gFM-Business 5.0 ERP-Software mit vielen neuen Funktionen veröffentlicht

Heute haben wir die gFM-Business ERP-Software für Mac, Windows und Apple iOS in aktualisierter Version 5.0 veröffentlicht. Die neue Version enthält viele neue Funktionen wie z.B. die Unterstützung von ZUGFeRD/xRechnung, Swiss-QR, die neue Personalverwaltung oder die Fähigkeit zur Verwaltung mehrerer Mandanten in der Professional-Variante. gFM-Business 5.0 enthält ein vollständiges neues Layout-Set mit Master-Detail-Ansichten aller Masken, die eine getrennte Ansicht verschiedener Mandanten pro Benutzer erlauben. Die neuen Bildschirmmasken enthalten eine Listen- und Formularansicht in einem Fenster – Datensätze können einfach über ein Suchfeld in der Liste gefiltert werden. Mit Klick auf einen Eintrag in der Liste werden im Formularbereich alle Daten des gewählten Eintrags angezeigt. Auch im Rahmen der Master-Detail-Layouts kann auf alle Felder inklusive Abfrage-Funktion nach Datensätzen gesucht werden. gFM-Business 5.0 enthält außerdem einige Optimierungen, Fehlerkorrekturen und Aktualisierungen – so wurde z.B. die Anbindung an StarFace-Telefonanlagen aktualisiert. Im folgenden finden Sie alle Informationen zur neuen gFM-Business 5.0 ERP-Software.

Mehrere Mandanten verwalten mit gFM-Business Professional

gFM-Business Professional und die darauf basierende Custom- und offene Lizenz enthalten in der neuen Version die Möglichkeit, mehrere Mandanten bzw. eigene Firmen zu verwalten. Im Modul [Einstellungen > Firmenstamm] können ab sofort weitere Mandanten hinzugefügt werden, deren Firmenstammdaten dann in der linken Spalte in den entsprechenden Feldern eingetragen werden können. Die Auswahl eines aktiven Mandanten erfolgt im Bereich „Mandanten“, indem der gewünschte Mandant angeklickt und damit ausgewählt wird.

Firmenstamm und Nummernkreise pro Mandant

Neben den Firmenstammdaten werden im Modul [Einstellungen > Vorgaben] unter der Schaltfläche [Nummernkreise] für jeden Mandanten jeweils eigene Nummernkreise verwaltet. Die Nummernkreise können pro Mandanten jeweils unterschiedliche Formatierungen aufweisen.

Daten getrennt nach Mandanten verwalten

Neben den gewohnten herkömmlichen Formular-Bildschirmmasken enthält gFM-Business Professional 5.0 ein vollständiges neues Layout-Set mit Master-Detail-Layouts aller Module. Weisen Sie einem Benutzer die Nutzung von Master-Detail-Layouts zu, damit der Benutzer nur auf die Daten eines bestimmten Mandanten zugreifen kann. Für „Super-User“ stehen nach wie vor die gewohnten Formularansichten zur Verfügung, die die Bearbeitung von Daten aller Mandanten erlaubt.

Wählen Sie Datensätze in Master-Detail-Layouts auf einfache Weise aus, indem Sie einfach in der Liste am linken Fensterrand den gewünschten Datensatz anklicken. Filtern Sie Einträge in der Liste durch Suchbegriffe im Suchfeld über der Liste oder führen Sie umfangreichere Selektionen auf alle Felder durch. Mit vorhandener Benutzerberechtigung kann mit den Symbolen unter der Listenansicht in der linken Spalte zwischen der herkömmlichen Formularansicht und der Master-Detail-Ansicht umgeschaltet werden.

Master-Detail-Layouts in der Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung können Sie im Modul [Einstellungen > Benutzer > Allgemein] für jeden Benutzer angeben, mit welchem Mandanten er sich an der Software anmelden soll. Der hier angegebene Mandant wird bei dem entsprechenden Benutzer dann standardmäßig in allen Dialogen eingesetzt, und wenn die Anzeige für den Benutzer auf Master-Detail-Layouts eingestellt ist, kann der Benutzer ausschließlich die Daten des hier eingestellten Mandanten sehen und bearbeiten.

In der Benutzerverwaltung haben wir unter dem Register [Einstellungen] alle anzeigebezogenen Einstellungen in der Popovertaste [Erscheinungsbild] zusammengefaßt. In diesem Popoverfenster können Sie für jeden Benutzer angeben, welche Ansichten erlaubt sind und in welcher Ansicht der Benutzer die Software starten soll.

