Chaque entreprise travaille individuellement selon ses propres directives, on dit aussi que "chaque entreprise fonctionne différemment". C'est la raison pour laquelle presque toutes les entreprises accumulent au fil du temps d'innombrables tableaux Excel et autres documents, qui sont souvent stockés à différents endroits dans différents répertoires. Étant donné que les Logiciel ERP ne couvre généralement qu'une partie des besoins d'une entreprise, celle-ci n'a pas d'autre choix que d'accumuler des données sous cette forme. Or, à la longue, il est difficile de garder une vue d'ensemble de toutes les données en travaillant de cette manière.
Un système ERP personnalisable et extensible peut offrir une solution globale à ce problème. La plate-forme FileMaker est un système de base de données parfaitement évolutif qui permet aux non-professionnels de l'informatique de s'adapter. Avec gFM-Business, nous proposons un logiciel ERP avec CRM, Facturation et la gestion des marchandises, qui peut être adaptée aux exigences individuelles dans le cadre de licences ouvertes ou de licences de Customizing.
Table des matières
Gestion des clients avec le CRM
Dans une entreprise, un CRM (Customer Relationship Management) constitue le domaine de la Gestion des clients de l'entreprise. Outre les adresses, les personnes de contact, les coordonnées bancaires et de nombreuses autres données, il est possible de saisir dans un CRM des actions telles que des entretiens téléphoniques ou des réunions, qui peuvent être enregistrées dans l'ordre chronologique pour le client et appelées en tant que resoumission. Afin de pouvoir retrouver à tout moment les clients, les fournisseurs et les personnes intéressées selon différents critères, un CRM offre une multitude de champs de sélection individuels. Il est également possible d'enregistrer des documents et autant de fichiers que souhaité pour chaque client. Un bon CRM offre la possibilité de transférer les adresses et les rendez-vous dans d'autres programmes comme Microsoft Outlook ou les applications Apple de macOS. Certains systèmes CRM offrent également la possibilité de calculer et d'afficher des itinéraires entre deux lieux. Dans un système CRM, toutes les données liées à un contact, comme les offres, les factures, les services ou encore les mandats SEPA, sont visibles et peuvent être appelées. Le système ERP gFM-Business contient un CRM intégré qui comprend déjà en standard toutes les fonctions mentionnées ainsi qu'un module statistique lié au client. Pour les clients et les adresses, gFM-Business permet de définir librement jusqu'à 35 champs au total et leur type de saisie.
En outre, la licence ouverte ou la licence de customisation permettent d'ajouter des fonctions au CRM. Il est par exemple possible de mettre automatiquement à disposition n'importe quelles données du CRM dans d'autres modules ou de relier des données d'autres modules aux données des clients. Bien entendu, la base de données peut être complétée par n'importe quel champ dans tous les tableaux de données. Des modules propres, comme par exemple un système de suivi individuel pour les réparations, peuvent être directement reliés au module CRM. Toutes les versions de gFM-Business permettent en outre le Accès aux données de gFM-Business à partir de vos propres bases de données FileMaker.
Gestion des marchandises avec gestion des articles, des stocks et de l'inventaire
Avec la gestion des marchandises ou le Système de gestion des marchandises est le domaine partiel du flux de marchandises dans une entreprise. La gestion des marchandises se compose généralement d'une Gestion des articles et la facturation pour créer des offres, des factures et d'autres documents. Afin de pouvoir utiliser les adresses du CRM pour créer des documents, par exemple, la gestion des marchandises est également reliée au CRM. De nombreux systèmes de gestion des marchandises disposent dans la facturation d'interfaces avec des prestataires de services logistiques tels que DHL ou UPS, et parfois aussi avec des systèmes de boutiques en ligne, afin de transférer automatiquement les commandes de la boutique en ligne vers la facturation.
La gestion des articles dans un système de gestion des marchandises comprend idéalement une gestion des stocks, dans laquelle chaque entrée et sortie de marchandises ainsi que les modifications manuelles du stock sont consignées dans un journal. La gestion des articles d'un système de gestion des marchandises contient souvent des interfaces permettant d'importer ou d'exporter des articles depuis des fichiers externes ou des boutiques en ligne.
La gestion intégrée des marchandises du système ERP gFM-Business contient toutes les fonctions mentionnées ci-dessus et peut être complétée par d'autres fonctions dans le cadre d'une licence ouverte ou d'une licence de Customizing. Nous avons par exemple développé, sur la base de gFM-Business Professional, une solution sectorielle individuelle pour une imprimerie, dans laquelle de nombreuses propriétés de produits peuvent avoir une influence sur la tarification dans la facture. Par exemple, si les caractéristiques de plusieurs produits d'un document concordent, des prix échelonnés différents sont automatiquement appliqués pour tous les produits concernés sur le document. Dans le domaine de la gestion des marchandises, il est possible de procéder à de nombreuses adaptations afin d'adapter au mieux le logiciel aux processus d'exploitation individuels d'une entreprise.
