Unternehmensdaten effektiv verwalten mit individuell anpassbarer ERP-Software.

Unternehmensdaten effektiv verwalten mit individueller ERP-Software

Jedes Unternehmen arbeitet individuell nach seinen eigenen Vorgaben, man sagt auch „Jedes Unternehmen tickt anders“. Aus diesem Grund sammeln sich in fast allen Unternehmen mit der Zeit unzählige Excel-Tabellen und andere Dokumente an, die oftmals an unterschiedlichen Orten in verschiedenen Verzeichnissen gespeichert werden. Da fertige ERP-Software meist nur einen Teil der Anforderungen eines Unternehmens abdeckt, bleibt dem Unternehmen jedoch nichts anderes übrig, als in dieser Form Daten anzusammeln. Bei dieser Arbeitsweise ist es jedoch auf Dauer schwierig, den Überblick über alle Daten zu behalten.

Eine Gesamtlösung kann an dieser Stelle ein individuell anpassbares und erweiterbares ERP-System bieten. Mit der FileMaker-Plattform steht für diesen Zweck ein hervorragend skalierbares Datenbanksystem zur Verfügung, mit dem sich Anpassungen auch für Nicht-EDV-Profis bewerkstelligen lassen. Mit gFM-Business bieten wir eine ERP-Software mit CRM, Faktura und Warenwirtschaft, die sich im Rahmen offener- oder Customizing-Lizenzen an individuelle Anforderungen anpassen läßt.

Kundenverwaltung mit dem CRM

CRM - KundenverwaltungEin CRM (Customer Relationship Management) bildet in einem Unternehmen den Bereich der Kundenverwaltung ab. Neben Adressen, Kontaktpersonen, Bankverbindungen und vielen weiteren Daten können in einem CRM Aktionen wie Telefongespräche oder Meetings erfasst werden, die in chronologischer Folge zum Kunden gespeichert und als Wiedervorlage aufgerufen werden können. Um Kunden, Lieferanten und Interessenten jederzeit nach verschiedensten Kriterien wieder auffinden zu können, bietet ein CRM eine Vielzahl individueller Selektionsfelder. Zu jedem Kunden können außerdem Dokumente und beliebig viele Dateien gespeichert werden. Ein gutes CRM bietet die Möglichkeit, Adressen und Termine in andere Programme wie Microsoft Outlook oder die Apple-Anwendungen aus macOS übertragen zu können. Manche CRM-Systeme bieten auch die Möglichkeit, Routen zwischen zwei Orten zu berechnen und anzuzeigen. In einem CRM-System sind alle mit einem Kontakt verbundenen Daten wie Angebote, Rechnungen, Dienstleistungen oder auch SEPA-Mandate sichtbar und aufrufbar. Das gFM-Business ERP-System enthält ein integriertes CRM, das alle genannten Funktionen und ein kundenbezogenes Statistikmodul bereits standardmäßig enthält. Für Kunden und Adressen können in gFM-Business insgesamt bis zu 35 Felder und ihr Eingabetyp frei definiert werden.

Darüber hinaus kann das CRM in der offenen- oder Customizing-Lizenz um beliebige Funktionen erweitert werden. Es ist beispielsweise problemlos möglich, beliebige Daten aus dem CRM automatisch in anderen Modulen zur Verfügung zu stellen oder Daten aus anderen Modulen mit Kundendaten zu verknüpfen. Selbstverständlich kann die Datenbasis in allen Datentabellen um beliebige Felder erweitert werden. Eigene Module wie z.B. ein individuelles Trackingsystem für Reparaturen können direkt mit dem CRM-Modul verbunden werden. Alle Versionen von gFM-Business erlauben zudem den Zugriff auf Daten aus gFM-Business von eigenen FileMaker-Datenbanken aus.

Warenwirtschaft mit Artikel-, Lager- und Bestandsverwaltung

Warenwirtschaft, Lager- und ArtikelverwaltungMit der Warenwirtschaft bzw. dem Warenwirtschaftssystem wird der Teilbereich des Warenflusses in einem Unternehmen abgebildet. Die Warenwirtschaft besteht ihrerseits meist aus einer Artikelverwaltung und Faktura zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen und anderer Belege. Um beispielsweise zur Erstellung von Belegen Adressen aus dem CRM nutzen zu können, ist die Warenwirtschaft auch an das CRM angebunden. Viele Warenwirtschaftssysteme verfügen in der Faktura über Schnittstellen zu Logistikdienstleistern wie DHL oder UPS sowie manchmal auch zu Onlineshop-Systemen, um Bestellungen im Onlineshop automatisch in die Faktura zu übermitteln.

Die Artikelverwaltung in einer Warenwirtschaft enthält idealerweise eine Lagerverwaltung, in der jeder Wareneingang und Warenausgang sowie manuelle Bestandsänderungen in einem Protokoll festgehalten wird. Die Artikelverwaltung eines Warenwirtschaftssystems enthält oftmals Schnittstellen, um Artikel aus externen Dateien oder Onlineshops importieren oder exportieren zu können.

