Einführung in FileMaker – Teil 2

FileMaker Einführung Teil 2Im ersten Teil der Einführung in FileMaker ging es um die geschichtlichen Hintergründe des Datenbanksystems sowie die heute erhältlichen Produkte, die FileMaker am Markt anbietet. In diesem zweiten Teil werden wir uns nun der Praxis zuwenden und lernen, aus welchen Komponenten eine FileMaker-Datenbank besteht, und wie Sie am Besten anfangen, eine FileMaker-Datenbank zu erstellen und weiterzuentwickeln. FileMaker ist ein System, mit dem sich zwar sehr komplexe Datenbanken entwickeln lassen, das aber dennoch auch für Einsteiger sehr einfach und intuitiv zu handhaben ist. Let’s go!

Am Anfang waren die Felder.

Auch wenn FileMaker zwar wirklich nicht viel mit der landwirtschaftlichen Revolution zu tun hat – genauer gesagt gar nichts – sind Felder trotzdem die Basis einer jeden Datenbank, so eben auch einer FileMaker-Datenbank. Jede Datenbank besteht aus einer Anzahl an Feldern, die unterschiedlichste Daten speichern können. Datenfelder kennen Sie mit Sicherheit bereits – jedes Formular im Internet, in dem Sie beispielsweise in einem Onlineshop Ihre Lieferadresse angeben können, enthält entsprechende Felder, in die Sie die Daten eingeben, bevor Sie das Formular absenden. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden nach dem Versand in einer Datenbank gespeichert. FileMaker unterscheidet zwischen mehreren verschiedenen Feldtypen, um unterschiedliche Arten von Daten speichern zu können:

  • Textfeld: Speichert alphanumerischen Text, in FileMaker nahezu unbegrenzt lang
  • Zahlenfeld: Speichert beliebige Zahlen und erlaubt entsprechende Feldberechnungen
  • Datumsfeld: Speichert ein Datum im korrekten Datumsformat
  • Zeitfeld: Speichert eine Uhrzeit im korrekten Format
  • Zeitstempel: Speichert Datum und Uhrzeit innerhalb eines Feldes
  • Medienfeld: Speichert beliebige Medien wie Bilder, PDF-Dateien, Filme usw. in einem Mediencontainer
  • Formelfeld: Enthält in der Definition eine Formel, das Ergebnis wird im Formelfeld angezeigt
  • Statistikfeld: Automatisch berechnete Statistik eines anderen Feldes, z.B. „höchster Verkaufspreis“

Alle Felder einer FileMaker-Datenbank werden in der Datenbankverwaltung unter

Ablage (Datei) > Verwalten > Datenbank

angelegt und verwaltet. Und damit sind wir schon beim praktischen Teil dieser FileMaker-Einführung angekommen. Wir werden im Laufe dieser Einführung eine kleine Adreßdatenbank erstellen, die pro Adresse mehrere (beliebig viele) Ansprechpartner und Notizen speichern kann.

Erstellen einer neuen FileMaker-Datenbank

Wenn Sie bereits FileMaker auf Ihrem Computer installiert haben, starten Sie nun FileMaker Pro. Sollten Sie noch nicht über eine FileMaker-Lizenz verfügen, können Sie sich auf der Website von FileMaker eine Demoversion herunterladen. Klicken Sie dazu auf dieser Website von FileMaker Pro einfach auf „Jetzt testen“, geben Sie Ihre Daten in die Datenfelder ein (ja, das hatten wir gerade oben schon mal bei den Feldtypen…) und laden Sie die Software herunter. Nachdem Sie FileMaker heruntergeladen und installiert haben, starten Sie nun FileMaker Pro. Nachdem das Programm gestartet wurde, erscheint zunächst der Dialog „FileMaker Direktstart“:

FileMaker Direktstart

Um eine neue Datenbank anzulegen, klicken Sie in diesem Dialog oben links auf „Neue Datenbank erstellen“. Daraufhin erscheint eine Dateiauswahlbox, in der Sie den gewünschten Speicherort und einen Namen für Ihre neue Datenbank angeben können. Da wir in unserer Datenbank Adressen speichern möchten, nennen Sie die neue Datenbank am Besten „Adressen.fp7“ und klicken anschließend auf die Schaltfläche [Sichern]. Kurze Zeit später öffnet sich ein Fenster mit Ihrer neuen Datenbank, die jedoch noch keine Felder enthält:

