Integrierter E-Mail-Client der gFM-Business ERP-Software

In der aktuellsten Version 4.0 enthält die gFM-Business ERP-Software einen integrierten E-Mail-Client, mit dem der gesamte eingehende und ausgehende E-Mail-Verkehr bearbeitet werden kann. Eingehende E-Mails von bekannten E-Mail-Adressen werden dabei automatisch markiert und den entsprechenden Kontakten zugewiesen. In gFM-Business erstellte und ausgehende E-Mails werden ab sofort grundsätzlich über den integrierten E-Mail-Client versendet. Der E-Mail-Client besitzt dabei die gewohnten Postfächer wie „Posteingang“, „Postausgang“ oder „Gesendete E-Mails“, so daß der gesamte E-Mail-Verkehr genau so nachvollzogen werden kann wie in jeder anderen E-Mail-Software. Der E-Mail-Client kann innerhalb von gFM-Business von jeder Maske aus per Mausklick geöffnet werden.

Einrichtung neuer E-Mail-Konten in gFM-Business Mail

Um E-Mails innerhalb von gFM-Business senden und empfangen zu können, muß zunächst mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet werden. gFM-Business unterstützt die Einrichtung beliebig vieler E-Mail-Konten nach dem POP3- oder IMAP-Standard, der Versand von E-Mails erfolgt per SMTP. Eine Schaltfläche zum Einrichten von E-Mail-Konten befindet sich auf der dritten Seite des Willkommens-Assistenten im Hauptmenü sowie auf der Maske [Einstellungen > Firmenstamm] unter [Konten/Setup].

Um Einstellungen eines bestehenden E-Mail-Kontos zu ändern, klicken Sie das gewünschte E-Mail-Konto an. Zur Erstellung eines neuen E-Mail-Kontos klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu].

Tragen Sie unter [Kontoname] einen beliebigen Namen des neuen E-Mail-Kontos ein. Wählen Sie unter [Standardkonto], ob dieses Konto standardmäßig für den Versand von E-Mails verwendet werden soll, falls Sie mehrere Konten einrichten. Unter [Name Absender] tragen Sie Ihren Namen und unter [E-Mail-Adresse] die zugehörige E-Mail-Adresse ein. Aktivieren Sie die Option [Konto für Support-Tickets], wenn dieses E-Mail-Konto im Rahmen von Support-Tickets eingesetzt werden soll. Wechseln Sie daraufhin in der Titelzeile in den Einstellungsbereich [Empfangen].

In den Einstellungen zum Empfangen von E-Mails tragen Sie bitte alle relevanten Daten zu Ihrer E-Mail-Adresse ein. Wenn Ihr Mailserver zur Verschlüsselung SSL verwendet, nutzen Sie bitte Port 995 oder 465. Die Autorisierungsmethode ist bei den meisten heutigen E-Mail-Konten auf „PASSWORD“ zu stellen. Das Passwort zu Ihrem E-Mail-Konto tragen Sie bitte über den separaten Dialog ein, den Sie mit der Schaltfläche [Passwort] erreichen. Wenn Sie Ihre E-Mails auch mit anderen Mailprogrammen senden und empfangen möchten, stellen Sie Ihr Konto bitte so ein, daß alle E-Mails auf dem Server belassen und nicht gelöscht werden.

gFM-Business Mail kann problemlos parallel zu Ihrem gewohnten E-Mail-Programm genutzt werden. Schalten Sie in diesem Fall die Option „E-Mails auf Server belassen“ auf „Ein“ sowie die Option „“Auf Server löschen“ auf „Aus“.

Wechseln Sie im letzten Schritt in den Bereich [Senden], um die Einstellungen für den Versand von E-Mails vorzunehmen:

Tragen Sie im Feld [SMTP-Server] die Adresse Ihres SMTP-Mailservers sowie unter [SMTP-Benutzername] Ihren Login-Namen für diesen Server ein. Das Passwort zu Ihrem Versandserver tragen Sie bitte über den separaten Dialog ein, den Sie mit der Schaltfläche [Passwort] erreichen. Wählen Sie, ob Ihr Mailserver über eine SSL-Verschlüsselung verfügt. Bei Standard-Mailservern können Sie alle anderen Einstellungen auf den Standardvorgaben belassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Schließen], um die Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos abzuschließen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, falls Sie mehrere E-Mail-Konten in gFM-Business einrichten möchten.

