Kunden erfassen und verwalten im CRM

Die in gFM-Business integrierte Kundenverwaltung bietet eine Fülle an Funktionen, um Kunden, Lieferanten und Interessenten in einem Modul auf übersichtliche Weise zu verwalten. Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie Kontakte in gFM-Business erfassen und verwalten können.

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie im CRM von gFM-Business neue Kunden erfassen und verwalten können. Außerdem zeige ich Ihnen, welche weiteren Daten Sie zu einem Kunden speichern können.

Nach dem Start von gFM-Business öffnet sich das Hauptmenü. Alle Module der Kundenverwaltung sind in blauer Farbe markiert und befinden sich in der linken Spalte des Hauptmenüs. Für den Aufruf der Kundenverwaltung klicken Sie auf die Schaltfläche [Kundenliste] oder [Kunden].

Um einen neuen Kunden zu erfassen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol [Neu]. Tragen Sie im folgenden Dialog alle gewünschten Daten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [Neuer Kunde]. Der neue Kundendatensatz wird nun in gFM-Business angelegt.

  • In der Maske [Übersicht] wird in der linken Spalte [Adreßstamm] die Standardadresse des aufgerufenen Kunden angezeigt. Nach der Erfassung eines neuen Kunden wird die erste Adresse automatisch als Standardadresse markiert. Im Register [Stammdaten] in der rechten Spalte können Sie alle Eckdaten des Kunden wie die Kundenart, Klassifizierung, Akquisiteur, Buchungskonten, Mehrwertsteuersatz, Umsatzsteuer-ID usw. pflegen.
  • Im Register [Details] können Sie eine Preisgruppe und Lieferanten-Nummer für den aufgerufenen Kunden sowie abrechnungsrelevante Daten für die Erfassung von Dienstleistungen in der Zeiterfassung festlegen. Als primärer Ansprechpartner wird die Kontaktperson angezeigt, die im Modul [Kontakte] als Standard markiert wurde.
  • Das Register [Selektionen] enthält vier freie Selektionsfelder, deren Wertelisten und Titel Sie unter [Einstellungen – Vorgaben Wertelisten] festlegen können. Diese Felder dienen dazu, Kunden auf schnelle Art und Weise nach bestimmten Kriterien klassifizieren und selektieren zu können.
  • Im Register [Felder] befinden sich weitere frei definierbare Felder, deren Titel, Wertelisten und Eingabetypen unter [Einstellungen – Vorgaben – Felder] vorgegeben werden können.
  • Speichern Sie im Register [Medien] bis zu sechs wichtige Dokumente in Bezug auf den Kunden wie zum Beispiel Vertragsunterlagen oder Vereinbarungen.
  • Im Register [Dateien] können Sie beliebig viele externe Dateien zu einem Kunden speichern. Zu jeder Datei können beliebige Bemerkungen erfaßt werden. Mit Klick auf die obere graue Zeile eines Eintrags öffnet sich ein Vorschaufenster des entsprechenden Dokuments. Mit Klick auf das Vorschaufenster wird das Dokument in einem externen Programm wie z.B. Vorschau oder Acrobat Reader geöffnet.
  • Im Modul [Adressen] können Sie beliebig viele weitere Adressen pro Kundendatensatz speichern. Adressen können Sie per Mausklick auch in das Mac-Programm “Kontakte” oder nach Microsoft Outlook übertragen, je nach dem, welches dieser Programme auf Ihrem Computer als Standard für den Import von vCards eingerichtet wurde. Erfassen Sie für einen Kunden im Register [Routen] beliebig viele Routen mit Start- und Endpunkt.
  • Das Modul [Kontakte] erlaubt die Erfassung beliebig vieler Kontaktpersonen und Aktionen für einen Kundendatensatz. Kontaktpersonen können Sie per Mausklick auch in das Mac-Programm “Kontakte” oder nach Microsoft Outlook übertragen.
  • Das Modul [Dienstleistungen] enthält eine Zeiterfassung, mit der Sie beliebige Leistungen zu einem Kunden erfassen und später automatisch abrechnen können.
  • Das Modul [Belege] enthält eine Übersicht aller dem Kunden zugeordneten Belege wie z.B. Angebote, Aufträge, Rechnungen oder auch SEPA-Mandate oder SEPA-Lastschriften.
  • Im Modul [Ereignisse] finden Sie alle dem Kunden zugeordneten Dokumente, Projekte, Druckaufträge, Bankbuchungen und Ereignisse.
  • Das Modul [Statistik] enthält eine kundenbezogene statistische Übersicht, die nach Jahren, Monaten und Wochen gegliedert werden kann.

Alle in diesem Video vorgestellten Masken zeigen Daten jeweils auf den aktuell aufgerufenen Kunden bezogen an. Die Module [Kontakte], [Ereignisse] und [Statistik] stehen nur in gFM-Business Light und Professional zur Verfügung.

Übersicht aller Video-Anleitungen

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