Mit der herkömmlichen Formularansicht kann auf alle Daten aller Mandanten zugegriffen werden. Mit der Master-Detail-Ansicht werden nur die Daten des dem Benutzer im Register [Allgemein] zugewiesenen Mandanten angezeigt. Sind für einen Benutzer beide Arten der Ansichten erlaubt, können die Ansichten mit den Symbolen unter der Datensatzliste umgeschaltet werden. Ist nur die Master-Detail-Ansicht erlaubt, kann nicht zwischen den beiden Ansichten umgeschaltet werden.

Unternehmensstatistik um Mandantenauswahl erweitert

Im Modul [Unternehmen] wurden die Jahres-, Monats- und Wochenstatistiken um die Auswahl eines Mandanten erweitert. Ab sofort befindet sich in der oberen Zeile ein weiteres Auswahlfeld „Mandant“, in dem der gewünschte Mandant ausgewählt werden kann.

Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn es mehr als einen Mandanten gibt. Nach Auswahl eines Mandanten ändert sich die Anzeige automatisch, und es werden alle Daten des ausgewählten Mandanten angezeigt. Mit Klick auf die [Löschen]-Schaltfläche rechts neben dem Auswahlfeld kann die Auswahl deaktiviert werden, so daß wieder die Daten aller Mandanten angezeigt werden.

Personalverwaltung im Modul [Unternehmen]

Mit der neuen Personalverwaltung in gFM-Business Light und Professional können Sie für jeden Mandanten getrennte Personen als Personal verwalten (Mandanten nur Professional). In den Stammdaten können Sie detaillierte Angaben zu Adressdaten, zur Beschäftigung im Unternehmen, Bankverbindung, Versicherungsdaten und zu vermögenswirksamen Leistungen hinterlegen. Nutzen Sie bis zu zehn Freifelder zur eigenen Verwendung. Speichern Sie ein Foto zum Mitarbeiter und nutzen Sie einen beliebigen Artikel aus der Artikelverwaltung für die Abrechnung von Provisionen für den Mitarbeiter.

Zu jedem Mitarbeiter können im Register [Dateien] beliebige Dateien wie z.B. Verträge oder andere Dokumente gespeichert werden. Im Register [Korrespondenz] werden alle Dokumente aus dem Modul [Korrespondenz] aufgelistet, die dem Mitarbeiter zugeordnet wurden. Unter dem Register [Aktionen] befindet sich eine Aktionschronik, die wie im CRM-Modul für Kunden hier für den Mitarbeiter erstellt werden kann. Hinterlassen Sie hier z.B. Telefon-Notizen, die Sie im Rahmen eines Telefongesprächs mit dem Mitarbeiter speichern möchten. Im Register [Ereignisse] werden automatisch alle Ereignisse zu eingetragenen Daten oder ausgeführten Funktionen zum Mitarbeiter protokolliert.

Personalbogen und Personalliste als neue Drucklayouts

In der Drucklayout-Datei stehen für die Personalverwaltung im Modul [Unternehmen] mit dem Personalbogen und der Personalliste zwei neue Drucklayouts zur Verfügung.

Verwenden Sie die neuen Drucklayouts als Basis und erweitern diese optional mit FileMaker Pro um weitere Daten oder erstellen Sie auf deren Basis neue Drucklayouts zur eigenen Verwendung. Die neuen Drucklayouts stehen standardmäßig in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung.

Provisionsabrechnung für Mitarbeiter in der Personalverwaltung

Unter dem Register [Provisionen] kann ein Mitarbeiter als Provisionär für beliebige Firmen aus dem CRM-Modul [Kunden] definiert werden. Geben Sie hierbei den Provisionstypen (Absolut oder Prozentsatz) und einen entsprechenden Wert an. Werden für das jeweilige Unternehmen Rechnungen geschrieben, wird automatisch ein Provisionssatz für den Mitarbeiter erzeugt, wenn der Mitarbeiter Provisionär für das Unternehmen ist. Alle Provisionen können in beliebigen Zeiträumen jederzeit automatisiert über das Faktura-Modul abgerechnet werden.

Bei der Provisionsabrechnung können mehrere Provisionen (alle ungebuchten oder alle markierten) gleichzeitig abgerechnet werden. Im Rahmen der Funktion [Abrechnen] werden alle noch nicht gebuchten oder manuell markierten Provisionen in einen neuen Beleg des Faktura-Moduls eingetragen. In den Personal-Stammdaten kann aus der Artikelverwaltung ein beliebiger Artikel definiert werden, der für die Provisionsabrechnung des Mitarbeiters verwendet werden soll.