Regeln erstellen und bearbeiten

In gFM-Business Mail können Sie beliebig viele Regeln erstellen, nach denen E-Mails automatisch in definierbare Ordner verschoben werden können. Zum Erstellen einer neuen Regeln rufen Sie das Register [Regeln] auf, das sich im Dialog für die Konten und Einstellungen befindet, siehe erste Abbildung zum Erstellen eines Benutzerkontos.

Tragen Sie im oberen Feld einen beliebigen Namen für Ihre neue Regel ein. Rechts daneben geben Sie an, ob die Regel aktiviert ist oder nicht. Geben Sie an, ob die Regel beim Empfang oder beim Versand einer E-Mail ausgeführt wird. Wenn Sie mehrere Regelkriterien angeben, können Sie wählen, ob die Bedingung durch Erfüllung aller Kriterien oder eines beliebigen Kriteriums aktiviert wird. Um eine neue Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie in der Liste einfach in den ersten leeren Eintrag in das Feld „Nachrichtenfeld“ und wählen das gewünschte Feld aus. Wählen Sie daraufhin das gewünschte Kriterium sowie den entsprechenden Wert aus. Unter der Liste geben Sie an, in welchen Ordner eine E-Mail bei erfüllten Kriterien verschoben werden soll.

Signaturen erstellen und bearbeiten

Unter dem Register [Signaturen] innerhalb der Mail-Einstellungen können Sie beliebig viele Signaturen erstellen, um diese später per Mausklick in neue E-Mails einfügen zu können. Für eine Signatur können Sie einen beliebigen Namen und den Text der gewünschten Signatur eintragen.

Globale Einstellungen für gFM-Business Mail

Unter dem vierten Register [Optionen] können Sie globale Einstellungs-Optionen für gFM-Business Mail definieren.

• Standard-Nachrichtenformat: Legt das Nachrichtenformat für neu erstellte E-Mails fest.
• Standard-Zeichensatz: Legt den Standard-Zeichensatz für neu erstellte E-Mails fest.
• Nachrichtenhistorie zurücksetzen: Setzt die aktuelle Nachrichtenhistorie fest. Achtung: Nach dem Zurücksetzen werden automatisch wieder alle E-Mails empfangen, die sich auf den Servern eingerichteter E-Mail-Konten befinden.
• Windows-kompatible Anhänge: Legt fest, ob Dateianhänge Windows-kompatibel versendet werden sollen.
• Automatisch senden/empfangen: Legen Sie hier fest, ob und in welchem Zeitintervall Nachrichten automatisch gesendet und empfangen werden sollen.
• Senden/Empfangen im Hintergrund: Legt fest, ob Nachrichten im Hintergrund oder mit Fortschrittsanzeige empfangen werden sollen.
• Vollständiges Nachrichtenobjekt herunterladen: Legt fest, ob Nachrichten zunächst nur im Textformat, oder ob das gesamte Nachrichtenobjekt heruntergeladen werden soll.
• Einstellungen zur Logdatei: Legen Sie fest, ob die Logdatei jeweils überschrieben oder neue Einträge angehängt werden sollen. Außerdem können Sie ein Größenlimit für die Logdatei angeben.

Öffnen von gFM-Business Mail aus gFM-Business heraus

Der integrierte E-Mail-Client kann innerhalb von gFM-Business sowohl vom Hauptmenü aus mit der Schaltfläche [E-Mails] als auch von jeder Datenmaske aus in der Symbolleiste mit dem Symbol [Mail] aufgerufen werden. Nach Klick auf die Schaltfläche oder das Symbol öffnet sich der Mailclient in einem neuen Fenster.

