Die Vorteile individueller Software im Unternehmen.

Andrew LeCates, FileMaker Inc.Die „Jederzeit-und-Überall“-Mentalität von mobilen Arbeitsplätzen hat die Art und Weise massiv verändert, wie Informationen innerhalb von Unternehmen ausgetauscht werden. Apps werden als Werkzeuge eingesetzt, um mehr Effizienz und eine höhere Produktivität zu erreichen. Andrew LeCates, Director Solutions Consulting bei FileMaker Inc., beleuchtet die Unterschiede zwischen fertigen und maßgeschneiderten Apps im Unternehmen.

Wenn man sich den Markt für Unternehmenssoftware anschaut, könnte die erste Intention sein, einfach eine fertige Standardsoftware zu erwerben. Dabei ist es jedoch wichtig zu beachten, dass diese Art von Anwendungen generisch entwickelt wurde, um von einem breiten Publikum genutzt zu werden. Möglicherweise lassen sich die gewünschten Betriebsabläufe mit der fertigen Software durchführen, aber es gibt wenig bis gar keine Möglichkeiten zur Personalisierung und Anpassung an eigene Abläufe. Möglicherweise bezahlen Sie für Funktionen, die Sie nicht benötigen oder es fehlen Funktionen in der Software, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden. Bei dieser Art von Anwendungen müssen Sie Ihr Unternehmen an die Betriebsabläufe der Software anpassen, nicht umgekehrt. Außerdem besteht bei Standardsoftware die Gefahr, dass sie nicht kompatibel zu anderen Programmen ist, die eventuell zusätzlich zum Einsatz kommen.

Benutzerdefinierte Anwendungen auf dem Vormarsch

Heute befinden wir uns in einer Do-It-Yourself-Ära. Neue Apps können auf Grundlage neuer Ideen maßgeschneidert werden, indem eine bestehende Starter App angepaßt wird oder Daten aus externen Quellen importiert werden – was auch immer notwendig ist, um die geschäftlichen Anforderungen eines Teams oder einer Organisation zu erfüllen. Unternehmen nutzen individuelle Anwendungen auf mehreren Plattformen wie Windows, Mac OS X, auf mobilen iOS-Geräten oder über das Web. Die Software ermöglicht es den Mitarbeitern und Kunden, jederzeit sicher und standortunabhängig auf wichtige Informationen zugreifen zu können, um Geschäftsprozesse weit über die Grenzen des Unternehmens zu erweitern.

Tabellen, Mediendateien, Dokumente, benutzerdefinierte Formulare und Berichte – dies sind nur einige Arten von Inhalten, auf die mit einer benutzerdefinierten Software zugegriffen werden kann. Maßgeschneiderte Anwendungen können für Unternehmen jeder Größe entwickelt werden. Oftmals werden solche Anwendungen von kleinen Teams mit weniger als 25 Personen eingesetzt – sei es in kleinen Unternehmen oder Teams in größeren Unternehmen.

Während sich zu früheren Zeiten tatsächlich kleine und mittlere Unternehmen die Entwicklung einer benutzerdefinierten Software oftmals nicht leisten konnten, hat sich dies bis heute geändert. Es kann heute schneller und günstiger sein, eine benutzerdefinierte Anwendung zu entwickeln als die Betriebsabläufe an die Eigenschaften einer Standardsoftware anzupassen. Mit detaillierter Planung stellen Sie sicher, zum vorgegebenen Budget exakt die Funktionen zu erhalten, die Sie benötigen.

Der Planungsprozess beginnt

Wenn die Entscheidung getroffen wurde, eine benutzerdefinierte Anwendung zu entwickeln, beginnt zunächst der Planungsprozess. Dabei ist einer der ersten Schritte, die Ziele herauszufinden, die mit der benutzerdefinierten Anwendung erreicht werden sollen. Definieren Sie alle Anforderungen und Voraussetzungen aller Nutzer, die später mit der Software arbeiten sollen.

