Angebote erstellen mit der Faktura in gFM-Business

Erfahren Sie in dieser Video-Anleitung, wie Sie Angebote in der Faktura von gFM-Business erstellen und als Auftrag oder Rechnung weiterführen können.

Das gFM-Business Rechnungsprogramm enthält eine integrierte Faktura, mit der Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen verwalten können. Wenn Sie ein Angebot erstellen möchten, können Sie das prinzipiell auf zwei verschiedenen Wegen tun, und zwar entweder aus der Kundenverwaltung oder direkt aus der Faktura heraus.

In diesem Video erstellen wir ein Angebot zunächst aus der Kundenverwaltung heraus. Wenn Sie gFM-Business gestartet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Kundenliste] für einen Überblick aller Kunden.

  • Tragen Sie oben rechts im Feld “Schnellsuche” einen Suchbegriff ein, mit dem Sie den gewünschten Kunden finden und aufrufen können. Rufen Sie den Kunden daraufhin per Mausklick auf.
  • Wählen Sie nun in der unteren Funktionsleiste die Funktion “Neues Angebot” aus, entweder über die Funktionsschaltfläche oder, wenn vorhanden, über die entsprechende Favoriten-Schaltfläche. Es erscheint eine Dialogabfrage, ob Sie für den aufgerufenen Kunden ein neues Angebot erstellen möchten. Nach Bestätigung des Dialogs wird ein neues Angebot für den Kunden erstellt und das neue Angebot im Faktura-Modul aufgerufen. Dabei wird automatisch die Kundennummer, die im Kunden hinterlegte Standardadresse, Lieferanten-Nr., Währung, Preisgruppe und Zahlungsart aus dem Kundendatensatz übernommen. Wurde im Kundendatensatz keine Währung hinterlegt, wird die Standard-Währung aus den Einstellungen in das Angebot eingetragen.
  • Um eine neue Angebotsposition zu erstellen, klicken Sie auf das “Plus-Symbol” am rechten Rand über der Positionsliste. Tragen Sie die gewünschte Anzahl ein und wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Artikelverwaltung aus. Alle weiteren Angaben werden daraufhin automatisch eingetragen. Wenn es sich bei der Position um eine Alternativposition handeln soll, wählen Sie die entsprechende Option aus. Zum Hinzufügen der neuen Position klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Position]. Die neue Position wird daraufhin in das Angebot eingefügt.

Wenn Sie über einen großen Artikelstamm verfügen, können Sie einen Artikel beim Hinzufügen auch per Volltextsuche finden. Klicken Sie dazu wieder auf das Plus-Symbol und wählen im Positions-Dialog nicht über das Popup-Menü einen Artikel aus, sondern klicken Sie auf den Funktionspfeil vor der Artikelnummer. Es öffnet sich daraufhin ein neues Fenster, das alle vorhandenen Artikel in einer Liste anzeigt. Durch Eintragen eines Suchbegriffs am oberen Rand können Sie die Liste der angezeigten Artikel entsprechend einschränken. Wenn Sie den Artikel nun direkt anklicken, wird das Fenster geschlossen und der Artikel in den Dialog zum Hinzufügen neuer Positionen eingefügt. Wenn Sie mehrere Artikel gleichzeitig in das Angebot einfügen möchten, tragen Sie vor den entsprechenden Artikeln die gewünschte Anzahl ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen]. Daraufhin werden alle Artikel in das Angebot eingefügt, in denen Sie eine Anzahl eingetragen haben.

Die zweite Möglichkeit, ein neues Angebot zu erstellen, ist direkt aus dem Faktura-Modul “Angebote” heraus. Klicken Sie dazu im Modul [Faktura – Angebote] auf das Symbol “Neu” in der Symbolleiste. Nach Bestätigung des Dialogs wird ein neues Angebot erstellt. Um das Angebot einem Kunden zuzuweisen, wählen Sie oben rechts unter [Kunden-Nr.] Ihren gewünschten Kunden aus. Der weitere Ablauf ist identisch zu den soeben erläuterten Vorgängen.

Wenn der Kunde das Angebot angenommen hat, können Sie das Angebot mit den Funktionen [Auftrag erzeugen] oder [Rechnung erzeugen] als Auftrag oder Rechnung weiterführen.

Wenn Sie nur bestimmte Angebotspositionen als Auftrag oder Rechnung weiterführen möchten, markieren Sie die gewünschten Positionen und wählen die Funktion [Teil-Auftrag] oder [Teil-Rechnung].

Übersicht aller Video-Anleitungen

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