Personalplanung mit dem Kalendermodul

Unter dem Register [Kalender] kann für jeden Mitarbeiter ein Kalender geführt werden, der Termine in Kategorien wie Urlaub, Fortbildung oder Krankheit speichern kann. In der Übersichtsliste werden alle Termine standardmäßig in absteigender Reihenfolge angezeigt.

Mit Klick auf einen Termin in der Übersichtsliste öffnet sich ein Popoverfenster mit der Detailansicht und Google Maps Anfahrtsplan, sofern der Termin einen Ort enthält. Im Popoverfenster können alle Angaben des Termins bearbeitet werden, und der Termin kann per Mausklick in den Apple Kalender oder zu Microsoft Outlook übertragen werden. Alle hier eingetragenen Termine können auch in der Gesamtansicht des Kalendermoduls angezeigt werden.

Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD und xRechnung

Die gFM-Business 5.0 Professional ERP-Software unterstützt ab sofort die Erstellung signierter elektronischer Rechnungen nach dem ZUGFeRD- bzw. xRechnung-Standard. Dabei werden die PDF-Dateien der Rechnungs- und Gutschriftsbelege mit einer Signatur und einer eingebetteten XML-Datei versehen, in der die Rechnungsdaten zusätzlich in strukturierter digitaler Form gespeichert sind. Wenn es sich bei einem Auftraggeber um eine Bundesbehörde oder andere öffentliche Auftraggeber handelt, ist die Erstellung von Rechnungen in elektronischer Form seit dem 27. November 2020 vorgeschrieben.

Unterstützung mehrerer Formate für elektronische Rechnungen

Unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] kann unten in der rechten Spalte angegeben werden, ob Rechnungen und Gutschriften als elektronische Rechnung erzeugt werden sollen. Dabei kann in der aktuellen Version zwischen folgenden Formaten ausgewählt werden:

• Factur-X Invoice
• ZUGFeRD 1.0 Comfort
• ZUGFeRD 2.0 Basic
• ZUGFeRD 2.0 EN16931
• ZUGFeRD 2.1 Basic
• ZUGFeRD 2.1 EN16931

Ist die Funktion [Export als eRechnung] aktiviert, werden alle Rechnungen und Gutschriften automatisch im ausgewählten Format exportiert. Die PDF-Dateien können weiterhin wie gewohnt mit Programmen wie Apple Vorschau oder Adobe Acrobat Reader geöffnet werden.

Elektronische Rechnungen mit Swiss-QR

gFM-Business 5.0 unterstützt die Erstellung elektronischer Rechnungen nach dem Swiss-QR-Standard und enthält dafür ein Drucklayout nach dem ISO-20022-Standard. Mit FileMaker Pro kann dieses Drucklayout als Basis zur Erstellung weiterer Rechnungslayouts mit Swiss-QR verwendet werden.

Rechnungen im Modul „Faktura“ kann ab sofort ein Bankkonto zugewiesen werden, auf das die Zahlung der Rechnung zu leisten ist. Bei Bedarf kann dieses Bankkonto mit FileMaker Pro auch als Fußzeile im Rechnungsbeleg verwendet werden, so daß sich die angegebene Bankverbindung je nach eingestelltem Konto ändert.

Die Funktion „Swiss-QR“ kann unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] aktiviert werden, siehe vorletzter Screenshot bei der Einstellung zu elektronischen Rechnungen. Bankverbindungen für Eigenkonten, die unter [Einstellungen > Firmenstamm > Bankverbindungen] eingetragen werden können, enthalten nun die beiden neuen Felder „ESR Teilnehmer-Nr.“ und „ESR Identifikations-Nr.“.

Im Modul [Faktura > Rechnungen] erscheint nach Aktivierung der Funktion ein Barcode-Symbol neben dem Feld „Eigenkonto“, über das per Mausklick ein Popoverfenster für alle Swiss-QR-Details geöffnet werden kann. Alle Werte können in diesem Popover-Fenster bearbeitet werden, ein Klick auf den QR-Code aktualisiert die Grafik des Codes.

Neues Drucklayout „Rechnung Swiss-QR-Code ISO 20022“

Im Modul „Rechnungen“ steht ab sofort das neue Drucklayout „Rechnung Swiss-QR-Code (ISO 20022) zur Verfügung. Erstellen Sie mit FileMaker Pro auf Basis dieses Drucklayouts beliebige weitere Drucklayouts für Rechnungen.