Planung aller Szenarien

Statt die Entwicklung einer neuen Software zu überstürzen, sollten zunächst Benutzerszenarien dokumentiert werden, die zusammenfassen, wie die App später genutzt werden soll. Userszenarien zeigen auf, wie Benutzer Aufgaben erledigen und wie sie Daten im Unternehmen verwenden; sie helfen, die Voraussetzungen für die neue App zu schaffen. Finden Sie zunächst heraus, welche Menschen und Gruppen die Software verwenden sollen und erstellen Sie ein entsprechendes Userszenario für jede Rolle. Welche Rollen und Verantwortlichkeiten haben die Benutzer inne? Wird die neue Software zeitgleich durch mehrere Benutzer verwendet und sind ihre Rollen ähnlich oder unterscheiden sie sich? Welche Aufgaben oder Probleme werden die Benutzer mit der Software lösen wollen?

Überlegen Sie, für welche Aufgaben die Anwender die neue Software nutzen sollen. Zum Beispiel kann ein Manager nicht effizient Daten sammeln, verwalten und seinen Mitarbeitern im Hauptbüro zur Verfügung stellen. Betrachten Sie die Stärken und Schwächen der aktuellen Prozesse und die Anforderungen der verschiedenen Teams.

Als nächstes sollten Sie darüber nachdenken, wie und wo die Benutzer auf die neue Software zugreifen. Wie sind die Lichtverhältnisse und wie muß die Benutzeroberfläche gestaltet sein, werden die Benutzer immer in der Lage sein, sich mit ausreichender Bandbreite am Server anzumelden? Welche Geräte werden verwendet, um auf die App zuzugreifen? Wie wird die neue Software mit bestehenden Drittsystemen interagieren müssen? Berücksichtigen Sie, wie Ihre Anwender die gesammelten Daten nutzen und wann sie die Software benötigen.

Die finale Frage lautet: Was sind Ihre Anforderungen? Jetzt ist die Zeit gekommen, sie zu definieren. Fügen Sie eine allgemeine Beschreibung hinzu, wie Ihre individuelle Anwendung funktionieren soll und erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Features und Funktionen auf Basis der bereits erstellten Benutzerszenarien.

Integrieren, sichern und bereitstellen

Es ist sehr wichtig, sich nicht nur mit der Integration zu beschäftigen, sondern auch mit der Sicherheit und Bereitstellung der Daten. Der Zugriff auf die zu verwendenden Datenquellen spielt dabei eine wichtige Rolle, um die Komplexität der Entwicklung im Rahmen zu halten. Wenn Sie alle genutzten Datenquellen besitzen und selbst steuern können, lässt sich die benutzerdefinierte Software einfacher umsetzen. Wenn Sie für den Zugriff auf die gewünschten Datenquellen einen Administrator oder ein anderes System benötigen, wird die Komplexität der Entwicklung erhöht.

Sicherheit ist eine kritische Betrachtung für jede kundenspezifische Anwendung. Überlegen Sie vor der Entwicklung genau, ob und wo personenbezogene Daten in der neuen App gespeichert werden. Werden auch andere sensible Daten wie z.B. Geschäftsgeheimnisse, Produktpläne oder Kreditkartendaten gespeichert? Welche Vorschriften gilt es zu beachten? Mit Benutzerkonten und Passwörtern können Sie die neue benutzerdefinierte Software intern absichern. Alternativ können auch externe Authentifizierungsserver eingesetzt werden, was jedoch die Komplexität der Entwicklung erhöht.

Wenn die Daten Ihrer Anwendung verschlüsselt werden sollen, erhöht dies die Komplexität der Entwicklung. Sollten Sie über einen IT-Support verfügen, finden Sie gemeinsam heraus, welche Möglichkeiten der Absicherung Ihrer Software zur Verfügung stehen.

Feinschliff der benutzerdefinierten Anwendung

Mit dem umfassenden Verständnis von dem, was die Anwender benötigen und wollen, ist die Zeit gekommen, die benutzerdefinierte Anwendung zu entwerfen. Beginnen Sie zunächst mit einem Prototypen oder Entwurf – es kann sogar ein Papier-Prototyp sein. Indem der Prototyp den Anwendern erläutert wird, kann die Funktionalität der Anwendung bereits im frühen Stadium des Entwicklungsprozesses getestet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass auch die Anwender verstehen, in welche Richtung die Anwendung entwickelt wird und dass sie ihren Anforderungen gerecht wird.

Bevor Sie zuviel Zeit in die Entwicklung stecken, prüfen Sie immer wieder Ihr Design gemeinsam mit den späteren Anwendern. Gute Entwicklung ist iterativ – verfeinern Sie Design und Funktionen regelmäßig in Absprache mit den späteren Anwendern Ihrer Software.

