Einführung in FileMaker – Teil 1

Im ersten Teil der Einführung in FileMaker auf goFileMaker erkläre ich Ihnen, was FileMaker überhaupt ist, wo FileMaker herkommt und was Sie mit der Software machen können. Einfach gesagt handelt es sich bei FileMaker um eine Datenbanksoftware, die unter Apple Mac OS X sowie Windows XP, Vista und Windows 7 ausgeführt werden kann. Mit FileMaker lassen sich Daten aller Art auf unterschiedlichste Art und Weise verwalten – von der einfachen DVD-Verwaltung einer Privatperson bis zum komplexen Warenwirtschaftssystem mit hunderten angebundener Benutzer ist mit FileMaker prinzipiell alles möglich.

Der ursprüngliche FileMaker entstand unter MS-DOS

Die Software FileMaker verfügt über eine lange und bewegte Geschichte. Angefangen hat alles mit der Software „Nutshell“ unter MS-DOS im Jahre 1982, das von der Firma Nashoba Systems entwickelt und von der Firma „Leading Edge“ vertrieben wurde. Als 1984 der erste Apple Macintosh das Licht der Welt erblickte, entwickelte Nashoba seine Software für die neue grafische Benutzeroberfläche des Mac weiter. Diese Software benannte Nashoba dann in „FileMaker“ um und ließ sie von der Firma Forethought vertreiben. 1987 kaufte Microsoft den Distributor Forethought, so daß sich Nashoba entschied, FileMaker zur Version 4 weiterzuentwickeln und fortan selbst zu vertreiben. Kurz darauf wurde Nashoba von der Apple-Tochter Claris übernommen und brachte die Software unter dem Namen „Claris FileMaker II“ auf den Markt. 1990 veröffentlichte Claris dann die erste Version von FileMaker Pro. Mit dieser Software war es erstmals möglich, die Datenbankstruktur und verwendete Felder im laufenden Betrieb zu ändern. 1993 erschien FileMaker Pro 2.1, das erstmals auch für Windows verfügbar war.

Relationale Datenbanken mit FileMaker 3.0

Bis zur Version 2.1 war FileMaker ein flaches Datenbanksystem, d.h. eine Datenbank bestand immer unter genau einer Datentabelle mit Feldern, die nicht untereinander verknüpft werden konnten. Mit FileMaker 3.0 war es erstmals möglich, mehrere FileMaker-Dateien (Tabellen) miteinander relational zu verknüpfen. Was heißt das genau?

Nehmen wir an, Sie möchten eine Kundendatenbank entwickeln. In Ihrer Datenbank möchten Sie pro Kunden beliebig viele Ansprechpartner speichern können. In einer flachen Datenbank wäre „beliebig viele“ nicht möglich – Sie könnten höchstens beispielsweise 10 Felder für mögliche Ansprechpartner anlegen. Somit könnten Sie dann pro Kunden bis zu 10 Partner erfassen, nicht aber beliebig viele. In einem relationalen Datenbanksystem jedoch wäre dies problemlos möglich, indem einfach zwei Tabellen angelegt werden – eine für den Adreßstamm und eine eigene für die Ansprechpartner. Beide Tabellen enthalten ein sogenanntes Schlüsselfeld – in diesem Fall beispielsweise die Adreßnummer. Über dieses Schlüsselfeld werden die beiden Datentabellen nun miteinander verknüpft. Ist die Adreßnummer in jeweils einem Datensatz beider Tabellen identisch, gehören die Datensätze zusammen. Da es keine Rolle spielt, wieviele Datensätze sich mit identischer Adreßnummer in der Tabelle für die Ansprechpartner befinden, können also in einer relationalen Datenbank beliebig viele Ansprechpartner pro Adresse zugeordnet werden.

Ab der Version 4.0 von FileMaker verfügte die Software über die Möglichkeit, Daten aus externen Datenquellen über die ODBC-Schnittstelle zu importieren. Zu jener Zeit wurde eine neue Firma gegründet, die FileMaker hieß und fortan bis heute die FileMaker-Produkte entwickelte und vertrieb. Bis zum Jahr 2001 erschien FileMaker 5.0 und FileMaker 5.5 mit jeweils weiteren Neuerungen. Mit FileMaker 6.0 war es im Jahr 2002 erstmals möglich, XML-Daten zu im- und exportieren. Bis FileMaker 6.0 wurde das Dateiformat *.fp5 eingesetzt, das pro Datei genau eine Datentabelle zu erstellen erlaubte.

Mehrere Tabellen pro Datei und Unicode ab FileMaker 7

Die siebte Version von FileMaker läutete im Jahr 2004 eine neue Ära ein – diese Softwar3e wurde von Grund auf neu programmiert, das gesamte Datenmodell wurde revidiert und die Funktionalität der Software wurde stark erweitert. Die eindimensionalen Beziehungen aus FileMaker bis zur sechsten Version wurden ersetzt durch vielschichtige Relationen zwischen Tabellenauftreten. Die Relationen werden ab Version 7 nun in einem grafischen Beziehungsdiagramm (Entity-Relationship) dargestellt. In Bildschirm- oder Drucklayouts konnten nun auch Daten aus anderen Datenbankdateien dargestellt werden. Die maximale Dateigröße wurde erweitert von 2 Gigabytes auf 8 Terabytes.

