Kunden und Artikel importieren in gFM-Business

Import von Kunden- und ArtikeldatenSeit Version 1.7.5 des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business lassen sich Kunden- und Artikeldaten aus externen Dateien und optional aus einem Gambio-basierten Onlineshop in die gFM-Business-Datenbank importieren. Die zu importierenden Dateien können im Tabulator- und kommagetrennten Textformat, im Excel-Format (.xls oder .xlsx) oder im dBase-Format (.dbf) vorliegen. Die Dateien müssen prinzipiell kein bestimmtes Feldformat aufweisen, da die Importfolge der Felder während des Importvorgangs durch den Benutzer frei definiert werden kann. Der Datenimport gestaltet sich jedoch einfacher, wenn die Daten im gleichen Format vorliegen wie die Beispieldateien, die im Dokumentverzeichnis [Export] mit gFM-Business mitgeliefert werden. In diesem kurzen Artikel erläutern wir Schritt für Schritt, wie Sie Kundenadressen und Artikeldaten aus externen Dateien in gFM-Business importieren können. 

Import von Kundenadressen

Um Kundenadressen aus einer externen Datei zu importieren, wechseln Sie zunächst in gFM-Business nach

Kunden > Übersicht

oder in eine beliebige andere Maske innerhalb des Hauptmoduls [Kunden].

Daten aus externen Dateien importierenWählen Sie nun unten links im Masken-Hauptmenü die Funktion [Daten importieren] aus, woraufhin sich ein Popover-Dialog öffnet, der abfragt, aus welcher Datenquelle die Daten importiert werden sollen.

Achtung: Das Masken-Hauptmenü läßt sich nur aufrufen, wenn sich mindestens ein Datensatz in der Datenbank befindet. Sollte dies noch nicht der Fall sein, müssen Sie zunächst einen neuen (leeren) Kunden anlegen, den Sie nach dem Import wieder löschen können.

Möchten Sie Daten aus einer externen Datei importieren, belassen Sie die Datenquelle auf [Datei] und bestätigen den Dialog mit der Schaltfläche [Daten importieren]. Daraufhin öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in dem Sie nun die zu importierende Datei auswählen. Bitte berücksichtigen Sie bei der Auswahl das Datenformat der zu importierenden Datei und stellen dieses vor der Auswahl der gewünschten Datei auf das korrekte Format ein:

  • FileMaker Pro-Dateien (.fmp12, Daten im FileMaker-12-Format)
  • Tabulatorgetrennte Textdateien (.txt oder .tab, verschiedene Zeichenkodierungen möglich)
  • Kommagetrennte Textdateien (.csv, verschiedene Zeichenkodierungen möglich)
  • Serienbriefdateien (.mer, Serienbriefdateien aus Microsoft Word)
  • Excel 95-2004 Arbeitsmappen (.xls, Dateien aus älteren Microsoft Excel-Versionen)
  • Excel Arbeitsmappen (.xlsx, Dateien im erweiterten neuen Microsoft-Excel-Format)
  • dBase-Dateien (.dbf, Dateien im dBase Datenformat)

Sobald Sie die gewünschte Datei ausgewählt haben, erscheint ein Dialog zur Anpassung der Feldreihenfolge und der Zeichenkodierung für den Import.

Importdialog zur Anpassung der Feldreihenfolge

In diesem Dialog können Sie die Feldreihenfolge für den Import anpassen, sollten Sie Dateien importieren wollen, die nicht im Standardformat von gFM-Business vorliegen. In der linken Spalte befinden sich die Felder der Quelldatei, in der rechten Spalte die Felder aus gFM-Business. Sie können die Felder in der rechten Spalte nach oben oder unten verschieben, um ein Feld einem anderen Feld aus der Quelldatei zuzuordnen. Der Pfeil zwischen den beiden Spalten bedeutet, dass das entsprechende Feld im Import berücksichtigt wird. Soll ein Feld nicht importiert werden, können Sie den Pfeil per Mausklick entfernen.

Wenn sich in der ersten Zeile der Quelldatei Feldnamen befinden, aktivieren Sie die Option „Ersten Datensatz nicht importieren (enthält Feldnamen)“.

Mit den beiden Seiten-Schaltflächen unter der linken Spalte können Sie bereits vor dem Import durch die Datensätze der Quelldatei navigieren. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie überprüfen möchten, ob die Felder im korrekten Zeichenformat importiert werden. Wenn Sie Daten aus einer Textdatei importieren möchten, kann die Datei in unterschiedlichen Textkodierungen vorliegen (z.B. Windows ANSI, ASCII DOS, UTF-8 usw.). Beim Import von Textdateien enthält der Importdialog ein weiteres Optionsfeld zur Auswahl der gewünschten Zeichenkodierung. Sollten Sie nicht wissen, in welcher Zeichenkodierung Ihre Quelldatei vorliegt, können Sie die korrekte Darstellung von Umlauten mit der Navigation durch die Datensätze der Quelldatei herausfinden und anschliessend die korrekte Zeichenkodierung einstellen.

Nach Bestätigung des Importdialogs mit der Schaltfläche [Importieren] werden die Adressdaten aus der Quelldatei in gFM-Business importiert.

Import von Artikelstammdaten

Um Artikelstammdaten aus einer externen Datei zu importieren, wechseln Sie zunächst in gFM-Business nach

Artikel > Artikelstamm

oder in eine beliebige andere Maske innerhalb des Hauptmoduls [Artikel].

Daten aus externen Dateien importierenWählen Sie nun unten links im Masken-Hauptmenü die Funktion [Daten importieren] aus, woraufhin sich ein Popover-Dialog öffnet, der abfragt, aus welcher Datenquelle die Daten importiert werden sollen.

