FileMaker im Unternehmen bringt Ordnung in die Datenflut.

In Zeiten zunehmender Datenmengen steigen die Anforderungen in Unternehmen, diese Daten strukturiert zu verwalten, um sie jederzeit mit angemessenem Aufwand wiederfinden zu können. Für diesen Zweck sind viele Plattformen am Markt verfügbar. Die Industrie setzt dabei auf flexible Plattformen wie z.B. Hana von SAP, Microsoft Dynamics, IBM oder Oracle. Alle diese Plattformen haben gemeinsam, daß sie bereits eine Vielzahl von Standardprozessen enthalten und von IT-Spezialisten um weitere Datenbanken und Funktionen erweitert werden können. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind solche Lösungen allerdings oftmals unerschwinglich aufgrund relativ hoher Investitionskosten.

Für diese Zielgruppe bietet FileMaker eine Datenbank-Plattform an, mit der individuelle Business-Anwendungen für beliebige Daten und Prozesse einfach erstellt werden können. FileMaker kann als Einzelprodukt oder als Gesamtpaket für die Nutzung im Netzwerk mit mehreren Benutzern erworben werden, das auch eine Serverlizenz beinhaltet. Als Clients können Mac-, Windows- und iOS-Geräte sowie Browser unter macOS, Windows, iOS und Android eingesetzt werden. Die Bereitstellung von FileMaker-Datenbanken kann auf verschiedenen Wegen und in jedem Fall selbstverständlich auch konform zur DSGVO erfolgen. Mit gFM-Business steht eine ERP-Software zur Verfügung, die auf Basis der FileMaker-Plattform entwickelt wurde und die zur Anpassung und Erweiterung auch als Customizing- oder offene Lizenz erhältlich ist.

Beliebige Daten in Form bringen mit FileMaker

In jedem Unternehmen fallen regelmäßig verschiedenste Daten an, die im Rahmen unterschiedlicher Prozesse verarbeitet werden müssen. In kleinen und mittleren Unternehmen werden solche Daten nicht selten zunächst manuell erfaßt, entweder in separaten Dokumenten wie Excel-Tabellen, Word-Dateien oder manchmal sogar auf Papier. Müssen diese Daten an einer anderen Stelle des Prozesses wiederverwendet werden, kommt es dabei regelmäßig zur mehrfachen Erfassung der gleichen Daten, was zusätzlichen Aufwand erfordert und die Fehleranfälligkeit erhöht. Oftmals wird auf diese Weise nicht nur an einer Stelle, sondern mit vielen Daten innerhalb des Unternehmens verfahren. Das Ergebnis sind oft unzählige externe Dateien und Listen, die nicht selten sogar ungeordnet auf verschiedenen Clients gespeichert werden. Diese Vorgehensweise kostet das Unternehmen viel Zeit und Aufwand, weil immer wieder langwierig nach Daten gesucht oder Daten mehrfach erfaßt werden müssen. Große Unternehmen nutzen aus diesem Grund häufig Datenbankprodukte wie z.B. SAP, Microsoft Dynamics oder Oracle, die sich (kostenintensiv) an individuelle Prozesse anpassen lassen.

Mit FileMaker steht eine flexible Datenbank-Plattform zur Verfügung, die sich auch für kleine und mittlere Unternehmen eignet und die sich auf macOS, Windows und iOS sowie im Browser auch auf Android nutzen läßt. FileMaker Pro Advanced ist dabei das Werkzeug, mit dem neue Datenbanken erstellt oder vorhandene Datenbanken erweitert werden können. Diese Software ist für macOS und Windows erhältlich und kostet ca. 550 Euro zzgl. 19% Mehrwertsteuer. FileMaker Pro Advanced enthält alle Werkzeuge, die für die Entwicklung und Erweiterung von Datenbanken erforderlich sind. Die Software enthält außerdem die Möglichkeit, geöffnete FileMaker-Datenbanken für bis zu vier weitere Benutzer im Netzwerk zur Verfügung zu stellen. Die Datenbanken können dann entweder mit FileMaker Go auf einem iPhone oder iPad oder auf Windows oder Mac mit einer weiteren FileMaker-Pro-Advanced-Lizenz geöffnet werden.

