iMikel: FileMaker-basierte Software für Musikschulen mit flexiblen Funktionen.

FileMaker-basierte Musikschulverwaltung iMikelDer Oldenburger FileMaker-Entwickler Michael Hennings bietet seit 1994 ein integriertes Softwarepaket auf FileMaker-Basis für Musikschulen an. Im Jahre 1995 wurde erstmals das Programm Mikel-M veröffentlicht, das damals noch für die alte FileMaker-Plattform entwickelt wurde. Die neue Software iMikel erschien erstmals im Jahr 2005 und wurde im neuen fp7-Format vollständig neu entwickelt. iMikel ist heute eines der umfassendsten und erfolgreichsten Verwaltungsprogramme für Musikschulen und wird bundesweit in mehr als 80 Musikschulen eingesetzt. Da iMikel eine reine FileMaker-Lösung ist, ergeben sich alle Vorteile, die ein FileMaker-System bietet: Lauffähig in heterogenen Netzwerken mit Windows und/oder Mac OS X Clients, praktisch unbegrenzte Anzahl von angemeldeten Benutzern und mobiles Datenbank-Hosting zu iOS-Geräten wie dem iPad oder iPhone. Der iMikel Client kann auch unter Verwendung von Citrix und Windows Terminal Server (Windows 2000/2003 Server) eingesetzt werden.

iMikel unterstützt den VdM-Bericht ebenso selbstverständlich wie die optionalen Schnittstellen, die für eine Anbindung an eine Vielzahl von Drittanbietersoftware ermöglichen. Schnittstellen zu folgenden Kassenverfahren sind bisher im Einsatz:

  • SAP PS-CD
  • SAP IS-PS
  • SAP R/3
  • UVN-FIN
  • UDEV-BENDA
  • AKD-Kassenverfahren (Stammverfahren Unna)
  • DKS / IBM
  • HKR
  • OK.FIS
  • DTAUS (Datenträgeraustausch)
  • ProFiskal
  • Mac Giro
  • DATEV
  • INFOMA Kameral
  • INFOMA Doppik
  • AB-Data
  • KIRP
  • H&H
  • MPS
  • Orgasoft KIS 21

Leistungsstarker Server mit integrierter Backup-Funktion

iMikel kann im Netzwerk über eine Server-Software betrieben werden. Eine automatische Backup-Funktion, die auch während der Arbeit beliebig oft eine Datensicherung durchführt, gewährleistet höchste Sicherheit. Für die Sicherung der Daten können beliebig viele Zeitpläne erstellt werden. Alle Daten werden im Netzwerk über das Protokoll TCP/IP zur Verfügung gestellt und sind mit Benutzernamen und Passwörtern vor externen Zugriffen geschützt. Alle Arbeitsplätze laden iMikel-Updates automatisch vom iMikel-Server.

Strukturierte Benutzeroberfläche

Die Bedienung der Unterrichtsverwaltung von iMikel enthält eine sehr übersichtliche Struktur zur flexiblen Verwaltung der Daten, die in einer Musikschule anfallen. In der folgenden Galerie erhalten Sie einen Eindruck der Bildschirmmasken und Druckausgaben der Musikschulverwaltung iMikel:

Unterrichtsverwaltung mit flexibler Terminierung

Ein Unterricht kann zu beliebig vielen Terminen stattfinden, selbstverständlich auch mehrmals pro Woche. Die Zuordnung der Lehrkräfte erfolgt auf flexible Art und Weise und unterstützt auch Team-Unterricht. Dabei erfolgt die Abrechnung des Unterrichts vollautomatisch, und alle Änderungen an bestehenden Terminen werden von iMikel automatisch bei der Rechnungsstellung berücksichtigt. Die Unterrichtsverwaltung enthält diverse Assistenten, die eine schnelle Eingabe, Einteilung, Bearbeitung sowie Ab- und Ummeldung der Teilnehmer ermöglicht.

Flexible und vollständig automatisierte Gebührenberechnung

Bei der Gebührenberechnung bietet iMikel die Definition unbegrenzt vieler Ermäßigungs- und Zuschlags-Kategorien. Dabei können alle Kategorien beliebig genannt werden. Innerhalb einer Kategorie unterstützt iMikel mehrere Preisstufen, die jeweils als Prozentwert oder Betrag vorgegeben und als Rabattgruppen verwaltet werden können. iMikel bietet eine Vielzahl an Einstellungen und Optionen, um eine vollständig automatisierte Gebührenabrechnung mit fast grenzenlosen Möglichkeiten zu realisieren.

Adressverwaltung mit komfortablen Funktionen

Die umfangreiche Adressverwaltung bietet eine zentrale Verwaltung aller Adressen, mit denen die Musikschule in Kontakt steht. Pro Person können beliebig viele Adressen, Namen, Bankverbindungen , E-Mail-Adressen, URLs und Kommunikationsnummern gespeichert werden. Über eine interne Funktionen für Serienbriefe, SMS oder E-Mail können alle Adressen jederzeit flexibel kontaktiert werden.