Die Hauptmaske von gFM-Business Mail

Die Hauptmaske des neuen E-Mail-Clients ist weitgehend genau so aufgebaut wie eine Maske in gFM-Business. Am oberen Rand des Fensters befindet sich die Symbolleiste mit folgenden Symbolen und Feldern in der Titelzeile:

• Ordnerauswahl – wählen Sie hier den aktuell anzuzeigenden Ordner aus
• Symbol [Ordner] – im folgenden Dialog können Sie weitere Ordner anlegen oder Ordner umbenennen
• Symbol [Neu] – dient zur Erstellung einer neuen E-Mail
• Symbol [Empf.] – startet den Empfang von E-Mails aller aktiven E-Mail-Konten
• Symbol [Senden] – startet den Versand aller E-Mails, die sich im Ordner „Postausgang“ befinden
• Symbol [Drucken] – dient zum Drucken einer E-Mail
• Symbol [Löschen] – dient zum Löschen einer E-Mail
• Symbol [Antw.] – beantworten Sie die ausgewählte E-Mail mit diesem Symbol
• Symbol [Allen] – sendet eine Antwort an alle Empfänger einer E-Mail inkl. „CC“
• Symbol [Weiterl.] – dient zum Weiterleiten der ausgewählten E-Mail an andere Empfänger
• Symbol [Kont.] – ruft die Kontoeinstellungen für Ihre E-Mail-Konten auf
• Symbol [Einst.] – ruft die Einstellungen des E-Mail-Clients auf
• Schnellsuche – filtert alle E-Mails in der Listenansicht auf den von Ihnen eingetragenen Suchbegriff
• Symbol [gFM-Business] – dient zum schnellen Aufruf der letzten Maske in gFM-Business

Jede Zeile zeigt eine E-Mail mit folgenden Feldern:

• Markierungsfeld – hiermit können Sie eine E-Mail für weitere Aktionen markieren.
• Absender – Absender der E-Mail
• Betreff – Betreff der E-Mail
• An – Empfänger der E-Mail
• Kopie an – Empfänger einer Kopie der E-Mail
• Zeitpunkt – Zeitpunkt des Empfangs der Nachricht
• Kunden-Nr. – gFM-Business weist bekannte E-Mail-Adressen beim Empfang automatisch der entsprechenden Kundennummer zu. Zu jedem Kunden können unter [Kunden > Übersicht > Details] im Feld [Zuordnung] beliebig viele weitere E-Mail-Adressen eingetragen werden, die beim Posteingang automatisch mit dem Kunden verknüpfen sollen. Mit Klick auf ein gefülltes Feld [Kunden-Nr.] wird der entsprechende Kontakt in gFM-Business aufgerufen.

Nachdem Sie im ersten Schritt Ihr E-Mail-Konto eingerichtet haben, klicken Sie nun in der Symbolleiste auf das Symbol [Empf.], um alle E-Mails Ihres E-Mail-Kontos zu empfangen, die anschließend in der Listenansicht angezeigt werden.

Neue Nachricht erstellen und Empfänger auswählen

Um eine neue E-Mail zu erstellen, klicken Sie im Hauptfenster von gFM-Business Mail in der Symbolleiste auf das Symbol [Neu]. Alle E-Mail-Funktionen innerhalb von gFM-Business werden ab sofort automatisch mit dem neuen E-Mail-Client ausgeführt. Wenn Sie innerhalb von gFM-Business einzelne E-Mails versenden, erscheint ebenfalls folgendes Fenster zur Erstellung einer neuen Nachricht:

In der Titelzeile befindet sich die Kontoauswahl, über welches E-Mail-Konto die Nachricht versendet werden soll sowie die Symbolleiste mit folgenden Funktionen:

• Symbol [Senden] – verschiebt die Nachricht in den Ordner [Postausgang] und wird beim Nächsten gesammelten Senden versendet.
• Symbol [Sofort] – versendet die Nachricht sofort
• Symbol [Fenst.] – versendet die Nachricht sofort und schließt das Fenster
• Symbol [Empf.] – ruft die Empfänger-Auswahl in einem Dialog auf
• Symbol [Lösch.] – verschiebt die Nachricht in den Papierkorb

Wenn Sie als E-Mail-Format „Rich“ einstellen (Standard), können Sie den Text in Ihrer E-Mail beliebig formatieren – alle Textformatierungen werden dabei automatisch in die E-Mail übernommen. Mit der Schaltfläche [Vorschau] können Sie eine Vorschau Ihrer E-Mail aufrufen.