Leere FileMaker-Datenbank

Anlegen neuer Felder in der Tabelle „Adressen“

Im neuen FileMaker 11 wäre es nun bereits direkt in diesem Fenster möglich, neue Felder für Ihre Datenbank zu erstellen. Der Übersichtlichkeit halber tun wir dies jedoch nicht direkt in diesem Fenster, sondern rufen die Datenbankverwaltung auf unter folgendem Menüpunkt:

Ablage (Datei) > Verwalten > Datenbank

Daraufhin öffnet sich die Datenbankverwaltung, in der Sie Felder, Tabellen und Beziehungen verwalten können:

Datenbankverwaltung in FileMaker Pro

Um ein neues Feld anzulegen, geben Sie einfach bei [Feldname] den gewünschten Namen Ihres Feldes ein. Im Feld [Typ] geben Sie an, welche Art von Daten Ihr neues Feld speichern soll. Im Kommentarfeld können Sie einen beliebigen Kommentar für Sie als Entwickler zum Feld hinterlegen. Für unsere Adreßdatenbank benötigen wir folgende Felder:

  • Name [Text]
  • Vorname [Text]
  • Strasse [Text]
  • Hausnr [Text]
  • Land [Text]
  • PLZ [Text]
  • Ort [Text]
  • Telefon [Text]
  • Telefax [Text]
  • EMail [Text]

Alle oben genannten Felder enthalten in der Praxis Daten in Textform, sollten also als Textfelder angelegt werden. Geben Sie nun für jedes Feld bei [Feldname] den genannten Feldnamen an, ggf. noch einen Kommentar und klicken Sie jeweils auf [Erstellen]. Damit wir eine Adresse wirklich eindeutig zuordnen können, benötigen wir außerdem ein Schlüsselfeld, das pro Adresse einen eindeutigen Wert aufweist. Dieses Feld nennen wir _Adress_Nr und legen es als Feldtyp „Zahl“ an. Der Unterstrich vor dem Namen „Adress_Nr“ dient dazu, dieses Feld als eindeutiges Schlüsselfeld zu erkennen. Der Vorteil hierbei ist, daß Felder mit Unterstrich ganz oben stehen, wenn die Felder in diesem Dialog nach Feldname sortiert werden. Wenn Sie das Feld <<_Adress_Nr>> angelegt haben und daraufhin einmal zum Sortieren in die Überschrift „Feldname“ geklickt haben, sollte Ihre Felddefinition folgendermaßen aussehen:

Felder der Adressdatenbank

Als Letztes wollen wir nun, daß der eindeutige Schlüssel des Feldes <<_Adress_Nr>> automatisch durch FileMaker erzeugt wird. Doppelklicken Sie dazu das Feld <<_Adress_Nr>> oder klicken Sie es einmal an und anschließend auf die Schaltfläche [Optionen]. Wählen Sie im folgenden Dialog die Option [Fortlaufende Nummer] und klicken Sie auf [OK]. Das Feld <<_Adress_Nr>> wird nun bei Erstellung eines Datensatzes in Ihrer Datenbank automatisch mit einer fortlaufenden Nummer gefüllt, die dann für jeden Datensatz eindeutig ist.

Neue Tabelle für Notizen anlegen

Mit der Anlage der Datenbank, der Sie den Namen „Adressen“ gegeben haben, hat FileMaker automatisch eine Tabelle angelegt, die ebenfalls den Namen „Adressen“ trägt. Was ist eine Tabelle? Eine FileMaker-Datenbank kann aus beliebig vielen Tabellen bestehen, die jeweils einzelne Datenfelder beinhaltet. Die Felder, die Sie gerade eben angelegt haben, befinden sich in der Tabelle „Adressen“, passen also thematisch auch zum Namen der Tabelle. Wenn Sie nun pro Adresse beliebig viele Notizen anlegen können möchten, benötigen Sie eine weitere Tabelle, die die Notizen zur Adresse enthält. Um eine neue Tabelle in Ihrer Datenbank anzulegen, klicken Sie oben auf den Reiter [Tabellen]. Sie sehen nun die erste Tabelle „Adressen“, in der sich 11 Felder und 0 Datensätze befinden sollten. Um eine neue Tabelle für die Notizen anzulegen, geben Sie nun „Notizen“ in das Feld „Tabellenname“ ein und klicken Sie auf [Erstellen]. Die Tabellendefinition Ihrer Datenbank sollte nun folgendermaßen aussehen:

Tabellendefinition der FileMaker Datenbank

Nun müssen Sie in der neu angelegten Tabelle noch die Felder für Ihre Notizen erstellen. Klicken Sie dazu wieder auf den Reiter [Felder] und legen Sie wie in der ersten Tabelle folgende Datenfelder an:

  • _Adress_Nr [Zahl]
  • Datum [Datum, automatische Eingabe des Erstellungsdatums]
  • Uhrzeit [Zeit, automatische Eingabe der Erstellungszeit]
  • Bearbeiter [Text, automatische Eingabe des Kontonamens bei Erstellung]
  • Notiz [Text]

In dieser Tabelle muß das Feld <<_Adress_Nr>> keine automatisch fortlaufende Nummer enthalten, da diese bereits in der Tabelle „Adressen“ vergeben wird. Damit Sie in einer Notiz nicht jedes Mal das Datum und den Sachbearbeiter manuell pflegen müssen, fügen Sie den Feldern <<Datum>> und <<Bearbeiter>> jeweils die entsprechende Option hinzu, damit die Daten automatisch eingefügt werden.

Verknüpfen der Tabelle „Adressen“ mit der Tabelle „Notizen“

Damit in der neuen Datenbank künftig beliebig viele Notizen pro Adresse gespeichert werden und diese einer Adresse zugeordnet werden können, müssen wir nun eine Beziehung der Tabelle [Adressen] mit der Tabelle [Notizen] herstellen. Um eine 1:n-Beziehung (ein Adressdatensatz : mehrere Notizdatensätze) zwischen zwei Tabellen zu erstellen, benötigen wir in beiden Tabellen ein eindeutiges Schlüsselfeld, in unserem Fall ist es das Feld <<_Adress_Nr>>. Um die Beziehung einzurichten, klicken Sie in der Datenbankverwaltung oben auf den Reiter [Beziehungen]. In diesem Dialog werden nun beide erstellten Tabellen und deren Felder dargestellt. Um eine Beziehung zwischen der Tabelle [Adressen] und [Notizen] über das Schlüsselfeld <<_Adress_Nr>> herzustellen, klicken Sie einfach in der Ursprungstabelle [Adressen] auf das Feld <<Adress_Nr>> und ziehen es mit gedrückt gehaltener Maustaste auf das entsprechende Feld in der Tabelle [Notizen]. Der Beziehungsgraph Ihrer neuen FileMaker-Lösung sollte nun folgendermaßen aussehen:

Beziehungsgraph der FileMaker Einführungslösung

Klicken Sie nun per Doppelklick auf das [=]-Symbol zwischen den beiden Tabellen. Es öffnet sich nun ein Dialog, in dem Sie die Beziehungsoptionen für die gewählte Beziehung festlegen können. Da Sie später direkt in Ihrer Adresse eine Notiz anlegen möchten, müssen Sie FileMaker anweisen, die Erstellung von Datensätzen in der Tabelle „Notizen“ über die Beziehung zuzulassen. Markieren Sie dazu unter der Tabelle „Notizen“ die folgende Option:

Erstellung von Datensätzen in dieser Tabelle über diese Beziehung zulassen

Mit Klick auf die Schaltfläche [OK] werden nun alle Änderungen an der Datenbankdefinition gespeichert, und FileMaker legt anschließend automatisch zwei Layouts an, auf denen sich die Felder der beiden neu erstellten Tabellen „Adressen“ und „Notizen“ befinden.

Anpassen des Formularlayouts an die eigenen Bedürfnisse

Standardmäßig werden die beiden Layouts im Ansichtsmodus „Tabellenansicht“ dargestellt, die der Darstellung einer Excel-Tabelle ähnelt. Umschalten in die Formularansicht läßt sich die Ansicht in der Menüleiste unter:

Ansicht > Als Formular anzeigen

Wir wollen nun zum Schluß des zweiten Teils der Einführung das Formularlayout so anpassen, daß sowohl die Adresse als auch die zugehörigen Notizen im gleichen Layout in einem Portal dargestellt werden. Um in den Layoutmodus zu gelangen, wählen Sie in der Menüleiste folgenden Punkt aus:

Ansicht > Layoutmodus

Im Layoutmodus von FileMaker verändert sich am oberen Rand des Fensters die Funktionsleiste – nun werden layoutspezifische Schaltflächen dargestellt wie zum Erstellen eines neuen Layouts, Hinzufügen von Text, Linien, Vierecken, abgerundeten Vierecken, Kreisen, Feldern, Schaltflächen, usw.:

FileMaker-Ansicht Layoutmodus

Wenn ein Feld angeklickt wird, erscheinen im Inspektor-Fenster alle Optionen, die im Zusammenhang mit dem gewählten Feld eingestellt werden können, wie z.B. die Position, Darstellung, Textausrichtung, Feldeingabe oder die Datenformatierung für Datums-, Zahlen- oder Zeitfelder. Wenn Sie mehrere Felder gleichzeitig im Layoutmodus auswählen möchten, ziehen Sie einfach wie im Finder einen Rahmen um die gewünschten Felder. Genau dies wollen wir nun tun und alle auf dem Layout befindlichen Felder grau einfärben. Ziehen Sie dazu einen Rahmen um alle Felder, jedoch nicht um die Beschriftungstexte. Wenn alle Felder ausgewählt sind, erkennbar an den Anfaßmarken am Rand der Felder, klicken Sie im Inspektor oben auf den Reiter [Darstellung]. Wählen Sie im Bereich „Füllung“ nun einen leichten Grauton aus – die ausgewählten Felder sind nun leicht grau eingefärbt.

Hinzufügen eines Portals für die Tabelle „Notizen“

Als letzten Schritt dieses zweiten Teils der FileMaker-Einführung fügen wir nun ein Portal (Ausschnitt) auf dem Layout hinzu, in dem die zugehörigen Notizen zur aufgerufenen Adresse angezeigt werden. Um das Portal hinzuzufügen, klicken Sie im Layoutmodus auf das Layout-Werkzeug „Ausschnittwerkzeug“. Dieses befindet sich links neben dem Diagrammwerkzeug. Ziehen Sie nun mit der Maus einen Rahmen auf, innerhalb dessen der neue Ausschnitt hinzugefügt werden soll. Daraufhin erscheint folgende Dialogbox:

Ausschnitteinstellung

Sie können in diesem Dialog angeben, aus welcher Tabelle die Bezugsdatensätze angezeigt werden sollen (in unserem Fall aus „Notizen“), ob die Datensätze innerhalb des Ausschnitts sortiert werden sollen, Sie können die Anzeige der Bezugsdatensätze nach bestimmten Kriterien filtern, das Löschen von Bezugsdatensätzen zulassen, einen Scrollbalken hinzufügen und die Anzahl der Zeilen im Ausschnitt konfigurieren. Für unsere Beispieldatei habe ich die Sortierfunktion nach Datum – absteigend einstellt. Nach Klick auf die Schaltfläche [OK] erscheint ein weiterer Dialog, in dem Sie die anzuzeigenden Felder aus der Bezugstabelle angeben können. Wählen Sie hier alle Felder bis auf das Schlüsselfeld <<_Adress_Nr>> aus.

Felder im Ausschnitt auswählen

Nachdem Sie die Felder ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [OK]. Ihr neuer Ausschnitt wird nun in Ihrem Layout an der Stelle erstellt, an dem Sie den Rahmen für Ihren Ausschnitt aufgezogen haben. Sie können nun nach Herzenslust die Felder auf dem Layout so verschieben und anordnen, wie es Ihren Wünschen entspricht. Spielen Sie ruhig etwas mit den Layoutwerkzeugen herum und fügen Sie beispielsweise einen Beschriftungstext für den Notiz-Ausschnitt hinzu. In meiner Version der Einführungsdatenbank habe ich die Felder auf dem Layout etwas passender geschoben und das Portal für etwas größere Notizen verändert, so daß die Datenbank nun so aussieht:

Fertige Grund-Datenbank der FileMaker-Einführung

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben nun möglicherweise Ihre erste FileMaker-Datenbank erstellt, mit der Sie Adressen und zugehörige Notizen speichern können. Bei Interesse empfehle ich Ihnen, sich auch das Handbuch von FileMaker anzuschauen, das die Funktionalität von FileMaker sehr anschaulich darstellt. Im nächsten dritten Teil der FileMaker-Einführung zeige ich Ihnen, wie Sie Ihrer Datenbank Funktionen und Schaltflächen hinzufügen und führe Sie in die Welt der FileMaker-Scripte ein. Bis dahin wünsche ich Ihnen weiterhin viel Spaß und viel Erfolg mit FileMaker!

