8.1 Kunden > Übersicht

8.1 Kunden > Übersicht

In der Maske Kunden > Übersicht werden die wichtigsten Daten eines Kontakt-Datensatzes in einer Übersicht angezeigt. Die Übersicht wurde in zwei Spalten aufgeteilt – in der linken Spalte befindet sich der Adreßstamm, in dem die für den aktuellen Datensatz markierte Standardadresse angezeigt wird. In der rechten Spalte befinden sich die Stammdaten sowie folgende weitere  Registerschaltflächen:

Einige im Video beschriebene Funktionen ggf. erst ab gFM-Business Light/Pro verfügbar.

• Details:  Angaben zur Abrechnung von Dienstleistungen und den primären Ansprechpartner.
• Selektionen: Enhält vier freie Selektionsfelder, deren Basis-Wertelisten unter Einstellungen > Vorgaben > Wertelistenvorgegeben werden können.
• Felder: In diesem Register befinden sich alle eingerichteten frei definierbaren Felder für den Kundenstamm. Es können bis zu zwanzig freie Felder mit individuellen Eingabetypen definiert werden.
• Medien: Speichern Sie in diesem Register bis zu sechs wichtige Dokumente direkt im Kundendatensatz. Für jedes Dokument kann ein separater Titel angegeben werden. Um ein neues Dokument einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das jeweilige Medienfeld und wählen die Funktion [Datei einfügen] aus.
• Anfahrt: Enthält einen Google-Maps Anfahrtsplan für alle im aufgerufenen Kundendatensatz gespeicherten Adressen.

Bei Erfassung eines neuen Kundendatensatzes wird die in der Maske Allgemeines – Übersicht eingetragene Adresse automatisch als Standardadresse erfaßt.

8.1.1 Felder in Kunden > Übersicht – Stammdaten

• Anrede (Herr, Frau, Firma)
• Kundennummer (automatisch generierte Kundennummer)
• Firma/Name (Firmenname oder Nachname)
• Firma/Vorname (2. Zeile Firmenname oder Vorname)
• Straße/Hausnr. (Anschrift des Kunden)
• Land/PLZ/Ort (Land, Postleitzahl und Ort des Kunden)
• Telefon, Telefax (Telefon- und Telefaxnummer des Kunden)
• E-Mail, Internet-URL (Telefaxnummer des Kunden)
• Briefanrede (Briefanrede für die Verwendung in Korrespondenz)
• Konto/BLZ/BIC/IBAN/Bankinstitut (Bankverbindung des Kunden)
• Branche (freies Textfeld für Branche des Kunden)
• Kundenart (Standard: Interessent, Kunde, Lieferant, Werbung. Kann angepasst werden)
• Klassifizierung (Klassifizierung des Kunden nach A, B und C)
• Akquisiteur/Betreuer (Akquisiteur und Betreuer des Kunden)
• Fibu Kunde/Fibu Lieferant (Konto in Finanzbuchhaltung für Kunde oder Lieferant)
• MwSt.-Satz (Mehrwertsteuersatz)
• Kreditlimit/Bonitätsindex (Kreditlimit und Bonitätsindex des Kunden aus Wirtschaftsauskunft)
• USt.-ID (Umsatzsteuer-ID des Kunden)
• Zahlungsart (Standard-Zahlungsweise für Rechnungen)
• Statusfelder (Mahnen, Liefersperre oder ohne Mehrwertsteuer für Auslandskunden)
• Bemerkungen (freies Textfeld für Bemerkungen)
• Währung (Standard-Währung des aufgerufenen Kunden für Belege)
• Kundenverzeichnis (Für jeden Kunden kann ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk angegeben werden, in das zum Kunden zugehörige Dokumente gespeichert werden können. Mit Klick auf die Schaltfläche vor dem Feld kann das entsprechende Verzeichnis ausgewählt werden. Mit Klick auf den Feldinhalt wird das entsprechende Verzeichnis im Finder (Mac) oder Windows Explorer (Windows) geöffnet. Ein Klick auf die Löschen-Schaltfläche entfernt das Verzeichnis wieder aus dem aufgerufenen Kunden.)