Empfänger-E-Mail, Dateianhänge und Signaturen

Wenn Sie ohne Adressbuch eine weitere E-Mail-Adresse als Empfänger hinzufügen möchten, klicken Sie einfach in die nächste freie Zeile der Empfängerliste in das graue Feld und wählen den Empfängertyp aus („To“: Normaler Empfänger, „Cc“: Kopie-Empfänger, „Bcc“: Blindkopie-Empfänger.

Fügen Sie beliebig viele Dateianhänge hinzu, indem Sie im Bereich [Dateianhänge] auf das Büroklammer-Symbol klicken und im folgenden Dialog einen Dateianhang auswählen.

Wenn Sie eine Signatur hinzufügen möchten, wählen Sie am linken unteren Rand im Auswahlmenü [Signatur auswählen…] Ihre gewünschte Signatur aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche [Einfügen]. Mit der Schaltfläche [Definieren] öffnet sich ein Fenster zur Erfassung neuer Signaturen.

Empfänger auswählen

Mit dem Symbol [Empf.] können Sie Empfänger aus dem Mail-Adressbuch einfügen. gFM-Business Mail verfügt über ein eigenes Adressbuch, in das Sie beliebige Adressen und Kontakte aus gFM-Business übertragen können.

In der oberen Spalte befindet sich ein Suchfeld zur Volltextsuche innerhalb der Kontaktliste. In der Spalte [Auswählen als] kann der gewünschte Kontakt entweder als Hauptempfänger (An), Kopie-Empfänger (Cc) oder Empfänger einer Blindkopie (Bcc) in die E-Mail eingefügt werden.

Mit Klick auf die Schaltfläche [Kontakte] wird das Adressbuch von gFM-Business Mail geöffnet, in dem alle Kontakte bearbeitet oder aus der gFM-Business ERP-Software übertragen werden können.

Kontakte im Adressbuch verwalten

In der Adressbuch-Verwaltung von gFM-Business Mail können Sie Kontakte bearbeiten, neue Kontakte hinzufügen oder aus der gFM-Business ERP-Software aus Adressen oder Kontaktpersonen übertragen. Alle adressbezogenen Funktionen können in der Funktionsleiste am unteren Rand aufgerufen werden. Durch Klick auf einen Kontakt wird die Detailansicht des Kontaktes angezeigt:

Unter dem Register [Kontakt] können Sie alle kontaktrelevanten Daten erfassen. Wechseln Sie zum Register [Adresse], um auch die Postanschrift im Adressbuch zu verwalten. Unter dem Register [gFM-Business] können Sie dem aufgerufenen Kontakt eine Adresse oder Kontaktperson aus gFM-Business zuweisen:

Mit den Registern [Adressen] und [Kontakte] können Sie zwischen Adressen und Kontaktpersonen aus gFM-Business umschalten. Verwenden Sie das Feld [Schnellsuche], um die Liste auf bestimmte Suchbegriffe zu filtern. Durch Klick auf einen Eintrag kann die Adresse bzw. Kontaktperson dem aufgerufenen Kontakt im Adressbuch zugewiesen werden.

Nachrichten aufrufen, lesen und beantworten

Um eine bestimmte E-Mail im Hauptfenster von gFM-Business Mail anzuzeigen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Zeile der E-Mail, die sich daraufhin in einem neuen Fenster öffnet:

Am oberen Rand des Fensters befindet sich die Symbolleiste mit folgenden Symbolen und Feldern:

• Symbol [Schlie.] – schließt das Fenster, analog zum roten Schließen-Button des Fensters selbst
• Symbol [Antw.] – mit dieser Schaltfläche können Sie eine Antwort zu dieser E-Mail verfassen
• Symbol [Allen] – beantwortet die Nachricht an alle Empfänger der ursprünglichen Nachricht
• Symbol [Weiterl.] – dient zum Weiterleiten der aufgerufenen E-Mail
• Symbol [Vorsch.] – HTML-Vorschau, wenn ein entsprechendes Nachrichtenobjekt existiert
• Symbol [Head] – zeigt die Header-Daten der aufgerufenen Nachricht an
• Symbol [Drucken] – dient zum Ausdrucken der aufgerufenen Nachricht
• Symbol [Export] – exportiert die E-Mail, wenn ein entsprechendes Quellobjekt erstellt wurde
• Symbol [Lösch.] – dient zum Löschen einer Nachricht
• Ordner-Auswahl – wählen Sie hier den Ordner, in dem sich die aufgerufene Nachricht befinden soll

In der Titelzeile der E-Mail kann jede Nachricht einem Kunden zugewiesen werden, indem die Kundennummer entweder eingetragen oder aus der Liste ausgewählt wird. Eine E-Mail kann außerdem manuell einem Ticket zugewiesen werden, falls die E-Mail nicht automatisch erkannt wurde.