Starter-Lösungen für die ersten Schritte

FileMaker Pro Advanced enthält mehr als 20 Starter-Lösungen zu verschiedenen Verwendungszwecken, die problemlos an individuelle Anforderungen angepaßt und erweitert werden können. Bei allen Starter-Lösungen handelt es sich um fertige FileMaker-Datenbanken mit allen benötigten Datentabellen, Scripten sowie einer ansprechenden Benutzeroberfläche. FileMaker Pro Advanced 17 enthält Starter-Lösungen aus folgenden Themengebieten:

• Anlagen
• Aufgaben
• Ausgabenbericht
• Content Management
• Event-Management
• Forschungsnotizen
• Inventar
• Kontakte
• Kostenvoranschläge
• Meetings
• Personaldaten
• Produktkatalog
• Projekte
• Rechnungen
• Ressourcenplanung
• Zeitabrechnung

Individuelle Daten und Prozesse in FileMaker abbilden

Um FileMaker dafür zu nutzen, individuelle Daten und Prozesse abzubilden, sollte zunächst der vollständige Prozess mit allen erforderlichen Daten schriftlich dokumentiert werden. Sobald eine solche Dokumentation vorliegt, kann sofort damit begonnen werden, die Datenstruktur und den Prozess in FileMaker zu implementieren:

• Erstellung aller benötigten Datentabellen und Felder. FileMaker eignet sich für die Speicherung von Texten, Zahlen, Bildern, Videos und beliebiger Dokumente. Darüber hinaus stehen Feldformate für Datum, Uhrzeit, Zeitstempel sowie beliebige Formeln zur Verfügung, die in Echtzeit berechnet werden können.
• Verknüpfungen zwischen Tabellen. Datenbanken sind i.d.R. relational aufgebaut, d.h. sie bestehen aus verschiedenen Datentabellen, die über einen eindeutigen Schlüssel miteinander verknüpft sind. Sollen beispielsweise beliebig viele Ansprechpartner zu einem Firmendatensatz gespeichert werden, verwendet man zwei Tabellen (Firma und Ansprechpartner), die meist über die Firmen-ID miteinander verknüpft werden.
• Erstellung der Benutzeroberfläche. FileMaker Pro Advanced enthält einen leistungsfähigen Layout-Editor, mit dem auch komplexe Benutzeroberflächen erstellt werden können. Werden Feldbezeichnungen und Beschriftungen in einer Datenbank gespeichert, können auch mehrsprachige Benutzeroberflächen erstellt werden, die je nach Einstellung in einer anderen Sprache angezeigt werden.
• Programmierung von Scripten. Neben der Benutzeroberfläche werden Scripte dafür benötigt, beliebige Prozesse in einer FileMaker-Datenbank zu automatisieren. Der in FileMaker integrierte Script-Editor ist sehr leistungsfähig und erlaubt die objektorientierte Programmierung mit Teilscripten und Script-Parametern. Umfangreiche Auswertungsscripte können auch (auf Wunsch zu definierbaren Zeitpunkten) auf dem Server ausgeführt werden.

Datenbanklösung im laufenden Betrieb erweitern

Einer der Vorzüge von FileMaker ist, daß Datenbanken auch im laufenden Betrieb beliebig erweitert werden können. Auch wenn die Datenbank bereits auf einem Server für die gemeinsame Nutzung freigegeben wurde, können, währenddessen problemlos weitere Datentabellen, Felder, Layouts oder Scripte erstellt oder vorhandene Objekte bearbeitet werden. Die Änderungen stehen daraufhin sofort für alle verbundenen Benutzer zur Verfügung.

Der Einsatz von FileMaker in der Praxis

Lokale Nutzung von FileMaker-Datenbanken

FileMaker-Datenbanken können in der Praxis sehr flexibel eingesetzt werden. Der Klassiker ist sicherlich die Nutzung einer lokalen Datenbank mit FileMaker Pro (Advanced). Hierzu wird einfach eine FileMaker-Datenbank mit FileMaker Pro (Advanced) geöffnet und kann auf dem Entsprechenden Arbeitsplatz sofort lokal genutzt oder bearbeitet werden.

Nutzung von FileMaker Pro im Netzwerk per Sharing

Doch FileMaker Pro (Advanced) kann noch mehr, unterstützt nämlich auch die Freigabe von FileMaker-Datenbanken für bis zu vier weitere Benutzer im Netzwerk im Peer-to-Peer-Verfahren. Wird die Sharing-Option in einer geöffneten FileMaker-Datenbank aktiviert, kann die Datenbank auf einem anderen Mac- oder Windows-Computer mit FileMaker Pro oder auf einem iOS-Gerät mit FileMaker Go geöffnet und bearbeitet werden.

Vorteile

• Einfache und schnelle Einrichtung zur gemeinsamen Nutzung der Datenbanken im Netzwerk
• Lokale Speicherung der Daten, die nicht auf einen Fremdserver übertragen werden (DSGVO)
• Host-Computer kann auch als Arbeitsplatz verwendet werden
• Günstiger Einstiegspreis

Nachteile

• Beschränkung auf bis zu vier weitere gleichzeitige Zugriffe
• Keine Zeitpläne und Erstellung automatischer Backups
• Host-Computer muß Datenbanken gestartet haben, damit andere darauf zugreifen können
• Keine Bereitstellung der Datenbanken über FileMaker WebDirect

Technische Daten von FileMaker Pro Advanced

Gemeinsame Nutzung im Netzwerk mit FileMaker Server

Ab vier oder fünf gleichzeitigen Zugriffen ist für die Bereitstellung der Datenbanken im Netzwerk die Nutzung von FileMaker Server empfehlenswert. FileMaker Server läuft auf macOS- oder Windows-Computern und kann FileMaker-Datenbanken für Benutzer auf Mac oder Windows sowie iOS oder WebDirect freigeben. Je nach Einsatzzweck kann FileMaker Server entweder auf einem Computer im lokalen Netzwerk oder auf einem Server im Internet genutzt werden. Darüber hinaus können die Datenbanken auch für die Nutzung einer ODBC-Schnittstelle oder zur Implementierung via PHP auf Websites (Custom Web Publishing) freigegeben werden.