Seit FileMaker 8 ist es möglich, eigene Funktionen (Custom Functions) in einer FileMaker-Datei zu definieren, die auch rekursive Aufrufe unterstützen. Ab Version 8.5 können HTML-Inhalte in Webviewer-Containern direkt in einem Layout angezeigt werden.

Mit der neunten Version konnten in FileMaker Felder und Feldinhalte abhängig vom Inhalt formatiert werden. Außerdem können seit dieser Version externe SQL-Datenquellen (z.B. Microsoft SQL-Server, IBM AS/400, Oracle, MySQL usw.) in Echtzeit an FileMaker-Datenbanken angebunden werden, der Scripteditor wurde durch eine Suchfunktion ergänzt, und die meisten Fenster in FileMaker konnten beliebig skaliert werden.

Im Jahr 2009 erschien FileMaker 10 mit einer neu entwickelten Benutzeroberfläche, einer erweiterten Suchfunktion, erleichterte Erstellung von Berichten und mit weiteren Im- und Exportformaten, vor allem in Bezug auf Microsoft Excel und FileMaker Bento. Außerdem ist es seit FileMaker 10 möglich, E-Mails direkt über einen eingebauten SMTP-Server zu versenden.

Die heute aktuelle Version 11 von FileMaker erlaubt die visuelle Präsentation von Daten in einfachen Diagrammen und bietet eine feldübergreifende Schnellsuche, ähnlich wie Spotlight in Apple Mac OS X.

Versionen von FileMaker

FileMaker wird in unterschiedlichen Versionen vertrieben, die jeweils für Apple Mac OS X und Microsoft Windows verfügbar sind:

FileMaker Pro – Bei FileMaker Pro handelt es sich um die „Standardversion“ von FileMaker, die für Einzelplatzanwendungen oder als Client im Netzwerk am Besten geeignet ist. FileMaker Pro erlaubt die Freigabe der Datenbanken für bis zu 10 gleichzeitige FileMaker-Nutzer im Netzwerk sowie die Freigabe der Datenbanken im Web über Instant Web-Publishing.

FileMaker Pro Advanced – Diese erweiterte Version von FileMaker Pro beinhaltet weitere Entwicklerfunktionen wie Database Design Reports (DDR), einen Script-Debugger, die Definition eigener Funktionen (Custom Functions) und die Erstellung eigener Menüs. Außerdem ist es mit FileMaker Pro Advanced möglich, selbständig lauffähige Datenbanken (FileMaker Runtimes) für Mac OS X und für Windows zu erstellen, die lizenzfrei in beliebiger Anzahl verteilt werden können, jedoch nicht netzwerkfähig sind und keine SQL-Funktionen unterstützen.

FileMaker Server – Mit FileMaker Server können Datenbanken für bis zu 250 Benutzer im Netzwerk freigegeben werden. FileMaker Server erfordert einen dedizierten Rechner unter Windows oder Mac OS X.

FileMaker Server Advanced – Diese Server-Version kann FileMaker-Datenbanken für beliebig viele Benutzer im Netzwerk bereitstellen. Außerdem können Administratorengruppen angelegt werden, und die Software unterstützt serverbasiertes Instant Web Publishing und erlaubt den Zugriff auf FileMaker-Datenbanken per ODBC oder JDBC.

FileMaker Go – Mit FileMaker Go können FileMaker-Datenbanken auf einem Apple iPad oder iPhone genutzt werden. Diese können entweder lokal auf das entsprechende iPad oder iPhone (bzw. auch iPod touch) übertragen werden, oder FileMaker Go greift per Wireless Netzwerk auf einen FileMaker Server zu. Die Erstellung neuer Datenbanken ist in FileMaker Go nicht möglich.

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Erfahren Sie im zweiten Teil der Einführung, welche Elemente eine FileMaker-Datenbank enthält, wie Sie mit der Entwicklung von Datenbanken beginnen, wo Sie bereits fertige Vorlagen zum Weiterentwickeln erhalten können und mit welchen Modellen sich FileMaker Datenbanken am Besten nutzen lassen.

FileMaker Training und Coaching von goFileMaker

Sie möchten gerne tiefer in die Materie der Entwicklung von FileMaker-Datenbanken einsteigen oder haben bereits eine eigene FileMaker-Lösung, die Sie gerne weiterentwickeln möchten? Mit unseren Coaching- und Trainingsleistungen sind wir Ihnen gerne via Telefon und Fernwartung bundesweit bei der Entwicklung von FileMaker-Datenbanken behilflich. Im persönlichen Gespräch gehen wir gerne auf Ihre individuellen Anforderungen ein. Um ein FileMaker Coaching zu buchen, können Sie einfach die gewünschte Anzahl an Stunden in unserem Onlineshop bestellen und uns im Bestellkommentar Ihren Terminwunsch mitteilen. Gerne beraten wir Sie auch vorab per E-Mail unter info@gofilemaker.de.

Alle bisherigen Teile der Einführung FileMaker

Teil 1: Geschichtliche Hintergründe und Versionen

Teil 2: Praktischer Teil mit Erstellung einer Adressdatenbank

Teil 3: Layouts, Navigation, Schaltflächen, QR-Codes

Teil 4: Felder und Formeln, Beziehungen, Scripte, Custom Functions, Plugins, SQL