gFM-Business: Kontoauszüge importieren aus Bank X

Als Unternehmer müssen sowohl Belege als auch Kontobewegungen permanent im Blick behalten werden. In vielen Fällen gestaltet sich das gar nicht so einfach: Die Kontoauszüge werden in der Onlinebanking-Software gespeichert, Rechnungen werden jedoch in einem anderen Programm erstellt, so dass es keine Beziehung zwischen den beiden Datenbeständen gibt.

So müssen Zahlungseingänge oftmals mühsam manuell erfasst werden, nicht selten sogar in mehreren Anwendungen oder Datenbanksystemen. Ist eine Schnittstelle vorhanden, geschieht der Datenaustausch oftmals mit umständlichem und fehleranfälligem Export und Import von Dateien. Das CRM- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business bringt beide Datenbestände zusammen: Die Software speichert alle Belege und kann Kontoauszüge aus anderen Onlinebanking-Programmen importieren, um Zahlungen automatisch zu identifizieren und verbuchen. Auf dem Mac ist dies mit den bekannten Banking-Programmen Bank X und MacGiro ganz einfach möglich – nämlich über die Zwischenablage. In diesem Artikel zeigen wir, wie es geht.

Kontoabgleich und Einträge markieren in Bank X

Bevor Kontoauszug-Einträge in gFM-Business Professional importiert werden, sollte zunächst ein Kontoabgleich in der Onlinebanking-Software Bank X durchgeführt werden. Daraufhin muss der letzte vormals importierte Kontoauszug gefunden werden, dies ist der oberste Eintrag im Kontoauszug von gFM-Business.

Beim erstmaligen Import können in Bank X alle Einträge des Kontoauszugs markiert werden. Wurden alle gewünschten Einträge des Kontoauszugs in Bank X markiert, werden diese nun einfach in die Zwischenablage kopiert, entweder durch die Tastenkombination [cmd – c] oder in der Menüleiste unter [Bearbeiten > kopieren].

Kontoauszüge einfügen in gFM-Business

Wurden die gewünschten Einträge des Kontoauszugs in die Zwischenablage kopiert, können sie direkt in gFM-Business importiert werden. Wechseln Sie dazu einfach in die Ansicht [Fakturierung > Kassenbuch > Bankbuchungen]. Wählen Sie nun die Funktion „Bank-Import“. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, in dem die Art des Imports sowie das passende Finanzkonto ausgewählt werden können.

Für den Import per Zwischenablage aus Bank X wählen Sie als Importart „Bank X aus Zwischenablage“. Wählen Sie nun noch das passende Finanzkonto aus und klicken zur Bestätigung auf die Schaltfläche [Importieren]. Alle in Bank X markierten Buchungen wurden nun in gFM-Business importiert und können verwendet werden. Der Import von Kontoauszügen in gFM-Business kann mit der ebenfalls für Mac OS X erhältlichen Onlinebanking-Software MacGiro auf identischem Weg erfolgen. gFM-Business verfügt außerdem über eine Schnittstelle zur Onlinebanking-Software StarMoney und kann Buchungen im MT940-Format importieren, das von den meisten Onlinebanking-Programmen unterstützt wird.

Zahlungen automatisch identifizieren

Wurden die Kontoauszüge erfolgreich in gFM-Business importiert, können Zahlungen von Rechnungsbelegen automatisch identifiziert und verbucht werden. Um eine Zahlung ausgehend von einem Rechnungsbeleg zu finden, rufen Sie einfach im Hauptmenü oder in der Rechnungsliste die offenen Posten auf.

Rufen Sie die Rechnung auf, zu der Sie eine Zahlung identifizieren möchten und wählen Sie die Funktion [Zahlung finden]. Wenn gFM-Business eine passende Zahlung auf einem Finanzkonto gefunden hat, erscheint eine entsprechende Meldung, die den Buchungstext und den Betrag der gefundenen Zahlung enthält.

Prüfen Sie im Dialog anhand der Rechnungsnummer, des Betrages oder des Absenders, ob die Zahlung des Kontoauszugs mit der aufgerufenen Rechnung übereinstimmt. Bei Übereinstimmung klicken Sie auf die Schaltfläche [Korrekt], um die Zahlung zur aufgerufenen Rechnung einzubuchen. Sollte keine Zahlung gefunden worden sein oder die Zahlung nicht mit dem Rechnungsbeleg übereinstimmen, klicken Sie auf [Abbrechen]. gFM-Business kann ca. 95% aller Zahlungen automatisch zuweisen, bei abweichenden Beträgen oder falschem Verwendungszweck kann die automatische Erkennung jedoch nicht grundsätzlich alle Buchungen finden.

Zahlungen manuell zuordnen

Sollte eine Buchung des Kontoauszugs nicht automatisch ausgehend von einer Rechnung zugeordnet werden können, kann diese direkt im Kontoauszug manuell einer Rechnung zugewiesen werden. Rufen Sie dazu einfach unter [Fakturierung > Kassenbuch > Bankbuchungen] die Funktion [Rechnung zuordnen] aus. Daraufhin erscheint ein Dialog, in dem eine Rechnung aus den offenen Posten ausgewählt werden kann, um diese der ausgewählten Zahlung auf dem Kontoauszug zuzuordnen.