Gestion des documents et de la correspondance
La correspondance avec d'autres entreprises ou des particuliers constitue un autre volet de l'activité d'une entreprise. C'est pourquoi de nombreux systèmes ERP comprennent également un module de création et de gestion de documents. Le module de gestion des documents est généralement lié au CRM afin de pouvoir associer directement les documents aux contacts enregistrés.
Le module de gestion des documents inclus dans gFM-Business permet d'envoyer n'importe quel type de lettres, lettres en série, télécopies, e-mails et newsletters aux contacts du CRM. Un autre logiciel tel que Microsoft Word n'est pas nécessaire. Le logiciel prend en charge l'envoi d'e-mails et de newsletters graphiques en permettant d'intégrer le texte à envoyer dans un modèle HTML. En outre, les documents papier existants peuvent être scannés et archivés directement dans le logiciel grâce à la reconnaissance de texte multilingue.
Le module de gestion des documents peut également faire l'objet d'adaptations et d'extensions individuelles dans le cadre de la licence ouverte ou du Customizing. De plus, dans toutes les versions de gFM-Business, tous les modèles d'impression peuvent être entièrement modifiés et étendus avec FileMaker Pro.
Gestion de projet
De nombreuses entreprises misent sur Gestion de projet-pour regrouper différentes informations et documents au sein d'un projet. Pratiquement tous les Logiciel d'agence contient un module de gestion de projet. Les informations les plus diverses peuvent donc être attribuées à un projet ; le système ERP gFM-Business prend en charge l'ajout d'un nombre illimité de clients, contacts, services, collaborateurs, documents, offres, commandes, factures, notes de crédit et commandes à un projet. En outre, il est possible de rattacher à un projet un nombre illimité d'activités de projet et de fichiers.
Dans le domaine de la gestion de projet également, la licence ouverte ou de Customizing permet de réaliser des modifications ou des extensions individuelles. Il est ainsi possible de relier sans problème n'importe quelles autres données à un projet.
Le système ERP : la somme de tous les modules.
On parle d'un système ERP (Enterprise Ressource Planning) lorsqu'un logiciel reproduit une grande partie des processus commerciaux d'une entreprise. Un système ERP se compose souvent précisément des modules mentionnés : CRM, gestion des marchandises/facturation, gestion des articles et des stocks, gestion des documents et souvent aussi gestion de projet. Un logiciel ERP a pour objectif de reproduire le plus grand nombre possible de processus d'une entreprise au sein d'un seul et même logiciel, afin d'éviter les données en double ou l'accumulation de documents épars. Cela doit garantir que toutes les informations puissent être utilisées immédiatement partout où elles sont nécessaires.
Un système CRM tel que gFM-Business, par exemple, reproduit déjà une grande partie de tous les processus qui se produisent généralement dans une entreprise. Le logiciel offre toutes les fonctions mentionnées dans cet article ainsi que d'autres modules tels que Gestion de l'inventaire, la gestion des carnets de route et des statistiques complètes sur l'entreprise. En outre, il est possible de gérer les mandats et les prélèvements SEPA ainsi que les extraits de compte avec le logiciel de banque en ligne et de comptabiliser les factures dans une liste d'écritures qui peut être transmise à un conseiller fiscal via l'exportation DATEV.
Dans les grandes entreprises ou les environnements plus complexes, il n'est toutefois pas rare que le logiciel doive être étendu à d'autres données ou fonctions afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles dans la gestion des données. À cette fin, nous proposons le système ERP gFM-Business sous forme de licence personnalisée ou ouverte, qui se prête parfaitement à la réalisation d'extensions individuelles grâce à sa base FileMaker.
Plus d'informations sur le logiciel ERP gFM-Business
En chargeant la vidéo, vous acceptez la déclaration de confidentialité de YouTube.
En savoir plus
Logiciel ERP personnalisable avec Claris FileMaker Pro
Le logiciel ERP gFM-Business est personnalisable avec Claris FileMaker Pro et dispose d'une documentation détaillée pour la personnalisation et l'extension du logiciel. Les licences personnalisées et ouvertes de gFM-Business comprennent un module de développement qui prend en charge la personnalisation et l'extension du logiciel ERP. Ainsi, tant les développeurs internes que les développeurs FileMaker externes peuvent adapter et étendre le logiciel ERP à vos souhaits individuels après une courte période de formation.