Achtung: Das Masken-Hauptmenü läßt sich nur aufrufen, wenn sich mindestens ein Datensatz in der Datenbank befindet. Sollte dies noch nicht der Fall sein, müssen Sie zunächst einen neuen (leeren) Artikel anlegen, den Sie nach dem Import wieder löschen können.

Möchten Sie Daten aus einer externen Datei importieren, belassen Sie die Datenquelle auf [Datei] und bestätigen den Dialog mit der Schaltfläche [Daten importieren]. Daraufhin öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in dem Sie nun die zu importierende Datei auswählen. Bitte berücksichtigen Sie bei der Auswahl das Datenformat der zu importierenden Datei und stellen dieses vor der Auswahl der gewünschten Datei auf das korrekte Format ein:

  • FileMaker Pro-Dateien (.fmp12, Daten im FileMaker-12-Format)
  • Tabulatorgetrennte Textdateien (.txt oder .tab, verschiedene Zeichenkodierungen möglich)
  • Kommagetrennte Textdateien (.csv, verschiedene Zeichenkodierungen möglich)
  • Serienbriefdateien (.mer, Serienbriefdateien aus Microsoft Word)
  • Excel 95-2004 Arbeitsmappen (.xls, Dateien aus älteren Microsoft Excel-Versionen)
  • Excel Arbeitsmappen (.xlsx, Dateien im erweiterten neuen Microsoft-Excel-Format)
  • dBase-Dateien (.dbf, Dateien im dBase Datenformat)

Sobald Sie die gewünschte Datei ausgewählt haben, erscheint ein Dialog zur Anpassung der Feldreihenfolge und der Zeichenkodierung für den Import.

Importdialog für Artikelstammdaten

In diesem Dialog können Sie die Feldreihenfolge für den Import von Artikeldaten anpassen, sollten Sie Dateien importieren wollen, die nicht im Standardformat von gFM-Business vorliegen. In der linken Spalte befinden sich die Felder der Quelldatei, in der rechten Spalte die Felder aus gFM-Business. Sie können die Felder in der rechten Spalte nach oben oder unten verschieben, um ein Feld einem anderen Feld aus der Quelldatei zuzuordnen. Der Pfeil zwischen den beiden Spalten bedeutet, dass das entsprechende Feld im Import berücksichtigt wird. Soll ein Feld nicht importiert werden, können Sie den Pfeil per Mausklick entfernen.

Wenn sich in der ersten Zeile der Quelldatei Feldnamen befinden, aktivieren Sie die Option „Ersten Datensatz nicht importieren (enthält Feldnamen)“.

Mit den beiden Seiten-Schaltflächen unter der linken Spalte können Sie bereits vor dem Import durch die Datensätze der Quelldatei navigieren. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie überprüfen möchten, ob die Felder im korrekten Zeichenformat importiert werden. Wenn Sie Daten aus einer Textdatei importieren möchten, kann die Datei in unterschiedlichen Textkodierungen vorliegen (z.B. Windows ANSI, ASCII DOS, UTF-8 usw.). Beim Import von Textdateien enthält der Importdialog ein weiteres Optionsfeld zur Auswahl der gewünschten Zeichenkodierung. Sollten Sie nicht wissen, in welcher Zeichenkodierung Ihre Quelldatei vorliegt, können Sie die korrekte Darstellung von Umlauten mit der Navigation durch die Datensätze der Quelldatei herausfinden und anschliessend die korrekte Zeichenkodierung einstellen.

Nach Bestätigung des Importdialogs mit der Schaltfläche [Importieren] werden die Artikeldaten aus der Quelldatei in gFM-Business importiert.

Export von Daten aus gFM-Business

Alle in gFM-Business eingetragenen Daten können grundsätzlich auch wieder exportiert werden, um die Daten beispielsweise in anderen Programmen bearbeiten zu können. Dabei werden immer alle aufgerufenen Datensätze exportiert – möchten Sie also nur einen Teil aller Datensätze exportieren, führen Sie zunächst eine entsprechende Selektion durch.

Für den Export von Daten steht in jeder Maske in der Symbolleiste das Symbol [Export] zur Verfügung. Nach Klick auf dieses Symbol erscheint ein Dateiauswahldialog, in dem Sie den Namen der zu exportierenden Datei sowie das gewünschte Dateiformat angeben. Daten können grundsätzlich in folgenden Dateiformaten exportiert werden:

  • FileMaker Pro-Datei (.fmp12, Daten im FileMaker-12-Format)
  • Tabulatorgetrennte Textdatei (.txt oder .tab, verschiedene Zeichenkodierungen möglich)
  • Kommagetrennte Textdatei (.csv, verschiedene Zeichenkodierungen möglich)
  • Serienbriefdatei (.mer, Serienbriefdateien aus Microsoft Word)
  • HTML-Tabelle (.htm als HTML-Liste für die Darstellung in Web-Browsern)
  • Excel Arbeitsmappe (.xlsx, Dateien im erweiterten neuen Microsoft-Excel-Format)
  • dBase-Datei (.dbf, Dateien im dBase Datenformat)

Nach Eingabe eines Dateinamens für die zu exportierende Datei und Auswahl des gewünschten Dateiformates erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Exportfeldfolge angeben können.

Feldfolge für den Export von Daten aus gFM-Business

In allen Modulen haben wir bereits eine Standard-Exportfeldfolge eingerichtet, die Sie in diesem Dialog anpassen oder erweitern können. Nach Bestätigung des Dialogs mit der Schaltfläche [Exportieren] werden die gewünschten Daten in eine neue Datei mit dem von Ihnen gewählten Dateiformat exportiert.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-15), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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