Anrede automatisch erfassen per Vornamen-Datenbank.

Vermutlich wird jeder Datenbankentwickler dieses Problem kennen: Die entwickelte Datenbank enthält zwar Felder für Anrede und Briefanrede, im Normalfall müssen diese jedoch manuell gepflegt werden, was zusätzlichen Aufwand bei der Erfassung bedeutet und oftmals vom Benutzer versäumt wird. Die Folge ist, daß Korrespondenz dann in vielen Fällen mit der Standardanrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ versendet wird oder die Anrede in der Korrespondenz manuell geändert werden muß, was wiederum für zusätzlichen Aufwand sorgt.

Dabei ist die Lösung dieses Problems gar nicht so schwierig – eine einfache Datenbank mit Vornamen und zugeordneten Geschlechtern genügt, um die Felder für die Anrede und Briefanrede vollautomatisch bereits bei der Erfassung des Datensatzes zu füllen. Das spart bei der Nutzung Ihrer Lösung viel Zeit und verhindert Lacher wie „Sehr geehrte Frau Hubert Müller“. Wie das Ganze in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigt dieser Artikel.

Voraussetzung ist eine Datenbank mit Vornamen und Geschlechtern

Um die Anrede und Briefanrede automatisch erfassen zu können, wird im Hintergrund eine Datenbank benötigt, die eine Sammlung von Vornamen mit zugeordneten Geschlechtern enthält. Im Anhang an diesen Artikel habe ich eine solche Datenbank für den Download bereitgestellt. Die Vornamen-Datenbank ist denkbar einfach aufgebaut und enthält folgende Felder:

• _Vorname (Primärschlüssel, enthält den Vornamen, wird verknüpft mit dem Feld <<Vorname>> aus der Haupt-Datenbank)
• Geschlecht (enthält „F“ für weiblich und „M“ für männlich)
• Anrede (enthält „Frau“ oder „Herr“)
• Briefanrede (enthält „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“)

Diese vier Felder genügen, um im Hintergrund eine Datenbank zu betreiben, die bei der Erfassung eines Adreßdatensatzes automatisch Anrede und Briefanrede pflegen kann. Um die Datenbank in Ihre Lösung zu integrieren, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Nutzung der Datei „vornamen.fp7“ und Einbindung der Datei in den Beziehungsgraphen Ihrer Lösung
• Import der Tabelle „vornamen“ aus der Datei „vornamen.fp7“ und Verknüpfung der Tabelle im Beziehungsgraphen Ihrer Lösung

Für welche der vorgeschlagenen Lösungen Sie sich entscheiden, spielt im Prinzip keine Rolle. In beiden Fällen wird die Tabelle „vornamen“ in den Beziehungsgraphen Ihrer Lösung integriert und mit dem Schlüssel <<_Vorname>> verknüpft. Ihr Beziehungsgraph sollte demnach folgendermaßen aussehen, wobei die Tabelle Ihrer Lösung rot eingefärbt ist:

Die Verknüpfung der Tabelle mit den Vornamen erfolgt als normale „=“-Verknüpfung, so daß auf die Daten dieser Tabelle dann zugegriffen wird, sobald der Vorname der Haupt-Tabelle (also der Adreßtabelle Ihrer Lösung) identisch mit dem Vornamen der Vornamens-Tabelle ist. Nun muß den Feldern <<Anrede>> und <<Briefanrede>> Ihrer Lösung nur noch beigebracht werden, sich bei der Erfassung eines Datensatzes automatisch zu füllen.

Sollten Sie die Tabelle „vornamen“ lediglich in Ihre FileMaker-Lösung importieren wollen, wählen Sie in FileMaker Datei/Ablage > Datensätze importieren > Datei und wählen vornamen.fp7 aus. Wählen Sie daraufhin oben rechts als Ziel „Neue Tabelle: vornamen“ aus. Die Tabelle wird dann inklusive Datensätze in Ihre Lösung importiert und kann daraufhin im Beziehungsgraphen verknüpft werden.

Automatische Berechnung und Referenz

Das Feld <<Anrede>> soll lediglich „Frau“ oder „Herr“ enthalten und kann dementsprechend einfach als Referenz aus der Vornamen-Datenbank definiert werden. Klicken Sie dazu in der Felddefinition beim Feld <<Anrede>> auf die Schaltfläche [Optionen], markieren Sie „Referenzwert“, geben als Bezugstabelle „vornamen“ an und wählen das Feld <<Anrede>>:

Bei der Briefanrede ist es nicht ganz so einfach, weil dieses Feld in der Bezugstabelle entweder „Sehr geehrte Frau “ oder „Sehr geehrter Herr “ enthält. Sie möchten aber sicherlich eine vollständige Briefanrede wie z.B. „Sehr geehrter Herr Schall,“ in diesem Feld vorfinden. Dies können wir ganz einfach über eine automatische Berechnung erreichen. Klicken Sie zu diesem Zweck in der Felddefinition Ihrer Datenbank das Feld <<Briefanrede>> an und klicken auf die Schaltfläche [Optionen]. Markieren Sie nun [Berechneter Wert] und geben in den Editor folgende Berechnung ein:

Bitte beachten Sie an dieser Stelle, daß die Felder Ihrer FileMaker-Lösung möglicherweise eine andere Bezeichnung haben. Der Einfachheit halber habe ich den Nachnamen in dieser Beispiellösung einfach <<Name>> genannt. Die Berechnung zieht einfach das Feld „Briefanrede“ aus der Bezugstabelle „vornamen“ und fügt den Nachnamen aus Ihrer Lösung sowie ein nachfolgendes Komma ein, so daß das Resultat aus einer komplett fertigen Briefanrede besteht. Die Felder <<Anrede>> und <<Briefanrede>> werden in dieser Lösung automatisch gepflegt, sobald ein Vorname im Feld <<Vorname>> Ihrer Lösung eingetragen wird, der mit einem Vornamen aus der Vornamen-Datenbank identisch ist.

In der angefügten Beispieldatenbank wird die Adreßdatenbank, die bei einer Einbindung in Ihre Lösung Ihrer Adreßdatenbank entspricht, auf dem Layout „Adressen“ angezeigt. Nach Eingabe des Vor- und Nachnamens einer Person werden die Felder <<Anrede>> und <<Briefanrede>> automatisch mit den korrekten Werten gefüllt.

Das war’s schon. Mit dieser Lösung sind Sie künftig in der Lage, die Felder <<Anrede>> und <<Briefanrede>> Ihrer FileMaker-Lösung automatisch zu füllen, sobald der Vorname einer Adresse eingetragen wird :-)

Download vornamen.fp7 (knapp 38.000 Vornamen, 4,1 MB)

Hinweis: Die zum Download bereitgestellte Datei enthält zur Veranschaulichung die im obigen Beispiel rot markierte Tabelle, die Sie nach dem Download einfach mit einer Tabelle aus Ihrer Lösung ersetzen. Die in der FileMaker-Datenbank enthaltene Tabelle „Adressen“ können Sie dementsprechend nach Einbindung in Ihre FileMaker-Lösung löschen.

Die Vornamensdaten stammen aus dem c’t-Programm 40.000 Namen, das unter der GNU General Public License (GPL) veröffentlicht wurde.