Finden in FileMaker: Richtig gesucht ist halb gefunden.

Datensätze suchen und selektieren in FileMaker ProFür die Bedienung eines Datenbanksystems wie FileMaker aus Anwendersicht gelten im Prinzip gleiche Voraussetzungen wie für die Bedienung einer Suchmaschine: Nur wer die Selektionsmöglichkeiten kennt, kommt schnell zum Ziel und findet gesuchte Daten in Sekundenschnelle. Doch die Beherrschung der Suchmöglichkeiten ist nicht nur für das Auffinden von Daten von Belang – mit dem richtigen Einsatz der Suchoptionen läßt sich praktisch jede gewünschte Selektion von Daten innerhalb einer FileMaker-Datenbank realisieren, um beispielsweise Serienbriefe an eine bestimmte Zielgruppe zu senden oder um Daten innerhalb einer bestimmten Selektion zu manipulieren.

Datensätze finden und selektieren in FileMaker Pro

Wenn in einer FileMaker-Datenbank navigiert wird und Daten erfaßt oder geändert werden, befindet sich der Benutzer im Blättern-Modus. FileMaker unterscheidet zwischen vier Modi, die in der Menüleiste unter „Ansicht“ umgestellt werden können.

  1. Blättern-Modus zum Navigieren und Bearbeiten von Datensätzen
  2. Suchen-Modus zum finden oder Selektieren von Datensätzen
  3. Layout-Modus zum Verändern des aktuell aufgerufenen Layouts
  4. Seitenansicht-Modus zeigt, wie das aktuell aufgerufene Layout auf einer Seite bzw. als Druckausgabe aussehen würde

Um Datensätze in FileMaker zu finden oder zu selektieren, wird der Suchenmodus über die Menüleiste oder die Tastenkombination [Cmd-F] bzw. unter Windows [Ctrl-F] eingeschaltet. Die Felder erscheinen nun mit gestricheltem Rahmen, woran der Benutzer erkennen kann, daß er sich im Suchen-Modus befindet. FileMaker unterstützt die Suche in jedem belieben Feld, d.h. Selektionen können über alle auf dem Layout befindlichen Felder durchgeführt werden.

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Mehrere Abfragen für mehrere Optionen gleicher Kriterien

Mit der Tastenkombination [Cmd-N] oder dem Menübefehl [Datensätze > Neue Abfrage] kann zur aktuellen Suchabfrage eine weitere Abfrage erstellt werden. Diese ist notwendig, wenn von gleichen Kriterien mehrere Optionen selektiert werden sollen. Wenn Sie beispielsweise über ein Feld <> verfügen, das die Einträge „Kunde“, „Lieferant“, „Interessent“ und „Messebesucher“ enthält, Sie aber nur die Kunden und Lieferanten selektieren möchten, erstellen Sie Ihre erste Suchabfrage für die Kunden und die zweite Suchabfrage mit die Lieferanten und wählen im der ersten Abfrage im Feld <> die Kunden aus und in der zweiten Abfrage die Lieferanten. Im Suchergebnis werden nun beide Abfragen durchgeführt und die jeweiligen Suchergebnisse zu den danach aufgerufenen Datensätzen addiert.

Im der folgenden Übersicht finden Sie eine Auflistung der Suchmöglichkeiten in FileMaker-Feldern:

Suchen in Textfeldern

Suchen Sie in Textfeldern nach Text oder Textpassagen. Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z.B. „Hotel“ in das Feld „Firma“ eingeben, findet FileMaker Datensätze für „Hotel“, „Wellness Hotel“ und „Hotel & Restaurant“.

Worte, die mit bestimmten Zeichen beginnen:

Chris Meyer

…findet Chris Meyer, Chris Meyerdierks und Meyer Christiane.

Eine exakte Phrase oder Zeichenfolge

„Gaststätte Strohhalm“

…findet nur „Gaststätte Strohhalm“

Worte mit einem unbekannten Zeichen:

F@au

…findet Frau und flau.

Ungültige Zeichen

? (Fragezeichen)

…findet ungültige Zeichen, auch in einem Datums- oder Zahlenfeld

Mehrere unbekannte Zeichen:

Ei*en

…findet Eisen, eislaufen und Eisenhauer.

Ziffern in einem Textfeld

# (für jede Ziffer)

…findet 5, aber nicht 50

Teile einer Phrase (eine Wort- oder Zeichenfolge):

*“er & Schmidt“

…findet „Meyer & Schmidt“, aber auch „Müller & Schmidt“.

Exakte Übereinstimmung:

== (zwei Gleichheitszeichen)

==Stefanie

…findet Stefanie, aber nicht Stefanie Meyer.

Exakte Übereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wörtern:

= (ein Gleichheitszeichen)

=Annett =Meyer

…findet Annett Meyer oder Meyer Annett, aber nicht Annett oder Annette Meyer.

Suchen in Zahlen- und Datumsfeldern

Eine Zahl in einem Zahlenfeld

0,50

…findet 0,50 und 50%.

Einen Wertebereich in einem Zahlenfeld

8…50

…findet alle Werte zwischen 8 und 50.

Ein Datum in einem Datumsfeld

3.3.2005

…findet 3.3.2005, 3. März 2005 und 03-03.2005.

Einen Zeitraum in einem Datumsfeld

3.3.2011…31.12.2011

…findet alle Datensätze mit Datum zwischen dem 3.3.2011 und dem 31.12.2011.

Heutiges Datum in einem Datumsfeld

// (zwei Querstriche)

…findet das heutige (System) Datum

Datumswerte an einem bestimmten Wochentag in einem Datumsfeld

Dienstag

…findet alle Einträge, die auf einen Dienstag fallen

Alle gültigen Werte für ein Datums- oder Zeitfeld

* (Stern) …findet alle gültigen Werte

Ungültige Datumsangaben

? (Fragezeichen)

…findet ungültige Einträge, siehe oben

Alle genannten Suchoptionen lassen sich in Uhrzeit- oder Zeitstempfelfeldern analog zu den Datumsfeldern anwenden.

Mit den genannten Suchoptionen lassen sich nahezu alle gewünschten Suchabfragen und Selektionen erfolgreich durchführen. Während der Suchen-Modus aktiv ist, befinden sich in der Menüleiste weitere praktische Befehle für die Arbeit im Suchmodus. Neben der Erstellung neuer Abfragen können an dieser Stelle Abfragen dupliziert oder entfernt werden, der Suchvorgang kann gestartet werden und Ergebnismengen können eingeschränkt oder erweitert werden. In der Statusleiste befindet sich eine Schaltfläche [ohne], durch die die aktuelle Suchabfrage negiert werden kann. Außerdem enthält sie ein Popupmenü, in dem sich häufig für Suchabfragen verwendete Sonderzeichen befinden.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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