FileMaker Server unterstützt dabei je nach Server-Hardware maximal zwischen 500 und 2.000 gleichzeitige Verbindungen. FileMaker Server zeichnet sich durch eine einfache Installation und Administration aus und bietet eine sichere und verschlüsselte Verbindung mit SSL-Zertifikat. Die Software enthält ein Zeitplan-Management zur automatischen Ausführung von Backups oder beliebigen Scripten der Datenbank. FileMaker Server 17 enthält eine neue Admin-Konsole, mit der die eigenen Datenbanklösungen auf einfache Weise verwaltet werden können.

Vorteile

• Professionelle und nachhaltige Lösung für den gemeinsamen Zugriff auf die Datenbanken
• Lokale Speicherung der Daten, die nicht auf einen Fremdserver übertragen werden (DSGVO)
• In der Praxis keine Beschränkung auf die mögliche Anzahl gleichzeitiger Zugriffe
• Zeitpläne für die Ausführung automatischer Backups oder von Scripten
• Bereitstellung der Datenbanken für FileMaker, WebDirect, PHP und ODBC/JDBC
• Übersichtliche Admin-Konsole zur Verwaltung der freigegebenen Datenbanken

Nachteile

• Höhere Investitionskosten als Peer-to-Peer-Lösung
• Benötigt dedizierten Server, der nicht als Arbeitsplatz verwendet werden sollte.

Technische Daten von FileMaker Server

Gemeinsame Nutzung über FileMaker Cloud

Zusammen mit Amazon Web Services bietet FileMaker seit einiger Zeit die FileMaker Cloud an. Hierbei handelt es sich um ein extrem leistungsfähiges und skalierbares System mit sehr hoher Performance. FileMaker Cloud zeichnet sich durch minimalen administrativen Aufwand, niedrige Einstiegskosten und unmittelbare Skalierbarkeit aus. Die Datenübertragung vom und zum Server erfolgt sicher über eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Mit der integrierten Admin-Konsole können die freigegebenen Datenbanken auf einfache Weise verwaltet werden. FileMaker Cloud enthält Funktionen zur automatischen Wartung und für automatische Datensicherungen.

Vorteile

• Einfache und schnelle Einrichtung zur gemeinsamen Nutzung der Datenbanken über die Cloud
• Weltweiter Zugriff über FileMaker Cloud möglich
• Admin-Konsole mit Zeitplänen für die Ausführung automatischer Backups und von Scripten
• Sehr hohe Performance aufgrund leistungsfähiger Server-Infrastruktur möglich

Nachteile

• Speicherung der Daten auf externen Servern von Amazon (DSGVO)
• Monatlicher Mietpreis für FileMaker Cloud/Amazon Web Services
• Keine Bereitstellung der Daten für Custom Web Publishing mit PHP/XML

Technische Daten von FileMaker Cloud

Komplettpakete für die Nutzung im Netzwerk als Jahreslizenz

FileMaker bietet seit einiger Zeit Komplettpakete als Jahreslizenz an, die sich für die Nutzung ab fünf gleichzeitigen Zugriffen über das Netzwerk eignet. Das Softwarepaket enthält alles, was für die Erstellung, gemeinsame Nutzung und den Zugriff auf eigene Datenbank-Anwendungen benötigt wird:

• FileMaker Server: Datenbanken auf bis zu 3 Servern bereitstellen
• FileMaker Pro Advanced: Erstellung und Nutzung von Datenbanken auf macOS und Windows
• FileMaker Go: Nutzung von Datenbanken auf iOS-Geräten
• FileMaker WebDirect: Nutzung von Datenbanken im Web-Browser
• FileMaker Data API: 2GB ausgehender Datentransfer pro Benutzer und Monat – jährlich

FileMaker und die gFM-Business ERP-Software

Die gFM-Business Professional ERP-Software basiert auf der FileMaker-Plattform und kann im Rahmen aller oben genannten Szenarien eingesetzt werden. In der Customizing- oder offenen Lizenz kann gFM-Business Professional mit FileMaker Pro Advanced auch im laufenden Betrieb für individuelle Anforderungen angepaßt oder erweitert werden.

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