Bestimmen Sie Ihre technischen Fähigkeiten

Am Anfang wird die Lernkurve sicherlich erhöht sein, wenn Sie beginnen, die Möglichkeiten zu erforschen und wie alle Einzelteile am Ende zusammenarbeiten sollen. Aber seien Sie versichert – jeder kann lernen, eine benutzerdefinierte App zu entwickeln. Mögen Sie es, sich in eine neue Software einzuarbeiten? Haben Sie schon mal eine Website erstellt? Auch wenn Sie diese Fragen mit Nein beantworten, schließt das nicht aus, daß Sie eine maßgeschneiderte Anwendung entwickeln können.

Ob Sie sich entscheiden, selbst eine benutzerdefinierte Software zu entwickeln oder professionelle Hilfe von außen in Anspruch nehmen – zusätzlich gibt es im Internet viele themenrelevante Online-Communities, Foren, Tutorials und Anleitungen, die Ihnen bei der Entwicklung der neuen Software helfen. Finden Sie zunächst heraus, auf welchem Level sich Ihre Kenntnisse befinden, damit Sie den besten Weg für die Entwicklung Ihrer neuen Software finden.

Die Planung für den Erfolg

Dieser Artikel stellt keine vollständige Liste aller Elemente dar, die Sie benötigen, um eine benutzerdefinierte Software zu entwickeln. Aber die genannten Punkte sind wichtig – noch bevor der reine Entwicklungsprozess für die Anwendung beginnt. Die digitale Transformation bewegt sich mit Lichtgeschwindigkeit und erfordert eine hohe Agilität auf Seiten der Organisationen, um neue Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Apps sind dabei ein wichtiges Instrument in der heutigen mobilen Welt, und fertige Programme „von der Stange“ scheinen zunächst die schnellste und einfachste Lösung zu sein. Allerdings bringen fertige Anwendungen oftmals nicht die benötigten Funktionen mit und führen dadurch zu weiteren Kosten – und dann verfügen Sie möglicherweise immer noch nicht über die wirklich benötigten Funktionen.

Glücklicherweise ist es heute beispielsweise mit FileMaker möglich, eigene benutzerdefinierte Anwendungen zu entwickeln, ohne dass Sie dafür ein Informatikstudium oder einen Abschluss als Ingenieur benötigen. Ein wenig Zeit für die detaillierte Planung zu investieren kann eine höhere Produktivität und Effizienz erreichen als man zunächst denken würde.

Übersetzt aus dem Originalartikel:

Custom apps: Are they right for your organisation?
By Andrew LeCates – Director, Solutions Consulting, FileMaker Inc.

Die offene Lizenz von gFM-Business als Entwicklungs-Framework

Die gFM-Business Unternehmenssoftware ist für die individuelle Anpassung und Erweiterung auch als Customizing- oder als offene Lizenz erhältlich. Für die Planung individueller Anpassungen gelten prinzipiell ähnliche Voraussetzungen wie für die Entwicklung einer vollständig neuen benutzerdefinierten Anwendung. Der Vorteil des gFM-Business Frameworks liegt darin, dass bereits alle Basisfunktionen wie Benutzer- und Rechteverwaltung, Navigation, Hauptmenü und Drucklayouts sowie viele Funktionen eines CRM-, Fakturierung- und Warenwirtschaftssystems bereits vorhanden sind und man sich vollständig auf die Entwicklung erweiterter Funktionen konzentrieren kann.

gFM-Business: Dokumentation Prototyp

Für die Planung weiterer Funktionen in gFM-Business stellen wir für die Customizing-Lizenzen spezielle Formulare zur Verfügung, mit deren Hilfe alle Funktionen für jede einzelne Maske dokumentiert werden können. Damit kann auf einfache Weise ein Papier-Prototyp für alle neuen Masken und Funktionen erstellt werden, wie er im obigen Fachartikel bereits erörtert wurde.

Die in der offenen Lizenz von gFM-Business integrierte Entwicklungsumgebung unterstützt Sie zudem optimal bei der Anpassung und Erweiterung der Software. Alle wichtigen FileMaker-Funktionen stehen für Entwickler auf Knopfdruck zur Verfügung. Alle Änderungen an Masken und Listenansichten werden automatisch mit Screenshot vor und nach der Änderung gespeichert.

Mehr Informationen zu Customizing-Versionen von gFM-Business

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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