ enthalten Daten des Empfängers, Platzhalter mit dem Präfix “s-“ enthalten Daten des Senders, also die Daten Ihrer Firma. Im folgenden erstellen wir nun eine Dokumentvorlage für eine Kundenbestätigung mit einigen Platzhaltern.
Um nun einen Brief oder Serienbrief auf Basis dieser Dokumentvorlage zu erstellen, wechseln Sie in das Modul [Kunden], um den oder die gewünschten Kontakte auszuwählen, die einen Brief oder Serienbrief erhalten sollen. Führen Sie eine Suche aus, um den oder die entsprechenden Kunden auszuwählen. In unserem Beispiel suche ich nun nach allen Kunden im Postleitzahlgebiet “2612”, woraufhin drei Kontakte gefunden werden.
Wenn Sie nun einen einzelnen Brief an den aufgerufenen Kunden schreiben möchten, wählen Sie unten links im Funktionsmenü die Funktion “Neues Dokument” aus. Tragen Sie im folgenden Dialog einen Dokumentnamen ein und wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage aus. Um das neue Dokument zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Neues Dokument], was daraufhin im Modul “Korrespondenz” zu erstellt wird. Wie Sie sehen, wurden alle Platzhalter aus der Vorlage durch die Angaben des ausgewählten Kontakts ersetzt. Der Brief kann nun direkt ausgedruckt werden.
Wenn Sie einen Serienbrief an alle drei aufgerufenen Kunden schreiben möchten, wählen Sie im Funktionsmenü nicht die Funktion “Neues Dokument”, sondern “Neues Seriendokument” aus. Tragen Sie im folgenden Dialog einen Dokumentnamen ein und wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage aus. Mit Klick auf die Schaltfläche [Seriendokument] erstellen Sie ein neues Seriendokument und schreiben den Brief an alle in diesem Fall drei aufgerufenen Kunden.
Wie zu sehen ist, werden die in der Vorlage eingesetzten Platzhalter in allen erstellten Dokumenten durch die jeweiligen Daten des entsprechenden Kontakts ersetzt. Alle erstellten Dokumente können nun aus dem Modul “Korrespondenz” heraus gedruckt werden. Um alle erstellten Briefe gleichzeitig zu drucken, wählen Sie im Druckdialog die Option “Alle aufgerufenen Datensätze”. Stellen Sie dabei zuvor sicher, daß im Modul “Korrespondenz” nur die zu druckenden Datensätze aufgerufen sind.
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