8.1.2 Felder in Kunden > Übersicht – Selektionen

• Freies Selektionsfeld 1 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
• Freies Selektionsfeld 2 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
• Freies Selektionsfeld 3 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
• Freies Selektionsfeld 4 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)

8.1.3 Felder in Kunden > Übersicht – Anfahrt

• Adress-Nummer – dient zur Auswahl der Adresse, deren Anfahrtsplan angezeigt werden soll
• Zoomstufe – Mit den beiden Schaltflächen links und rechts neben der Anzeige der Zoomstufe kann die Zoomstufe der aktuell angezeigten Google-Maps Karte angepasst werden.

8.1.4 Funktionen in Kunden > Übersicht

Alle datensatzbezogenen Funktionen befinden sich unten links in der Funktionsschaltfläche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt.

• Neuer Kunde – Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden.
• Neue Adresse – Öffnet eine Dialogbox, um einen neuen Adress-Datensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden bei der Anlage einer neuen Adresse automatisch gepflegt.
• Neue Dienstleistung – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Dienstleistung in der Zeiterfassung anzulegen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Bei der Auswahl von Artikelnummern erscheinen alle Artikel, die in der Artikelverwaltung als Dienstleistungs-Artikel markiert sind.
• Neues Dokument (Brief, Telefax, E-Mail) – Dient zum Erfassen eines neuen Dokuments an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Dokument im Modul Korrespondenzangelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neues Seriendokument – Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Datensätze suchen, selektieren und sortieren“. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwendende Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kunden-datensatz ein entsprechendes Dokument erstellt.
• Neues Angebot – Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neuer Auftrag – Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Gutschrift – Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Rechnung – Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Statistik aktualisieren – Mit dieser Funktion wird die Kundenbezogene Statistik nach einer Abfrage wahlweise für den aktuellen Datensatz oder für alle aufgerufenen Datensätze aktualisiert. Je nach Datenbestand kann diese Funktion einige Zeit in Anspruch nehmen.
• Daten importieren – Mit dieser Funktion können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden. Der Import kann entweder aus einer externen Datei (z.B. Excel, CSV usw.) oder aus einem unter [Einstellungen > Onlineshops] eingerichteten Onlineshop erfolgen.
• Kunden löschen – Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden.

8.1.6 Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Übersicht

• Telefon > Rückwärtssuche– Rückwärtssuche der eingetragenen Telefonnummer im Web.
• Telefon > Telefonnummer wählen– Wählt die eingetragene Telefonnummer, wenn gFM-Business mit einer Telefonanlage verbunden ist (nur Windows)
• Telefon > Zwischenablage– kopiert die eingetragene Telefonnummer in die Zwischenablage
• Telefax > Rückwärtssuche– Rückwärtssuche der eingetragenen Telefaxnummer im Web.
• Telefax > Telefaxnummer wählen– Wählt die eingetragene Telefonnummer, wenn gFM-Business mit einer Telefonanlage verbunden ist (nur Windows)
• Telefax > Zwischenablage– kopiert die eingetragene Telefonnummer in die Zwischenablage
• E-Mail/URL aufrufen– Verfaßt eine E-Mail oder ruft die entsprechende URL im Internet auf.

8.2 Daten importieren aus externen Datenquellen

Mit der Funktion [Daten importieren] können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden. Der Import kann entweder aus einer externen Datei (z.B. Excel, CSV usw.) oder aus einem unter [Einstellungen > Onlineshops] eingerichteten Onlineshop erfolgen.

Für den Import von Kunden aus dem Onlineshop stehen im CRM-Modul [Kunden] im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung.  Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierte Kunden zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Kunden. Im neuen Fenster werden alle Kunden angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Bereits importierte Kunden werden im Importfenster blau hinterlegt, und die Kunden-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf die Kunden-ID kann ein bereits bestehender Kunde direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Importieren] werden alle ausgewählten Einträge mit allen im Shop erfassten Adressen in das CRM von gFM-Business importiert.