Beliebige Dokumentverknüpfungen im Drucksystem

gFM-Business 5.0 wird ein erweitertes Drucksystem enthalten, das die Verknüpfung mehrerer Dokumente untereinander erlaubt. Mit dieser Funktion ist es möglich, z.B. mehrseitige Angebote zu erstellen, die intern aus mehreren Dokumenten bestehen und nach Erzeugung wieder zu einem Dokument zusammengefaßt werden.

Im Modul [Einstellungen > Drucklayouts] können künftig im Feld [Dokumentanhänge] weitere Dokumente angegeben werden, die zum jeweiligen Dokument erstellt werden sollen. Dabei erfolgt die Reihenfolge der Erstellung in der Reihenfolge der Eingabe. Dokumentverknüpfungen können systemweit in allen Modulen verwendet werden.

Wurden einem Drucklayout weitere verknüpfte Drucklayouts zugewiesen, können diese bei der Auswahl im „Drucken“-Dialog direkt ausgewählt werden, um automatisch mitgedruckt zu werden.

Kleine Verbesserungen und Fehlerkorrekturen

Das Upgrade auf gFM-Business 5.0 enthält zahlreiche kleinere Verbesserungen und Fehlerkorrekturen. So wurden systemweit alle Druckdialoge optisch verbessert und einige Feldbeschriftungen korrigiert.

Zeit sparen durch schnelle Neuberechnung der Statistik

Für die Unternehmensstatistik wurde die Aktualisierung der Daten erheblich beschleunigt. Alleine die Berechnungen konnten ca. um den Faktor 5 beschleunigt werden. Die Aktualisierung erfolgt bei der normalen Aktualisierung ab sofort automatisch inkrementell, so dass nur noch neu hinzugekommene Daten aktualisiert werden. Dabei wird im Hauptmenü und im Statistikmodul jeweils das Datum angezeigt, zu dem die Daten zuletzt aktualisiert wurden. Mit Klick auf das letzte Aktualisierungsdatum kann das Datum zurückgesetzt werden, um eine neue Gesamtberechnung zu starten.

Bei Nutzung im Netzwerk mit FileMaker Server wird die Aktualisierung der Statistik automatisch auf dem Server ausgeführt, um den Vorgang noch weiter zu beschleunigen.

Im Modul [Faktura] wurde in Angeboten die Erstellung von Alternativpositionen korrigiert. In den Faktura-Modulen [Rechnungen] und [Gutschriften] wurde die Anzeige stornierter Belege verbessert. Stornierte Belege sind nun auch im Hauptmenü unter dem Register [Vorgänge] optisch sichtbar. Die Berechnung von Rabatten wurde in allen Belegarten verbessert.

Die Anbindung an STARFACE Telefonanlagen wurde aktualisiert. Im Modul [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] ist die Bearbeitung von Kalkulationsvorlagen wieder möglich. Im Modul [Einstellungen] wurde die Aktivierung der Dokumentarchivierung korrigiert.

Versionshistorie gFM-Business 5.0

• Systemweit – Mandantenfähigkeit integriert in alle Datenmodule und in Benutzerverwaltung. Alle Formularlayouts als Master-Detail-Layouts zur getrennten Anzeige von Daten nach Mandanten integriert.
• Systemweit – Druckdialog optisch verbessert und Funktion „Dokumentanhang“ für zusammenhängende Dokumente integriert
• Unternehmen – Neues Modul [Personal], mandantenfähige Personalverwaltung mit Speichermöglichkeit von Dateien, Dokumenten und Aktionen, Provisionen und Provisionsabrechnung, Kalender und Ereignisse.
• Unternehmen – Statistik erweitert um Mandanten-Auswahl, Statistik entweder gesamt oder pro Mandanten aufrufbar
• Unternehmen/Hauptmenü: Aktualisierung der Statistik beschleunigt
• Faktura – Integration elektronischer Rechnungen mit Unterstützung von ZUGFeRD und Factur-X
• Faktura – Integration elektronischer Rechnungen mit Unterstützung von Swiss-QR mit Basis-Drucklayout
• Faktura – Kontextsensitive Funktion „Alternativposition“ korrigiert.
• Faktura – Kennzeichen für Stornobelege in Modulen [Rechnung] und [Gutschrift] sowie [Hauptmenü > Vorgänge] optisch hervorgehoben.
• Faktura – Berechnung bei Eingabe von Rabatten optimiert.
• Einstellungen – Fehler im Feld „Dokumente archivieren“ behoben, bei dem Feld nicht umgeschaltet werden konnte.
• Einstellungen – Fehler unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] behoben, Schaltfläche für Kalkulationsvorlagen wurde nicht angezeigt.
• Einstellungen – Anbindung an STARFACE Telefonanlagen aktualisiert.