Im Bereich [Empfänger] werden alle Empfänger der E-Mail angezeigt, in der rechten Spalte können im Bereich [Dateianhänge], falls vorhanden, die Dateianhänge einer E-Mail heruntergeladen werden. Darunter wird im Hauptbereich die E-Mail in Text- Richtext oder HTML-Form angezeigt.

Ordner und Standardordner für E-Mail-Nachrichten

Nach der Einrichtung eines E-Mail-Kontos werden automatisch folgende Ordner als Standardordner angelegt, die nicht bearbeitet oder gelöscht werden können:

• Posteingang – enthält alle empfangenen E-Mail-Nachrichten
• Postausgang – enthält alle Nachrichten, die beim nächsten Sendevorgang versendet werden. Die Nachrichten in diesem Ordner wurden also noch nicht tatsächlich an den Empfänger versendet.
• Gesendet – enthält alle Nachrichten, die tatsächlich an ihre Empfänger versendet wurden.
• Papierkorb – enthält alle gelöschten E-Mail-Nachrichten
• Werbung – enthält alle als Spam erkannten E-Mail-Nachrichten
• Entwürfe – enthält alle begonnen und nicht abgeschlossenen E-Mail-Nachrichten

Darüber hinaus können Sie beliebig viele weitere eigene Ordner anlegen und E-Mails beispielsweise mit automatisierten Regeln beim Empfang in neue Ordner verschieben. Um zu prüfen, welche E-Mails tatsächlich an ihre Empfänger versendet wurden, schauen Sie im Ordner [Gesendet] nach.

Kundenbezogene E-Mail-Nachrichten im gFM-Business CRM

Innerhalb der gFM-Business ERP-Software werden alle einem Kunden zugeordnete E-Mail-Nachrichten angezeigt unter [Kunden > Ereignisse > E-Mails].

Mit dem Feld [Schnellsuche] rechts oben über der Nachrichtenliste kann die Liste der E-Mail-Nachrichten per Volltextsuche um den eingetragenen Suchbegriff gefiltert werden. Mit Klick auf eine Nachricht wird die E-Mail in einem neuen Fenster im Detail angezeigt. Das kleine blaue Kreis-Symbol vor einer Nachricht zeigt den Lesestatus einer Nachricht an (vorhanden = ungelesen, leer = gelesen).

Alle E-Mail-Nachrichten in der gFM-Business Korrespondenz

Im Modul [Korrespondenz] werden unter dem Punkt [E-Mails] alle empfangenen E-Mails angezeigt.

Die Liste aller E-Mails kann mit dem Feld [Konto] auf der linken Seite der Titelzeile nach dem Konto und auf der rechten Seite mit dem Feld [Schnellsuche] nach beliebigen Suchkriterien gefiltert werden. Ein Mausklick auf einen Eintrag öffnet die entsprechende Nachricht in einem separaten Fenster. Ein Mausklick auf eine zugewiesene Kunden-ID ruft den entsprechenden Kunden im CRM-Modul [Kunden] auf.

Ab sofort verfügbar

Die neue Version gFM-Business 4.0 ist in allen Versionen ab sofort verfügbar und steht zum Download bereit. Nutzer einer vorherigen Version können das Upgrade auf gFM-Business 4.0 zu einem reduzierten Upgradepreis erwerben. Der Upgrade-Rabatt kann direkt in unserem Onlineshop hinzugebucht werden. Alle Nutzer, die gFM-Business 3.7.5 während der Grace-Period erworben haben, erhalten das Upgrade kostenlos und in den kommenden Tagen automatisch eine Seriennummer für gFM-Business 4.0 per E-Mail.

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie das Rechnungsprogramm gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

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Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

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