Personalverwaltung mit automatischer Honorarabrechnung

Die Lehrer- und Personalverwaltung in iMikel bietet viele Möglichkeiten zur Verwaltung der Personal- und Lehrerdaten, Verträge oder Abwesenheiten. Alle Vertragsvorgaben können dabei direkt inklusive Zusatzdeputate in iMikel verwaltet werden, so daß beispielsweise befristete Verträge farblich hervorgehoben erscheinen. Die Berechnung des Deputats pro Lehrkraft kann monatlich oder wöchentlich erfolgen.

Die Honorarberechnung erfolgt in iMikel flexibel und übersichtlich. Alle in zugehörigen Unterrichtstermine sowie Abwesenheiten oder Feiertage können durch iMikel automatiscch bei der Honorarabrechnung berücksichtigt werden. iMikel unterstützt auch weitere Honorarvorgaben wie Fahrtkosten oder Sonderhonorare. Alle berechneten Honorare werden automatisch Kostenstellen zugeordnet und werden später in der Kosten-/Leistungsrechnung oder in statistischen Auswertungen berücksichtigt. Alle Honorare können als DTAUS-Datei über die DTA-Schnittstelle elektronisch ausgegeben werden.

Warteliste mit vier flexiblen Verwaltungsebenen

iMikel beinhaltet eine Wartelistenfunktion bei der die Anmeldedaten in vier flexiblen Verwaltungsebenen gespeichert werden:

Die erste Ebene enthält die Wartelisteneinträge, die bei Bedarf bereits bestimmten existierenden Kursen zugeordnet werden können. Pro Eintrag können mehrere Wunschlehrer, Unterrichtsfächer oder Termine eingetragen werden.

Die zweite Ebene kann frei verwendet werden und enthält beispielsweise die zur Einteilung vorgesehenen Teilnehmer der Warteliste. Bei der Vermittlung werden die Einträge somit auf eine höhere Ebene verlegt.

Die dritte Ebene kann ebenso frei verwendet werden und enthält z.B. die bereits eingeteilten Teilnehmer, die z.B. zunächst eine Schnupperstunde bekommen sollen. Die Einträge werden somit erneut auf eine höhere Ebene verlegt, befinden sich aber noch nicht in einem gebührenpfichtigen Status.

Die vierte Ebene enthält die Bestandsschüler und stellt somit die gebührenpflichtige Ebene dar.

Über die Wartelistenabfrage-Funktion kann bei Bedarf nach längerer Wartezeit ein Anschreiben an Kunden gesendet werden, auf dem diese Ihr weiteres Interesse vermerken können. Zur schnellen Erfassung von
Rückmeldungen unterstützt iMikel auch Barcode-Scanner. Die Warteliste verfügt über ausführliche Listen- und Suchfunktionen.

Viele weitere umfangreiche Funktionen

Die iMikel Musikschulverwaltung beinhaltet viele weitere Funktionen wie die automatische Berücksichtigung von Unterrichtsausfall, Leihinstrumente, eine Kontenverwaltung, Dokumentenmanagement, Rechnungswesen, Mahnwesen, ein Mandantenmodul, eine Bibliothekenverwaltung und ein flexibel einsetzbares Statistikmodul. Bei der Bearbeitung unterstützt iMikel das 4-Augen-Prinzip, mit dem fehlerhafte Eingaben weitestgehend ausgeschlossen werden können.

iMikel enthält Funktionen, die im Bereich von Datenbanksystemen teils einzigartig sind. So ist es in iMikel mit der Zeitreise-Funktion möglich, Datensätze anzuschauen, wie sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit ausgesehen haben. Auf diese Weise werden alle Änderungen in der Datenbank zu jedem Zeitpunkt transparent nachvollziehbar.

Sämtliche Adressdaten, Bankverbindungen, Unterrichtstermine, Lehrerzuordnungen etc. können jeweils mit einem Gültigkeitszeitraum eingegeben werden. Hierdurch ist z.B. heute schon möglich, bei einer Person die neue Adresse ab dem nächsten Sommer einzugeben. iMikel stellt zum passenden Zeitpunkt automatisch auf die neue Adresse um. Über die Zeitreisefunktion kann jeder Anwender an seinem System jederzeit zu jedem beliebigen Tag in der Vergangenheit oder in der Zukunft springen und sich die Daten zu dem entsprechenden Datum anzeigen lassen. Somit können jederzeit heute noch alte Stundenpläne erzeugt werden oder Recherchen und Statistiken in der Vergangenheit oder für die Zukunft durchgeführt werden.

Zeitreise in der iMikel Musikschulverwaltung (Video)

Doppelklick startet und stoppt das Video.

iMikel zeigt, was in FileMaker steckt

Mit iMikel zeigt der Entwickler Michael Hennings das volle Potential einer FileMaker-basierten Lösung. Die Software bietet eine durchdachte Benutzeroberfläche und wurde auf professionelle Weise entwickelt. Der Entwickler bietet persönlichen Support mit Fernsteuerung beliebiger Clients oder Server über das Fernwartungs-Programm TeamViewer an. Servicefälle und Supportanfragen können direkt auf der Internetseite von iMikel eingetragen werden. Der Entwickler nimmt auf seiner Website außerdem Wünsche für zukünftige Versionen von iMikel an. Als zusätzlichen Service veröffentlicht der Entwickler regelmäßig das MikelMagazin, das allen Anwendern von iMikel zur Verfügung steht und viele Tipps und Tricks zur Musikschulverwaltung enthält.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-15), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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