Die integrierte Warenwirtschaft des gFM-Business ERP-Systems enthält alle oben genannten Funktionen und kann im Rahmen einer offenen- oder Customizing-Lizenz um weitere Funktionen erweitert werden. So haben wir beispielsweise auf Basis von gFM-Business Professional eine individuelle Branchenlösung für eine Druckerei entwickelt, bei der zahlreiche Produkteigenschaften Einfluß auf die Preisgebung in der Faktura haben können. Wenn die Eigenschaften mehrerer Produkte in einem Beleg übereinstimmen, kommen beispielsweise für alle relevanten Produkte auf dem Beleg automatisch andere Staffelpreise zum Einsatz. Im Bereich der Warenwirtschaft sind viele und umfangreiche Anpassungen möglich, um die Software bestmöglich auf die individuellen Betriebsabläufe eines Unternehmens abzustimmen.

Dokumentmanagement und Korrespondenz

Ein weiterer Teilbereich eines Unternehmens besteht aus Korrespondenz zu anderen Unternehmen oder Privatpersonen. Deshalb enthalten viele ERP-Systeme auch ein Modul zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten. Das Dokumentmanagement-Modul ist meist mit dem CRM verknüpft, um Dokumente direkt den gespeicherten Kontakten zuordnen zu können.

Mit dem in gFM-Business enthaltenen Modul für Dokumentmanagement können beliebige Briefe, Serienbriefe, Telefaxe, E-Mails und Newsletter an Kontakte aus dem CRM versendet werden. Eine weitere Software wie Microsoft Word ist nicht erforderlich. Die Software unterstützt den Versand grafischer E-Mails und Newsletter, indem der zu versendende Text in eine HTML-Vorlage eingebunden werden kann. Darüber hinaus können bestehende Papierdokumente direkt in der Software mit mehrsprachiger Texterkennung eingescannt und archiviert werden.

Auch im Modul zum Dokumentmanagement können in der offenen- oder Customizing-Lizenz individuelle Anpassungen und Erweiterungen umgesetzt werden. Außerdem lassen sich in allen Versionen von gFM-Business alle Drucklayouts mit FileMaker Pro vollständig bearbeiten und erweitern.

Projektmanagement

Viele Unternehmen setzen Projektmanagement-Software ein, um verschiedene Informationen und Dokumente innerhalb eines Projekts zu bündeln. Praktisch jede Agentursoftware enthält ein Modul für Projektmanagement. Einem Projekt können demnach unterschiedlichste Informationen zugewiesen werden; das gFM-Business ERP-System unterstützt das Hinzufügen beliebig vieler Kunden, Kontakte, Dienstleistungen, Mitarbeiter, Dokumente, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen zu einem Projekt. Darüber hinaus können beliebig viele Projektvorgänge und Dateien an ein Projekt angehängt werden.

Auch im Bereich des Projektmanagements können mit der offenen- oder Customizing-Lizenz individuelle Änderungen oder Erweiterungen umgesetzt werden. So ist es problemlos möglich, beliebige weitere Daten mit einem Projekt zu verknüpfen.

Das ERP-System: Die Summe aller Module.

Von einem ERP-System (Enterprise Ressource Plannung) spricht man, wenn eine Software einen Großteil der Geschäftsprozesse in einem Unternehmen abbildet. Ein ERP-System besteht häufig aus genau den genannten Modulen CRM, Warenwirtschaft/Faktura, Artikel- und Lagerverwaltung, Dokumentmanagement und oftmals auch Projektmanagement. Eine ERP-Software hat das Ziel, möglichst viele Prozesse eines Unternehmens innerhalb von einer einzigen Software abzubilden, um doppelte Daten oder das Ansammeln loser Dokumente zu vermeiden. Dies soll sicherstellen, dass alle Informationen sofort überall dort verwendet werden können, wo sie benötigt werden.

ERP-Software mit allen Modulen

Ein CRM-System wie beispielsweise gFM-Business bildet bereits einen Großteil aller Prozesse ab, die generell in einem Unternehmen anfallen. Die Software bietet alle in diesem Beitrag genannten Funktionen sowie weitere Module wie z.B. eine Inventarverwaltung, Fahrtenbuchverwaltung und eine umfangreiche Unternehmensstatistik. Außerdem können SEPA-Mandate und -Lastschriften sowie Kontoauszüge mit Onlinebanking-Software verwaltet und Rechnungen in eine Buchungsliste gebucht werden, die per DATEV-Export an einen Steuerberater übergeben werden kann.

In größeren Unternehmen oder komplexeren Umfeldern ist es jedoch nicht selten erforderlich, die Software um weitere Daten oder Funktionen zu erweitern, um bestmögliche Ergebnisse bei der Verwaltung von Daten zu erzielen. Zu diesem Zweck bieten wir das gFM-Business ERP-System als Customizing- oder offene Lizenz an, das sich aufgrund seiner FileMaker-Basis hervorragend für die Realisierung individueller Erweiterungen eignet.

Mehr Informationen zur gFM-Business ERP-Software

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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