FileMaker Training und Coaching von goFileMaker

Sie möchten gerne tiefer in die Materie der Entwicklung von FileMaker-Datenbanken einsteigen oder haben bereits eine eigene FileMaker-Lösung, die Sie gerne weiterentwickeln möchten? Mit unseren Coaching- und Trainingsleistungen sind wir Ihnen gerne via Telefon und Fernwartung bundesweit bei der Entwicklung von FileMaker-Datenbanken behilflich. Im persönlichen Gespräch gehen wir gerne auf Ihre individuellen Anforderungen ein. Um ein FileMaker Coaching zu buchen, können Sie einfach die gewünschte Anzahl an Stunden in unserem Onlineshop bestellen und uns im Bestellkommentar Ihren Terminwunsch mitteilen. Gerne beraten wir Sie auch vorab per E-Mail unter info@gofilemaker.de.

Die Beispieldatenbank dieser FileMaker-Einführung können Sie hier herunterladen:

Download FileMaker Beispieldatei

Alle bisherigen Teile der Einführung FileMaker

Teil 1: Geschichtliche Hintergründe und Versionen

Teil 2: Praktischer Teil mit Erstellung einer Adressdatenbank

Teil 3: Layouts, Navigation, Schaltflächen, QR-Codes

Teil 4: Felder und Formeln, Beziehungen, Scripte, Custom Functions, Plugins, SQL

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

10 Kommentare

  1. Sabine

    Na super und was wenn die Tabelle über zwei Verknüpfungen verbunden ist? richtig, dann funktioniert das ganze nicht mehr, weil lediglich in Datensätzen der ersten Verknüpfungstabelle geblättert werden kann.

  2. Markus Schall

    @Sabine: Inwiefern über zwei Verknüpfungen? Die Beispieldatenbank ist ja sowieso so aufgebaut, daß nur in der ersten (Stamm-) Tabelle geblättert werden kann. Im Portal werden dann alle dem aktuellen Datensatz zugeordneten Notizen angezeigt.

  3. Heidi Mayer

    mmhhh, bei mir sieht im Layoutmodus noch alles so aus wie es soll, aber beim Verlassen des Modus wird vieles nicht mehr angezeigt. Ich finde auch im Vergleich mit der Beispieldatei den fahle nicht. Woran kann es liegen? Könnte ich einen screenshot senden und einen Tipp bekommen?

    1. Markus Schall

      Hallo Heidi! Klar, nur zu, Screenshot am Besten an webmaster@gofilemaker.de senden.

  4. choen

    Hallo Markus
    Ich muss sagen das es die beste Anleitung die ich nach mehreren Tagen im weiten http://www.. gefunden habe. So stelle ich mir Tutorial vor, für absoluten leihen. vielen Dank für deine Arbeit.

  5. Walter Kalteis

    hallo, ich bin ein FM 13 Anfänger…
    jetzt habe ich das alles so nachgemacht.
    Nur kann ich nur eine Notiz angeben.- Auf dem Adresslayout kann ich kein 2. Notizfenster aufmachen- oder anschliessen.
    Auf dem Notizlayout kann ich zwar weitere Datensätze eingeben, die sind aber nicht auf dem Adresslayout zu sehen…..(manchmal bruchstückhaft die Fenster???)
    Bei mir sind nur die Felder anders benannt, aber vom Sinn gleich.
    Vielleicht könnte ich da einen Tip bekommen.
    LG Walter

    1. Markus Schall (Beitrag Autor)

      Hallo Walter,

      haben Sie einmal die Beispieldatei heruntergeladen? Dort sollte alles wie beschrieben funktionieren, und daraus geht vermutlich auch hervor, wenn sich in Ihrer Datenbank noch ein Fehler befinden sollte.

  6. Walter Kalteis

    Hallo Markus,
    ich habe nach dem Erstellen die Formatierungen geändert, deshalb hat es für mich nicht funktioniert.
    Nochmals heu erstellt, jetzt funktioniert es wie beschrieben.
    Danke vielmals!

  7. Britta

    Hallo, ich arbeite in der aktuellen filemaker pro Version und bin Anfänger. Ich habe auch das oben stehende Problem: Im Layoutmodus stehen alle Felder an richtiger Stelle. Wenn ich den Layoutmodus verlassen verrutschen einige Felder nach oben/unten/rechts/links. Woran liegt das?

    1. Markus Schall (Beitrag Autor)

      Hallo, das klingt zunächst etwas merkwürdig. In welchem Bereich (Datenbereich, Kopfbereich usw.) haben Sie die Felder denn abgelegt?

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